Før du sender: et hurtigt kontroltjek
Tjek dokumentet, før det sendes afsted. Kontrollér, at fakturanummeret overholder de gældende regler, at udstedelses- og forfaldsdatoen er korrekte, at beløbene og den skattemæssige behandling er korrekte, at betalingsoplysningerne er korrekte, og at fakturaen angiver den rette juridiske enhed. Hvis der senere er behov for en rettelse, skal du følge den proces, der er påkrævet i din jurisdiktion, i stedet for i det stille at udskifte et allerede udstedt bilag.
Spørg kunden på forhånd, hvilken fakturaadresse eller portal der skal benyttes, om der kræves en indkøbsordrereference (PO), og om de stiller krav om et struktureret format. Den person, der bestilte arbejdet, er ikke nødvendigvis bogholderikontakten. Ved at følge køberens godkendte afsendelsesproces undgår du unødige spørgsmål og forsinkelser.
E-mail, kundeportal eller post: Hvad bør du vælge?
Den rette kanal afhænger af køberen og lovgivningen. E-mail fungerer godt, når køberen accepterer en læsbar vedhæftet fil. Leverandørportaler indsamler de felter og referencer, som en større virksomhed kræver. Struktureret e-fakturering sender maskinlæsbare data via et netværk eller en platform og kan være obligatorisk, selvom en PDF ser komplet ud. Post er fortsat relevant, hvor en kontrakt eller procedure kræver papir.
Brug den påkrævede kanal, og gem kvitteringen for afsendelse. En afsendt e-mail beviser kun, at du har sendt en besked, ikke at den rette person har modtaget eller godkendt fakturaen. Portalkvitteringer og netværksstatusser kan give bedre praktisk dokumentation, men deres juridiske gyldighed varierer.
| Metode | Velegnet når | Dokumentation, der skal gemmes | Vær opmærksom på |
|---|---|---|---|
| E-mail med PDF | Køberen accepterer vedhæftede filer | Afsendt besked og eventuel kvittering | Forkert adresse, spam eller grænser for filstørrelse |
| Portal eller e-fakturanetværk | Køberen eller loven kræver en struktureret proces | Upload-, validerings- og leveringsstatus | Påkrævet ordrenummer, identifikatorer og dataformat |
| Post | Der anmodes om et papirdokument | Kopi og eventuel kvittering for rekommanderet forsendelse | Forsendelsestid og adressefejl |
Hvad bør du skrive i din følgemail?
Hold følgemailen kort, og medtag de oplysninger, der er nødvendige for at videresende fakturaen korrekt: udsteder, fakturanummer, beløb og forfaldsdato. En beskrivende emnelinje gør det desuden lettere at finde beskeden igen.
Brug en direkte, professionel og høflig tone. Her er en skabelon, du kan tilpasse:
Emne: Faktura INV-2026-014 fra [Din virksomhed] - forfald 10. september 2026
Hej [Navn],
Vedhæftet finder du faktura INV-2026-014 for [kort beskrivelse af arbejdet] på i alt 1.200 EUR med forfald den 10. september 2026.
Brug venligst de bekræftede betalingsoplysninger på fakturaen, og angiv INV-2026-014 som reference. Giv endelig besked, hvis der er behov for en indkøbsordrereference eller en rettelse.
Venlig hilsen [Dit navn]
- En beskrivende emnelinje
- Medtag din virksomheds navn, fakturanummeret og forfaldsdatoen, så e-mailen er nem at finde og søge frem senere.
- Fakturanummeret og beløbet
- Angiv begge dele i selve mailen, så kunden har hovedoplysningerne uden at behøve at åbne den vedhæftede fil.
- Forfaldsdatoen med rene ord
- Angiv en egentlig kalenderdato frem for blot netto 14 dage, så der ikke opstår tvivl om, hvornår betalingen forventes.
- Betalingsmåde og reference
- Henvis til bankoplysningerne på fakturaen, og bed kunden om at anføre fakturanummeret som betalingsreference.
- En høflig bemærkning om spørgsmål
- Opfordr kunden til at gøre opmærksom på et manglende ordrenummer (PO) eller eventuelle rettelser, så unødige forsinkelser undgås.
Sådan vedhæfter du fakturaen som PDF
Når e-mail er den aftalte kanal, bevarer en PDF det tiltænkte sidelayout og mindsker risikoen for utilsigtede ændringer sammenlignet med en redigerbar kildefil. Den er ikke sikret mod manipulation og erstatter ikke en struktureret e-faktura, hvor en sådan er påkrævet.
Brug et genkendeligt filnavn som f.eks. Faktura-FAK-2026-014-DinVirksomhed.pdf. Kontrollér de genererede sider, totaler og betalingsoplysninger, før du vedhæfter den. FreeBillGen danner en PDF ud fra det færdige udkast, men afsenderen er fortsat selv ansvarlig for oplysningerne og afsendelseskanalen.
