Was eine Rechnung über eine Autoreparatur enthalten sollte
Eine aussagekräftige Reparaturrechnung ermöglicht es dem Kunden, den Endbetrag mit den genehmigten Arbeiten abzugleichen. Geben Sie den Reparaturbetrieb und den Kunden an, verweisen Sie auf den Kostenvoranschlag oder Werkstattauftrag, beschreiben Sie jeden durchgeführten Arbeitsschritt und jedes gelieferte Teil und weisen Sie den Endpreis aus. Dokumentieren Sie, wie und wann zusätzliche Arbeiten genehmigt wurden, sofern die örtlichen Vorschriften dies verlangen.
Zu den Fahrzeugdaten gehören üblicherweise Baujahr, Marke, Modell, Zulassung oder Kennzeichen, Fahrgestellnummer (VIN) und Kilometerstand, doch die Pflichtangaben sind nicht überall gleich. Kalifornien verlangt beispielsweise den Kilometerstand auf dem Werkstattauftrag sowie detaillierte Angaben zu Ersatzteilen und Genehmigungen auf der Schlussrechnung. Ontario schreibt eigene Pflichtfelder für die schriftliche Rechnung vor. Prüfen Sie die Vorschriften, die am Standort des Reparaturbetriebs gelten, anstatt eines der Beispiele unverändert zu übernehmen.
- Angaben zum Betrieb und zum Kunden
- Die lokal erforderlichen Kennungen für den Reparaturbetrieb und den Kunden sowie - nur soweit zutreffend - eine Lizenz-, Registrierungs- oder Steuernummer.
- Fahrzeugidentifikation
- Baujahr, Marke, Modell, Fahrgestellnummer (VIN), Kennzeichen oder Zulassung und Kilometerstand, soweit Ihr Werkstattauftrag, Ihr Kunde oder die örtlichen Vorschriften dies erfordern.
- Arbeitspositionen
- Jeder durchgeführte Arbeitsschritt mit dem jeweiligen Preis - je nach Fall auf Basis der tatsächlich aufgewendeten Zeit, eines vereinbarten Pauschalbetrags oder einer veröffentlichten Arbeitszeitmethode.
- Ersatzteilpositionen
- Jedes gelieferte Teil mit Menge und Preis sowie - sofern die geltenden Vorschriften es verlangen - dem Zustand: neu, gebraucht, überholt, aufgearbeitet, OEM oder Nicht-OEM.
- Betriebsmaterial und Gebühren
- Diagnosezeit, bestimmte Materialien, Entsorgungs- oder Anfahrtspauschalen nur dann, wenn sie zulässig, genehmigt und in der vorgeschriebenen Form offengelegt sind. Verzichten Sie auf eine pauschale Gebühr, wenn die örtlichen Vorschriften dies untersagen.
- Summen, Steuern und Zahlungsbedingungen
- Die erforderlichen Zwischensummen für Ersatzteile und Arbeitsleistung, die bestätigte Steuer, der fällige Gesamtbetrag und die vereinbarten Zahlungsbedingungen sowie Gewährleistungsangaben, die der schriftlich zugesicherten Deckung entsprechen.
Wie Kfz-Werkstätten abrechnen: nach Stunden, Pauschalpreis oder nach Arbeitswert
Eine Werkstatt kann die Arbeitszeit nach tatsächlichem Zeitaufwand zu einem vereinbarten Stundensatz, als Pauschalbetrag oder anhand eines Arbeitswertkatalogs berechnen. Ein fester Menüpreis kann sich ebenfalls für eine klar definierte Leistung eignen. Kostenvoranschlag und Kundenfreigabe sollten die gewählte Methode vor Arbeitsbeginn deutlich machen, und die Schlussrechnung sollte der vor Ort zulässigen Methode entsprechen.
Führen Sie Ersatzteile und sonstige genehmigte Kosten in dem vor Ort vorgeschriebenen Detaillierungsgrad auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein pauschaler Werkstattmaterial-Zuschlag, eine Entsorgungsgebühr, eine Diagnosegutschrift oder ein Anfahrtzuschlag überall zulässig ist. Kalifornien verbietet beispielsweise eine pauschale Werkstattmaterial-Position und verlangt stattdessen, dass die am Fahrzeug verwendeten Materialien einzeln aufgeführt werden. Erläutern Sie jede Diagnose- oder Prüfgebühr im Kostenvoranschlag und in der Rechnung und verrechnen Sie eine Gutschrift nur, wenn dies Teil der Vereinbarung war.
