Sjabloon voor een factuur voor autoreparaties

Wat moet er op een factuur voor autoreparaties staan?

Een bruikbare reparatiefactuur stelt de klant in staat het eindbedrag te vergelijken met de werkzaamheden die hij heeft goedgekeurd. Vermeld het reparatiebedrijf en de klant, verwijs naar de offerte of werkopdracht, beschrijf elke voltooide handeling en elk geleverd onderdeel, en geef de eindprijs weer. Leg vast hoe en wanneer aanvullende werkzaamheden zijn goedgekeurd wanneer lokale regels dit vereisen.

Voertuiggegevens omvatten doorgaans het bouwjaar, het merk, het model, het kenteken, het VIN en de kilometerstand, maar de verplichte gegevens zijn niet overal hetzelfde. In Californië is bijvoorbeeld een kilometerstand op de werkopdracht vereist, evenals gedetailleerde informatie over onderdelen en goedkeuring op de eindfactuur. Ontario schrijft zijn eigen velden voor schriftelijke facturen voor. Controleer de regels die gelden in de regio waar het reparatiebedrijf actief is, in plaats van een van beide voorbeelden klakkeloos over te nemen.

Werkplaats- en klantgegevens

De lokaal vereiste identificatiegegevens van het reparatiebedrijf en de klant, plus een vergunning-, registratie- of belastingnummer, uitsluitend indien van toepassing.

Voertuigidentificatie

Het bouwjaar, het merk, het model, het VIN, het kenteken of de registratie en de kilometerstand die vereist zijn volgens uw werkorder, de klant of de lokale voorschriften.

Arbeidsregels

Elke voltooide handeling en de prijs daarvan, op basis van de daadwerkelijke tijd, een overeengekomen vast bedrag of een gepubliceerde arbeidstijdmethode, al naar gelang het geval.

Onderdelenregels

Elk geleverd onderdeel met de bijbehorende hoeveelheid en prijs, plus de status ‘nieuw’, ‘gebruikt’, ‘gereviseerd’, ‘gereconditioneerd’, ‘OEM’ of ‘niet-OEM’ wanneer de toepasselijke regels dit vereisen.

Werkplaatsbenodigdheden en kosten

Diagnosetijd, specifieke verbruiksartikelen, verwijderingskosten of kosten voor reparaties op locatie mogen alleen worden vermeld indien dit wettelijk is toegestaan, geautoriseerd is en op de vereiste wijze wordt vermeld. Vermijd een algemene vergoeding indien lokale regels dit verbieden.

Totalen, belasting en voorwaarden

De vereiste subtotalen voor onderdelen en arbeid, de bevestigde belasting, het te betalen totaalbedrag en de overeengekomen betalingsvoorwaarden, plus garantie-informatie die overeenkomt met de schriftelijke dekking.

Hoe autoreparatiebedrijven factureren: per uur, tegen een vast tarief of volgens het tariefboek

Een werkplaats kan arbeidskosten berekenen op basis van de daadwerkelijk bestede tijd tegen een overeengekomen tarief, op basis van een opgegeven vast bedrag of aan de hand van een richtlijn voor arbeidstijd. Een vaste menuprijs kan ook geschikt zijn voor een welomschreven dienst. In de offerte en de toestemming van de klant moet de gekozen methode duidelijk worden aangegeven voordat het werk begint, en de eindfactuur moet de methode volgen die volgens de lokale regels is toegestaan.

Vermeld onderdelen en andere goedgekeurde kosten in het detailniveau dat lokaal vereist is. Ga er niet van uit dat een algemeen percentage voor werkplaatsbenodigdheden, afvoerkosten, een verrekening van diagnosekosten of een voorrijkostenvergoeding overal is toegestaan. Californië verbiedt bijvoorbeeld een algemene post voor werkplaatsbenodigdheden en vereist in plaats daarvan dat de voor het voertuig gebruikte benodigdheden afzonderlijk worden gespecificeerd. Leg eventuele diagnose- of inspectiekosten uit in de offerte en de factuur, en pas alleen een verrekening toe als dat onderdeel was van de overeenkomst.

Offertes, toestemming en garantie

Regels voor kostenramingen en toestemming lopen sterk uiteen. Californië vereist een kostenraming en een vastgelegde toestemming van de klant vóór reparaties, plus verdere toestemming vóór aanvullende werkzaamheden of kosten. Ontario vereist een kostenraming, tenzij de consument het aanbod afwijst en een maximumbedrag goedkeurt; het stelt ook een grens aan de uiteindelijke kosten ten opzichte van de kostenraming, tenzij de consument meer goedkeurt. Deze voorbeelden laten zien waarom een wereldwijd sjabloon geen universele drempel of goedkeuringsproces kan bieden.

