ما هي الفاتورة وما هو الإيصال؟
تحدد الفاتورة التوريد والأطراف والمبالغ والمعاملة الضريبية، وغالبًا ما تنص على موعد نهائي للدفع. يمكن إصدارها قبل الدفع، أو وقت الدفع، أو بعد دفع مقدم، وفقًا للقواعد التجارية والضريبية. ينشئ العقد الأساسي والتوريد حقوق الأطراف؛ وتوثق الفاتورة المبلغ المطالب به وتطلبه.
يُثبت الإيصال استلام المبلغ. ويجب أن يحدد الدفعة والتاريخ والمبلغ وما تمت تسويته. يمكن أن يشمل الإيصال دفعة مقدمة أو دفعة جزئية، لذا فهو لا يثبت دائمًا أن المعاملة بأكملها قد تمت تسويتها.
في حالة البيع الائتماني العادي، تصدر الفاتورة عادةً قبل السداد، ويليها الإيصال أو إشعار السداد. أما في معاملات نقاط البيع، فقد يكون الإيصال الضريبي هو المستند الوحيد الذي يُقدَّم للعميل.
الفاتورة مقابل الإيصال: مقارنة جنبًا إلى جنب
الفرق الأوضح هو الغرض: فالفاتورة تسجل التوريد وتحاسبه، بينما يسجل الإيصال الدفع. التوقيت نسبي وليس مطلقًا.
| الجانب | الفاتورة | الإيصال |
|---|---|---|
| الغرض | تسجل التوريد وتطلب الدفع عادةً | تؤكد استلام الدفع |
| التوقيت المعتاد | عند تاريخ إصدار الفاتورة المعني | عند استلام الدفع أو تأكيده |
| المبلغ | المبلغ المفوتر أو المبلغ المستحق | المبلغ الذي تم استلامه فعليًا |
| حالة الدفع | قد تكون غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا أو مدفوعة بالكامل | يعرض الدفعة التي تم تأكيدها |
| الدور القانوني | دليل على مطالبة البائع والسجل الضريبي، حيثما ينطبق ذلك | دليل على الدفع، شريطة دقة البيانات |
| المحاسبة | تعتمد المعالجة على القواعد المحاسبية والضريبية | يدعم قيد النقد أو الدفع |
| الأدلة الضريبية | قد تدعم الفاتورة الضريبية الصالحة إجراء خصم | قد يدعم إيصال ضريبي مؤهل ذلك في بعض الأنظمة |
- الاتجاه
- الفاتورة تطالب بالمبلغ المستحق للبائع. أما الإيصال فيؤكد أن المبلغ قد سُدد للبائع.
- التوقيت المعتاد
- عادةً ما تسبق فاتورة البيع بالائتمان عملية الدفع؛ بينما يأتي الإيصال بعد عملية الدفع التي يقرها.
- المبلغ المعروض
- تُظهر الفاتورة المبلغ المستحق. أما الإيصال فيُظهر المبلغ المدفوع فعليًّا، والذي قد يكون دفعة مقدمة أو دفعة جزئية.
- الدور القانوني
- تُثبت الفاتورة المبلغ المطالب به؛ بينما يُثبت الإيصال الدفع. ولا يزال الاتفاق الأساسي مهمًا.
- المحاسبة
- يعتمد الاعتراف على الأساس المحاسبي والقواعد الضريبية؛ ولا يحدد أي من التسميتين بمفرده تاريخ القيد.
متى يجب عليك إصدار فاتورة؟
يتم إصدار الفاتورة عندما يتطلب ذلك العقدُ، أو إجراءات العميل، أو القواعد الضريبية المعمول بها. وتُستخدم الفواتير عادةً في مبيعات الآجل، والمراحل الإنجازية، والدفعات المقدمة، إلا أن الموعد النهائي لإصدار الفاتورة الضريبية قد يرتبط بتاريخ التوريد، أو استلام الدفعة، أو أي واقعة ضريبية منشئة أخرى.
تُعد الفاتورة الضريبية الصحيحة دليلاً أساسياً لاسترداد ضريبة المدخلات في العديد من أنظمة ضريبة القيمة المضافة (VAT) أو ضريبة السلع والخدمات (GST)، وذلك رهناً بأهلية المشتري واستيفائه للشروط. وتعمل أنظمة ضريبة المبيعات بطريقة مختلفة، كما أن الدخل الخاضع للضريبة لا يُعترف به دوماً في تاريخ الفاتورة. يمكن لـ برنامج إنشاء الفواتير المجاني إعداد نوع المستند والإجماليات التي تختارها، لكنه لا يحدد التوقيت القانوني الملزم لإصدارها.
متى يجب إصدار إيصال؟
قدم إيصالاً عندما يقتضي ذلك القانون أو طلب العميل أو إجراءات التسجيل الخاصة بك. بالنسبة للبيع الذي تم إصدار فاتورة له، يمكن أن يُثبت الدفع المنجز إما إيصال منفصل أو فاتورة مدفوعة. لا تضع علامة «مدفوع بالكامل» على الفاتورة لمجرد بدء عملية تحويل أو وصول إيداع.
يجب أن يوضح الإيصال من تلقى المبلغ، وفي أي تاريخ، وبأي طريقة، وبالنسبة لأي عملية بيع أو فاتورة. بالنسبة للمدفوعات على مراحل، اذكر المبلغ المستلم والرصيد المتبقي. تختلف المستندات المطلوبة للاسترداد أو الضمان أو المطالبة بالمصروفات أو الخصم الضريبي، لذا قد لا يكون إيصال الدفع الأساسي كافيًا بحد ذاته.
