Was auf eine Nachhilferechnung gehört
Geben Sie den Leistungserbringer, den Rechnungsempfänger, gegebenenfalls den Schüler, den Leistungszeitraum sowie alle für den Vorgang erforderlichen Rechnungsangaben an. Führen Sie bei stunden- bzw. sitzungsbasierter Abrechnung jede Unterrichtseinheit mit Datum, Fach bzw. Programm und Dauer auf. Beschränken Sie Schüler- und Bildungsangaben auf das, was der Zahler und die Rechnungsverarbeitung zwingend erfordern.
Weisen Sie den vereinbarten Stundensatz, Festsatz je Sitzung, Paketpreis oder wiederkehrenden Betrag aus. Genehmigte Lehrmaterialien, Prüfungs-, Plattform- oder Anfahrtskosten sind separat aufzuführen, sofern sie nicht im Grundpreis enthalten sind. Werden mehrere Schüler auf einer Rechnung abgerechnet, gliedern Sie die Rechnungspositionen übersichtlich, ohne unnötige personenbezogene Daten offenzulegen.
- Angaben zu Nachhilfelehrer und Schüler
- Ihr Name bzw. Unternehmensname und Kontaktdaten sowie der Name des Schülers und Name und Anschrift der Eltern bzw. des Rechnungsempfängers, damit die Rechnung an die tatsächlich zahlende Person gerichtet ist.
- Fach, Klassenstufe und Termine
- Das Fach und das Niveau (zum Beispiel Mathematik auf GCSE-Niveau oder Chemie auf A-Level-Niveau) sowie das Datum jeder Unterrichtseinheit, damit die Eltern die berechneten Beträge den tatsächlich erteilten Stunden zuordnen können.
- Dauer der Unterrichtseinheit und Satz
- Die Dauer jeder Unterrichtsstunde und Ihr Stundensatz oder eine feste Pauschale je Einheit, transparent ausgewiesen, damit die Beträge auf der Rechnung leicht nachvollziehbar sind.
- Materialien und Lehrmittel
- Gedruckte Arbeitshefte, frühere Prüfungsunterlagen, Prüfungsgebühren oder Online-Plattformkosten, getrennt von der Unterrichtsgebühr zum vereinbarten Preis ausgewiesen.
- Fahrtkosten oder standortabhängige Zuschläge
- Fahrtkosten für Nachhilfeunterricht im Haus des Schülers oder Preisunterschiede zwischen Online- und Präsenzunterricht, jeweils als eigene Position ausgewiesen.
- Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen
- Der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum, die akzeptierten Zahlungsmethoden sowie bereits geleistete Anzahlungen oder im Voraus bezahlte Stundenkontingente, damit der Restbetrag eindeutig feststeht.
Abrechnungsmethoden im Nachhilfeunterricht: stundenweise, pro Einheit oder als Stundenpaket
Bei der stundenweisen Abrechnung werden die erteilte Unterrichtszeit und der vereinbarte Stundensatz ausgewiesen. Bei einer Abrechnung pro Einheit wird ein Festbetrag für eine Unterrichtsstunde mit definierter Dauer aufgeführt. Ein im Voraus bezahltes Stundenpaket oder wiederkehrende Vereinbarungen richten sich nach der schriftlich vereinbarten Anzahl der Unterrichtsstunden, dem Nutzungszeitraum, dem Abrechnungszeitpunkt sowie den geltenden Erstattungs-, Verfalls- und Stornobedingungen. Weisen Sie ein verbleibendes Stundenguthaben nur dann aus, wenn Ihre Unterlagen dies lückenlos belegen können.
Eine Stornierungs- oder Ausfallgebühr sollte nur dann berechnet werden, wenn sie Teil einer vorab vereinbarten Regelung ist und den geltenden verbraucherschutzrechtlichen Bestimmungen entspricht. Führen Sie die stornierte Stunde und die Gebühr auf, ohne sie als tatsächlich erteilten Unterricht darzustellen. Stellen Sie Materialien, Fahrtkosten, Lernstandsanalysen, Plattformgebühren oder Rabatte zu den mit der zahlenden Person vereinbarten Preisen und Konditionen in Rechnung.
Steuerliche Hinweise und Aufbewahrungspflichten für Lehrkräfte
Die Besteuerung von Nachhilfeleistungen hängt von der maßgeblichen Rechtsordnung, Ihrer steuerlichen Registrierung, der Einstufung als Anbieter, dem Unterrichtsfach, der unterrichteten Person sowie der Art der Leistungserbringung ab. Eine Steuerbefreiung für Bildungsleistungen kann auf bestimmte Anbieter oder Unterrichtsangebote beschränkt sein; gehen Sie daher nicht automatisch davon aus, dass jeder Privatunterricht steuerfrei ist. Prüfen Sie sorgfältig, ob eine steuerliche Registrierung erforderlich ist, ob Steuer zu berechnen ist oder ob ein entsprechender Befreiungshinweis auf der Rechnung stehen muss. Die Erklärung von Einkünften und die Registrierung für indirekte Steuern sind voneinander getrennte Pflichten.
