Welke velden moet een factuur bevatten?
Er bestaat geen universele checklist voor facturen. Het land van de leverancier, de belastingregistratie, de klant, het soort levering en het tijdstip kunnen de vereiste velden en het formaat beïnvloeden. Begin met de onderstaande algemene bedrijfsgegevens en controleer vervolgens de regels voor de transactie. Offertes, facturen en ontvangstbewijzen dienen ook verschillende doelen:
| Document | Typische timing | Doel |
|---|---|---|
| Offerte of prijsopgave | Vóór een bestelling of opdracht | Stelt de omvang en prijs voor; de juridische gevolgen hangen af van de voorwaarden en de aanvaarding |
| Factuur | Op het vereiste factureringsmoment | Registreert de levering en vraagt om of documenteert de betaling |
| Ontvangstbewijs | Na betaling | Bevestigt dat de betaling is ontvangen |
- Documentlabel
- Geef duidelijk aan dat het om een factuur gaat, zodat deze niet wordt verward met een offerte, bestelling of ontvangstbewijs.
- Leveranciersgegevens
- De juridische of handelsnaam, het vereiste adres en de contactgegevens, plus de toepasselijke registratie-identificatiegegevens.
- Klantgegevens
- De naam en het adres die vereist zijn voor de persoon of entiteit aan wie de factuur wordt gericht.
- Factuur-ID
- Een unieke referentie; sommige belastingstelsels vereisen een volgnummer uit een of meer reeksen.
- Relevante datums
- Meestal de uitgiftedatum, de leveringsdatum of het moment waarop de belasting verschuldigd wordt, en een overeengekomen of vermelde vervaldatum.
- Leveringsgegevens
- Een duidelijke omschrijving, hoeveelheid of omvang, eenheidsprijs en regelbedrag, indien van toepassing.
- Totalen en belasting
- Valuta, nettobedrag, kortingen, fiscale behandeling en eindbedrag, zoals de regels voorschrijven.
- Betalingsvoorwaarden
- De vervaldatum en de geaccepteerde betaalmethode, met bankgegevens of een betalings-URL alleen indien van toepassing.
Stap 1: Voeg uw gegevens toe
Geef de juridische leverancier aan. Gebruik de geregistreerde bedrijfsnaam of de persoonlijke en handelsnamen die vereist zijn voor uw bedrijfsstructuur, samen met het toepasselijke adres en de contactgegevens. Een logo is optioneel en vervangt de juridische identiteit niet.
Vermeld een bedrijfs-, btw-, GST- of ander registratienummer alleen wanneer de wet of de transactie dit vereist. Publiceer geen persoonlijk belastingnummer louter omdat het sjabloon daarvoor een veld bevat. Controleer welk identificatienummer de klant nodig heeft en of het gepast is om dit op een document te vermelden dat de klant zal bewaren of doorsturen.
Stap 2: De klant toevoegen
Gebruik de naam en het factuuradres van de persoon of rechtspersoon die de goederen of diensten heeft gekocht. Controleer de contactgegevens voor facturering en eventueel het inkoopordernummer, het referentienummer van de koper of het contractnummer dat de klant nodig heeft. Voor sommige binnenlandse of grensoverschrijdende fiscale behandelingen is het fiscale identificatienummer van de klant verplicht; in andere gevallen is dit niet nodig. Controleer het nummer wanneer de toepasselijke regels dit vereisen.
Stap 3: Geef het een uniek nummer en datums
Geef de factuur een unieke identificatiecode. Belastingregels in veel rechtsgebieden vereisen een volgnummer op basis van een of meer reeksen, maar een algemene regel dat er geen gaten mogen zitten, geldt niet overal. Een nummeringsschema zoals 2026-001, 2026-002 is gemakkelijk te controleren. Hergebruik nooit een nummer; bewaar het controlespoor voor geannuleerde, ongeldig verklaarde of gecorrigeerde documenten zoals vereist.
Vermeld de uitgiftedatum en de leverings- of belastingdatum indien vereist. Vermeld de vervaldatum in overeenstemming met het contract en de lokale betalingsregels. Een kalenderdatum is duidelijker dan alleen “Net 30”.
Stap 4: Het werk specificeren
Vermeld elk product of elke dienst met een beschrijving die specifiek genoeg is om de levering te identificeren. Voeg de hoeveelheid of omvang, de eenheidsprijs en het regelbedrag toe waar van toepassing. “Herontwerp van de homepage - 12 uur” is gemakkelijker goed te keuren dan “ontwerpwerk”. Geef kortingen en toeslagen duidelijk weer en stem vervolgens de regels af op het subtotaal.
Een gratis factuurgenerator kan de regeltotalen en belastingbedragen berekenen op basis van het tarief dat u invoert. De generator kan echter niet bepalen of de levering belastbaar, vrijgesteld, tegen het nultarief belast of onderworpen aan verlegging is; controleer dit dus apart.
