Welche Angaben sollte eine Rechnung enthalten?
Es gibt keine allgemeingültige Checkliste für Rechnungen. Das Land des Lieferanten oder Dienstleisters, die steuerliche Registrierung, der Kunde, die Art und der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung können die erforderlichen Angaben und das Format beeinflussen. Beginnen Sie mit den nachstehenden üblichen Geschäftsdaten und prüfen Sie anschließend die für die jeweilige Transaktion geltenden Vorschriften. Angebote, Rechnungen und Quittungen erfüllen zudem unterschiedliche Zwecke:
| Dokument | Üblicher Zeitpunkt | Zweck |
|---|---|---|
| Angebot oder Kostenvoranschlag | Vor einer Bestellung oder Leistung | Schlägt Leistungsumfang und Preis vor; die rechtliche Wirkung hängt von den Bedingungen und der Annahme ab |
| Rechnung | Zum vorgeschriebenen Abrechnungszeitpunkt | Dokumentiert die Lieferung oder Leistung und fordert eine Zahlung an oder weist sie nach |
| Quittung | Nach der Zahlung | Bestätigt den Erhalt der Zahlung |
- Dokumentbezeichnung
- Kennzeichnen Sie das Dokument eindeutig als Rechnung, damit es nicht mit einem Angebot, einer Bestellung oder einer Quittung verwechselt wird.
- Angaben zum Lieferanten oder Dienstleister
- Der rechtliche Name oder Handelsname, die vorgeschriebene Anschrift und die Kontaktdaten sowie die jeweils erforderlichen Registrierungskennungen.
- Kundenangaben
- Der vorgeschriebene Name und die Anschrift der Person oder Organisation, der die Rechnung gestellt wird.
- Rechnungskennung
- Eine eindeutige Referenz; manche Steuersysteme verlangen eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Nummernserien.
- Relevante Datumsangaben
- In der Regel das Ausstellungsdatum, das Liefer-, Leistungs- oder Steuerdatum sowie ein vereinbartes oder angegebenes Fälligkeitsdatum.
- Angaben zur Lieferung oder Leistung
- Eine eindeutige Beschreibung, Menge oder Umfang, Einzelpreis und gegebenenfalls Positionsbetrag.
- Summen und Steuern
- Währung, Nettobetrag, Rabatte, steuerliche Behandlung und Endbetrag, soweit dies die Vorschriften verlangen.
- Zahlungsbedingungen
- Das Fälligkeitsdatum und die akzeptierte Zahlungsart sowie Bankverbindung oder Zahlungs-URL nur, wenn dies angemessen ist.
Schritt 1: Ergänzen Sie Ihre Angaben
Benennen Sie den rechtlichen Lieferanten oder Dienstleister. Verwenden Sie den eingetragenen Unternehmensnamen oder die für Ihre Unternehmensform vorgeschriebenen persönlichen Namen und Handelsnamen sowie die maßgebliche Anschrift und die Kontaktdaten. Ein Logo ist optional und ersetzt nicht die rechtliche Identität.
Geben Sie eine Unternehmens-, Umsatzsteuer-ID-, GST- oder andere Registrierungsnummer nur an, wenn das Gesetz oder die Transaktion dies erfordert. Veröffentlichen Sie keine persönliche Steuerkennung, nur weil die Vorlage dafür ein Feld enthält. Prüfen Sie, welche Kennung der Kunde benötigt und ob sie auf einem Dokument stehen sollte, das er aufbewahren oder weiterleiten wird.
Schritt 2: Ergänzen Sie den Kunden
Verwenden Sie den Namen und die Rechnungsanschrift der Person oder juristischen Person, die die Waren oder Dienstleistungen erworben hat. Bestätigen Sie den Rechnungskontakt und etwaige Bestellnummern, Käuferreferenzen oder Vertragsnummern, die der Kunde verlangt. Bei manchen inländischen oder grenzüberschreitenden steuerlichen Behandlungen ist die Steuerkennung des Kunden vorgeschrieben; in anderen Fällen ist sie nicht erforderlich. Validieren Sie sie, wenn die geltenden Vorschriften eine Validierung verlangen.
