Ποια πεδία πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο;
Δεν υπάρχει μία καθολική λίστα ελέγχου τιμολογίου. Η χώρα, η φορολογική εγγραφή και ο πελάτης του προμηθευτή, καθώς και ο τύπος και ο χρόνος της παροχής, μπορούν να αλλάζουν τα απαιτούμενα πεδία και τη μορφή. Ξεκινήστε με τα συνηθισμένα επιχειρηματικά στοιχεία παρακάτω και έπειτα ελέγξτε τους κανόνες της συναλλαγής. Οι προσφορές, τα τιμολόγια και οι αποδείξεις έχουν επίσης διαφορετικούς σκοπούς:
| Έγγραφο | Συνήθης χρόνος | Σκοπός |
|---|---|---|
| Προσφορά ή εκτίμηση | Πριν από παραγγελία ή εργασία | Προτείνει αντικείμενο και τιμή. Το νομικό αποτέλεσμα εξαρτάται από τους όρους και την αποδοχή |
| Τιμολόγιο | Στο απαιτούμενο σημείο χρέωσης | Καταγράφει την παροχή και ζητά ή τεκμηριώνει πληρωμή |
| Απόδειξη | Μετά την πληρωμή | Επιβεβαιώνει ότι εισπράχθηκε πληρωμή |
- Ένδειξη εγγράφου
- Προσδιορίστε το καθαρά ως τιμολόγιο ώστε να μη συγχέεται με προσφορά, παραγγελία ή απόδειξη.
- Στοιχεία προμηθευτή
- Η νόμιμη ή εμπορική επωνυμία, η απαιτούμενη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας, μαζί με τα αναγνωριστικά μητρώου που ισχύουν.
- Στοιχεία πελάτη
- Το όνομα και η διεύθυνση που απαιτούνται για το πρόσωπο ή την οντότητα που χρεώνεται.
- Αναγνωριστικό τιμολογίου
- Μια μοναδική αναφορά. Ορισμένα φορολογικά συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό από μία ή περισσότερες σειρές.
- Σχετικές ημερομηνίες
- Συνήθως η ημερομηνία έκδοσης, η ημερομηνία παροχής ή φορολογικού σημείου και μια συμφωνημένη ή δηλωμένη ημερομηνία λήξης.
- Στοιχεία παροχής
- Σαφής περιγραφή, ποσότητα ή έκταση, τιμή μονάδας και ποσό γραμμής όπου ισχύουν.
- Σύνολα και φόρος
- Νόμισμα, καθαρό ποσό, εκπτώσεις, φορολογική μεταχείριση και τελικό ποσό, όπως απαιτούν οι κανόνες.
- Όροι πληρωμής
- Η ημερομηνία λήξης και η αποδεκτή μέθοδος, με τραπεζικά στοιχεία ή URL πληρωμής μόνο όταν είναι κατάλληλο.
Βήμα 1: Προσθέστε τα στοιχεία σας
Προσδιορίστε τον νόμιμο προμηθευτή. Χρησιμοποιήστε την καταχωρισμένη επωνυμία ή τα προσωπικά και εμπορικά ονόματα που απαιτούνται για τη μορφή της επιχείρησής σας, μαζί με την ισχύουσα διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας. Το λογότυπο είναι προαιρετικό και δεν αντικαθιστά τη νόμιμη ταυτότητα.
Εμφανίστε αριθμό μητρώου εταιρείας, ΦΠΑ, GST ή άλλο αναγνωριστικό μόνο όταν το απαιτούν ο νόμος ή η συναλλαγή. Μη δημοσιεύετε προσωπικό φορολογικό αναγνωριστικό μόνο και μόνο επειδή το πρότυπο έχει σχετικό πεδίο. Ελέγξτε ποιο αναγνωριστικό χρειάζεται ο πελάτης και αν είναι κατάλληλο να εμφανίζεται σε έγγραφο που θα αποθηκεύσει ή θα προωθήσει.
Βήμα 2: Προσθέστε τον πελάτη
Χρησιμοποιήστε το όνομα και τη διεύθυνση χρέωσης του προσώπου ή της νομικής οντότητας που αγόρασε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες. Επιβεβαιώστε την επαφή χρέωσης και τυχόν εντολή αγοράς, αναφορά αγοραστή ή αριθμό σύμβασης που απαιτεί ο πελάτης. Για ορισμένες εγχώριες ή διασυνοριακές φορολογικές μεταχειρίσεις, το φορολογικό αναγνωριστικό του πελάτη είναι υποχρεωτικό. Σε άλλες περιπτώσεις είναι περιττό. Επικυρώστε το όπου το απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες.
