Wann Sie eine Rechnung senden sollten
Stellen Sie die Rechnung zu dem Zeitpunkt aus, der sich aus dem Vertrag, den Steuervorschriften und etwaigen Beschaffungsprozessen des Kunden ergibt. Bei einem einmaligen Auftrag kann dies die Lieferung oder Abnahme sein, bei einem Projekt mit Meilensteinen die Freigabe der jeweiligen Phase und bei laufenden Leistungen ein fester monatlicher Termin. Ein zeitnaher Versand ist hilfreich, doch die gesetzliche oder vertragliche Zahlungsfrist beginnt nicht immer am Versandtag. Maßgeblich können stattdessen der Zugang, die Lieferung oder die Abnahme sein.
Bei einem umfangreichen Projekt sollten Sie eine Anzahlung oder Ratenzahlungen erwägen, die vor Arbeitsbeginn vereinbart werden. Halten Sie Betrag, Leistungsumfang, auslösendes Ereignis und Fälligkeit schriftlich fest. Wenn eine Vorauszahlung in Ihrem Rechtsraum den Steuerzeitpunkt verändert oder eine Steuerrechnung erfordert, befolgen Sie diese Vorschrift, anstatt die Anzahlung formlos zu behandeln.
So nummerieren Sie Rechnungen fortlaufend
Vergeben Sie für jede Rechnung eine eindeutige Referenz. Manche Systeme, darunter die EU-Umsatzsteuervorschriften, verlangen eine fortlaufende Nummer auf Grundlage einer oder mehrerer Nummernserien. In anderen Rechtsräumen werden Rechnungskennungen anders geregelt. Eine einfache fortlaufende Zählung lässt sich leicht prüfen. Auch ein Präfix für das Jahr oder den Kunden kann geeignet sein, sofern jede Serie eindeutig bleibt und die örtlichen Vorschriften dies zulassen.
Dokumentieren Sie Stornierungen und Korrekturen, anstatt eine bereits vergebene Nummer stillschweigend zu löschen oder erneut zu verwenden. Eine Lücke ist kein Beweis für verschwiegene Einnahmen, erschwert ohne Erklärung jedoch die Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Gäste bei FreeBillGen geben ihre Rechnungsnummer selbst an. In einem angemeldeten Arbeitsbereich kann anhand gespeicherter Rechnungen die nächste Nummer vorgeschlagen und das Speichern identischer vollständiger Rechnungsnummern verhindert werden. Sie müssen jedoch stornierte Rechnungen und andernorts erstellte Rechnungen selbst abgleichen.
Was auf die Rechnung eines Freelancers gehört
Eine aussagekräftige Rechnung nennt Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, die erbrachten Leistungen, die Beträge und die Zahlungsbedingungen. Die gesetzlich erforderlichen Angaben hängen vom Anbieter, Kunden, Geschäftsvorgang und Rechtsraum ab. Betrachten Sie die folgende Liste daher als praktische Grundlage und nicht als universell gültige Vorlage. Ein kostenloser Rechnungsgenerator ordnet die üblichen Felder übersichtlich an. Ergänzen Sie dennoch alle örtlich vorgeschriebenen Angaben.
- Das Wort "Rechnung"
- Kennzeichnen Sie das Dokument eindeutig, damit es nicht mit einem Angebot, Kostenvoranschlag oder einer Pro-forma-Rechnung verwechselt wird.
- Rechnungskennung und Datum
- Eine eindeutige Nummer oder Referenz unter Verwendung der örtlich vorgeschriebenen Nummernfolge oder Serie sowie das Ausstellungsdatum.
- Ihre Angaben
- Ihr Geschäftsname oder rechtlicher Name, Ihre Anschrift sowie alle einschlägigen Unternehmens- oder Steuerregistrierungsnummern.
- Kundendaten
- Name oder Firmenname und Anschrift des Kunden sowie dessen Umsatzsteuer-ID, wenn das Reverse-Charge-Verfahren gilt.
