Che cos'è una fattura e che cos'è una ricevuta?
Una fattura identifica una fornitura, le parti, gli importi e il trattamento fiscale e spesso indica una scadenza di pagamento. Può essere emessa prima del pagamento, al momento del pagamento o dopo un pagamento anticipato, a seconda delle norme commerciali e fiscali. Il contratto sottostante e la fornitura creano i diritti delle parti; una fattura documenta e richiede l'importo indicato come dovuto.
Una ricevuta attesta il denaro ricevuto. Dovrebbe identificare il pagamento, la data, l'importo e ciò che è stato saldato. Una ricevuta può coprire un acconto o un pagamento parziale, pertanto non sempre dimostra che l'intera transazione è stata regolata.
In una normale vendita a credito, la fattura di norma precede il pagamento e la ricevuta o lo stato di pagato segue. In una transazione al punto vendita, una ricevuta fiscale può essere l'unico documento destinato al cliente.
Fattura e ricevuta: confronto affiancato
La differenza più chiara è lo scopo: una fattura registra e fattura la fornitura, mentre una ricevuta registra un pagamento. La tempistica è tipica, non assoluta.
| Aspetto | Fattura | Ricevuta |
|---|---|---|
| Scopo | Registra una fornitura e di norma richiede il pagamento | Attesta il pagamento ricevuto |
| Tempistica tipica | Al momento della fatturazione applicabile | Quando il pagamento viene ricevuto o confermato |
| Importo | Importo fatturato o ancora dovuto | Importo effettivamente ricevuto |
| Stato del pagamento | Può essere non pagata, parzialmente pagata o pagata | Indica il pagamento che attesta |
| Ruolo giuridico | Documentazione della somma richiesta dal venditore e documento fiscale ove applicabile | Prova del pagamento, subordinata alla sua accuratezza |
| Contabilità | Il trattamento dipende dalle norme contabili e fiscali | Supporta la registrazione di cassa o del pagamento |
| Prova fiscale | Una fattura fiscale valida può supportare una detrazione | Una ricevuta fiscale idonea può farlo in alcuni sistemi |
- Direzione
- Una fattura richiede il denaro che il venditore vanta come credito. Una ricevuta conferma il denaro che il venditore ha già incassato.
- Tempistica tipica
- In una vendita a credito, la fattura di norma precede il pagamento; la ricevuta segue il pagamento che attesta.
- Importo indicato
- Una fattura indica l'importo dovuto. Una ricevuta indica l'importo effettivamente pagato, che può essere un acconto o un pagamento parziale.
- Ruolo giuridico
- La fattura attesta l'importo richiesto; la ricevuta attesta un pagamento. L'accordo sottostante resta comunque rilevante.
- Contabilità
- Il riconoscimento dipende dal principio contabile e dalle norme fiscali; la sola denominazione del documento non determina la data di registrazione.
Quando emettere una fattura?
Emetti una fattura quando il contratto, la procedura del cliente o la norma fiscale applicabile lo richiede. Le vendite a credito, gli stati di avanzamento e i canoni per incarichi continuativi ricorrono comunemente alla fattura, ma il termine per l'emissione della fattura ai fini fiscali può essere legato alla cessione di beni o prestazione di servizi, al pagamento o a un altro momento impositivo.
Una fattura fiscale valida costituisce una prova importante per la detrazione dell'imposta a monte in molti regimi IVA o GST, fatti salvi i requisiti di ammissibilità dell'acquirente. I sistemi basati sull'imposta sulle vendite funzionano in modo diverso e il reddito imponibile non è universalmente riconosciuto alla data della fattura. Un generatore di fatture gratuito può predisporre il tipo di documento e i totali che scegli; non determina le tempistiche di legge.
Quando emettere una ricevuta?
Rilascia una ricevuta quando la legge, la richiesta del cliente o la tua procedura di registrazione lo prevede. Per una vendita fatturata, una ricevuta separata o una fattura quietanzata possono attestare un pagamento andato a buon fine. Non contrassegnare l'intera fattura come pagata solo perché un bonifico è stato avviato o un acconto è stato ricevuto.
La ricevuta deve indicare chiaramente chi ha ricevuto quale importo, in quale data, con quale metodo e a fronte di quale vendita o fattura. Per i pagamenti rateali, indica l'importo ricevuto e il saldo residuo. I documenti necessari per un rimborso, una garanzia, una richiesta di rimborso spese o una detrazione fiscale variano, pertanto una semplice ricevuta di pagamento potrebbe non essere sufficiente da sola.
Che cosa deve contenere ciascun documento?
