Qu’est-ce qu’un bon de commande et une facture ?
Un bon de commande est un document envoyé par l’acheteur à un fournisseur pour commander des biens ou des services. Il peut préciser le périmètre, la quantité, le prix convenu, les instructions de livraison et les conditions. Selon la loi applicable et l’accord des parties, il peut devenir contraignant à son émission, à son acceptation, au début de l’exécution ou lors d’un autre événement. Les éventuelles conditions contradictoires de l’acheteur et du fournisseur peuvent aussi compter.
Une facture est normalement émise par le vendeur pour indiquer ce qui est facturé et quand le paiement est dû. Elle consigne une créance fondée sur la commande ou le contrat sous-jacent, sans nécessairement créer elle-même cette obligation. Son moment d’émission, sa numérotation et ses mentions fiscales dépendent de l’opération et des règles locales. Avant d’autoriser le paiement, les services financiers la comparent souvent au bon de commande et au justificatif de livraison ou d’acceptation.
Qui émet chaque document, et à quel moment ?
En règle générale, le bon de commande va de l’acheteur au vendeur et la facture du vendeur à l’acheteur. Le moment est moins rigide. Un fournisseur peut facturer un acompte avant les travaux, chaque étape pendant un projet ou le solde après la livraison. L’autofacturation et certaines modalités de place de marché peuvent aussi changer la personne qui prépare la facture.
Identifiez le document d’après sa fonction et ses conditions, pas seulement sa mise en page.
| Aspect | Bon de commande (PO) | Facture |
|---|---|---|
| Émetteur habituel | Acheteur | Vendeur, sous réserve des modalités d’autofacturation autorisées |
| Moment habituel | Avant la fourniture, pour passer commande | À l’étape de facturation convenue ou légalement exigée |
| Fonction | Autoriser et décrire un achat | Indiquer ce qui est facturé et quand le paiement est dû |
| Référence principale | Numéro PO attribué par l’acheteur | Identifiant de facture exigé par les règles applicables |
| Effet opérationnel | Faciliter l’autorisation et l’exécution de la commande | Faciliter l’autorisation du paiement et la comptabilisation |
| Statut fiscal | N’est normalement pas une facture fiscale | Ne constitue un justificatif fiscal valable que si les exigences applicables sont respectées |
Quelles informations figurent sur chaque document ?
Lorsqu’ils concernent la même opération, les deux documents comportent souvent des champs communs : parties, lignes, quantités, prix convenus et traitement fiscal. Leur intention et leurs références diffèrent. Le bon de commande met en avant le numéro PO et les instructions de livraison. La facture met en avant le numéro de facture, la date d’émission, l’échéance et les informations de paiement. Ils sont conçus pour pouvoir être rapprochés. FreeBillGen peut préparer le brouillon de facture, mais ne propose aucun champ dédié au numéro PO. Si l’acheteur l’accepte, indiquez clairement cette référence dans une description de ligne ou une note disponible.
- Intitulé du document
- Intitulez le PO « Bon de commande » et la facture « Facture » pour distinguer clairement leurs fonctions.
- Numéros de référence
- Le bon de commande porte la référence de l’acheteur. La facture porte son propre identifiant obligatoire et cite souvent la référence PO.
- Coordonnées de l’acheteur et du vendeur
- Les deux documents identifient généralement les parties, mais les noms, adresses et identifiants fiscaux obligatoires varient.
- Lignes et prix
- Décrivez le périmètre, les quantités et les prix avec assez de précision pour les rapprocher des éléments convenus et des modifications approuvées.
- Dates
- Un PO peut indiquer la date de commande et la date de livraison souhaitée. Une facture peut indiquer les dates d’émission, de l’opération et d’échéance.
- Taxes
- Un PO peut estimer les taxes. La facture doit appliquer le traitement fiscal réel et respecter les règles locales relatives aux factures fiscales, le cas échéant.
- Conditions et instructions
- Le bon de commande précise souvent les conditions de livraison et d’acceptation. La facture indique normalement les conditions de paiement et un moyen de paiement vérifié.
Comment rapprocher un bon de commande et une facture ?
Le rapprochement PO-facture est un contrôle des comptes fournisseurs. Avant le paiement, l’équipe compare la facture du fournisseur aux documents d’achat approuvés. Un écart peut être transmis pour examen sans prouver que l’un des documents est nécessairement erroné.