Opbevar den udstedte version og dokumentation for afsendelsen i den periode, som de gældende skatte- og bogføringsregler kræver. Den nøjagtige kopi, der blev sendt, gør det også nemmere at foretage eventuelle senere rettelser og afstemninger.
Hvordan følger du op på en ubetalt faktura?
Start med at undersøge, om fakturaen nåede frem ad den aftalte kanal, bestod valideringen, indeholdt de korrekte referencer, og om der foreligger en reel tvist. Følg tidsfristerne for rykkere og eskalering ifølge aftalen, køberens arbejdsgange og gældende lovgivning frem for at antage, at den samme kadence passer til enhver kunde.
Hold rykkere saglige. Gentag fakturanummer, restbeløb og forfaldsdato, vedhæft eller henvis til den udstedte kopi, og spørg til betalingsstatus eller årsagen til, at betalingen afventer. Henvis kun til renter, gebyrer, standsning af ydelser eller inkassoskridt, hvis der er hjemmel til det i kontrakten og lovgivningen. Gem altid enhver meddelelse og ethvert svar.
- Før forfaldsdatoen, hvis det er hensigtsmæssigt
- Send kun en påmindelse inden forfald, hvis det passer til aftalen og relationen; bekræft reference, beløb og forfaldsdato.
- Efter forfaldsdatoen
- Verificér modtagelsen, og send en saglig rykker via den aftalte kanal med den udstedte kopi tilgængelig.
- Hvis betalingen fortsat udebliver
- Spørg om årsagen, kontaktpersonen og den forventede betalingsdato, og ret eventuelle berettigede rute- eller dokumentfejl ad den rette vej.
- Yderligere eskalering
- Følg kontrakten og lokale regler for varsling, før du varsler renter, gebyrer, standsning af ydelser eller et formelt påkrav.
- Retslige skridt og inkasso
- Gå kun videre til lovbestemte procedurer, domstolsprøvelse eller inkasso efter at have kontrolleret værneting, dokumentation, beløb og påkrævede varsler.
Afsendelse af faktura: ofte stillede spørgsmål
Hvad er den bedste måde at sende en faktura på?
Brug den kanal, som kunden og de gældende regler accepterer. En e-mail med en PDF er praktisk for mange købere, mens større organisationer og offentlige myndigheder kan kræve en leverandørportal eller en struktureret e-faktura. Spørg ad før fakturering, og gem kvitteringen for afsendelsen.
Bør jeg sende en faktura som PDF eller Word-dokument?
Hvis køberen accepterer en vedhæftet fil i en e-mail, bevarer en PDF det tiltænkte sidelayout og mindsker risikoen for utilsigtede ændringer sammenlignet med en redigerbar kildefil. Den er ikke manipulationssikker og kan ikke erstatte et krav om en struktureret e-faktura. Send kun en redigerbar kildefil, hvis den aftalte proces kræver det.
Hvad skal jeg skrive i e-mailen, når jeg sender en faktura?
Hold den kort og fyldestgørende. Brug et emnefelt med dit firmanavn, fakturanummeret og forfaldsdatoen. I selve teksten takker du kunden, angiver fakturanummer, beløb og forfaldsdato i et klart sprog, forklarer hvordan der betales og hvilken reference der skal oplyses, samt opfordrer kunden til at henvende sig ved et manglende ordrenummer eller spørgsmål.
Hvem skal jeg stile faktura-e-mailen til?
Send den til den kontaktperson eller via den kanal, som kunden har udpeget til kreditorbogholderiet, hvilket kan være en anden end den person, der hyrede dig. Spørg tidligt, hvem der behandler fakturaer, og om et ordrenummer er påkrævet. En manglende påkrævet reference eller den forkerte modtager kan forsinke godkendelse og betaling.
Hvor hurtigt bør jeg følge op på en ubetalt faktura?
Følg tidsfristerne i aftalen, køberens procedurer og gældende lovgivning. Efter forfaldsdatoen bør du først sikre dig, at fakturaen er modtaget og ikke er genstand for en reel tvist. Send derefter en saglig rykker med fakturanummer, restbeløb, forfaldsdato og en kopi af den udstedte faktura, og bed om betalingsstatus eller årsagen til, at betalingen tilbageholdes.
Kan jeg opkræve renter på en forsinket faktura?
En kontrakt eller lovgivningen kan give mulighed for renter eller kompensationsbeløb ved berettiget forfalden gæld. Aftalebaserede gebyrer kræver normalt forudgående accept, mens lovbestemte rettigheder kan have deres egne rammer og betingelser. Undersøg gældende lovgivning, debitorkategori, rentesats og varslingsregler, før du opkræver renter.