Fakturada hansı sahələr olmalıdır?
Universal faktura yoxlama siyahısı yoxdur. Təchizatçının ölkəsi, vergi qeydiyyatı, müştəri, tədarük növü və vaxtı tələb olunan sahələri və formatı dəyişə bilər. Aşağıdakı ümumi biznes məlumatları ilə başlayın, sonra isə əməliyyat qaydalarını yoxlayın. Qiymət təklifləri, fakturalar və qəbzlər də fərqli məqsədlərə xidmət edir:
| Sənəd | Adi vaxt | Məqsəd |
|---|---|---|
| Qiymət təklifi və ya smeta | Sifarişdən və ya işdən əvvəl | Əhatə dairəsini və qiyməti təklif edir; onun hüquqi qüvvəsi şərtlərdən və qəbuldan asılıdır |
| Faktura | Tələb olunan hesablama nöqtəsində | Tədarükü qeydə alır və ödənişi tələb edir və ya sənədləşdirir |
| Qəbz | Ödənişdən sonra | Ödənişin qəbul edildiyini təsdiqləyir |
- Sənəd etiketi
- Onun qiymət təklifi, sifariş və ya qəbzlə qarışdırılmaması üçün aydın şəkildə faktura kimi müəyyənləşdirin.
- Təchizatçı məlumatları
- Hüquqi və ya kommersiya adı, tələb olunan ünvan və əlaqə məlumatları, habelə tətbiq olunan qeydiyyat identifikatorları.
- Müştəri məlumatları
- Hesab göndərilən şəxs və ya qurum üçün tələb olunan ad və ünvan.
- Faktura identifikatoru
- Unikal istinad; bəzi vergi sistemləri bir və ya bir neçə seriyadan ardıcıl nömrə tələb edir.
- Müvafiq tarixlər
- Adətən buraxılış tarixi, təchizat tarixi və ya vergi öhdəliyinin yarandığı tarix və razılaşdırılmış və ya qeyd olunmuş son ödəniş tarixi.
- Tədarük məlumatları
- Aydın təsvir, miqdar və ya həcm, vahid qiymət və müvafiq olduqda sətir məbləği.
- Yekunlar və vergi
- Valyuta, xalis məbləğ, endirimlər, vergi tətbiqi və yekun məbləğ - qaydaların tələb etdiyi kimi.
- Ödəniş şərtləri
- Son ödəniş tarixi və qəbul edilmiş üsul; bank rekvizitləri və ya ödəniş URL-i yalnız uyğun olduqda göstərilir.
Addım 1: Öz məlumatlarınızı əlavə edin
Hüquqi təchizatçını müəyyən edin. Qeydiyyatdan keçmiş biznes adından və ya biznes strukturunuz üçün tələb olunan şəxsi və ticarət adlarından müvafiq ünvan və əlaqə məlumatları ilə birlikdə istifadə edin. Loqo istəyə bağlıdır və hüquqi şəxsiyyəti əvəz etmir.
Şirkət, ƏDV, GST və ya digər qeydiyyat nömrəsini yalnız qanun və ya əməliyyat tələb etdikdə göstərin. Şablonda müvafiq sahə olduğu üçün şəxsi vergi identifikatorunu dərc etməyin. Müştərinin hansı identifikatora ehtiyacı olduğunu və onu müştərinin saxlayacağı və ya ötürəcəyi sənəddə yerləşdirməyin uyğun olub-olmadığını yoxlayın.
Addım 2: Müştərini əlavə edin
Malları və ya xidmətləri satın alan şəxsin və ya hüquqi şəxsin adından və faktura ünvanından istifadə edin. Faktura üzrə əlaqə şəxsini və müştərinin tələb etdiyi hər hansı satınalma sifarişini, alıcı istinadını və ya müqavilə nömrəsini təsdiq edin. Bəzi daxili və ya transsərhəd vergi tətbiqləri üçün müştərinin vergi identifikatoru məcburidir; digər hallarda isə lazım deyil. Tətbiq olunan qaydalar doğrulama tələb etdikdə onu doğrulayın.