Le rapprochement à trois pièces compare le bon de commande, un justificatif de réception des biens ou d’acceptation du service et la facture. Le rapprochement à deux pièces compare le PO et la facture. Les systèmes peuvent admettre des tolérances convenues sur le prix, la quantité, le transport, les taxes ou les livraisons partielles. Une correspondance exacte caractère par caractère n’est donc pas toujours exigée.
Le rapprochement peut repérer des factures en double, des quantités non autorisées et des écarts de prix. Indiquez la référence PO de l’acheteur lorsque ses instructions l’exigent. Consignez les modifications autorisées au lieu d’altérer une facture uniquement pour forcer la concordance.
- Rapprochement à deux pièces
- Compare le bon de commande à la facture, notamment le prix et la quantité. Cette méthode est courante pour les services sans biens physiques à réceptionner.
- Rapprochement à trois pièces
- Compare le bon de commande, le justificatif de réception ou d’acceptation et la facture. Cette méthode est courante pour les achats contrôlés.
- Application de tolérances
- Examinez les écarts selon les règles de tolérance et d’exception approuvées par l’acheteur, sans supposer que toute différence bloque le paiement.
- Mention du numéro PO
- Indiquez la référence PO de l’acheteur lorsqu’elle est exigée afin que le service des comptes fournisseurs retrouve la commande approuvée.
Quand faut-il réellement un bon de commande ?
Toutes les ventes n’utilisent pas de bon de commande. De nombreuses petites entreprises, activités de travail autonome et opérations de vente au détail reposent sur un devis ou un contrat accepté. Les grandes organisations exigent souvent un PO parce qu’il consigne l’autorisation budgétaire et contribue à la piste d’audit.
Si l’acheteur utilise un système de bons de commande, obtenez si possible le PO approuvé et les instructions de facturation avant de commencer. Un devis accepté peut consigner des informations commerciales similaires, mais il n’est pas automatiquement équivalent à un PO dans les contrôles de l’acheteur ou au regard du contrat applicable.
Questions sur les bons de commande et les factures
Quelle est la principale différence entre un bon de commande et une facture ?
Le bon de commande est généralement la commande formalisée par l’acheteur. La facture est généralement le document du vendeur qui indique ce qui est facturé et dû. Ils peuvent être rapprochés, mais leur moment d’émission et leur portée juridique dépendent du contrat, des règles fiscales et de la procédure d’achat.
Le bon de commande vient-il avant ou après la facture ?
Généralement avant. L’acheteur émet souvent un PO avant la fourniture, puis le vendeur facture au moment convenu ou légalement exigé. Un acompte, une facturation par étapes, une fourniture récurrente ou l’autofacturation peut produire un ordre différent.
Un bon de commande peut-il servir de facture ?
En règle générale, non. Le PO autorise ou décrit l’achat. Il ne constitue normalement ni la facture du vendeur ni un justificatif valable de TVA. L’accord peut malgré tout rendre le paiement exigible sans facture classique, tandis qu’une facture fiscale n’est valable que si elle respecte les exigences applicables.
Qu’est-ce que le rapprochement à trois pièces ?
Il compare le bon de commande, un justificatif de réception des biens ou d’acceptation du service et la facture avant autorisation. L’acheteur peut appliquer des tolérances documentées et transmettre les écarts pour examen. Il s’agit d’un contrôle, pas d’une règle imposant une concordance de chaque caractère.
Dois-je indiquer le numéro PO sur ma facture ?
Indiquez-le lorsque le contrat ou les instructions de facturation de l’acheteur l’exigent. Une référence obligatoire manquante ou erronée peut retarder l’autorisation ou entraîner un rejet dans le cadre de cette procédure. Demandez la référence approuvée et ne l’inventez pas.
Les petites entreprises et les travailleurs autonomes ont-ils besoin de bons de commande ?
Pas nécessairement. Beaucoup utilisent plutôt un devis ou un contrat accepté. Utilisez un PO lorsque la procédure de l’acheteur ou l’accord l’exige, notamment si l’autorisation des dépenses, les commandes récurrentes ou une piste d’audit formelle sont importantes.