Was eine Reinigungsrechnung ist
Eine Reinigungsrechnung ist eine Zahlungsaufforderung für einen abgeschlossenen Einsatz, mehrere Einsätze oder einen anderen im Dienstleistungsvertrag festgelegten Abrechnungsanlass. Geben Sie die Leistungsadresse, das Datum oder den Zeitraum, die ausgeführten Arbeiten und die Abrechnungsgrundlage an, damit der Zahlungspflichtige die Forderung der Buchung oder dem Vertrag zuordnen kann.
Eine Gebühr pro Einsatz ist ein Festbetrag für eine genau definierte Leistung. Eine stundenbasierte Rechnung weist die aufgewendete Zeit multipliziert mit dem vereinbarten Stundensatz aus. Eine flächenbasierte Rechnung nennt die gemessene Fläche, die Einheit und den Preis. Bei einem wiederkehrenden Vertrag kann stattdessen ein Festbetrag für einen bestimmten Zeitraum und Leistungsumfang gelten. Verwenden Sie ausschließlich das vom Kunden akzeptierte Abrechnungsmodell.
Welche Angaben auf eine Reinigungsrechnung gehören
Nehmen Sie ausreichend genaue Angaben auf, um den Anbieter, den Kunden, die Leistung, die Forderung und die Zahlungsbedingungen eindeutig zuzuordnen. Welche steuerlichen und geschäftlichen Pflichtangaben erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Rechtsordnung ab. Ein Kunde kann außerdem eine Referenz auf einen Arbeitsauftrag, ein Objekt oder eine Bestellung verlangen.
- Rechnungsnummer und Datumsangaben
- Eine Dokumentbezeichnung und eine Kennung gemäß den geltenden Nummerierungsvorschriften sowie das Ausstellungsdatum, das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum und das Fälligkeitsdatum.
- Ihre Angaben und die Kundendaten
- Name, Anschrift, Kontaktdaten und gegebenenfalls Steuernummer Ihres Reinigungsunternehmens sowie der Name des Kunden und die E-Mail-Adresse der Buchhaltung, an die die Rechnung gesendet werden soll.
- Leistungsadresse
- Die Anschrift des gereinigten Objekts, die bei verwalteten oder gewerblichen Immobilien von der Rechnungsadresse abweichen kann.
- Beschreibung der Reinigungsleistung
- Eine eigene Position für jede Leistung, beispielsweise Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Fenster- oder Teppichreinigung, einschließlich der abgedeckten Flächen oder Räume sowie der Menge und des Preises oder der Pauschale.
- Verbrauchsmaterialien und Anfahrt
- Berechenbare Materialien wie Verbrauchsmittel oder gemietete Geräte sowie etwaige Anfahrtsgebühren, Mindestentgelte oder Zuschläge für Leistungen außerhalb der üblichen Arbeitszeiten, jeweils als eigene Position.
- Steuern, Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen
- Etwaige Umsatzsteuer, GST oder Verkaufssteuer als eigene Position mit dem jeweiligen Steuersatz, der fällige Gesamtbetrag in der vereinbarten Währung sowie Angaben dazu, wann und wie zu zahlen ist.
Pro Einsatz, nach Stunden oder pro Quadratmeter
Bei einer Gebühr pro Einsatz geben Sie die Leistung und das Einsatzdatum an. Bei stundenbasierten Arbeiten weisen Sie die abrechenbare Zeit und den vereinbarten Stundensatz aus. Bei flächenbasierten Arbeiten nennen Sie die gemessene Fläche, die Einheit in Quadratmetern oder Quadratfuß und den Preis. Wenn der Vertrag ein Mindestentgelt oder eine Abrechnungseinheit vorsieht, legen Sie diese offen und wenden Sie sie wie vereinbart an.
Die Rechnung muss dem akzeptierten Angebot oder Vertrag entsprechen. Hat sich der Leistungsumfang geändert, führen Sie die genehmigte Zusatzleistung separat auf, anstatt die ursprüngliche Position ohne Erläuterung zu ändern.
Wiederkehrende Verträge, Grundreinigungen und Verbrauchsmaterialien
Geben Sie bei einem wiederkehrenden Vertrag den Leistungszeitraum und den Leistungsumfang an, beispielsweise "Büroreinigung, Juni 2026", und richten Sie sich nach dem vertraglich vereinbarten Abrechnungsplan. Bei einer einmaligen Reinigung nennen Sie das Leistungsdatum und die enthaltenen Bereiche oder Aufgaben. Werden mehrere Einsätze auf einer Rechnung zusammengefasst, führen Sie deren Daten auf oder fügen Sie den vom Kunden verlangten Nachweis bei.
