Která pole má faktura obsahovat?
Univerzální kontrolní seznam pro všechny faktury neexistuje. Požadovaná pole a formát se mohou lišit podle země dodavatele, daňové registrace, zákazníka, druhu plnění i jeho načasování. Začněte běžnými obchodními údaji níže a poté ověřte pravidla konkrétní transakce. Nabídka, faktura a potvrzení o platbě také slouží různým účelům:
| Doklad | Obvyklý okamžik | Účel |
|---|---|---|
| Nabídka nebo odhad | Před objednávkou či prací | Navrhuje rozsah a cenu. Právní účinek závisí na podmínkách a přijetí. |
| Faktura | V požadovaném fakturačním okamžiku | Zaznamenává plnění a žádá o platbu nebo ji dokládá. |
| Potvrzení o platbě | Po platbě | Potvrzuje přijetí platby. |
- Označení dokladu
- Jasně jej označte jako fakturu, aby nemohl být zaměněn za nabídku, objednávku nebo účtenku.
- Údaje dodavatele
- Právní nebo obchodní název, požadovaná adresa a kontaktní údaje spolu s příslušnými registračními identifikátory.
- Údaje odběratele
- Požadované jméno či název a adresa fakturované osoby nebo subjektu.
- Identifikátor faktury
- Jedinečný identifikátor. Některé daňové systémy vyžadují navazující číslo z jedné nebo více řad.
- Příslušná data
- Obvykle datum vystavení, datum plnění nebo daňového okamžiku a dohodnuté či uvedené datum splatnosti.
- Údaje o plnění
- Podle potřeby jasný popis, množství nebo rozsah, jednotková cena a částka řádku.
- Součty a daň
- Měna, čistá částka, slevy, daňový režim a konečná částka podle příslušných pravidel.
- Platební podmínky
- Datum splatnosti a přijímaná metoda. Bankovní údaje nebo platební URL přidejte jen tehdy, jsou-li vhodné.
Krok 1: Doplňte své údaje
Jednoznačně určete právního dodavatele. Použijte zapsaný název firmy nebo osobní a obchodní jméno požadované pro vaši právní formu spolu s příslušnou adresou a kontaktními údaji. Logo je volitelné a právní identitu nenahrazuje.
IČO, DIČ, číslo GST nebo jiný registrační identifikátor uvádějte jen tehdy, když to vyžaduje zákon nebo konkrétní transakce. Nezveřejňujte osobní daňový identifikátor jen proto, že pro něj šablona obsahuje pole. Ověřte, který identifikátor zákazník potřebuje a zda je vhodné jej uvést na dokumentu, který může uložit nebo předat dál.
Krok 2: Doplňte klienta
Použijte jméno a fakturační adresu fyzické nebo právnické osoby, která zboží nebo služby zakoupila. Potvrďte fakturační kontakt a jakoukoli objednávku, referenční číslo kupujícího nebo číslo smlouvy, které zákazník požaduje. U některých vnitrostátních nebo přeshraničních daňových postupů je daňový identifikátor zákazníka povinný; v ostatních případech je zbytečný. Ověřte jej tam, kde platná pravidla vyžadují ověření.
Krok 3: Přidejte jedinečné číslo a data
Dejte faktuře jedinečný identifikátor. Daňová pravidla v mnoha jurisdikcích vyžadují pořadové číslo založené na jedné nebo více sériích, ale plošné pravidlo bez mezer neplatí všude. Řada jako 2026-001, 2026-002 se snadno kontroluje. Nikdy znovu nepoužívejte číslo; podle potřeby zachovejte auditní stopu zrušených nebo opravených dokladů.
V případě potřeby přidejte datum vystavení a datum dodání nebo uskutečnění zdanitelného plnění. Uveďte datum splatnosti podle smlouvy a místních platebních pravidel. Kalendářní datum je samo o sobě jasnější než „net 30“.
Krok 4: Rozepište práci
Každý produkt nebo službu uveďte s popisem, který plnění dostatečně přesně označuje. Přidejte množství nebo rozsah, jednotkovou cenu a částku řádku, pokud se používají. Popis „Úprava domovské stránky, 12 hodin“ se schvaluje snáz než obecné „designérské práce“. Slevy a příplatky zobrazte jasně a zkontrolujte, že součet řádků odpovídá mezisoučtu.
Bezplatný generátor faktur může vypočítat součty řádků a daňovou sazbu, kterou zadáte. Nedokáže rozhodnout, zda je plnění zdanitelné, osvobozené, s nulovou sazbou nebo podléhá přenesení daňové povinnosti. Tento režim ověřte samostatně.
