Los campos que necesita toda factura
Antes de los pasos, esta es la breve lista de datos que convierten un documento en una factura válida. La mayoría de los países exigen el mismo conjunto básico; si estás dado de alta en un impuesto sobre las ventas o en el IVA, se aplican algunos campos más (que se cubren en el paso 5). Acertar con ellos es lo que hace que la factura sea aceptable para el departamento de contabilidad de tu cliente y para una administración tributaria.
- La palabra "Factura"
- Una etiqueta clara para que el documento no se confunda con un presupuesto, un pedido o un recibo.
- Los datos de tu empresa
- Tu nombre o nombre comercial, dirección y datos de contacto, más cualquier número de registro fiscal o mercantil.
- Los datos del cliente
- El nombre y la dirección de la persona o empresa a la que facturas.
- Un número de factura único
- Una referencia correlativa que identifica esta factura y nunca se repite.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento
- La fecha en que emitiste la factura y la fecha en que vence el pago.
- Una descripción de lo que vendiste
- Una línea por cada artículo o servicio, con cantidad y precio.
- El importe a pagar
- La base imponible, los impuestos y el total final a pagar.
- Cómo pagar
- Tus datos bancarios o enlace de pago y las formas aceptadas.
Paso 1: añade tus datos
Empieza por quién envía la factura. Pon el nombre de tu empresa (o tu propio nombre, si operas como trabajador por cuenta propia) en la parte superior, seguido de tu dirección, correo electrónico y teléfono. Si tienes logotipo, este es su sitio — hace que la factura parezca profesional y sea fácil de reconocer. Incluye los números de registro que te correspondan: un número mercantil, un número de identificación fiscal o un número de IVA/GST si estás dado de alta. Los clientes suelen necesitarlos para tramitar tu factura y deducir el impuesto, así que omitirlos puede retrasar el pago.
Paso 2: añade al cliente
A continuación, dirige la factura a la parte correcta. Usa el nombre legal o comercial del cliente y su dirección de facturación, no solo el nombre personal de un contacto — las facturas que van a la entidad equivocada se devuelven. Si facturas a una empresa, pide el correo correcto de cuentas por pagar y cualquier número de pedido (PO) que quieran que indiques; muchas empresas no pagan una factura que carece de la referencia del pedido. Para el trabajo transfronterizo entre empresas, puede que también necesites el número de IVA o fiscal del cliente en la factura.
Paso 3: dale un número único y las fechas
Cada factura necesita un número único y correlativo para que tú y tu cliente podáis referiros a ella sin ambigüedad y para que tus registros no tengan saltos. Un esquema sencillo como 2026-001, 2026-002 funciona; lo importante es que los números nunca se repitan ni se salten sin motivo, porque los saltos son una señal de alarma habitual en una inspección. Añade dos fechas: la fecha de emisión (cuando emites la factura) y la fecha de vencimiento (cuando se espera el pago). Detallar la fecha de vencimiento como una fecha real del calendario, en lugar de solo „a 30 días“, elimina cualquier duda sobre cuándo se adeuda el dinero.
Paso 4: detalla el trabajo
Este es el corazón de la factura. Enumera cada producto o servicio en su propia línea con una descripción breve y específica, la cantidad o las horas, el precio unitario y el total de la línea. Las descripciones claras („Rediseño de la página de inicio – 12 horas“ en lugar de „trabajo de diseño“) reducen las preguntas y aceleran la aprobación. Suma los totales de línea para obtener la base imponible — el importe antes de cualquier impuesto o descuento. Si ofreciste un descuento, muéstralo en su propia línea para que las cuentas sean transparentes.
