¿Qué es un CFDI y por qué se requiere?
Un CFDI es el comprobante fiscal digital estructurado de México. Los contribuyentes obligados a emitir una factura fiscal utilizan el XML vigente de CFDI 4.0 y obtienen el timbre fiscal digital mediante el proceso del SAT. Existen tipos de CFDI y complementos específicos para distintas operaciones.
Un CFDI emitido correctamente es uno de los documentos necesarios para respaldar un tratamiento fiscal, como una deducción admisible o un crédito de IVA. El destinatario también debe cumplir los requisitos fiscales sustantivos. Un recibo, un PDF diseñado por el usuario o una hoja de cálculo no sustituyen el CFDI.
¿Qué papeles desempeñan el SAT y el PAC?
En la emisión de un CFDI intervienen dos partes. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es la administración tributaria federal de México. Define el estándar CFDI, publica los esquemas técnicos y los catálogos y valida las facturas. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es una empresa privada autorizada por el SAT para timbrar facturas en su nombre.
El proceso habitual es el siguiente: el emisor prepara los datos de la factura, firma el XML con su certificado digital y lo envía a un PAC. El PAC valida la estructura, aplica el timbre fiscal oficial y devuelve un CFDI con un UUID único, el folio fiscal, que acredita su registro ante el SAT. Solo entonces la factura es válida. El SAT también ofrece una herramienta gratuita de emisión en el portal Factura Electrónica para emisores de bajo volumen, aunque la mayoría de las empresas utiliza un PAC o un programa de facturación conectado a uno.
- SAT
- La autoridad fiscal que establece el estándar del CFDI 4.0, mantiene los catálogos y valida y almacena cada factura timbrada.
- PAC
- Un proveedor autorizado por el SAT que timbra su XML, aplica el sello fiscal y devuelve el folio UUID que hace válido el CFDI.
- CSD (certificado de sello digital)
- Su Certificado de Sello Digital, emitido por el SAT, usado para firmar cada factura de modo que el PAC pueda verificar que es realmente suya.
- UUID (folio fiscal)
- El identificador único de 36 caracteres que se genera durante la certificación o timbrado y se registra y devuelve mediante el proceso del SAT. Es la prueba de que la factura existe en los registros del SAT.
¿Qué son el RFC y el Uso del CFDI?
CFDI 4.0 valida los datos prescritos del emisor y del receptor conforme a las reglas vigentes del SAT. El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es el código federal de registro del contribuyente. Los datos del receptor suelen incluir el nombre registrado, el RFC, el código postal fiscal y el régimen fiscal. Existen reglas especiales de RFC genérico para supuestos como las operaciones con el público en general o con receptores extranjeros.
El Uso del CFDI es el código del catálogo del SAT que indica el uso fiscal declarado por el receptor. Debe ser compatible con su régimen fiscal. El cliente puede obtener sus datos de los registros del SAT, por ejemplo de la Constancia de Situación Fiscal, pero el emisor necesita los datos, no necesariamente una copia impresa de esa constancia.
- RFC del emisor
- Su propio código de registro de contribuyentes, vinculado al certificado de sello digital con el que firma la factura.
- RFC, nombre y código postal del receptor
- Utilice los datos del receptor exigidos por CFDI 4.0 y, cuando corresponda, la regla aplicable al receptor genérico.
- Régimen Fiscal
- El código del régimen fiscal de cada parte, que también tiene que coincidir con lo que el SAT tiene registrado.
- Uso del CFDI
- Un código de catálogo que el comprador selecciona (por ejemplo G03 gastos en general) que describe cómo se usará la factura.
¿En qué se diferencia un CFDI de una factura común?
Conviene distinguir entre el documento de facturación que leen las partes y el registro fiscal que valida el SAT. En muchos países un único PDF cumple ambas funciones. En México, el registro fiscal es el XML timbrado y el PDF es solo su representación legible. La tabla muestra la diferencia.
