Was eine Kfz-Rechnung enthalten sollte
Mit einer aussagekräftigen Reparaturrechnung kann der Kunde den Endbetrag den von ihm genehmigten Arbeiten zuordnen. Geben Sie den Reparaturbetrieb und den Kunden an, verweisen Sie auf den Kostenvoranschlag oder Werkstattauftrag, beschreiben Sie jeden ausgeführten Arbeitsschritt und jedes gelieferte Teil und weisen Sie den Endpreis aus. Dokumentieren Sie, wie und wann zusätzliche Arbeiten genehmigt wurden, sofern die örtlichen Vorschriften dies verlangen.
Zu den üblichen Fahrzeugdaten gehören Baujahr, Hersteller, Modell, Zulassungs- oder Kennzeichendaten, VIN und Kilometerstand. Welche Angaben zwingend erforderlich sind, ist jedoch nicht überall gleich. In Kalifornien muss beispielsweise der Kilometerstand im Werkstattauftrag vermerkt werden, und die Schlussrechnung muss detaillierte Angaben zu Teilen und Genehmigungen enthalten. Ontario schreibt eigene Pflichtangaben für schriftliche Rechnungen vor. Prüfen Sie die Vorschriften am Standort des Reparaturbetriebs, anstatt eines dieser Beispiele vollständig zu übernehmen.
- Werkstatt- und Kundendaten
- Die vor Ort vorgeschriebenen Angaben zum Reparaturbetrieb und Kunden sowie eine Lizenz-, Registrierungs- oder Steuernummer nur, sofern diese erforderlich ist.
- Fahrzeugidentifikation
- Baujahr, Hersteller, Modell, VIN, Kennzeichen oder Zulassungsdaten und Kilometerstand, soweit dies für Ihren Werkstattauftrag, Ihren Kunden oder nach den örtlichen Vorschriften erforderlich ist.
- Arbeitspositionen
- Jeder ausgeführte Arbeitsschritt mit seinem Preis, je nach Vereinbarung auf Grundlage der tatsächlichen Arbeitszeit, eines festen Betrags oder einer veröffentlichten Arbeitszeitvorgabe.
- Teilepositionen
- Jedes gelieferte Teil mit Menge und Preis sowie gegebenenfalls die Angabe, ob es neu, gebraucht, generalüberholt, instand gesetzt, ein OEM-Teil oder ein Nicht-OEM-Teil ist, sofern die geltenden Vorschriften dies verlangen.
- Werkstattmaterial und Gebühren
- Diagnosezeit, konkrete Verbrauchsmaterialien, Entsorgungs- oder mobile Servicegebühren nur, wenn sie rechtlich zulässig, genehmigt und in der vorgeschriebenen Weise offengelegt sind. Vermeiden Sie pauschale Gebühren, wenn die örtlichen Vorschriften diese untersagen.
- Summen, Steuern und Bedingungen
- Die vorgeschriebenen Zwischensummen für Teile und Arbeitsleistungen, die bestätigte Steuer, der fällige Gesamtbetrag und die vereinbarten Zahlungsbedingungen sowie Garantieangaben, die dem schriftlich zugesagten Umfang entsprechen.
So rechnen Kfz-Werkstätten ab: nach Stunden, zum Festpreis oder nach Zeitvorgabe
Eine Werkstatt kann Arbeitsleistungen nach der tatsächlichen Arbeitszeit zu einem vereinbarten Satz, zu einem angebotenen Festpreis oder anhand eines Arbeitszeitkatalogs berechnen. Für eine klar definierte Leistung kann auch ein fester Listenpreis geeignet sein. Im Kostenvoranschlag und in der Kundengenehmigung sollte die gewählte Methode vor Beginn der Arbeiten eindeutig angegeben sein. Die Schlussrechnung sollte der nach den örtlichen Vorschriften zulässigen Methode entsprechen.
Führen Sie Teile und andere genehmigte Kosten so detailliert auf, wie es vor Ort vorgeschrieben ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein pauschaler Prozentsatz für Werkstattmaterial, eine Entsorgungsgebühr, eine Anrechnung der Diagnosekosten oder ein Aufschlag für einen Vor-Ort-Einsatz überall zulässig ist. Kalifornien untersagt beispielsweise eine pauschale Position für Werkstattmaterial. Stattdessen müssen die am Fahrzeug verwendeten Materialien einzeln aufgeführt werden. Erläutern Sie jede Diagnose- oder Prüfgebühr im Kostenvoranschlag und auf der Rechnung und rechnen Sie sie nur dann an, wenn dies vereinbart wurde.