- Leistungsbeschreibung
- Eine Position für jede Dienstleistung oder Lieferung mit Menge oder Stunden, Einheitspreis und Positionssumme.
- Beträge
- Zwischensumme, etwaige Steuern und Rabatte sowie der fällige Gesamtbetrag in der vereinbarten Währung.
- Zahlungsbedingungen und Fälligkeit
- Wann die Zahlung fällig ist, beispielsweise netto 14 oder netto 30, und wie sie erfolgen soll, einschließlich Bank- oder Überweisungsdaten.
- Eine Referenz, falls der Kunde sie benötigt
- Eine Bestellnummer oder Projektreferenz, anhand derer der Kunde die Rechnung dem richtigen Genehmigungsprozess zuordnen kann.
Müssen Freelancer Umsatzsteuer berechnen?
Die steuerliche Behandlung hängt nicht allein von der Registrierung ab. Wenn Sie rechtmäßig außerhalb des regulären Umsatzsteuer- oder GST-Systems tätig sind, weisen Sie keinen Teil des Preises als diese Steuer aus. Wenn Sie registriert sind, wenden Sie die für die jeweilige Leistung geltende Behandlung an: einen positiven Steuersatz, einen Nullsatz, eine Steuerbefreiung oder das Reverse-Charge-Verfahren. Umsatzsteuersysteme können unterschiedliche Vorschriften zur Registrierung, Bestimmung des Besteuerungsorts und Rechnungsstellung vorsehen.
Bei vielen Dienstleistungen, die ein Unternehmen in der EU für ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat erbringt, schuldet der Kunde die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren. Für bestimmte Dienstleistungen gelten besondere Vorschriften zum Leistungsort. Prüfen Sie daher den Status des Kunden und die Art der Leistung, bevor Sie die Umsatzsteuer weglassen. Verwenden Sie die Rechnungsformulierung und Kennungen, die nach den einschlägigen Vorschriften erforderlich sind. Die Einkommensteuer auf den Unternehmensgewinn ist von der Transaktionssteuer getrennt zu betrachten.
Zahlungsbedingungen festlegen
Zahlungsbedingungen legen fest, wann der Betrag fällig ist. Vereinbaren Sie diese im Vertrag oder im angenommenen Angebot und geben Sie die genaue kalendarische Zahlungsfrist auf der Rechnung erneut an. Wenn Sie Kurzformen wie netto 14 oder netto 30 verwenden, nennen Sie das Ereignis, mit dem die Frist beginnt. Sofort nach Erhalt fällig bedeutet, dass Sie kein Zahlungsziel einräumen. Ein konkretes Datum ist jedoch eindeutiger.
| Bedingung | Einfache Bedeutung | Möglicher Einsatz |
|---|---|---|
| Sofort nach Erhalt fällig | Kein vereinbartes Zahlungsziel | Kleine Aufträge oder vorab vereinbarte sofortige Abrechnung |
| Netto 14 | Der Gesamtbetrag ist 14 Tage nach dem angegebenen Startdatum fällig | Kurzes vereinbartes Zahlungsziel |
| Netto 30 | Der Gesamtbetrag ist 30 Tage nach dem angegebenen Startdatum fällig | Kunden mit einem 30-tägigen Prozess |
Geben Sie außerdem Währung, Zahlungsmethode und Verwendungszweck an. Vertragliche oder gesetzliche Rechte bei Zahlungsverzug unterscheiden sich je nach Rechtsraum und Art des Geschäftsvorgangs. Eine schriftliche Klausel hilft beim Nachweis der Vereinbarung, macht eine rechtswidrige Gebühr jedoch nicht durchsetzbar.
Überfällige Zahlungen anmahnen und Unterlagen aufbewahren
Wenn eine Rechnung überfällig wird, prüfen Sie zunächst, ob sie den richtigen Ansprechpartner in der Rechnungsabteilung erreicht hat und alle erforderlichen Bestellreferenzen enthält. Senden Sie eine sachliche Zahlungserinnerung mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. Leiten Sie anschließend die nach Vertrag und örtlichem Recht zulässigen weiteren Schritte ein und dokumentieren Sie jeden Kontakt sowie jede Berechnung.
