Qué es una factura de diseño gráfico
Una factura de diseño gráfico es una solicitud de pago de un diseñador o estudio. Identifica el proyecto o trabajo, el entregable o hito facturable, la cantidad y la tarifa o el precio fijo, los gastos aprobados, los pagos anteriores, los impuestos confirmados y el saldo actual.
Una tarifa por proyecto cobra un monto acordado por un alcance o hito definido. Una factura por hora o con tarifa diaria muestra el tiempo registrado y la tarifa acordada. Un abono periódico identifica el período y el alcance cubiertos. Usá el modelo del acuerdo y registrá por separado el trabajo aprobado que quede fuera de ese alcance.
Los derechos de uso, la titularidad, la entrega de archivos fuente, los límites de revisión y las licencias de recursos de terceros deben definirse en el contrato o la licencia. La factura puede remitir a esas condiciones y cobrar una tarifa acordada, pero no debe intentar crearlas ni modificarlas después de entregar el trabajo.
Qué incluir en una factura de diseño
Usá el identificador de factura y los datos de las partes, fechas, impuestos y pago que exija la operación. En un trabajo de diseño, los siguientes datos pueden ayudar al cliente a relacionar el cargo con el trabajo y las condiciones escritas sobre derechos o entrega:
- Referencia del proyecto o encargo
- El nombre del proyecto, el encargo o un número de orden de compra, para que el cliente pueda vincular la factura con el trabajo que aprobó.
- Descripción del trabajo
- Una línea por cada entregable, como diseño de logo, manual de marca, o recursos web, con las horas y la tarifa o la tarifa fija acordada.
- Anticipo y saldo
- Cualquier anticipo ya pagado, mostrado como un crédito, y el saldo restante ahora adeudado, para que las cifras sean inequívocas.
- Revisiones
- La cantidad de rondas de revisiones incluidas, y una línea separada para cualquier ronda extra cobrada más allá de eso.
- Costos de stock y licencias
- Tipografías, fotos de stock, iconos u otros recursos licenciados comprados para el proyecto, listados por separado de tu tarifa de diseño.
- Derechos de uso y totales
- Una nota breve sobre qué derechos se transfieren con el pago y qué cubre la entrega de archivos fuente, más el subtotal, cualquier impuesto, y el total adeudado.
Anticipos y rondas de revisiones
Un acuerdo de diseño puede exigir un anticipo, pagos por etapas o el pago después de un momento de cobro determinado. No existe un porcentaje ni una regla de reembolso universal. Indicá por escrito el monto, el momento, las condiciones de reembolso o cancelación y cualquier límite de la normativa de consumo antes de cobrarlo. En una factura posterior, mostrá el pago anterior como abono o concilialo claramente con el saldo actual.
Definí en el presupuesto o contrato las rondas de revisión u horas incluidas. Cuando el cliente apruebe trabajo adicional, cobralo en una línea aparte con la cantidad y tarifa acordadas o con el monto fijo pactado. La factura debe reflejar el cambio aprobado, no introducir por primera vez un límite o una tarifa de revisión.
Derechos de uso, licencias y archivos fuente
Una factura de diseño puede hacer referencia a quién puede usar el trabajo y de qué manera, pero los derechos deben definirse en el contrato o la licencia. Decidí de antemano si se transfiere la propiedad o se concede una licencia, cuándo entra en vigor el cambio y qué medios, territorio y duración se aplican. Las reglas predeterminadas sobre derechos de autor y cesión varían según la jurisdicción, por lo que el pago no produce el mismo resultado en todas partes.
Indicá por separado las licencias de recursos de stock, como tipografías, fotografías o iconos, cuando se trasladen al cliente. Comprobá si la licencia puede transferirse o si el cliente debe adquirir la suya. Indicá también si se incluyen los archivos fuente y en qué formatos se entregarán. La factura debe coincidir con las condiciones firmadas sobre derechos y entrega, no intentar reemplazarlas.
Impuestos, condiciones de pago y presentación
El tratamiento del IVA, GST o impuesto a las ventas depende de tu inscripción fiscal, el lugar de prestación, el cliente y los derechos o servicios prestados. El diseño B2B transfronterizo puede aplicar la inversión del sujeto pasivo, pero no sucede de forma automática. Comprobá la alícuota, los números fiscales y las menciones que exige la factura para ese trabajo.
Usá las condiciones de pago acordadas con el cliente e indicá una fecha de vencimiento concreta. Incluí en la factura los datos de pago que realmente aceptás y enviala en cuanto llegue el momento de cobro acordado. Un PDF conserva el diseño previsto, pero no reemplaza el contrato, la concesión de derechos ni el registro de entrega.
Preguntas sobre facturas de diseño gráfico
¿Qué debe incluir una factura de diseño gráfico?
Los campos útiles incluyen el identificador de la factura, los datos del proveedor y del cliente, las fechas de emisión y vencimiento, la referencia del proyecto, el trabajo entregado o el hito, la base de cobro, las revisiones y los costos de recursos aprobados, los pagos anteriores, los impuestos confirmados, el total pendiente y las instrucciones de pago. Remití al acuerdo independiente sobre derechos o entrega cuando corresponda y agregá cualquier dato exigido localmente.
¿Debería cobrar por proyecto o por hora?
Usá el modelo acordado para el trabajo. Una tarifa por proyecto cobra un alcance o hito definido. La facturación por hora o jornada muestra el tiempo registrado y la tarifa. Un abono periódico identifica el período y el alcance cubiertos. Registrá por separado los trabajos aprobados que queden fuera del alcance original.
¿Cuánto anticipo debería pedir un diseñador?
Un acuerdo de diseño puede utilizar un anticipo porcentual o pagos por etapas, pero no existe un porcentaje universal. Dejá por escrito el monto, la fecha de vencimiento, las condiciones de reembolso o cancelación y cualquier límite de la normativa de consumo. Mostrá el anticipo pagado como abono en la factura posterior por el saldo.
¿Cómo facturo revisiones extra?
Definí las revisiones u horas incluidas antes de empezar el trabajo. Si el cliente aprueba trabajo adicional, mostralo en una línea aparte con la cantidad y tarifa acordadas o con el monto fijo pactado. No introduzcas por primera vez una tarifa de revisión en la factura.
¿Quién es dueño de los archivos fuente y los derechos de diseño?
Definí en un contrato escrito la titularidad, el alcance de la licencia, el momento de aplicación y la entrega de los archivos fuente. La factura puede remitir a esas condiciones y detallar cualquier cargo independiente por licencia o entrega. Las reglas predeterminadas sobre derechos de autor y los requisitos formales para cederlos varían, así que no des por hecho que el pago por sí solo transfiere todos los derechos.