La fattura si concentra su ciò che viene addebitato, mentre la ricevuta si concentra su ciò che è stato pagato. I campi giuridici e fiscali esatti variano. Una fattura operativa identifica le parti, il riferimento della fattura, le date di emissione e di cessione o prestazione, le voci di dettaglio, la valuta, il regime fiscale, il totale e le condizioni. Una ricevuta operativa identifica l'emittente, la data di pagamento, l'importo ricevuto, la valuta, il metodo o un riferimento sicuro, l'oggetto del pagamento e l'eventuale saldo residuo.
Utilizza la numerazione, i dati dell'acquirente, il dettaglio delle imposte e la formulazione prescritta richiesti per il documento effettivo. Collega la ricevuta alla fattura quando questa esiste, ma non inventare un riferimento di fattura per una transazione al punto vendita che non ne aveva uno.
- Fattura - ciò che viene addebitato
- Identificativo, date, parti, importi dettagliati per voce, regime fiscale, totale dovuto, condizioni e istruzioni di pagamento, come richiesto.
- Ricevuta - ciò che è stato pagato
- Data di pagamento, importo ricevuto, valuta, metodo o riferimento sicuro, oggetto del pagamento ed eventuale saldo.
- Dati comuni
- Entrambi devono identificare chiaramente il venditore e la transazione; i dati dell'acquirente dipendono dal contesto e dalle norme applicabili.
- Il collegamento tra i due documenti
- Quando esiste una fattura, riporta il suo identificativo sulla ricevuta affinché l'operazione e il pagamento possano essere riconciliati.
Come interagiscono fattura e ricevuta?
In un flusso di vendita a credito, la fattura registra l'importo addebitato, i pagamenti riducono il saldo in sospeso e una ricevuta o lo stato di pagamento conferma ciascun importo ricevuto. Collega la registrazione del pagamento all'identificativo della fattura e non dichiarare l'avvenuto saldo integrale finché il saldo e le eventuali rettifiche autorizzate non risultano riconciliati.
Il riconoscimento contabile può seguire il principio di competenza, il principio di cassa o norme fiscali speciali, pertanto la data della fattura e la data del pagamento non hanno lo stesso effetto per ogni attività. Conserva la fattura emessa, le rettifiche e le prove di pagamento come registrazioni separate ma collegate.
Domande su fattura e ricevuta
La fattura è la stessa cosa della ricevuta?
No. La fattura registra ciò che viene addebitato e spesso richiede il pagamento. La ricevuta attesta un importo ricevuto. La fattura può essere emessa prima, durante o dopo la cessione o prestazione, mentre la ricevuta segue il pagamento specifico che documenta. Un unico documento può combinare entrambe le funzioni laddove le norme applicabili lo consentano.
Viene prima la fattura o la ricevuta?
In una normale vendita a credito, la fattura viene generalmente emessa per prima e la ricevuta segue il pagamento. I pagamenti anticipati, le transazioni al punto vendita e le norme sul momento impositivo possono modificare tale sequenza o combinare le funzioni in un unico documento quietanzato.
Una ricevuta può essere utilizzata come fattura?
Una ricevuta di pagamento non fattura un importo non ancora corrisposto. Una ricevuta fiscale combinata o una fattura pagata possono registrare sia la vendita sia il pagamento, purché contengano le informazioni richieste. Se resta un importo dovuto, utilizzare la fattura o altro documento di fatturazione previsto per la transazione in questione.
È necessario emettere sia una fattura sia una ricevuta?
Non sempre. Per una vendita a credito si può utilizzare una fattura insieme a una prova di pagamento o a una ricevuta, mentre per una vendita al dettaglio può essere sufficiente una ricevuta idonea. Attenersi alle norme applicabili in materia di clientela, fiscalità e tutela del consumatore, conservando documentazione sufficiente a collegare la fornitura al pagamento.
È possibile detrarre l'IVA o altre imposte con una ricevuta?
La detrazione dell'imposta a monte richiede generalmente una documentazione valida e un acquisto ammissibile. Potrebbe essere richiesta una fattura completa, mentre in alcuni regimi è accettata una fattura semplificata o una ricevuta idonea per determinate operazioni. Una generica ricevuta di pagamento non è automaticamente sufficiente.
Qual è la differenza tra una fattura pagata e una ricevuta?
Una fattura pagata è la fattura con lo stato di pagamento registrato; la ricevuta è un documento separato che attesta l'avvenuto pagamento. Entrambe possono supportare la tracciabilità del pagamento se accurate, ma nessuna delle due prevale sulle risultanze bancarie, sulle circostanze di pagamento parziale o sull'obbligo di ricevuta previsto dalla normativa di una specifica giurisdizione.