Wann Sie eine Rechnung senden
Senden Sie eine Rechnung, sobald die Arbeit oder ein Meilenstein abgeschlossen ist, oder nach dem mit dem Kunden vereinbarten Zeitplan. Je früher die Rechnung eintrifft, desto früher beginnt die Zahlungsfrist, also lassen Sie sie nicht tagelang liegen. Bei einmaligen Projekten stellen Sie bei Lieferung oder beim Erreichen eines vereinbarten Meilensteins Rechnung. Bei laufender Arbeit wählen Sie einen Rhythmus und halten ihn ein: einen festen Tag jeden Monat oder nach einer bestimmten Stundenzahl.
Ist ein Projekt groß, vereinbaren Sie vorab eine Anzahlung oder Teilzahlungen, damit Sie nicht den gesamten Auftrag selbst vorfinanzieren. Ein gängiges Muster ist ein Prozentsatz bei Vertragsschluss, ein Prozentsatz zur Halbzeit und der Rest bei Fertigstellung. Bestätigen Sie Betrag, Umfang und Fälligkeitsdatum stets vor Beginn, dann dokumentiert die Rechnung lediglich, was bereits vereinbart wurde.
Wie Sie Rechnungen fortlaufend nummerieren
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Das ist in den meisten Ländern nicht optional: Steuerbehörden erwarten eine lückenlose Folge ohne Lücken oder Doppelungen, denn Lücken deuten auf eine versteckte oder gelöschte Rechnung hin. Das einfachste Schema ist eine schlichte laufende Nummer, die sich jedes Mal um eins erhöht. Viele Freelancer setzen das Jahr oder ein Kundenkürzel davor, zum Beispiel 2026-001, 2026-002 und so weiter.
Wählen Sie ein Schema und halten Sie es das ganze Steuerjahr über konsistent. Setzen Sie den Zähler nicht mitten im Jahr zurück, überspringen Sie keine Nummern und verwenden Sie keine Nummer einer stornierten Rechnung erneut. Wenn Sie eine Rechnung stornieren, lassen Sie ihre Nummer ausgemustert und stellen eine Gutschrift aus, statt sie zu löschen. Ein Generator, der die nächste Nummer automatisch vergibt, beseitigt das größte Risiko: versehentliche Lücken und Doppelungen durch manuelle Nummerierung.
Was auf eine Freelancer-Rechnung gehört
Eine gültige Rechnung muss erkennen lassen, wer wem wofür und in welcher Höhe in Rechnung stellt. Der genaue Wortlaut unterscheidet sich von Land zu Land, aber die Kernangaben unten werden nahezu überall erwartet. Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, ergänzen Sie die USt-spezifischen Punkte aus dem nächsten Abschnitt.
- Das Wort "Rechnung"
- Beschriften Sie das Dokument klar, damit es nicht mit einem Angebot, Kostenvoranschlag oder einer Proformarechnung verwechselt wird.
- Rechnungsnummer und Datum
- Eine eindeutige fortlaufende Nummer und das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
- Ihre Angaben
- Ihr Geschäfts- oder rechtlicher Name, Ihre Anschrift und jede zutreffende Geschäfts- oder Steuernummer.
- Kundendaten
- Name (oder Firmenname) und Anschrift des Kunden sowie dessen USt-IdNr., wo das Reverse-Charge-Verfahren gilt.
- Beschreibung der Arbeit
- Eine Zeile für jede Leistung oder jedes Ergebnis, mit Menge oder Stunden, dem Einzelsatz und der Zeilensumme.
- Beträge
- Die Zwischensumme, etwaige Steuer, etwaiger Rabatt und der zu zahlende Gesamtbetrag in der vereinbarten Währung.
- Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
- Wann die Zahlung fällig ist (zum Beispiel netto 14 oder netto 30) und wie zu zahlen ist, samt Bank- oder Überweisungsdaten.
- Eine Referenz, falls der Kunde eine benötigt
- Eine Bestell- oder Projektreferenz, mit der der Kunde die Rechnung zur Freigabe weiterleiten kann.
USt und Steuer als Freelancer handhaben
Ob Sie Steuer erheben, hängt davon ab, ob Sie registriert sind. Wenn Sie nicht für USt oder Sales Tax registriert sind, stellen Sie Ihr Honorar einfach ohne Steuerzeile in Rechnung, und Ihr Rechnungsgesamtbetrag ist der Betrag, den der Kunde zahlt. Viele Freelancer arbeiten unterhalb einer nationalen Registrierungsschwelle und erheben überhaupt nie USt. Sie sind dennoch verpflichtet, dieses Einkommen als Gewinn in Ihrer eigenen Steuererklärung anzugeben, also bewahren Sie jede Rechnung auf.
Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, müssen Sie Ihre USt-IdNr., den Nettobetrag, den USt-Satz und den USt-Betrag sowie den Bruttogesamtbetrag ausweisen. Bei grenzüberschreitender Business-to-Business-Arbeit innerhalb der EU gilt meist das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen ohne USt in Rechnung, weisen die USt-IdNr. beider Parteien aus und fügen einen Hinweis „Reverse Charge“ hinzu, sodass der Kunde die Steuer in seinem eigenen Land abführt. Prüfen Sie die USt-IdNr. des Kunden, bevor Sie den Nullsatz anwenden, und denken Sie daran, dass die Einkommensteuer auf Ihren Gewinn getrennt von jeder USt ist, die Sie einnehmen und weiterleiten.