Βήμα 3: Δώστε μοναδικό αριθμό και ημερομηνίες
Δώστε στο τιμολόγιο ένα μοναδικό αναγνωριστικό. Οι φορολογικοί κανόνες σε πολλές δικαιοδοσίες απαιτούν διαδοχικό αριθμό βάσει μίας ή περισσότερων σειρών, αλλά ένας απόλυτος κανόνας χωρίς κενά δεν ισχύει παντού. Ένα σχήμα όπως 2026-001, 2026-002 συμφωνείται εύκολα. Μην επαναχρησιμοποιείτε αριθμό και διατηρήστε την απαιτούμενη διαδρομή ελέγχου για ακυρωμένα, ανενεργά ή διορθωμένα έγγραφα.
Προσθέστε την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία παροχής ή φορολογικού σημείου όπου απαιτείται. Αναφέρετε την ημερομηνία λήξης που ακολουθεί τη σύμβαση και τους τοπικούς κανόνες πληρωμής. Μια ημερολογιακή ημερομηνία είναι σαφέστερη από τον όρο «Net 30» μόνο του.
Βήμα 4: Αναλύστε την εργασία
Καταγράψτε κάθε προϊόν ή υπηρεσία με περιγραφή αρκετά συγκεκριμένη ώστε να προσδιορίζεται η παροχή. Προσθέστε την ποσότητα ή την έκταση, την τιμή μονάδας και το ποσό γραμμής όπου ισχύουν. Η περιγραφή «Επανασχεδιασμός αρχικής σελίδας: 12 ώρες» εγκρίνεται ευκολότερα από την «εργασία σχεδιασμού». Εμφανίστε καθαρά τις εκπτώσεις και τις προσθήκες και έπειτα συμφωνήστε τις γραμμές με το υποσύνολο.
Ένας δωρεάν δημιουργός τιμολογίων μπορεί να υπολογίσει τα σύνολα γραμμών και τον φορολογικό συντελεστή που εισάγετε. Δεν μπορεί να αποφασίσει αν η παροχή είναι φορολογητέα, απαλλασσόμενη, με μηδενικό συντελεστή, με αντίστροφη επιβάρυνση ή σε ειδικό καθεστώς. Επαληθεύστε ξεχωριστά αυτή τη μεταχείριση.
Βήμα 5: Προσθέστε τον φόρο
Καθορίστε τη φορολογική μεταχείριση πριν υπολογίσετε το σύνολο. Η εγγραφή από μόνη της δεν σημαίνει ότι κάθε παροχή χρησιμοποιεί τον κανονικό συντελεστή. Το αποτέλεσμα μπορεί να έχει κανονικό, μειωμένο ή μηδενικό συντελεστή, να απαλλάσσεται, να βρίσκεται εκτός πεδίου, να υπόκειται σε αντίστροφη επιβάρυνση ή να καλύπτεται από ειδικό καθεστώς. Οι υποχρεώσεις φόρου πωλήσεων μπορούν επίσης να εξαρτώνται από την τοποθεσία, τον φορολογικό δεσμό, το προϊόν και τον πελάτη.
Εμφανίστε τους αριθμούς μητρώου, τα φορολογητέα ποσά, τους συντελεστές, τα ποσά φόρου και τις απαιτούμενες νομικές σημειώσεις για τη μεταχείριση που ισχύει. Μια συναλλαγή αντίστροφης επιβάρυνσης δεν χρησιμοποιεί ένα καθολικό σύνολο πεδίων ούτε μία γενική ένδειξη μηδενικού φόρου. Αν δεν είστε εγγεγραμμένοι, μη χρεώνετε φόρο και μην παρουσιάζεστε ως εγγεγραμμένοι. Ελέγξτε όμως αν άλλος κανόνας αναφοράς ή λογιστικής του αγοραστή εξακολουθεί να επηρεάζει το τιμολόγιο.
Βήμα 6: Εμφανίστε το σύνολο και τους όρους πληρωμής
Εμφανίστε ευδιάκριτα το τελικό ποσό και προσδιορίστε το νόμισμα. Ελέγξτε ξανά το υποσύνολο, τις εκπτώσεις, τον φόρο και τη στρογγυλοποίηση σε σχέση με τα ποσά γραμμών. Αναφέρετε τη συμβατική ημερομηνία λήξης και την αποδεκτή μέθοδο πληρωμής. Συμπεριλάβετε τραπεζικά στοιχεία ή URL πληρωμής μόνο αφού επιβεβαιώσετε ότι ανήκουν στον προμηθευτή και είναι ασφαλή για κοινοποίηση.
Αναφέρετε τόκο καθυστέρησης ή έξοδα είσπραξης μόνο όταν τα επιτρέπουν η σύμβαση και το εφαρμοστέο δίκαιο. Ένα τιμολόγιο δεν μπορεί να δημιουργήσει νέα ποινή μετά τη σύναψη της συμφωνίας. Κρατήστε τη διατύπωση πληρωμής σύντομη και συνεπή με την υποκείμενη σύμβαση.