Vereinbaren Sie, ob Verbrauchsmaterialien, Spezialprodukte, Verbrauchsmittel und gemietete Geräte im Leistungspreis enthalten sind oder separat berechnet werden. Führen Sie separat berechenbare Kosten als eigene Positionen auf und bewahren Sie die entsprechenden Nachweise auf, sofern dies vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Kennzeichnung von Chemikalien sowie die Pflichten bezüglich Mitarbeiterinformation, Lagerung und Sicherheit sind von der Rechnung unabhängig und richten sich nach dem Arbeitsplatz und der jeweiligen Rechtsordnung.
Zahlungsbedingungen und Rechnungsübermittlung
Verwenden Sie den mit dem Kunden vereinbarten Abrechnungszyklus und das vereinbarte Zahlungsziel. Geben Sie ein konkretes kalendarisches Fälligkeitsdatum, die akzeptierte Zahlungsmethode sowie alle vom Zahlungspflichtigen verlangten Referenzen auf ein Objekt, einen Arbeitsauftrag oder eine Bestellung an. Senden Sie die Rechnung nach dem betreffenden Einsatz oder Abrechnungszeitraum über den vereinbarten Kanal.
Ein PDF bewahrt das vorgesehene Layout, ist jedoch nicht manipulationssicher und ersetzt weder ein vorgeschriebenes Portal noch eine strukturierte elektronische Rechnung. Berechnen Sie Verzugszinsen nur, wenn diese durch die Vereinbarung und das geltende Recht gedeckt sind. Bewahren Sie die ausgestellte Rechnung sowie die zugehörigen Einsatz-, Genehmigungs- und Korrekturunterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum auf.
Häufig gestellte Fragen
Welche Angaben sollte eine Reinigungsrechnung enthalten?
Zu den nützlichen Angaben gehören die Rechnungskennung, die Daten des Anbieters und des Kunden, die Leistungsadresse, das Einsatzdatum oder der Leistungszeitraum, die Leistungsbeschreibung, die Menge und der Preis oder die Pauschale, separat berechnete Verbrauchsmaterialien oder Gebühren, die bestätigte Steuer, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethode. Ergänzen Sie alle Angaben, die für die Transaktion, den Kunden und die jeweilige Rechtsordnung erforderlich sind.
Wie stelle ich einen regelmäßigen wöchentlichen oder monatlichen Reinigungsvertrag in Rechnung?
Richten Sie sich nach dem im Vertrag festgelegten Abrechnungszyklus und geben Sie die Leistung und den Zeitraum an, beispielsweise "Büroreinigung, Juni 2026". Führen Sie die Einsatzdaten auf, wenn der Kunde dies verlangt, beachten Sie die geltenden Nummerierungsvorschriften und nennen Sie das kalendarische Fälligkeitsdatum sowie die Kundenkontoreferenz.
Sollte ich pro Einsatz, nach Stunden oder pro Quadratmeter abrechnen?
Verwenden Sie die im akzeptierten Angebot oder Vertrag festgelegte Methode. Eine Gebühr pro Einsatz deckt eine definierte Leistung ab, bei der Stundenabrechnung werden Zeit und Stundensatz ausgewiesen und bei der flächenbasierten Abrechnung die Maßeinheit, die Fläche und der Preis. Halten Sie Mindestentgelte, Abrechnungseinheiten oder Änderungen des Leistungsumfangs fest, bevor Sie diese anwenden.
Wie führe ich Verbrauchsmaterialien und Verbrauchsmittel auf der Rechnung auf?
Legen Sie im Voraus fest, ob Verbrauchsmaterialien in Ihrem Preis enthalten sind oder zusätzlich berechnet werden. Führen Sie alle berechenbaren Materialien wie Verbrauchsmittel, Spezialprodukte oder gemietete Geräte als eigene Position getrennt von der Arbeitsleistung auf, damit der Kunde erkennen kann, welcher Betrag Ihr Entgelt und welcher ein weiterberechneter Aufwand ist. Vermerken Sie Belege oder fügen Sie diese bei, wenn sie laut Vereinbarung erforderlich sind.
Berechnen Reinigungsunternehmen Steuern auf ihren Rechnungen?
Das hängt vom Anbieter, vom Kunden, vom Standort, von der Registrierung und von den gelieferten Dienstleistungen oder Waren ab. Registrierungsschwellen allein beantworten nicht jede Frage zur Rechnungsstellung oder Besteuerung. Klären Sie vor der Einrichtung der Steuerposition, welche steuerliche Behandlung, welcher Steuersatz, welche Kennungen und welche Formulierungen für die Transaktion vorgeschrieben sind.