Addım 3: Unikal nömrə və tarixlər verin
Fakturaya unikal identifikator verin. Bir çox yurisdiksiyada vergi qaydaları bir və ya bir neçə seriyaya əsaslanan ardıcıl nömrə tələb edir, lakin boşluqsuz nömrələmə qaydası hər yerdə tətbiq olunmur. 2026-001, 2026-002 kimi bir sxem uzlaşdırmanı asanlaşdırır. Heç vaxt bir nömrədən təkrar istifadə etməyin; ləğv edilmiş, etibarsız sayılmış və ya düzəldilmiş sənədlər üçün tələb olunduğu kimi audit izini saxlayın.
Buraxılış tarixini və tələb olunduqda təchizat tarixini və ya vergi öhdəliyinin yarandığı tarixi əlavə edin. Müqaviləyə və yerli ödəniş qaydalarına uyğun son ödəniş tarixini göstərin. Təqvim tarixi təkbaşına “Net 30” ifadəsindən daha aydındır.
Addım 4: İşləri maddələr üzrə göstərin
Təchiz edilən hər bir məhsul və ya xidməti onu aydın müəyyən edən təsvirlə göstərin. Müvafiq olduqda miqdarı və ya həcmini, vahid qiyməti və sətir məbləğini əlavə edin. “Ana səhifənin yenidən dizaynı - 12 saat” ifadəsini təsdiqləmək “dizayn işi” ifadəsini təsdiqləməkdən daha asandır. Endirimləri və əlavələri aydın göstərin, sonra sətirləri ara yekunla uzlaşdırın.
Pulsuz faktura generatoru daxil etdiyiniz dərəcədən istifadə edərək sətir cəmlərini və vergi məbləğlərini hesablaya bilər. O, təchizatın vergiyə cəlb edilib-edilmədiyini, vergidən azad olub-olmadığını, sıfır dərəcəli olub-olmadığını və ya vergi öhdəliyinin alıcıya keçib-keçmədiyini müəyyən edə bilməz, ona görə də bu vergi tətbiqini ayrıca yoxlayın.
Addım 5: Vergini əlavə edin
Yekun məbləği hesablamazdan əvvəl vergi tətbiqini müəyyən edin. Yalnız qeydiyyat hər bir təchizatın standart dərəcə ilə vergiləndirildiyi demək deyil. Nəticə standart dərəcəli, güzəştli, sıfır dərəcəli, vergidən azad, əhatə dairəsindən kənar, vergi öhdəliyinin alıcıya keçdiyi və ya xüsusi sxemə daxil ola bilər. Satış vergisi öhdəlikləri həmçinin məkandan, vergi öhdəliyi yaradan əlaqədən, məhsuldan və müştəridən asılı ola bilər.
Tətbiq olunan vergi rejimi üçün qeydiyyat nömrələrini, vergiyə cəlb olunan məbləğləri, dərəcələri, vergi məbləğlərini və tələb olunan hüquqi qeydləri göstərin. Vergi öhdəliyinin alıcıya keçdiyi əməliyyat bir universal sahələr dəstindən və ya bir ümumi sıfır vergi etiketindən istifadə etmir. Qeydiyyatdan keçməmisinizsə, vergi tutmayın və özünüzü qeydiyyatdan keçmiş kimi təqdim etməyin, lakin başqa bir hesabat və ya alıcı tərəfindən uçot qaydasının fakturaya hələ də təsir edib-etmədiyini yoxlayın.
Addım 6: Yekun məbləği və ödəniş şərtlərini göstərin
Yekun məbləği nəzərəçarpan şəkildə göstərin və valyutanı qeyd edin. Aralıq cəmi, endirimləri, vergini və yuvarlaqlaşdırmanı sətir məbləğləri ilə yenidən yoxlayın. Müqavilə üzrə son ödəniş tarixini və qəbul edilmiş ödəniş üsulunu göstərin. Bank rekvizitlərini və ya ödəniş URL-ni yalnız onların təchizatçıya aid olduğunu və paylaşılmasının təhlükəsiz olduğunu yoxladıqdan sonra daxil edin.
Gecikmə faizini və ya borcun tələb edilməsi xərclərini yalnız müqavilə və tətbiq olunan qanunvericilik icazə verdikdə qeyd edin. Faktura razılaşma əldə edildikdən sonra yeni cərimə müəyyən edə bilməz. Ödənişlə bağlı ifadələri qısa və əsas müqaviləyə uyğun saxlayın.