Zahlung und Aushändigung der Unterlagen
Vereinbaren Sie vor Arbeitsbeginn, wann die Zahlung fällig ist und welche Zahlungsmethoden die Werkstatt akzeptiert. Einige Privatkundenaufträge werden bei Abholung des Fahrzeugs bezahlt; bei Flotten-, Versicherungs-, Garantie- oder Geschäftskundenaufträgen können Zahlungsziele oder ein Freigabeverfahren Dritter gelten. Die Rechnung sollte das Fahrzeug und die genehmigten Arbeiten so eindeutig identifizieren, dass der Zahlende sie dem Kostenvoranschlag, Werkstattauftrag oder Schadenfall zuordnen kann.
Überprüfen Sie die endgültigen Angaben zu Arbeitsleistungen, Teilen, Gebühren und Steuern, die Garantie- oder Gewährleistungsbedingungen sowie den offenen Kundensaldo, bevor Sie die Zahlung anfordern. Fügen Sie keine Verzugszinsen, Kartengebühren, Standgebühren oder Inkassobedingungen hinzu, es sei denn, die Vereinbarung und das örtliche Recht erlauben dies und alle erforderlichen Angaben wurden gemacht. Händigen Sie dem Kunden die vorgeschriebene Rechnung aus und bewahren Sie Kostenvoranschlag, Werkstattauftrag, Freigaben, Rechnung und zugehörige Unterlagen für die geltende Aufbewahrungsfrist auf.
Fragen zur Kfz-Reparaturrechnung
Was sollte eine Kfz-Reparaturrechnung enthalten?
Es gibt keinen einheitlichen Mindestinhalt. Übliche Angaben identifizieren den Reparaturbetrieb, den Kunden, das Fahrzeug, den Kostenvoranschlag oder Werkstattauftrag, die genehmigten Reparaturen, die gelieferten Teile, die Endkosten, die Steuer und den Gesamtbetrag. Fahrzeugkennungen, Teilekategorien, Lizenznummern, Freigabevermerke und Gewährleistungshinweise hängen von den örtlichen Vorschriften ab. Verwenden Sie die offizielle Checkliste für den Standort des Reparaturbetriebs.
Sollte ich die Arbeitszeit nach Stunden oder zum Pauschalpreis abrechnen?
Verwenden Sie die im Kostenvoranschlag oder in der Vereinbarung angegebene und vor Ort zulässige Methode. Bei der Abrechnung nach tatsächlichem Zeitaufwand wird die erfasste Zeit mit dem vereinbarten Stundensatz multipliziert. Bei der Pauschal- oder Arbeitswertabrechnung wird ein vereinbarter Betrag oder eine Arbeitszeitvorgabe zugrunde gelegt. Ein Menüpreis kann eine klar definierte Leistung abdecken. Erläutern Sie die Methode vor der Freigabe und wenden Sie sie auf der Schlussrechnung einheitlich an.
Wie berechne ich eine Diagnosegebühr?
Weisen Sie die Diagnoseleistungen und deren Preis im Kostenvoranschlag oder in der Vereinbarung aus, holen Sie die erforderliche Genehmigung ein und beschreiben Sie die Diagnose klar auf der Rechnung. Wird die Gebühr bei einer genehmigten Reparatur angerechnet, geben Sie diese Bedingung vor der Diagnose an. Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften zu Demontage-Kostenvoranschlägen, Zusammenbau und Diagnosehinweisen.
Benötige ich einen Kostenvoranschlag, bevor ich eine Rechnung erstellen kann?
Das hängt von der Rechtsordnung und dem jeweiligen Geschäft ab. Kalifornien verlangt in der Regel einen Kostenvoranschlag und eine dokumentierte Freigabe vor der Reparatur. Ontario verlangt einen Kostenvoranschlag, es sei denn, der Verbraucher lehnt das Angebot ab und genehmigt einen Höchstbetrag. Gehen Sie nicht davon aus, dass eines dieser Verfahren oder einer dieser Schwellenwerte auch andernorts gilt; prüfen Sie die Vorschriften am Standort der Werkstatt.
Wie weise ich Teile und Garantieleistungen aus?
Beschreiben Sie jedes Teil und dessen Preis und geben Sie Zustand oder OEM-Status an, sofern dies nach den örtlichen Vorschriften erforderlich ist. Zeigen Sie bei einem Garantie- oder Versicherungsfall nur die Beträge an, die durch die Genehmigung und Vereinbarung des Anbieters gedeckt sind, einschließlich des Kundenanteils. Eine Reparaturgarantie sollte der schriftlichen Deckung, Laufzeit, Kilometerleistung, den Ausschlüssen und der Abhilfe entsprechen.