Cosa inserire in una fattura per autoriparazioni
Una fattura di riparazione utile permette al cliente di confrontare l'addebito finale con i lavori che ha autorizzato. Identifica l'officina e il cliente, richiama il preventivo o l'ordine di lavoro, descrivi ogni intervento completato e ogni ricambio fornito e mostra il prezzo finale. Registra come e quando sono stati approvati i lavori aggiuntivi, se le norme locali lo richiedono.
I dati del veicolo comprendono spesso anno, marca, modello, numero di immatricolazione o targa, VIN e lettura del contachilometri, ma l'insieme dei dati obbligatori non è universale. La California, per esempio, richiede la lettura del contachilometri sull'ordine di lavoro e informazioni dettagliate su ricambi e autorizzazioni nella fattura finale. L'Ontario stabilisce campi specifici per la fattura scritta. Verifica le norme del luogo in cui opera l'officina invece di copiare per intero uno dei due esempi.
- Dati dell'officina e del cliente
- I dati identificativi dell'officina e del cliente richiesti a livello locale, oltre al numero di licenza, registrazione o identificazione fiscale solo dove applicabile.
- Identificazione del veicolo
- Anno, marca, modello, VIN, targa o numero di immatricolazione e lettura del contachilometri richiesti dall'ordine di lavoro, dal cliente o dalle norme locali.
- Voci di manodopera
- Ogni intervento completato e il relativo prezzo, calcolato in base al tempo effettivo, a un importo forfettario concordato o a un tempario pubblicato, secondo il caso.
- Voci dei ricambi
- Ogni ricambio fornito con quantità e prezzo, oltre all'indicazione nuovo, usato, rigenerato, ricondizionato, originale o non originale quando le norme applicabili la richiedono.
- Materiali di consumo e altri costi di officina
- Tempo di diagnosi, materiali specifici, smaltimento o uscita solo se consentiti, autorizzati e comunicati nel modo richiesto. Evita una voce generica se le norme locali la vietano.
- Totali, imposte e condizioni
- I subtotali richiesti per ricambi e manodopera, l'imposta verificata, il totale dovuto e le condizioni di pagamento concordate, oltre a informazioni sulla garanzia coerenti con la copertura scritta.
Come fatturano le officine: a ore, a forfait o secondo tempario
Un'officina può calcolare la manodopera in base al tempo effettivo e a una tariffa concordata, a un importo forfettario preventivato oppure usando un tempario. Anche un prezzo fisso di listino può essere adatto a un servizio ben definito. Prima di iniziare i lavori, il preventivo e l'autorizzazione del cliente dovrebbero indicare con chiarezza il metodo scelto; la fattura finale dovrebbe seguire il metodo consentito dalle norme locali.
Elenca i ricambi e gli altri addebiti autorizzati con il livello di dettaglio richiesto a livello locale. Non dare per scontato che una percentuale generica per materiali di consumo, un costo di smaltimento, uno sconto della diagnosi o un supplemento per l'uscita siano consentiti ovunque. La California, per esempio, vieta una voce generica per i materiali di consumo e richiede invece di dettagliare i materiali usati sul veicolo. Spiega ogni costo di diagnosi o ispezione nel preventivo e nella fattura e applica uno sconto solo se faceva parte dell'accordo.
Pagamento e consegna dei documenti
Prima di iniziare i lavori, concorda quando scade il pagamento e quali metodi accetta l'officina. Alcuni lavori per consumatori vengono pagati al ritiro del veicolo; i lavori per flotte, assicurazioni, garanzie o operatori del settore possono seguire condizioni di conto o una procedura di approvazione di terzi. La fattura dovrebbe identificare il veicolo e i lavori autorizzati con sufficiente chiarezza da consentire a chi paga di abbinarla al preventivo, all'ordine di lavoro o alla pratica.
Prima di richiedere il pagamento, controlla manodopera, ricambi, costi, imposte, garanzia e saldo del cliente. Non aggiungere interessi di mora, commissioni sulle carte, costi di custodia o condizioni di recupero crediti, a meno che l'accordo e la legge locale li consentano e siano state fornite le informazioni richieste. Consegna al cliente la fattura prevista e conserva il preventivo, l'ordine di lavoro, le autorizzazioni, la fattura e i documenti collegati per il periodo applicabile.
Domande sulle fatture per autoriparazioni
Cosa dovrebbe contenere una fattura per autoriparazioni?
Non esiste un contenuto minimo universale. I campi comuni identificano l'officina, il cliente, il veicolo, il preventivo o l'ordine di lavoro, le riparazioni autorizzate, i ricambi forniti, gli addebiti finali, le imposte e il totale. Identificativi del veicolo, categorie dei ricambi, numeri di licenza, registri delle autorizzazioni e informazioni sulla garanzia dipendono dalle norme locali. Usa l'elenco ufficiale previsto nel luogo in cui opera l'officina.
Devo fatturare la manodopera a ore o a forfait?
Usa il metodo indicato nel preventivo o nell'accordo e consentito a livello locale. La fatturazione sul tempo effettivo moltiplica il tempo registrato per la tariffa concordata. La fatturazione forfettaria o da tempario usa un importo concordato o un tempo di manodopera assegnato. Un prezzo di listino può coprire un servizio ben definito. Spiega il metodo prima dell'autorizzazione e applicalo con coerenza nella fattura finale.
Come addebito un costo di diagnosi?
Indica nel preventivo o nell'accordo il lavoro di diagnosi e il relativo prezzo, ottieni ogni autorizzazione richiesta e descrivilo con chiarezza in fattura. Se il costo verrà detratto da una riparazione approvata, comunica questa condizione prima della diagnosi. Verifica le norme locali su preventivi dopo lo smontaggio, rimontaggio e informazioni relative alla diagnosi.
Mi serve un preventivo prima di poter fatturare?
Dipende dalla giurisdizione e dalla transazione. In genere, la California richiede un preventivo e la registrazione dell'autorizzazione prima delle riparazioni. L'Ontario richiede un preventivo, salvo che il consumatore rifiuti l'offerta e autorizzi un importo massimo. Non dare per scontato che una delle due procedure o soglie valga altrove; verifica le norme del luogo in cui opera l'officina.
Come indico ricambi e lavori in garanzia?
Descrivi ogni ricambio e il suo prezzo e aggiungi le condizioni o l'indicazione di originalità dove le norme locali lo richiedono. Per una pratica in garanzia o assicurativa, indica solo gli importi supportati dall'approvazione del fornitore e dall'accordo, compreso il saldo a carico del cliente. Ogni garanzia sulla riparazione dovrebbe corrispondere alla copertura scritta, alla durata, al chilometraggio, alle esclusioni e al rimedio.