ما الذي يجب أن يحتوي عليه كل مستند؟
تركز الفاتورة على ما تم إصدار الفاتورة بشأنه، بينما يركز الإيصال على ما تم دفعه. تختلف الحقول القانونية والضريبية الدقيقة. تحدد الفاتورة العملية الأطراف، ورقم مرجع الفاتورة، وتواريخ الإصدار والتسليم، وبنود الفاتورة، والعملة، والمعاملة الضريبية، والإجمالي، والشروط. ويحدد الإيصال العملي المُصدر، وتاريخ الدفع، والمبلغ المستلم، والعملة، وطريقة الدفع أو المرجع الآمن، وما يغطيه الإيصال، وأي رصيد متبقي.
استخدم الترقيم وتفاصيل المشتري وتفاصيل الضرائب والصياغة المحددة المطلوبة للوثيقة الفعلية. اربط الإيصال بالفاتورة إن وجدت، ولكن لا تختلق رقم مرجع للفاتورة لمعاملة نقطة بيع لم يكن لها رقم مرجع.
- الفاتورة - ما الذي يتم تحرير فاتورة به
- المعرّف، والتواريخ، والأطراف، والمبالغ المفصلة، والمعاملة الضريبية، والإجمالي المستحق، والشروط، وتعليمات الدفع حسب الاقتضاء.
- الإيصال - ما تم دفعه
- تاريخ الدفع، والمبلغ المستلم، والعملة، وطريقة الدفع أو الرقم المرجعي الآمن، وما شمله المبلغ، وأي رصيد متبقي.
- التفاصيل المشتركة
- يجب أن يحدد كلاهما البائع والمعاملة بوضوح؛ وتعتمد تفاصيل المشتري على السياق والقواعد.
- العلاقة بينهما
- عند وجود فاتورة، اذكر معرّفها على الإيصال حتى يمكن مطابقة التوريد والدفع.
كيف تعمل الفاتورة والإيصال معًا؟
في سير عمل البيع بالائتمان، تسجل الفاتورة المبلغ المفوتر، وتقلل المدفوعات الرصيد المستحق، ويؤكد الإيصال أو حالة «مدفوع» كل مبلغ تم استلامه. اربط سجل الدفع بمعرف الفاتورة ولا تدَّعِ التسوية الكاملة حتى تتم مطابقة الرصيد وأي تعديل مصرح به.
قد يتبع الاعتراف المحاسبي قواعد الاستحقاق أو النقد أو القواعد الضريبية الخاصة، لذا فإن تاريخ الفاتورة وتاريخ الدفع لا يكون لهما نفس التأثير على كل شركة. احتفظ بالفاتورة الصادرة والتصحيحات وأدلة الدفع كسجلات منفصلة مرتبطة ببعضها.
أسئلة حول الفواتير والإيصالات
هل الفاتورة هي نفسها الإيصال؟
لا. تسجل الفاتورة ما تم إصدار فاتورة به، وغالبًا ما تطلب السداد. أما الإيصال فيؤكد استلام مبلغ معين. يمكن إصدار الفاتورة قبل التوريد أو أثناءه أو بعده، بينما يصدر الإيصال عقب عملية الدفع المحددة التي يسجلها. ويمكن أن يجمع مستند واحد بين الوظيفتين حيثما تسمح القواعد المعمول بها بذلك.
أيهما يأتي أولاً، الفاتورة أم الإيصال؟
في حالة البيع الائتماني العادي، تصدر الفاتورة عادةً أولاً، ويصدر الإيصال بعد السداد. قد تؤدي الدفعات المسبقة والمعاملات في نقاط البيع وقواعد نقطة فرض الضريبة إلى تغيير هذا التسلسل أو دمج الوظيفتين في مستند دفع واحد.
هل يمكن استخدام الإيصال كفاتورة؟
إيصال الدفع لا يُعتبر فاتورة للمبلغ غير المدفوع. يمكن لإيصال ضريبي مدمج أو فاتورة مدفوعة تسجيل كل من عملية البيع والدفع إذا كان يحتوي على المعلومات المطلوبة. إذا بقي رصيد مستحق، فاستخدم الفاتورة أو أي مستند فوترة آخر مطلوب لتلك المعاملة.
هل أحتاج إلى إصدار فاتورة وإيصال معًا؟
ليس دائمًا. قد تستخدم عملية البيع بالائتمان فاتورة بالإضافة إلى دليل الدفع أو إيصالًا، بينما قد تستخدم عملية البيع بالتجزئة إيصالًا واحدًا مؤهلًا. اتبع القواعد المتعلقة بالعملاء والضرائب والمستهلكين السارية واحتفظ بأدلة كافية لربط التوريد بالدفع.
هل يمكنني المطالبة باسترداد ضريبة القيمة المضافة أو الضريبة باستخدام إيصال؟
عادةً ما يتطلب استرداد ضريبة المدخلات دليلاً صالحاً وعملية شراء مؤهلة. قد تكون هناك حاجة إلى فاتورة ضريبية كاملة، في حين تقبل بعض الأنظمة فاتورة ضريبية مبسطة أو إيصالاً مؤهلاً لمعاملات معينة. ولا يكفي وجود إيصال دفع عام تلقائياً.
ما الفرق بين الفاتورة المدفوعة والإيصال؟
الفاتورة المدفوعة هي الفاتورة مع حالة الدفع المسجلة؛ أما الإيصال فهو إقرار منفصل بالدفع. يمكن لأي منهما أن يدعم سجل الدفع إذا كان دقيقًا، لكن لا يغلب أي منهما على الأدلة المصرفية أو حقائق الدفع الجزئي أو متطلبات الإيصال الخاصة بالولاية القضائية.