Die Angaben, die jede Rechnung braucht
Vor den Schritten hier die kurze Liste der Angaben, die ein Dokument zu einer gültigen Rechnung machen. Die meisten Länder verlangen denselben Kernsatz; wenn Sie für Sales Tax oder USt registriert sind, gelten ein paar weitere Angaben (behandelt in Schritt 5). Diese richtig zu setzen ist es, was die Rechnung für die Buchhaltung Ihres Kunden und für eine Steuerbehörde akzeptabel macht.
- Das Wort "Rechnung"
- Eine klare Kennzeichnung, damit das Dokument nicht mit einem Angebot, einer Bestellung oder einer Quittung verwechselt wird.
- Ihre Geschäftsangaben
- Ihr Name oder Geschäftsname, Ihre Anschrift und Kontaktdaten sowie jede Steuer- oder Handelsregisternummer.
- Die Kundendaten
- Name und Anschrift der Person oder des Unternehmens, dem Sie in Rechnung stellen.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer
- Eine fortlaufende Referenz, die diese Rechnung kennzeichnet und sich nie wiederholt.
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellt haben, und das Datum, an dem die Zahlung fällig ist.
- Eine Beschreibung dessen, was Sie verkauft haben
- Eine Zeile für jeden Posten oder jede Leistung, mit Menge und Preis.
- Der fällige Betrag
- Die Zwischensumme, etwaige Steuer und der endgültig zu zahlende Gesamtbetrag.
- Wie zu zahlen ist
- Ihre Bankdaten oder Ihr Zahlungslink und die akzeptierten Zahlungsweisen.
Schritt 1: Ihre Angaben ergänzen
Beginnen Sie damit, wer die Rechnung versendet. Setzen Sie Ihren Firmennamen (oder Ihren eigenen Namen, wenn Sie als Einzelunternehmer auftreten) an den Anfang, gefolgt von Ihrer Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Wenn Sie ein Logo haben, gehört es hierher – es lässt die Rechnung professionell und leicht erkennbar aussehen. Geben Sie alle für Sie geltenden Registernummern an: eine Handelsregisternummer, eine Steueridentifikationsnummer oder eine USt-IdNr./GST-Nummer, wenn Sie registriert sind. Kunden benötigen diese oft, um Ihre Rechnung zu verarbeiten und Steuer abzuziehen, sodass ein Weglassen die Zahlung verzögern kann.
Schritt 2: Den Kunden ergänzen
Richten Sie als Nächstes die Rechnung an die richtige Partei. Verwenden Sie den rechtlichen oder geschäftlichen Namen des Kunden und seine Rechnungsanschrift, nicht nur den persönlichen Namen eines Ansprechpartners – Rechnungen, die an die falsche Person gehen, werden zurückgewiesen. Wenn Sie einem Unternehmen in Rechnung stellen, fragen Sie nach der korrekten Kreditoren-E-Mail und jeder Bestellnummer (PO), die anzugeben ist; viele Unternehmen zahlen keine Rechnung, der die PO-Referenz fehlt. Für grenzüberschreitende Business-to-Business-Arbeit benötigen Sie womöglich auch die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung.
Schritt 3: Eine eindeutige Nummer und Daten vergeben
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer, damit Sie und Ihr Kunde sich unmissverständlich auf sie beziehen können und Ihre Unterlagen keine Lücken aufweisen. Ein einfaches Schema wie 2026-001, 2026-002 funktioniert; entscheidend ist, dass sich Nummern nie ohne Grund wiederholen oder überspringen, denn Lücken sind ein häufiger Prüfanlass. Fügen Sie zwei Daten hinzu: das Ausstellungsdatum (wann Sie die Rechnung erstellen) und das Fälligkeitsdatum (wann die Zahlung erwartet wird). Das Fälligkeitsdatum als tatsächliches Kalenderdatum auszuschreiben, statt nur „Netto 30“, beseitigt jeden Zweifel daran, wann das Geld geschuldet wird.
Schritt 4: Die Arbeit aufschlüsseln
Das ist das Herzstück der Rechnung. Listen Sie jedes Produkt oder jede Leistung in einer eigenen Zeile auf, mit einer kurzen, konkreten Beschreibung, der Menge oder den Stunden, dem Einzelpreis und der Zeilensumme. Klare Beschreibungen („Neugestaltung der Startseite – 12 Stunden“ statt „Designarbeit“) reduzieren Rückfragen und beschleunigen die Freigabe. Addieren Sie die Zeilensummen zur Zwischensumme – dem Betrag vor Steuer oder Rabatt. Wenn Sie einen Rabatt gewährt haben, weisen Sie ihn als eigene Zeile aus, damit die Rechnung transparent ist.
