Cosa includere in una fattura di riparazione auto
Una fattura di riparazione efficace consente al cliente di confrontare l'addebito finale con i lavori autorizzati. Identificare l'attività di riparazione e il cliente, fare riferimento al preventivo o all'ordine di lavoro, descrivere ogni intervento completato e ogni ricambio fornito e indicare il prezzo finale. Registrare come e quando è stato approvato un lavoro aggiuntivo, qualora le normative locali lo richiedano.
I dati del veicolo includono in genere anno, marca, modello, targa o immatricolazione, VIN e lettura del contachilometri, ma l'insieme obbligatorio non è universale. La California, ad esempio, richiede la lettura del contachilometri sull'ordine di lavoro e informazioni dettagliate su ricambi e autorizzazione nella fattura finale. L'Ontario prevede campi specifici per la fattura scritta. Verificare le normative vigenti nel luogo in cui opera l'attività di riparazione anziché copiare integralmente uno dei due esempi.
- Dati dell'officina e del cliente
- Gli identificativi dell'attività di riparazione e del cliente richiesti a livello locale, oltre a licenza, iscrizione a un registro o numero di identificazione fiscale, solo ove applicabile.
- Identificazione del veicolo
- Anno, marca, modello, VIN, targa o immatricolazione e lettura del contachilometri richiesti dall'ordine di lavoro, dal cliente o dalle normative locali.
- Voci di manodopera
- Ogni intervento completato e il relativo prezzo, utilizzando il tempo effettivo, un importo forfettario concordato o un metodo di tempi di manodopera pubblicato, a seconda dei casi.
- Voci dei ricambi
- Ogni ricambio fornito con quantità e prezzo, oltre all'indicazione dello stato (nuovo, usato, ricondizionato, rigenerato, OEM o non OEM) quando le normative applicabili lo richiedono.
- Materiali di consumo e spese dell'officina
- Tempo di diagnosi, materiali specifici, spese di smaltimento o di intervento a domicilio solo se leciti, autorizzati e comunicati nelle modalità prescritte. Evitare una spesa generica se le normative locali la vietano.
- Totali, imposte e condizioni di pagamento
- I subtotali richiesti per ricambi e manodopera, l'imposta confermata, l'importo totale dovuto e le condizioni di pagamento concordate, oltre alle informazioni sulla garanzia corrispondenti alla copertura scritta.
Come fatturano le officine di autoriparazione: a ore, a forfait o a tariffario
Un'officina può tariffare la manodopera in base al tempo effettivo a una tariffa concordata, a un importo forfettario preventivato oppure tramite un tariffario di manodopera. Un prezzo a menu può essere adatto anche a un intervento definito. Il preventivo e l'autorizzazione del cliente devono indicare chiaramente il metodo scelto prima dell'inizio dei lavori, e la fattura finale deve seguire il metodo consentito dalla normativa locale.
Elencare i ricambi e gli altri addebiti autorizzati con il livello di dettaglio richiesto a livello locale. Non dare per scontato che una percentuale generica per materiali di consumo dell'officina, un costo di smaltimento, uno storno della diagnosi o un supplemento per intervento a domicilio siano ammessi ovunque. La California, ad esempio, vieta una voce generica per i materiali di consumo dell'officina e richiede invece che i materiali utilizzati sul veicolo siano elencati singolarmente. Spiegare eventuali costi di diagnosi o ispezione nel preventivo e nella fattura, e applicare uno storno solo se previsto dall'accordo.
Pagamento e consegna della documentazione
Concordare la scadenza del pagamento e i metodi accettati dall'officina prima dell'inizio dei lavori. Alcuni interventi per privati vengono saldati al ritiro del veicolo; i lavori per flotte, assicurazioni, garanzie o clienti commerciali possono seguire condizioni di pagamento a scadenza o un processo di approvazione di terzi. La fattura deve identificare il veicolo e i lavori autorizzati in modo sufficientemente chiaro da consentire al pagatore di riconciliarla con il preventivo, l'ordine di lavoro o il sinistro.
Verificare la manodopera finale, i ricambi, le tariffe, le imposte, la garanzia e il saldo del cliente prima di richiedere il pagamento. Non aggiungere interessi di mora, commissioni su carta, spese di custodia o condizioni di recupero crediti salvo che l'accordo e la normativa locale lo consentano e sia stata fornita l'informativa obbligatoria. Consegnare al cliente la fattura richiesta e conservare il preventivo, l'ordine di lavoro, le autorizzazioni, la fattura e la documentazione correlata per il periodo previsto.
Domande frequenti sulla fattura di autoriparazione
Cosa deve contenere una fattura di autoriparazione?
Non esiste un contenuto minimo universale. I campi più comuni identificano l'officina, il cliente, il veicolo, il preventivo o l'ordine di lavoro, le riparazioni autorizzate, i ricambi forniti, gli addebiti finali, le imposte e il totale. Identificativi del veicolo, categorie dei ricambi, numeri di licenza, registri delle autorizzazioni e informative sulla garanzia dipendono dalla normativa locale. Utilizzare l'elenco ufficiale previsto per la sede dell'officina.
Devo fatturare la manodopera a ore o a tariffa forfettaria?
Utilizzare il metodo indicato nel preventivo o nell'accordo e consentito a livello locale. La fatturazione a tempo effettivo moltiplica il tempo registrato per la tariffa concordata. La fatturazione a forfait o a tariffario utilizza un importo concordato o un tempo di manodopera standard. Un prezzo a menu può coprire un intervento chiaramente definito. Spiegare il metodo prima dell'autorizzazione e applicarlo in modo coerente nella fattura finale.
Come si addebita un costo di diagnosi?
Indica l'intervento diagnostico e il relativo prezzo nel preventivo o nell'accordo, ottieni le eventuali autorizzazioni necessarie e descrivilo chiaramente nella fattura. Se il costo sarà detratto da una riparazione approvata, specifica tale condizione prima della diagnosi. Verifica le norme locali in materia di preventivi di smontaggio, rimontaggio e informativa sulla diagnostica.
È necessario un preventivo prima di poter emettere fattura?
Dipende dalla giurisdizione e dalla transazione. La California richiede generalmente un preventivo e un'autorizzazione documentata prima delle riparazioni. L'Ontario richiede un preventivo a meno che il consumatore non rifiuti l'offerta e autorizzi un importo massimo. Non dare per scontato che la stessa procedura o soglia si applichi altrove; verifica le norme del luogo in cui opera l'officina.
Come si indicano i ricambi e gli interventi in garanzia?
Descrivi ogni ricambio e il relativo prezzo, e indica le condizioni o lo stato OEM ove richiesto dalle norme locali. Per una richiesta in garanzia o un sinistro assicurativo, mostra solo gli importi supportati dall'approvazione e dall'accordo del fornitore, incluso il saldo a carico del cliente. La garanzia sulla riparazione deve corrispondere alla copertura scritta, alla durata, al chilometraggio, alle esclusioni e al rimedio previsti.