Krok 5: Přidejte daň
Před výpočtem celkové částky určete daňový režim. Samotná registrace neznamená, že se na každé plnění používá základní sazba. Plnění může podléhat základní, snížené nebo nulové sazbě, být osvobozené či mimo působnost daně, podléhat přenesení daňové povinnosti nebo spadat do zvláštního režimu. Povinnost účtovat daň z prodeje může záviset také na místě, nexu, produktu a zákazníkovi.
Uveďte registrační čísla, zdanitelné částky, sazby, částky daně a povinné právní poznámky pro použitý režim. Pro transakce s přenesenou daňovou povinností neexistuje jedna obecně platná sada polí ani jedno univerzální označení nulové daně. Pokud nejste registrováni, daň neúčtujte ani se nevydávejte za registrovanou osobu. Ověřte však, zda fakturu přesto neovlivňuje jiná vykazovací povinnost nebo pravidlo, podle kterého daň přiznává kupující.
Krok 6: Uveďte součet a platební podmínky
Konečnou částku zobrazte výrazně a uveďte měnu. Zkontrolujte, zda mezisoučet, slevy, daň a zaokrouhlení odpovídají částkám na jednotlivých řádcích. Uveďte smluvní datum splatnosti a přijímaný způsob platby. Bankovní údaje nebo platební odkaz přidejte až po ověření, že patří dodavateli a lze je bezpečně sdílet.
Úrok z prodlení nebo náklady na vymáhání uvádějte jen tehdy, pokud je dovoluje smlouva i platné právo. Fakturou nelze po uzavření smlouvy zavést novou sankci. Platební pokyny pište stručně a v souladu s příslušnou smlouvou.
Krok 7: Odešlete a sledujte
Odešlete fakturu prostřednictvím kanálu a ve formátu, který zákazník a jurisdikce akceptují. PDF je běžné, ale nenahrazuje požadovanou strukturovanou elektronickou fakturu nebo podání daňového úřadu. Potvrďte příjemce, zejména před odhalením bankovních údajů nebo osobních údajů.
Zaznamenejte, kdy byla faktura odeslána, doručena, splatná, zaplacena, zrušena nebo opravena. Uchovávejte fakturu a podpůrné záznamy v požadované původní podobě po příslušné období. Pokud je platba pozdě, postupujte podle smlouvy a místních pravidel pro připomenutí, úroky a vymáhání pohledávek.
Často kladené otázky
Co musí být na faktuře?
Univerzální minimum neexistuje. Běžná pole určují dodavatele a odběratele, fakturu, příslušná data, zboží či služby, částky, měnu a platební podmínky. Daňová faktura může navíc vyžadovat registrační čísla, navazující číslo, datum plnění, zdanitelné částky, sazby, částky daně a konkrétní poznámky. Ověřte pravidla pro danou transakci.
Jak číslovat faktury?
Použijte jedinečný identifikátor, který se nikdy neopakuje. Mnoho daňových systémů vyžaduje pořadové číslo z jedné nebo více řad, například 2026-001 a 2026-002. Nepředpokládejte, že každá jurisdikce uplatňuje stejné pravidlo bez mezer. U stornovaných, zrušených a opravených faktur zachovejte požadovanou auditní stopu.
Musím na faktuře účtovat daň?
Registrace je jen jednou částí rozhodnutí. O tom, zda je plnění zdanitelné a která sazba či poznámka se použije, rozhoduje dodavatel, odběratel, místo, produkt nebo služba a případný zvláštní režim. Neúčtujte daň ani neuvádějte registrační číslo, které nejste oprávněni používat. Přeshraniční režim a přenesení daňové povinnosti ověřte před vystavením faktury.
Jaké platební podmínky bych měl nastavit?
Použijte podmínky dohodnuté se zákazníkem a dovolené místním právem. Uveďte kalendářní datum splatnosti, přijímanou platební metodu a ověřené platební pokyny. Úrok z prodlení nebo náklady na vymáhání uvádějte jen tehdy, pokud je podporuje dohoda i zákon.
Jaký je rozdíl mezi fakturou a účtenkou?
Faktura zaznamenává vyúčtovanou částku a často žádá o zaplacení. Podle transakce a platných pravidel může být vystavena před platbou, při ní nebo po ní. Účtenka zaznamenává přijatou platbu. Ke stejné transakci mohou vzniknout oba dokumenty, ale jejich pořadí a povinné údaje závisí na okolnostech.
Jak fakturu odeslat?
Použijte příjemce, kanál a formát dohodnutý se zákazníkem a přijatelný v dané jurisdikci. PDF může být vhodné, některé transakce však vyžadují strukturovanou e-fakturu nebo kanál daňového úřadu. Uchovejte původní záznam a při opožděné platbě postupujte podle příslušného procesu upomínek.