Schritt 5: Steuer hinzufügen
Wenn Sie für USt, GST oder Sales Tax registriert sind, müssen Sie sie in der Regel erheben und gesondert ausweisen. Wenden Sie den korrekten Satz auf die steuerpflichtige Zwischensumme an, zeigen Sie den Steuersatz und den Steuerbetrag als eigene Zeilen und geben Sie Ihre Steuernummer an. Bei grenzüberschreitenden Business-to-Business-Leistungen kann die Steuer unter dem Reverse-Charge-Verfahren auf den Käufer übergehen – in diesem Fall zeigen Sie eine Null-USt-Zeile, nennen beide Steuernummern und fügen einen Hinweis wie „Reverse Charge“ hinzu. Wenn Sie für keine Umsatzsteuer registriert sind, überspringen Sie diesen Schritt einfach, und es ist gute Praxis, anzumerken, dass keine Steuer erhoben wird.
Schritt 6: Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen ausweisen
Weisen Sie den Gesamtbetrag in einer einzigen, prominenten Zahl aus und nennen Sie die Währung klar, damit auf einer internationalen Rechnung keine Mehrdeutigkeit besteht. Buchstabieren Sie dann die Zahlungsbedingungen aus: wann die Zahlung fällig ist (zum Beispiel innerhalb von 14 oder 30 Tagen), die akzeptierten Zahlungsweisen und Ihre Bankdaten oder einen Zahlungslink. Wenn Sie Zinsen oder eine Gebühr auf verspätete Zahlungen erheben, geben Sie das hier an. Klare, sichtbare Bedingungen sind der größte Hebel, um pünktlich bezahlt zu werden, also halten Sie sie kurz und unübersehbar.
Schritt 7: Versenden und verfolgen
Senden Sie die Rechnung zeitnah, üblicherweise als PDF im Anhang einer kurzen, höflichen E-Mail, an den richtigen Rechnungskontakt. Notieren Sie das Versanddatum und das Fälligkeitsdatum und bewahren Sie eine Kopie für Ihre eigenen Unterlagen auf – die meisten Steuerbehörden verlangen, dass Sie Rechnungen mehrere Jahre aufbewahren. Ist die Zahlung bis zum Fälligkeitsdatum nicht eingetroffen, senden Sie eine freundliche Erinnerung; ein kurzes Nachfassen wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum löst die meisten verspäteten Zahlungen reibungslos. Zu verfolgen, welche Rechnungen versendet, bezahlt und überfällig sind, ist es, was verhindert, dass Einnahmen durch die Maschen rutschen.
Häufig gestellte Fragen
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Mindestens: das Wort "Rechnung", Ihr Geschäftsname und Ihre Kontaktdaten, Name und Anschrift des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungs- und das Fälligkeitsdatum, eine Beschreibung dessen, was Sie verkauft haben, mit Mengen und Preisen, der fällige Gesamtbetrag und wie zu zahlen ist. Wenn Sie für USt, GST oder Sales Tax registriert sind, weisen Sie zusätzlich Ihre Steuernummer, den Steuersatz und den Steuerbetrag aus.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die sich nie wiederholt, etwa 2026-001, 2026-002 und so weiter. Sie können das Jahr oder ein Kundenkürzel davorsetzen, aber vermeiden Sie Lücken und Doppelungen, da sie ein häufiger Prüfanlass sind. Ein Generator, der die nächste Nummer automatisch vergibt, ist sicherer als das Nummerieren von Hand.
Muss ich auf meiner Rechnung Steuer erheben?
Nur wenn Sie für USt, GST oder Sales Tax registriert sind. Wenn ja, erheben Sie in der Regel den korrekten Satz und weisen ihn als separate Zeile mit Ihrer Steuernummer aus. Wenn Sie nicht registriert sind, fügen Sie keine Steuer hinzu, wobei grenzüberschreitende Geschäftsverkäufe einen "Reverse Charge"-Hinweis erfordern können, bei dem stattdessen der Käufer die Steuer abführt.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich festlegen?
Gängige Bedingungen sind Zahlung innerhalb von 14 oder 30 Tagen ab dem Rechnungsdatum. Weisen Sie das Fälligkeitsdatum als tatsächliches Kalenderdatum aus, listen Sie die akzeptierten Zahlungsweisen und Ihre Bankdaten oder einen Zahlungslink auf und erwähnen Sie etwaige Verzugsgebühren. Kürzere Fristen und klar sichtbare Angaben lassen Sie tendenziell schneller bezahlen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die ausgestellt wird, bevor der Kunde zahlt; sie nennt, was geschuldet wird und wann. Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis, der ausgestellt wird, nachdem das Geld eingegangen ist. Dieselbe Transaktion kann beides hervorbringen: zuerst die Rechnung, die Quittung, sobald sie beglichen ist.
Wie versende ich eine Rechnung?
Exportieren Sie sie als PDF und senden Sie sie mit einem kurzen, höflichen Hinweis per E-Mail an den Rechnungskontakt des Kunden, oder teilen Sie einen Zahlungslink. Senden Sie sie zeitnah, bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf und fassen Sie mit einer Erinnerung nach, falls sie bis zum Fälligkeitsdatum nicht bezahlt ist.