Paso 5: añade el impuesto
Si estás dado de alta en el IVA, el GST o un impuesto sobre las ventas, por lo general tienes que repercutirlo y mostrarlo por separado. Aplica el tipo correcto a la base imponible gravable, muestra el tipo impositivo y la cuota del impuesto en sus propias líneas, e incluye tu número de identificación fiscal. Para las entregas transfronterizas entre empresas, el impuesto puede pasar al comprador bajo la inversión del sujeto pasivo — en ese caso muestras una línea de IVA a cero, indicas los dos números fiscales y añades una mención como „Inversión del sujeto pasivo“. Si no estás dado de alta en ningún impuesto sobre las ventas, simplemente te saltas este paso, y es buena práctica indicar que no se repercute ningún impuesto.
Paso 6: muestra el total y las condiciones de pago
Indica el total general a pagar en una única cifra destacada, y nombra la divisa con claridad para que no haya ambigüedad en una factura internacional. Luego detalla las condiciones de pago: cuándo vence el pago (por ejemplo, en 14 o 30 días), las formas de pago aceptadas y tus datos bancarios o un enlace de pago. Si cobras intereses o un recargo por pagos atrasados, indícalo aquí. Unas condiciones claras y visibles son la mayor palanca para cobrar a tiempo, así que mantenlas breves e imposibles de pasar por alto.
Paso 7: envía y haz el seguimiento
Envía la factura con prontitud, normalmente como un PDF adjunto a un correo breve y cordial, al contacto de facturación correcto. Anota la fecha en que la enviaste y la fecha de vencimiento, y conserva una copia para tus propios registros — la mayoría de las administraciones tributarias exigen conservar las facturas durante varios años. Si el pago no ha llegado para la fecha de vencimiento, envía un recordatorio cordial; un breve seguimiento unos días después del vencimiento resuelve la mayoría de los impagos sin fricción. Hacer el seguimiento de qué facturas están enviadas, pagadas y vencidas es lo que evita que los ingresos se escapen por las rendijas.
Preguntas frecuentes
¿Qué tiene que figurar en una factura?
Como mínimo: la palabra "Factura", el nombre y los datos de contacto de tu empresa, el nombre y la dirección del cliente, un número de factura único, las fechas de emisión y vencimiento, una descripción de lo que vendiste con cantidades y precios, el total a pagar y cómo pagar. Si estás dado de alta en el IVA, el GST o un impuesto sobre las ventas, también muestras tu número de identificación fiscal, el tipo impositivo y la cuota del impuesto.
¿Cómo numero las facturas?
Usa un número único y correlativo que nunca se repita, como 2026-001, 2026-002, etc. Puedes añadirle como prefijo el año o un código de cliente, pero evita los saltos y los duplicados porque son una señal de alarma habitual en una inspección. Un generador que asigna el siguiente número automáticamente es más seguro que numerar a mano.
¿Tengo que repercutir impuestos en mi factura?
Solo si estás dado de alta en el IVA, el GST o un impuesto sobre las ventas. Si lo estás, por lo general repercutes el tipo correcto y lo muestras en una línea aparte con tu número de identificación fiscal. Si no estás dado de alta, no añades impuesto, aunque las ventas transfronterizas entre empresas pueden requerir una mención de "inversión del sujeto pasivo" donde el comprador liquida el impuesto.
¿Qué condiciones de pago debo fijar?
Las condiciones habituales son el pago en 14 o 30 días desde la fecha de la factura. Indica la fecha de vencimiento como una fecha real del calendario, enumera las formas que aceptas y tus datos bancarios o enlace de pago, y menciona cualquier recargo por demora. Los plazos más cortos y los datos claramente visibles tienden a hacer que cobres más rápido.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura es una solicitud de pago emitida antes de que el cliente pague; indica lo que se adeuda y cuándo. Un recibo es la prueba de pago emitida después de recibir el dinero. La misma operación puede generar ambos: primero la factura, y el recibo una vez liquidada.
¿Cómo envío una factura?
Expórtala como PDF y envíala por correo al contacto de facturación del cliente con una nota breve y cordial, o comparte un enlace de pago. Envíala con prontitud, conserva una copia para tus registros y haz un seguimiento con un recordatorio si no se paga para la fecha de vencimiento.