Addım 7: Göndərin və izləyin
Fakturanı müştərinin və yurisdiksiyanın qəbul etdiyi kanal və formatda göndərin. PDF geniş yayılmışdır, lakin o, tələb olunan struktur e-fakturanı və ya vergi orqanına təqdimatı əvəz etmir. Xüsusilə bank məlumatlarını və ya şəxsi məlumatları açıqlamadan əvvəl alıcını təsdiqləyin.
Fakturanın nə vaxt göndərildiyini, çatdırıldığını, ödəniş müddətinin bitdiyini, ödənildiyini, ləğv edildiyini və ya düzəldildiyini qeyd edin. Fakturanı və dəstəkləyici sənədləri tələb olunan orijinal formada müvafiq müddət ərzində saxlayın. Ödəniş gecikərsə, müqavilə və yerli xatırlatma, faiz və borcun bərpası qaydalarına əməl edin.
Tez-tez verilən suallar
Fakturada mütləq nə olmalıdır?
Universal minimum yoxdur. Ümumi sahələr təchizatçını və müştərini, fakturanı, müvafiq tarixləri, malları və ya xidmətləri, məbləğləri, valyutanı və ödəniş şərtlərini müəyyən edir. Vergi fakturalarında həmçinin qeydiyyat nömrələri, ardıcıl nömrə, təchizat tarixi, vergiyə cəlb olunan məbləğlər, dərəcələr, vergi məbləğləri və xüsusi qeydlər tələb oluna bilər. Əməliyyat üçün qüvvədə olan qaydaları yoxlayın.
Fakturaları necə nömrələməliyəm?
Heç vaxt təkrar olunmayan unikal identifikatordan istifadə edin. Bir çox vergi sistemləri bir və ya bir neçə seriyadan ardıcıl nömrə tələb edir, məsələn, 2026-001 və 2026-002. Hər yurisdiksiyada eyni boşluqsuzluq qaydasının olduğunu güman etməyin. Etibarsız sayılmış, ləğv edilmiş və düzəldilmiş fakturalar üçün tələb olunan audit izini saxlayın.
Fakturama vergi əlavə etməliyəmmi?
Qeydiyyat qərarın yalnız bir hissəsidir. Təchizatçı, müştəri, yer, məhsul və ya xidmət və istənilən xüsusi rejim təchizatın vergiyə cəlb olub-olmadığını və hansı dərəcənin və ya qeydin tətbiq olunduğunu müəyyən edir. Tutmağa hüququnuz olmayan vergini tutmayın və istifadə hüququnuz olmayan qeydiyyat nömrəsini göstərməyin. Fakturanı verməzdən əvvəl sərhədlərarası əməliyyatlara və vergi öhdəliyinin alıcıya keçməsinə tətbiq olunan rejimi təsdiqləyin.
Hansı ödəniş şərtlərini müəyyən etməliyəm?
Müştəri ilə razılaşdırılmış və yerli qanunvericiliyin icazə verdiyi şərtlərdən istifadə edin. Təqvim üzrə son ödəniş tarixini, qəbul edilən üsulu və təsdiqlənmiş ödəniş rekvizitlərini göstərin. Gecikmə faizini və ya bərpa xərclərini yalnız müqavilə və qanun bunu dəstəklədikdə daxil edin.
Faktura ilə qəbz arasındakı fərq nədir?
Faktura hesablanmış məbləği qeyd edir və adətən ödəniş tələb edir. Əməliyyatdan və tətbiq olunan qaydalardan asılı olaraq, ödənişdən əvvəl, ödəniş zamanı və ya sonra verilə bilər. Qəbz qəbul edilmiş vəsaiti qeyd edir. Eyni əməliyyat hər iki sənədi yarada bilər, lakin onların ardıcıllığı və tələb olunan məzmunu şəraitdən asılıdır.
Fakturanı necə göndərim?
Müştəri ilə razılaşdırılmış və yurisdiksiyanın qəbul etdiyi alıcı, kanal və formatdan istifadə edin. PDF uyğun ola bilər, lakin bəzi əməliyyatlar struktur e-faktura və ya vergi orqanı kanalı tələb edir. Orijinal qeydi saxlayın və ödəniş gecikərsə müvafiq xatırlatma prosesinə əməl edin.