Schritt 3: Vergeben Sie eine eindeutige Nummer und ergänzen Sie Datumsangaben
Vergeben Sie für die Rechnung eine eindeutige Kennung. Die Steuervorschriften vieler Rechtsordnungen verlangen eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Nummernserien, doch eine ausnahmslose Pflicht zur lückenlosen Nummerierung gilt nicht überall. Ein Schema wie 2026-001, 2026-002 lässt sich leicht abstimmen. Verwenden Sie eine Nummer niemals erneut und bewahren Sie den Prüfpfad für stornierte, ungültig gemachte oder berichtigte Dokumente wie vorgeschrieben auf.
Ergänzen Sie das Ausstellungsdatum und, sofern vorgeschrieben, das Liefer-, Leistungs- oder Steuerdatum. Geben Sie das Fälligkeitsdatum gemäß dem Vertrag und den örtlichen Zahlungsvorschriften an. Ein Kalenderdatum ist eindeutiger als die alleinige Angabe “30 Tage netto”.
Schritt 4: Führen Sie die Leistungen einzeln auf
Führen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung mit einer Beschreibung auf, die konkret genug ist, um die Lieferung oder Leistung eindeutig zu bestimmen. Ergänzen Sie gegebenenfalls Menge oder Umfang, Einzelpreis und Positionsbetrag. “Neugestaltung der Startseite - 12 Stunden” lässt sich leichter freigeben als “Designarbeit”. Weisen Sie Rabatte und Zuschläge eindeutig aus und stimmen Sie anschließend die Positionen mit der Zwischensumme ab.
Ein kostenloser Rechnungsgenerator kann die Positionssummen und den von Ihnen eingegebenen Steuersatz berechnen. Er kann nicht entscheiden, ob die Lieferung oder Leistung steuerpflichtig, steuerbefreit, mit einem Nullsteuersatz belegt oder dem Reverse-Charge-Verfahren unterworfen ist. Prüfen Sie diese Behandlung daher gesondert.
Schritt 5: Ergänzen Sie die Steuer
Bestimmen Sie die steuerliche Behandlung, bevor Sie den Gesamtbetrag berechnen. Eine Registrierung allein bedeutet nicht, dass für jede Lieferung oder Leistung der Standardsatz gilt. Je nach Fall kann der Standardsatz, ein ermäßigter Satz oder ein Nullsteuersatz gelten, eine Steuerbefreiung oder ein Vorgang außerhalb des Anwendungsbereichs vorliegen, das Reverse-Charge-Verfahren greifen oder eine Sonderregelung anwendbar sein. Umsatzsteuerpflichten können außerdem vom Ort, vom steuerlichen Anknüpfungspunkt, vom Produkt und vom Kunden abhängen.
Geben Sie die Registrierungsnummern, steuerpflichtigen Beträge, Steuersätze, Steuerbeträge und vorgeschriebenen rechtlichen Hinweise für die jeweils geltende Behandlung an. Für einen Reverse-Charge-Vorgang gibt es weder einen universellen Satz von Pflichtangaben noch eine allgemeingültige Bezeichnung für Nullsteuer. Wenn Sie nicht registriert sind, berechnen Sie keine Steuer und erwecken Sie nicht den Eindruck, registriert zu sein. Prüfen Sie jedoch, ob andere Meldepflichten oder Vorschriften zur Steuerbilanzierung durch den Käufer dennoch Auswirkungen auf die Rechnung haben.
Schritt 6: Weisen Sie den Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen aus
Heben Sie den Endbetrag deutlich hervor und geben Sie die Währung an. Prüfen Sie Zwischensumme, Rabatte, Steuer und Rundung erneut anhand der Positionsbeträge. Nennen Sie das vertragliche Fälligkeitsdatum und die akzeptierte Zahlungsart. Fügen Sie Bankdaten oder eine Zahlungs-URL erst ein, nachdem Sie geprüft haben, dass sie dem Lieferanten oder Dienstleister gehören und sicher weitergegeben werden können.
Erwähnen Sie Verzugszinsen oder Beitreibungsgebühren nur, wenn der Vertrag und das geltende Recht dies zulassen. Durch eine Rechnung kann nach Abschluss der Vereinbarung keine neue Vertragsstrafe begründet werden. Formulieren Sie die Zahlungsangaben kurz und im Einklang mit dem zugrunde liegenden Vertrag.