Zahlung und Übergabe der Unterlagen
Vereinbaren Sie vor Beginn der Arbeiten, wann die Zahlung fällig ist und welche Zahlungsmethoden die Werkstatt akzeptiert. Manche Aufträge für Verbraucher werden bei Abholung des Fahrzeugs bezahlt. Für Flotten-, Versicherungs-, Garantie- oder Gewerbeaufträge können Zahlungsziele oder ein Genehmigungsverfahren durch Dritte gelten. Die Rechnung sollte das Fahrzeug und die genehmigten Arbeiten so eindeutig ausweisen, dass der Zahlungspflichtige sie dem Kostenvoranschlag, Werkstattauftrag oder Schadenfall zuordnen kann.
Prüfen Sie vor der Zahlungsaufforderung die endgültigen Arbeitsleistungen, Teile, Gebühren, Steuern, Garantieangaben und den vom Kunden zu zahlenden Betrag. Berechnen Sie keine Verzugszinsen, Kartengebühren, Standgebühren oder Inkassokosten, sofern diese nicht durch die Vereinbarung und das örtliche Recht zulässig sind und alle erforderlichen Hinweise erteilt wurden. Stellen Sie dem Kunden die vorgeschriebene Rechnung zur Verfügung und bewahren Sie Kostenvoranschlag, Werkstattauftrag, Genehmigungen, Rechnung und zugehörige Unterlagen für den geltenden Zeitraum auf.
Fragen zu Kfz-Rechnungen
Was sollte eine Kfz-Rechnung enthalten?
Es gibt keine universellen Mindestanforderungen. Üblicherweise werden Reparaturbetrieb, Kunde, Fahrzeug, Kostenvoranschlag oder Werkstattauftrag, genehmigte Reparaturen, gelieferte Teile, Endkosten, Steuern und Gesamtbetrag angegeben. Fahrzeugkennungen, Teilekategorien, Lizenznummern, Genehmigungsnachweise und Garantieangaben richten sich nach den örtlichen Vorschriften. Verwenden Sie die offizielle Prüfliste für den Standort des Reparaturbetriebs.
Sollte ich Arbeitsleistungen nach Stunden oder zum Festpreis abrechnen?
Verwenden Sie die im Kostenvoranschlag oder in der Vereinbarung genannte und vor Ort zulässige Methode. Bei der Abrechnung nach tatsächlicher Arbeitszeit wird die dokumentierte Zeit mit dem vereinbarten Satz multipliziert. Bei einer Abrechnung zum Festpreis oder nach Zeitvorgabe wird ein vereinbarter Betrag oder eine vorgegebene Arbeitszeit zugrunde gelegt. Ein Listenpreis kann eine klar definierte Leistung abdecken. Erläutern Sie die Methode vor der Genehmigung und wenden Sie sie auf der Schlussrechnung einheitlich an.
Wie berechne ich eine Diagnosegebühr?
Geben Sie die Diagnosearbeiten und deren Preis im Kostenvoranschlag oder in der Vereinbarung an, holen Sie alle erforderlichen Genehmigungen ein und beschreiben Sie die Position eindeutig auf der Rechnung. Wenn die Gebühr auf eine genehmigte Reparatur angerechnet wird, nennen Sie diese Bedingung vor der Diagnose. Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften zu Kostenvoranschlägen nach der Demontage, zum Wiederzusammenbau und zur Offenlegung von Diagnoseleistungen.
Benötige ich einen Kostenvoranschlag, bevor ich eine Rechnung stellen kann?
Das hängt von der Rechtsordnung und der jeweiligen Transaktion ab. In Kalifornien sind vor Reparaturen grundsätzlich ein Kostenvoranschlag und eine dokumentierte Genehmigung erforderlich. In Ontario ist ein Kostenvoranschlag erforderlich, es sei denn, der Verbraucher lehnt das Angebot ab und genehmigt einen Höchstbetrag. Gehen Sie nicht davon aus, dass eines dieser Verfahren oder einer dieser Schwellenwerte anderswo gilt. Prüfen Sie die Vorschriften am Standort der Werkstatt.
Wie weise ich Teile und Garantiearbeiten aus?
Beschreiben Sie jedes Teil und seinen Preis und ergänzen Sie den Zustand oder OEM-Status, wenn die örtlichen Vorschriften dies verlangen. Weisen Sie bei einem Garantie- oder Versicherungsfall nur Beträge aus, die durch die Genehmigung des Anbieters und die Vereinbarung gedeckt sind, einschließlich des Kundenanteils. Jede Reparaturgarantie sollte mit dem schriftlich zugesagten Umfang, der Dauer, der Kilometerbegrenzung, den Ausschlüssen und den Abhilfemaßnahmen übereinstimmen.