Führen Sie ein Unterrichtsprotokoll mit dem Datum jeder Unterrichtseinheit und bewahren Sie Belege für Unterrichtsmaterialien auf. Wenn Sie über eine Vermittlungsagentur oder Online-Plattform arbeiten, klären Sie ab, ob Sie der Plattform, der lernenden Person oder keiner von beiden eine Rechnung stellen und ob die Plattform Dokumente in Ihrem Namen ausstellt.
Zahlungsbedingungen und Zahlungserhalt
Halten Sie sich an den vereinbarten Abrechnungszeitpunkt und den Zahlungsplan. Geben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum und die akzeptierten Zahlungsmethoden an. Regelungen zu Vorauszahlungen, Verfallfristen, automatischen Verlängerungen, Erstattungen und Stornierungen müssen der getroffenen Vereinbarung sowie den geltenden Verbraucherschutzvorschriften entsprechen.
Führen Sie die einzelnen Unterrichtstermine oder den Abrechnungszeitraum auf, um die Forderung nachvollziehbar zu belegen. Bewahren Sie Anwesenheitslisten, Bestätigungen, Materialbelege, Zahlungsnachweise und Korrekturbelege für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf. Weisen Sie ein Restguthaben aus Stundenpaketen nur aus, wenn es mit Ihren Aufzeichnungen exakt übereinstimmt.
Häufige Fragen zur Nachhilferechnung
Was gehört auf eine Nachhilferechnung?
Zu den wichtigen Angaben gehören Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, vollständige Angaben zu Ihnen und zur zahlenden Person, gegebenenfalls der Name der Schülerin oder des Schülers, Fach oder Förderprogramm, Unterrichtstermine und Dauer, Abrechnungsgrundlage, vereinbarte Zusatzkosten, geprüfte Steuerangaben, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweg. Ergänzen Sie die für den Vorgang erforderlichen Schul-, Plattform-, Steuer- und Routingangaben.
Sollte Nachhilfe stundenweise oder pro Unterrichtseinheit abgerechnet werden?
Verwenden Sie die im Vertrag vereinbarte Grundlage. Bei der stundenweisen Abrechnung werden die Unterrichtszeit und der Stundensatz ausgewiesen. Bei der Abrechnung pro Einheit wird ein Pauschalbetrag für eine Unterrichtsstunde mit festgelegter Länge aufgeführt. Bei einem im Voraus bezahlten Paket oder regelmäßigen Unterricht werden Stundenzahl, Zeitraum und Abrechnungszeitpunkt genannt. Stellen Sie den aktuellen Rechnungsbetrag sowie ein belegbares Restguthaben stets übersichtlich dar.
Darf eine abgesagte oder versäumte Nachhilfestunde in Rechnung gestellt werden?
Nur dann, wenn die zahlende Person einer eindeutigen Regelung im Voraus zugestimmt hat und das geltende Verbraucherrecht dies zulässt. Weisen Sie vor der Buchung ausdrücklich auf Stornierungsfristen und Ausfallgebühren hin. Fällt eine solche Gebühr an, weisen Sie diese als eigene Position aus und trennen Sie sie klar von tatsächlich erteilten Unterrichtsstunden.
Muss ich auf Nachhilfeleistungen Umsatzsteuer oder Sales Tax berechnen?
Das hängt von der maßgeblichen Rechtsordnung, Ihrem Anmeldestatus, Ihrer Einstufung als Bildungsanbieter, dem Fach, der Schülerschaft und der Durchführungsform ab. Steuerbefreiungen im Bildungsbereich sind oft eng gefasst. Prüfen Sie genau, ob Sie sich steuerlich registrieren, Steuer ausweisen oder einen Befreiungsvermerk angeben müssen, anstatt pauschal von einer Steuerbefreiung auszugehen.
Wie rechne ich Materialien wie Arbeitshefte oder Übungsklausuren ab?
Führen Sie Materialien als separate Rechnungsposition zum vereinbarten Preis auf - getrennt vom Unterrichtshonorar - und heben Sie den Kaufbeleg auf. Das gilt für gedruckte Arbeitshefte, frühere Prüfungsaufgaben, Schulbücher oder Auslagen für Lernplattformen. Durch die klare Trennung von Unterrichtshonorar und Materialkosten bleibt die Rechnung für Eltern transparent und leicht nachvollziehbar.