Βήμα 7: Στείλτε και παρακολουθήστε
Στείλτε το τιμολόγιο μέσω του καναλιού και στη μορφή που δέχονται ο πελάτης και η δικαιοδοσία. Το PDF είναι συνηθισμένο, αλλά δεν αντικαθιστά ένα απαιτούμενο δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή υποβολή στη φορολογική αρχή. Επιβεβαιώστε τον παραλήπτη, ιδιαίτερα πριν αποκαλύψετε τραπεζικά στοιχεία ή προσωπικά δεδομένα.
Καταγράψτε πότε το τιμολόγιο στάλθηκε, παραδόθηκε, έληξε, πληρώθηκε, ακυρώθηκε ή διορθώθηκε. Διατηρήστε το τιμολόγιο και τα υποστηρικτικά αρχεία στην απαιτούμενη αρχική μορφή για την ισχύουσα περίοδο. Αν η πληρωμή καθυστερήσει, ακολουθήστε τη σύμβαση και τους τοπικούς κανόνες υπενθύμισης, τόκου και είσπραξης οφειλών.
Συχνές ερωτήσεις
Τι πρέπει να αναγράφεται σε ένα τιμολόγιο;
Δεν υπάρχει ένα καθολικό ελάχιστο. Τα συνηθισμένα πεδία προσδιορίζουν τον προμηθευτή και τον πελάτη, το τιμολόγιο, τις σχετικές ημερομηνίες, τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, τα ποσά, το νόμισμα και τους όρους πληρωμής. Τα φορολογικά τιμολόγια μπορεί επίσης να χρειάζονται αριθμούς μητρώου, διαδοχικό αριθμό, ημερομηνία παροχής, φορολογητέα ποσά, συντελεστές, ποσά φόρου και ειδικές σημειώσεις. Ελέγξτε τους κανόνες της συναλλαγής.
Πώς αριθμώ τα τιμολόγια;
Χρησιμοποιήστε μοναδικό αναγνωριστικό που δεν επαναλαμβάνεται. Πολλά φορολογικά συστήματα απαιτούν διαδοχικό αριθμό από μία ή περισσότερες σειρές, όπως 2026-001 και 2026-002. Μην υποθέτετε ότι κάθε δικαιοδοσία έχει τον ίδιο κανόνα χωρίς κενά. Διατηρήστε την απαιτούμενη διαδρομή ελέγχου για ανενεργά, ακυρωμένα και διορθωμένα τιμολόγια.
Πρέπει να χρεώσω φόρο στο τιμολόγιο;
Η εγγραφή είναι μόνο ένα μέρος της απόφασης. Ο προμηθευτής, ο πελάτης, η τοποθεσία, το προϊόν ή η υπηρεσία και τυχόν ειδικό καθεστώς καθορίζουν αν η παροχή φορολογείται και ποιος συντελεστής ή σημείωση ισχύει. Μη χρεώνετε φόρο και μην εμφανίζετε αριθμό μητρώου που δεν δικαιούστε να χρησιμοποιείτε. Επιβεβαιώστε τη διασυνοριακή μεταχείριση και την αντίστροφη επιβάρυνση πριν από την έκδοση.
Ποιους όρους πληρωμής πρέπει να ορίσω;
Χρησιμοποιήστε τους όρους που συμφωνήθηκαν με τον πελάτη και επιτρέπονται από την τοπική νομοθεσία. Αναφέρετε ημερολογιακή ημερομηνία λήξης, αποδεκτή μέθοδο και επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής. Συμπεριλάβετε τόκο καθυστέρησης ή έξοδα είσπραξης μόνο όταν τα υποστηρίζουν η συμφωνία και ο νόμος.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε τιμολόγιο και απόδειξη;
Το τιμολόγιο καταγράφει ό,τι χρεώνεται και συχνά ζητά πληρωμή. Μπορεί να εκδοθεί πριν, κατά ή μετά την πληρωμή, ανάλογα με τη συναλλαγή και τους ισχύοντες κανόνες. Η απόδειξη καταγράφει χρήματα που εισπράχθηκαν. Η ίδια συναλλαγή μπορεί να παράγει και τα δύο έγγραφα, αλλά η σειρά και το απαιτούμενο περιεχόμενό τους εξαρτώνται από τις περιστάσεις.
Πώς στέλνω ένα τιμολόγιο;
Χρησιμοποιήστε τον παραλήπτη, το κανάλι και τη μορφή που συμφωνήθηκαν με τον πελάτη και γίνονται δεκτά από τη δικαιοδοσία. Ένα PDF μπορεί να είναι κατάλληλο, αλλά ορισμένες συναλλαγές απαιτούν δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή κανάλι φορολογικής αρχής. Διατηρήστε το αρχικό αρχείο και ακολουθήστε την ισχύουσα διαδικασία υπενθύμισης αν καθυστερήσει η πληρωμή.