Che cosa sono una fattura e una ricevuta?
Una fattura identifica la fornitura, le parti, gli importi e il trattamento fiscale e spesso indica una scadenza di pagamento. Può essere emessa prima del pagamento, al momento del pagamento o dopo un acconto, secondo le regole commerciali e fiscali applicabili. Il contratto e la fornitura creano i diritti delle parti; la fattura documenta e richiede l'importo vantato.
Una ricevuta conferma il denaro incassato. Dovrebbe indicare pagamento, data, importo e che cosa ha saldato. Può riguardare un acconto o un pagamento parziale, quindi non dimostra sempre che l'intera operazione sia stata saldata.
In una normale vendita a credito, di solito la fattura precede il pagamento e la ricevuta o lo stato pagato seguono. In una vendita al dettaglio, un solo documento fiscale può essere l'unico documento consegnato al cliente.
Fattura e ricevuta a confronto
La differenza più chiara è lo scopo: la fattura documenta e addebita la fornitura, mentre la ricevuta registra un pagamento. La sequenza è tipica, non assoluta.
| Aspetto | Fattura | Ricevuta |
|---|---|---|
| Scopo | Documenta una fornitura e di solito richiede il pagamento | Conferma il pagamento ricevuto |
| Momento tipico | Nel momento di fatturazione previsto | Quando il pagamento viene ricevuto o confermato |
| Importo | Importo fatturato o ancora dovuto | Importo effettivamente ricevuto |
| Stato del pagamento | Può essere non pagata, pagata in parte o pagata | Mostra il pagamento che conferma |
| Ruolo giuridico | Prova della pretesa del venditore e documento fiscale, se applicabile | Prova del pagamento, se accurata |
| Contabilità | Il trattamento dipende dalle regole contabili e fiscali | Supporta la registrazione di cassa o del pagamento |
| Prova fiscale | Una fattura fiscale valida può sostenere una detrazione | In alcuni sistemi può farlo una ricevuta fiscale idonea |
- Direzione
- La fattura richiede il denaro dovuto al venditore. La ricevuta conferma il denaro pagato al venditore.
- Momento tipico
- La fattura per una vendita a credito precede di solito il pagamento; la ricevuta segue il pagamento che conferma.
- Importo indicato
- La fattura mostra l'importo dovuto. La ricevuta mostra l'importo effettivamente pagato, che può essere un acconto o un pagamento parziale.
- Ruolo giuridico
- La fattura prova l'importo richiesto; la ricevuta prova un pagamento. L'accordo sottostante resta importante.
- Contabilità
- La rilevazione dipende dal criterio contabile e dalle regole fiscali; il nome del documento non decide da solo la data di registrazione.
Quando va emessa una fattura?
Emetti una fattura quando lo richiedono il contratto, la procedura del cliente o la regola fiscale applicabile. Vendite a credito, stati di avanzamento e anticipi usano spesso fatture, ma il termine fiscale può dipendere dalla fornitura, dal pagamento o da un altro momento impositivo.
In molti sistemi IVA o GST, una fattura fiscale valida è una prova importante per recuperare l'imposta a monte, se l'acquirente ne ha diritto. I sistemi di imposta sulle vendite funzionano in modo diverso e il reddito imponibile non viene sempre rilevato alla data della fattura. Un generatore di fatture gratuito può preparare il tipo di documento e i totali scelti, ma non decide il momento legale dell'emissione.
Quando va emessa una ricevuta?
Fornisci una ricevuta quando lo richiedono la legge, il cliente o la tua procedura documentale. Per una vendita fatturata, una ricevuta separata o la fattura segnata come pagata possono confermare un pagamento effettivamente accreditato. Non segnare l'intera fattura come pagata solo perché è stato disposto un bonifico o è arrivato un acconto.
La ricevuta dovrebbe indicare chiaramente chi ha ricevuto l'importo, in quale data, con quale metodo e per quale vendita o fattura. Per pagamenti a tranche, indica l'importo ricevuto e il saldo residuo. I documenti necessari per rimborso, garanzia, nota spese o detrazione fiscale variano, quindi una semplice ricevuta di pagamento può non bastare.