Bewahren Sie ausgestellte und empfangene Rechnungen, die zugrunde liegende Vereinbarung, Leistungsnachweise, Korrekturen und Zahlungsunterlagen so lange auf, wie es die jeweils geltenden Steuer- und Gesellschaftsgesetze verlangen. Aufbewahrungsfristen und das Ereignis, ab dem sie laufen, unterscheiden sich. Orientieren Sie sich daher am aktuellen Fristenplan der zuständigen Behörde und nicht an einer pauschalen Faustregel.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein registriertes Unternehmen haben, um eine Rechnung zu senden?
Die Gründung einer Gesellschaft ist nicht immer erforderlich. Die Vorschriften zur Gewerbeanmeldung, zu Genehmigungen, Steuern und Rechnungen unterscheiden sich jedoch. Einzelunternehmer können unter ihrem persönlichen Namen oder einem registrierten Geschäftsnamen Rechnungen stellen und dennoch verpflichtet sein, bestimmte Kennungen, Meldungen und Einkommensnachweise zu führen. Prüfen Sie die Vorschriften am Geschäftssitz.
Wie nummeriere ich meine Rechnungen?
Verwenden Sie eine eindeutige Referenz und beachten Sie alle örtlichen Vorschriften zu fortlaufenden Nummernserien. Eine fortlaufende Nummer wie 2026-001 lässt sich leicht prüfen. Bewahren Sie stornierte oder korrigierte Unterlagen auf, anstatt eine bereits vergebene Nummer stillschweigend erneut zu verwenden, und nutzen Sie das in Ihrem Rechtsraum vorgeschriebene Korrekturdokument.
Muss ich als Freelancer Umsatzsteuer berechnen?
Die Registrierung ist nur ein Teil der Antwort. Wenden Sie die Vorschriften für den Ort und die Art der Leistung an, einschließlich etwaiger Steuerbefreiungen, Nullsätze oder des Reverse-Charge-Verfahrens. Für viele grenzüberschreitende B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren, es bestehen jedoch wichtige Ausnahmen. Die Einkommensteuer auf den Gewinn ist von der Umsatzsteuer getrennt.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich festlegen?
Wählen Sie Bedingungen, die der Kunde akzeptiert und die Ihr Cashflow erlaubt. Wenn Sie netto 14 oder netto 30 verwenden, nennen Sie das auslösende Ereignis und geben Sie das kalendarische Fälligkeitsdatum an. Legen Sie Währung, Zahlungsmethode und jede rechtmäßige Verzugsregelung vor Arbeitsbeginn fest.
Was kann ich tun, wenn ein Kunde verspätet zahlt?
Bestätigen Sie zunächst den Rechnungseingang und klären Sie etwaige berechtigte Einwände. Senden Sie anschließend eine sachliche Zahlungserinnerung und leiten Sie die im Vertrag und nach den örtlichen Verfahren vorgesehenen weiteren Schritte ein. Bei entsprechenden Forderungen können sich Zinsen oder Beitreibungskosten aus einer vereinbarten Klausel oder einem Gesetz ergeben. Prüfen Sie Schuldnertyp, Zinssatz, Mitteilungspflichten und Durchsetzungsvorschriften, bevor Sie einen Aufschlag berechnen.
Wie lange sollte ich meine Rechnungen aufbewahren?
Richten Sie sich nach den aktuellen Aufbewahrungsvorschriften für jede einschlägige Steuerart, Rechtsform und Rechtsordnung. Bewahren Sie ausgestellte und empfangene Rechnungen, Korrekturen, die Vereinbarung, Leistungsnachweise und Zahlungsunterlagen während des vorgeschriebenen Zeitraums in lesbarer Form auf.