Stap 5: Belasting toevoegen
Bepaal de fiscale behandeling voordat u het totaal berekent. Registratie alleen betekent niet dat voor elke levering het standaardtarief geldt. Het resultaat kan onderworpen zijn aan het standaardtarief, een verlaagd tarief, nultarief, vrijstelling, buiten het toepassingsgebied vallen, onder de verlegging vallen of onder een speciale regeling vallen. Verplichtingen inzake omzetbelasting kunnen ook afhangen van de locatie, de nexus, het product en de klant.
Vermeld de registratienummers, belastbare bedragen, tarieven, belastingbedragen en vereiste wettelijke vermeldingen voor de toepasselijke behandeling. Bij een transactie met verlegging van de belastingheffing wordt geen gebruik gemaakt van één universele set velden of één generiek label voor nulbelasting. Als u niet geregistreerd bent, breng dan geen belasting in rekening en presenteer uzelf niet als geregistreerd, maar controleer of een andere rapportage- of afrekeningsregel voor de koper nog steeds van invloed is op de factuur.
Stap 6: Het totaalbedrag en de betalingsvoorwaarden weergeven
Geef het eindbedrag duidelijk weer en vermeld de valuta. Controleer het subtotaal, de kortingen, de belasting en de afronding nogmaals aan de hand van de bedragen per regel. Vermeld de contractuele vervaldatum en de geaccepteerde betaalmethode. Vermeld bankgegevens of een betalings-URL pas nadat u hebt gecontroleerd of deze van de leverancier zijn en veilig kunnen worden gedeeld.
Vermeld rente bij te late betaling of incassokosten alleen wanneer het contract en de toepasselijke wetgeving dit toestaan. Een factuur kan geen nieuwe boete opleggen nadat de overeenkomst is gesloten. Houd de bewoordingen met betrekking tot de betaling kort en in overeenstemming met het onderliggende contract.
Stap 7: Verzenden en volgen
Verzend de factuur via het kanaal en in het formaat dat de klant en het rechtsgebied accepteren. Een PDF is gebruikelijk, maar vervangt geen vereiste gestructureerde e-factuur of indiening bij de belastingdienst. Controleer de ontvanger, vooral voordat u bankgegevens of persoonsgegevens vrijgeeft.
Registreer wanneer de factuur is verzonden, afgeleverd, vervallen, betaald, geannuleerd of gecorrigeerd. Bewaar de factuur en de bijbehorende documenten in de vereiste originele vorm gedurende de geldende bewaartermijn. Als de betaling te laat is, volg dan de contractuele bepalingen en de lokale regels inzake aanmaningen, rente en incasso.
Veelgestelde vragen
Wat moet er op een factuur staan?
Er is geen universeel minimum. Gangbare velden identificeren de leverancier, de klant en de factuur en vermelden relevante datums, goederen of diensten, bedragen, valuta en betalingsvoorwaarden. Op belastingfacturen moeten mogelijk ook registratienummers, een volgnummer, leveringsdatum, belastbare bedragen, tarieven, belastingbedragen en specifieke opmerkingen worden vermeld. Controleer de regels voor de transactie.
Hoe nummer ik facturen?
Gebruik een unieke identificatiecode die nooit wordt herhaald. Veel belastingstelsels vereisen een volgnummer uit een of meer reeksen, zoals 2026-001 en 2026-002. Ga er niet van uit dat elke jurisdictie dezelfde regel zonder hiaten hanteert. Bewaar het vereiste controlespoor voor ongeldig verklaarde, geannuleerde en gecorrigeerde facturen.
Moet ik belasting in rekening brengen op mijn factuur?
Registratie is slechts een onderdeel van de beslissing. De leverancier, klant, locatie, het product of de dienst en eventuele speciale regelingen bepalen of de levering belastbaar is en welk tarief of welke opmerking van toepassing is. Breng geen belasting in rekening en vermeld geen registratienummer waarvoor u niet gerechtigd bent. Controleer de behandeling van grensoverschrijdende transacties en verlegging van de belastingplicht voordat u de factuur uitgeeft.
Welke betalingsvoorwaarden moet ik instellen?
Gebruik de termen die met de klant zijn overeengekomen en die volgens de lokale wetgeving zijn toegestaan. Vermeld een kalenderdatum voor de vervaldag, de geaccepteerde betaalmethode en geverifieerde betalingsinstructies. Vermeld rente bij te late betaling of invorderingskosten alleen wanneer de overeenkomst en de wet dit toestaan.
Wat is het verschil tussen een factuur en een kassabon?
Een factuur registreert wat er in rekening is gebracht en bevat vaak een verzoek tot betaling. Deze kan vóór, op het moment van of na de betaling worden uitgegeven, afhankelijk van de transactie en de geldende regels. Een ontvangstbewijs registreert ontvangen geld. Eenzelfde transactie kan beide documenten opleveren, maar de volgorde en de vereiste inhoud ervan zijn afhankelijk van de omstandigheden.
Hoe verstuur ik een factuur?
Gebruik de ontvanger, het kanaal en het formaat zoals overeengekomen met de klant en geaccepteerd door de jurisdictie. Een PDF kan geschikt zijn, maar voor sommige transacties is een gestructureerde e-factuur of een kanaal van de belastingdienst vereist. Bewaar het originele document en volg de geldende aanmaningsprocedure als de betaling te laat is.