Che cosa deve contenere ciascun documento?
La fattura riguarda ciò che viene addebitato, mentre la ricevuta riguarda ciò che è stato pagato. I campi legali e fiscali esatti variano. Una fattura pratica identifica parti, riferimento, date di emissione e fornitura, voci, valuta, trattamento fiscale, totale e condizioni. Una ricevuta pratica identifica emittente, data del pagamento, importo ricevuto, valuta, metodo o riferimento sicuro, che cosa copre ed eventuale saldo residuo.
Usa numerazione, dati dell'acquirente, dettaglio delle imposte e diciture previste per il documento effettivo. Collega la ricevuta alla fattura quando esiste, ma non inventare un riferimento di fattura per una vendita al dettaglio che non ne aveva uno.
- Fattura: che cosa viene addebitato
- Identificativo, date, parti, importi dettagliati, trattamento fiscale, totale dovuto, condizioni e istruzioni di pagamento richieste.
- Ricevuta: che cosa è stato pagato
- Data, importo ricevuto, valuta, metodo o riferimento sicuro, che cosa copre ed eventuale saldo.
- Dati comuni
- Entrambe dovrebbero identificare chiaramente venditore e operazione; i dati dell'acquirente dipendono dal contesto e dalle regole.
- Collegamento tra i documenti
- Quando esiste una fattura, cita il suo identificativo sulla ricevuta per abbinare fornitura e pagamento.
Come lavorano insieme fattura e ricevuta?
In una vendita a credito, la fattura registra l'importo addebitato, i pagamenti riducono il saldo residuo e una ricevuta o lo stato pagato confermano ciascun importo ricevuto. Collega il pagamento all'identificativo della fattura e non dichiarare il saldo completo finché importi e rettifiche autorizzate non coincidono.
La rilevazione contabile può seguire il criterio di competenza, di cassa o regole fiscali speciali, quindi data della fattura e data del pagamento non hanno lo stesso effetto per ogni impresa. Conserva fattura emessa, correzioni e prova del pagamento come documenti distinti e collegati.
Domande su fatture e ricevute
Una fattura è la stessa cosa di una ricevuta?
No. La fattura documenta ciò che viene addebitato e spesso richiede il pagamento. La ricevuta conferma un importo ricevuto. La fattura può essere emessa prima, durante o dopo la fornitura, mentre la ricevuta segue il pagamento specifico che registra. Quando le regole applicabili lo consentono, un documento può svolgere entrambe le funzioni.
Che cosa viene prima, la fattura o la ricevuta?
In una normale vendita a credito, la fattura viene di solito prima e la ricevuta segue il pagamento. Anticipi, vendite al dettaglio e regole sul momento impositivo possono cambiare la sequenza o unire le funzioni in un solo documento pagato.
Una ricevuta può essere usata come fattura?
Una ricevuta di pagamento non addebita un importo ancora dovuto. Una ricevuta fiscale combinata o una fattura pagata possono registrare vendita e pagamento se contengono le informazioni richieste. Se resta un saldo, usa la fattura o il documento di addebito previsto per l'operazione.
Devo emettere sia fattura sia ricevuta?
Non sempre. Una vendita a credito può usare una fattura con la prova del pagamento o una ricevuta, mentre una vendita al dettaglio può usare una sola ricevuta idonea. Segui le regole fiscali, commerciali e di tutela del consumatore applicabili e conserva prove sufficienti per collegare fornitura e pagamento.
Posso recuperare IVA o altre imposte con una ricevuta?
Il recupero dell'imposta a monte richiede in genere una prova valida e un acquisto idoneo. Può servire una fattura fiscale completa, mentre alcuni sistemi accettano una fattura semplificata o una ricevuta idonea per determinate operazioni. Una ricevuta di pagamento generica non basta automaticamente.
Che differenza c'è tra fattura pagata e ricevuta?
Una fattura pagata è la fattura con lo stato di pagamento registrato; una ricevuta è una conferma separata del pagamento. Entrambe possono sostenere la traccia del pagamento se sono corrette, ma non sostituiscono la prova bancaria, i dati dei pagamenti parziali o un obbligo locale specifico di ricevuta.