Schritt 7: Versenden und verfolgen Sie die Rechnung
Versenden Sie die Rechnung über den Kanal und in dem Format, das der Kunde und die jeweilige Rechtsordnung akzeptieren. Ein PDF ist üblich, ersetzt jedoch weder eine vorgeschriebene strukturierte E-Rechnung noch eine vorgeschriebene Übermittlung an die Steuerbehörde. Prüfen Sie den Empfänger, insbesondere bevor Sie Bankdaten oder personenbezogene Daten offenlegen.
Dokumentieren Sie, wann die Rechnung versendet, zugestellt, fällig, bezahlt, storniert oder berichtigt wurde. Bewahren Sie die Rechnung und die zugehörigen Nachweise für den vorgeschriebenen Zeitraum in der jeweils erforderlichen Originalform auf. Bei Zahlungsverzug müssen Sie den Vertrag sowie die örtlichen Vorschriften zu Mahnungen, Zinsen und Forderungseinzug beachten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Angaben müssen auf einer Rechnung stehen?
Es gibt keine allgemeingültigen Mindestangaben. Übliche Angaben benennen den Lieferanten oder Dienstleister und den Kunden, die Rechnung, relevante Datumsangaben, die Waren oder Dienstleistungen, Beträge, Währung und Zahlungsbedingungen. Steuerrechnungen können außerdem Registrierungsnummern, eine fortlaufende Nummer, das Liefer- oder Leistungsdatum, steuerpflichtige Beträge, Steuersätze, Steuerbeträge und bestimmte Hinweise erfordern. Prüfen Sie die für die Transaktion geltenden Vorschriften.
Wie nummeriere ich Rechnungen?
Verwenden Sie eine eindeutige Kennung, die sich niemals wiederholt. Viele Steuersysteme verlangen eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Nummernserien, beispielsweise 2026-001 und 2026-002. Gehen Sie nicht davon aus, dass in jeder Rechtsordnung dieselbe Pflicht zur lückenlosen Nummerierung gilt. Bewahren Sie den vorgeschriebenen Prüfpfad für ungültig gemachte, stornierte und berichtigte Rechnungen auf.
Muss ich auf meiner Rechnung Steuern berechnen?
Die Registrierung ist nur ein Aspekt dieser Entscheidung. Ob die Lieferung oder Leistung steuerpflichtig ist und welcher Satz oder Hinweis gilt, hängt vom Lieferanten oder Dienstleister, vom Kunden, vom Ort, vom Produkt oder von der Dienstleistung sowie von etwaigen Sonderregelungen ab. Berechnen Sie keine Steuer und geben Sie keine Registrierungsnummer an, zu deren Verwendung Sie nicht berechtigt sind. Prüfen Sie die grenzüberschreitende Behandlung und das Reverse-Charge-Verfahren, bevor Sie die Rechnung ausstellen.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich festlegen?
Verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarten und nach örtlichem Recht zulässigen Bedingungen. Geben Sie ein kalendermäßiges Fälligkeitsdatum, die akzeptierte Zahlungsart und verifizierte Zahlungsanweisungen an. Nehmen Sie Verzugszinsen oder Beitreibungsgebühren nur auf, wenn sie durch die Vereinbarung und das Gesetz gedeckt sind.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung dokumentiert, was abgerechnet wird, und fordert häufig zur Zahlung auf. Je nach Vorgang und geltenden Vorschriften kann sie vor, bei oder nach der Zahlung ausgestellt werden. Eine Quittung dokumentiert den Zahlungseingang. Für denselben Vorgang können beide Dokumente entstehen, doch Reihenfolge und Pflichtangaben hängen von den Umständen ab.
Wie versende ich eine Rechnung?
Verwenden Sie den Empfänger, den Kanal und das Format, die mit dem Kunden vereinbart wurden und von der jeweiligen Rechtsordnung akzeptiert werden. Ein PDF kann geeignet sein, doch manche Transaktionen erfordern eine strukturierte E-Rechnung oder die Übermittlung über einen Kanal der Steuerbehörde. Bewahren Sie den Originalbeleg auf und befolgen Sie bei Zahlungsverzug das geltende Mahnverfahren.