Leg de goedkeuringsmethode, de persoon, de datum, het tijdstip en het herziene bedrag vast wanneer de toepasselijke regel dit vereist. Elke schriftelijke garantie moet de aanbieder, de gedekte onderdelen en arbeid, de duur, de kilometerlimiet, uitsluitingen en de verhaalsmogelijkheden vermelden, maar er kunnen ook lokale wettelijke garanties van toepassing zijn. In Ontario worden bijvoorbeeld in aanmerking komende nieuwe of gereconditioneerde onderdelen en installatiewerkzaamheden geacht gedurende ten minste 90 dagen of 5.000 kilometer onder garantie te vallen, behoudens de daar geldende uitzonderingen. Maak bij garantiewerkzaamheden of verzekeringswerkzaamheden van derden onderscheid tussen het door de dienstverlener goedgekeurde bedrag en de daadwerkelijke verantwoordelijkheid van de klant. Lever vervangen onderdelen terug, bewaar ze of stel ze ter beschikking, zoals de geldende regel en het verzoek van de klant vereisen.

Betaling en overdracht van gegevens

Spreek af wanneer de betaling verschuldigd is en welke betaalmethoden de garage accepteert voordat het werk begint. Sommige consumentenopdrachten worden afgewikkeld wanneer het voertuig wordt opgehaald; werkzaamheden voor wagenparken, verzekeraars, garanties of zakelijke klanten kunnen onderworpen zijn aan betalingsvoorwaarden of een goedkeuringsproces door een derde partij. Op de factuur moeten het voertuig en de goedgekeurde werkzaamheden duidelijk genoeg worden vermeld, zodat de betaler deze kan koppelen aan de offerte, de werkopdracht of de schadeclaim.

Controleer de definitieve kosten voor arbeid, onderdelen, toeslagen, belasting, garantie en het te betalen bedrag van de klant voordat u om betaling vraagt. Voeg geen rente wegens te late betaling, kaartkosten, opslagkosten of incassovoorwaarden toe, tenzij de overeenkomst en de lokale wetgeving dit toestaan en de vereiste informatie is verstrekt. Overhandig de klant de vereiste factuur en bewaar de offerte, de werkopdracht, de machtigingen, de factuur en de bijbehorende documenten gedurende de geldende bewaartermijn.

Vragen over facturen voor autoreparaties

Wat moet er op een factuur voor autoreparaties staan?

Er is geen universeel minimum. Veelvoorkomende velden hebben betrekking op het reparatiebedrijf, de klant, het voertuig, de offerte of werkopdracht, goedgekeurde reparaties, geleverde onderdelen, definitieve kosten, belasting en totaalbedrag. Voertuigidentificatiecodes, onderdelencategorieën, vergunningsnummers, autorisatiegegevens en garantievermeldingen zijn afhankelijk van lokale regels. Gebruik de officiële checklist voor de vestigingsplaats van het reparatiebedrijf.

Moet ik arbeid per uur of tegen een vast tarief factureren?

Gebruik de methode die in de offerte of overeenkomst is vermeld en die lokaal is toegestaan. Bij facturering op basis van daadwerkelijk bestede tijd wordt de geregistreerde tijd vermenigvuldigd met het overeengekomen tarief. Bij facturering op basis van een vast tarief of standaardtijd (book time) wordt een overeengekomen bedrag of een vastgestelde arbeidstijd gehanteerd. Een menuprijs kan betrekking hebben op een duidelijk omschreven dienst. Leg de methode uit vóór de goedkeuring en pas deze consequent toe op de definitieve factuur.

Hoe breng ik diagnostische kosten in rekening?

Vermeld de diagnostische werkzaamheden en de prijs in de offerte of overeenkomst, verkrijg de vereiste toestemming en beschrijf dit duidelijk op de factuur. Als de kosten worden verrekend met een goedgekeurde reparatie, vermeld deze voorwaarde dan vóór de diagnose. Controleer de lokale regels voor offertes voor demontage, hermontage en informatieverstrekking over de diagnose.

Heb ik een offerte nodig voordat ik een factuur kan opstellen?

Het hangt af van het rechtsgebied en de transactie. In Californië is over het algemeen een offerte en een vastgelegde toestemming vereist vóór reparaties. In Ontario is een offerte vereist, tenzij de consument het aanbod afwijst en een maximumbedrag goedkeurt. Ga er niet van uit dat een van beide processen of drempels elders van toepassing is; controleer de regels die gelden in het rechtsgebied waar de werkplaats actief is.

Hoe geef ik onderdelen en garantiereparaties weer?

Beschrijf elk onderdeel en de prijs ervan, en voeg de staat of OEM-status toe wanneer lokale regels dit vereisen. Voor een garantie- of verzekeringsclaim mag u alleen bedragen vermelden die worden ondersteund door de goedkeuring en overeenkomst van de aanbieder, inclusief het saldo van de klant. Elke reparatiegarantie moet overeenkomen met de schriftelijk vastgelegde dekking, looptijd, kilometerstand, uitsluitingen en verhaalsmogelijkheden.