Zahlungsbedingungen festlegen
Zahlungsbedingungen sagen dem Kunden genau, wann das Geld fällig ist. Geben Sie sie auf jeder Rechnung und in Ihrem Vertrag an. Die häufigsten Bedingungen sind netto 14 und netto 30, was bedeutet, dass die Zahlung 14 oder 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist. Kürzere Fristen lassen Sie schneller bezahlen; manche Freelancer nutzen sofort fällig für kleine Aufträge oder neue Kunden.
Buchstabieren Sie auch die praktischen Einzelheiten aus: die Währung, die akzeptierten Zahlungsweisen und jede Verzugsgebühr oder Verzugszinsen, die Sie anwenden, falls das Fälligkeitsdatum verstreicht. Viele Rechtsordnungen gewähren ein gesetzliches Recht, auf überfällige Geschäftsrechnungen Zinsen zu erheben, daher ist eine klare Klausel sowohl fair als auch durchsetzbar. Die Bedingungen im Voraus festzulegen verhindert das unangenehme Gespräch später und gibt Ihnen festen Boden, von dem aus Sie mahnen können.
Verzug mahnen und Unterlagen aufbewahren
Wenn eine Rechnung überfällig wird, haken Sie zeitnah und professionell nach. Eine kurze, höfliche Erinnerung am Tag nach dem Fälligkeitsdatum löst die meisten Fälle: Viele verspätete Zahlungen sind schlichte Versehen. Wird das ignoriert, eskalieren Sie in Stufen: eine bestimmtere Erinnerung, ein Telefonanruf, dann eine förmliche Mahnung unter Verweis auf Ihre Verzugsbedingungen und etwaige fällige Zinsen. Halten Sie den Ton geschäftlich; Sie wollen bezahlt werden und den Kunden behalten.
Bewahren Sie eine Kopie jeder Rechnung auf, die Sie ausstellen und erhalten, samt Nachweis darüber, was geliefert wurde und wann die Zahlung eintraf. Aufbewahrungsfristen werden national festgelegt und liegen üblicherweise zwischen 5 und 10 Jahren. Gute Unterlagen machen Ihre Steuererklärung mühelos, stützen Sie in jedem Streitfall und lassen Sie auf einen Blick sehen, welche Rechnungen noch offen sind.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein eingetragenes Unternehmen sein, um eine Rechnung zu senden?
Nein. In den meisten Ländern kann ein Einzelunternehmer oder Freelancer Rechnungen unter seinem eigenen Namen ausstellen, ohne ein Unternehmen zu gründen. Sie müssen das Einkommen in Ihrer Steuererklärung angeben, und je nach Land und Umsatz benötigen Sie womöglich eine Steuer- oder Geschäftsnummer auf der Rechnung.
Wie nummeriere ich meine Rechnungen?
Verwenden Sie eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die sich mit jeder Rechnung um eins erhöht, ohne Lücken oder Doppelungen. Eine einfache laufende Nummer funktioniert, und viele Freelancer setzen das Jahr davor, etwa 2026-001. Halten Sie die Folge konsistent und verwenden oder löschen Sie nie eine Nummer; stornieren Sie stattdessen mit einer Gutschrift.
Muss ich als Freelancer USt erheben?
Nur wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind. Viele Freelancer bleiben unter der Registrierungsschwelle ihres Landes und stellen ohne USt-Zeile in Rechnung. Wenn Sie registriert sind, weisen Sie Ihre USt-IdNr., den Satz und den USt-Betrag aus und wenden für grenzüberschreitende B2B-Arbeit innerhalb der EU das Reverse-Charge-Verfahren an. Die Einkommensteuer auf Ihren Gewinn ist von der USt getrennt.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich festlegen?
Netto 14 oder netto 30 sind am häufigsten, was bedeutet, dass die Zahlung 14 oder 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist. Kürzere Fristen oder sofort fällig lassen Sie schneller bezahlen, besonders bei neuen Kunden. Geben Sie die Frist, die Währung, die Zahlungsweise und etwaige Verzugszinsen auf jeder Rechnung klar an.
Was kann ich tun, wenn ein Kunde verspätet zahlt?
Senden Sie am Tag nach dem Fälligkeitsdatum eine höfliche Erinnerung, eskalieren Sie dann mit einer bestimmteren Erinnerung, einem Anruf und einer förmlichen Mahnung unter Verweis auf Ihre Verzugsbedingungen. Viele Rechtsordnungen erlauben Ihnen, auf überfällige Geschäftsrechnungen Zinsen zu erheben, also verweisen Sie auf diese Klausel, falls Sie eine in Ihre Bedingungen aufgenommen haben.
Wie lange sollte ich meine Rechnungen aufbewahren?
Aufbewahrungsfristen werden von jedem Land festgelegt und liegen üblicherweise zwischen 5 und 10 Jahren. Bewahren Sie sowohl die Rechnungen, die Sie ausstellen, als auch die, die Sie erhalten, samt Liefer- und Zahlungsnachweis auf, damit Ihre Unterlagen Ihre Steuererklärung und jeden Streitfall stützen.