| Aspecto | Factura simple en PDF | CFDI 4.0 (México) |
|---|---|---|
| Formato | PDF o papel diseñado por el emisor | XML estructurado conforme al esquema 4.0 del SAT |
| Validación | No se exige | Timbrado por un PAC y validado por el SAT |
| Identificador único | Número propio de factura | UUID generado durante la certificación o timbrado, registrado y devuelto mediante el proceso del SAT (folio fiscal) |
| Deducibilidad fiscal | No basta por sí solo | Se exige para que el comprador pueda justificar la deducción y el acreditamiento del IVA |
| Firma | Ninguna | Firmado con el certificado digital CSD del emisor |
| Cancelación | Informal | Sujeta a las reglas y aprobaciones de cancelación del SAT |
Por ello, una herramienta genérica solo desempeña una función de apoyo. Un generador de facturas gratuito como FreeBillGen puede preparar un documento claro y desglosado con los conceptos, los importes y el IVA que después se utilizarán para preparar los datos. La certificación oficial del CFDI debe realizarse mediante un PAC o el SAT, ya que solo ellos pueden aplicar el timbre y el folio fiscales.
¿Cómo emite una factura conforme a las normas mexicanas?
Puede emitir mediante el servicio del SAT o con un programa compatible y un proveedor autorizado de certificación. Regístrese en el SAT y obtenga las credenciales y el certificado de sello digital que exija el método elegido. Recopile los datos prescritos del receptor, clasifique los conceptos, elija los impuestos y los códigos de Uso del CFDI y envíe el XML para certificarlo. Entregue el CFDI certificado en la forma electrónica exigida. El PDF es una representación legible opcional.
Por lo general, el Código Fiscal de la Federación establece un periodo de conservación de cinco años para los registros fiscales, aunque pueden aplicarse periodos distintos o más largos. Conserve el XML certificado y los registros relacionados durante el plazo aplicable al contribuyente y a la operación.
- Regístrese y obtenga sus certificados
- Obtenga su e.firma y CSD del SAT para poder firmar facturas a su propio nombre.
- Capture los datos fiscales exactos del comprador
- El nombre, el RFC, el código postal y el régimen fiscal deben coincidir con los registros del SAT bajo la versión 4.0.
- Construya el contenido de la factura
- Conceptos, importes, IVA y cualquier retención, además del código de Uso del CFDI correcto.
- Timbre a través de un PAC
- Envíe el XML firmado para su validación; el PAC devuelve el CFDI y su folio fiscal (UUID).
- Entregue y conserve
- Entregue el CFDI certificado en la forma exigida y conserve el XML y los registros justificativos durante el plazo aplicable.
Preguntas sobre la facturación en México
¿Qué es un CFDI en México?
Un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria de México. Es un documento XML, actualmente en la versión 4.0, que se firma con su certificado de sello digital, se timbra mediante un PAC autorizado y se valida por el SAT, la autoridad fiscal. Solo un CFDI certificado que incluya el folio fiscal (UUID) generado durante el timbrado es una factura fiscal válida en México.
¿Es válida una factura en PDF en México?
No por sí sola. Un PDF es solo una representación legible de una factura. Para efectos fiscales, el documento válido es el XML del CFDI 4.0 timbrado, validado por el SAT a través de un PAC. Un comprador no puede deducir un gasto ni acreditar el IVA con un simple PDF; necesita el CFDI con el UUID único generado durante el timbrado.
¿Qué es un RFC?
El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es el código federal de registro de contribuyentes de México. CFDI 4.0 suele exigir el RFC, el nombre registrado, el código postal fiscal y el régimen fiscal del receptor. En determinados casos, incluidas algunas operaciones con el público en general o con receptores extranjeros, se aplican reglas de RFC genérico.
¿Qué es el Uso del CFDI?
El Uso del CFDI es un código del catálogo del SAT que indica el uso fiscal declarado por el receptor, como G03 para gastos en general. Debe ser compatible con el régimen fiscal registrado del receptor. Pida al receptor el código vigente que corresponda.
¿Necesito un PAC para emitir una factura?
Para la mayoría de las empresas, sí. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es un proveedor autorizado por el SAT que timbra su CFDI y devuelve el folio oficial (UUID). El SAT también ofrece una herramienta gratuita de emisión a través de su portal Factura Electrónica para emisores de bajo volumen, pero en ambos casos el timbrado y la validación del SAT son lo que hace válida la factura.
¿Cuánto tiempo debo conservar los CFDI en México?
El plazo general del Código Fiscal de la Federación es de cinco años, pero importan la fecha de inicio del cómputo y las excepciones, y algunos registros deben conservarse durante más tiempo. Conserve el XML certificado y los registros justificativos durante el plazo aplicable. El PDF es una representación legible, no un sustituto del XML.