Quali campi deve contenere una fattura?
Non esiste una lista universale. Paese del fornitore, registrazione fiscale, cliente, tipo di fornitura e momento possono cambiare campi e formato richiesti. Parti dai comuni dati aziendali qui sotto, poi controlla le regole dell'operazione. Anche preventivi, fatture e ricevute hanno scopi diversi:
| Documento | Momento tipico | Scopo |
|---|---|---|
| Preventivo o stima | Prima dell'ordine o del lavoro | Propone oggetto e prezzo; l'effetto giuridico dipende da condizioni e accettazione |
| Fattura | Nel momento di fatturazione previsto | Registra la fornitura e richiede o documenta il pagamento |
| Ricevuta | Dopo il pagamento | Conferma che il pagamento è stato ricevuto |
- Titolo del documento
- Identificalo chiaramente come fattura per non confonderlo con preventivo, ordine o ricevuta.
- Dati del fornitore
- Nome legale o commerciale, indirizzo e contatti richiesti, oltre agli identificativi di registrazione applicabili.
- Dati del cliente
- Nome e indirizzo richiesti della persona o del soggetto fatturato.
- Identificativo della fattura
- Un riferimento univoco; alcuni sistemi fiscali richiedono un numero progressivo di una o più serie.
- Date pertinenti
- Di solito data di emissione, data della fornitura o momento impositivo e scadenza concordata o dichiarata.
- Dati della fornitura
- Descrizione chiara, quantità o estensione, prezzo unitario e importo di riga quando applicabili.
- Totali e imposte
- Valuta, importo netto, sconti, trattamento fiscale e importo finale, secondo le regole.
- Termini di pagamento
- Scadenza e metodo accettato, con coordinate bancarie o URL di pagamento soltanto quando opportuno.
Passaggio 1: aggiungi i tuoi dati
Identifica il fornitore legale. Usa la ragione sociale registrata oppure nome personale e nome commerciale richiesti dalla struttura dell'attività, insieme a indirizzo e contatti applicabili. Il logo è facoltativo e non sostituisce l'identità legale.
Mostra un numero societario, IVA, GST o altro identificativo soltanto quando lo richiedono la legge o l'operazione. Non pubblicare un identificativo fiscale personale solo perché il modello contiene un campo. Controlla quale numero serve al cliente e se è opportuno inserirlo in un documento che verrà conservato o inoltrato.
Passaggio 2: aggiungi il cliente
Usa nome e indirizzo di fatturazione della persona fisica o del soggetto giuridico che ha acquistato beni o servizi. Conferma contatto amministrativo ed eventuale ordine di acquisto, riferimento dell'acquirente o numero di contratto richiesto. Per alcuni trattamenti fiscali nazionali o transfrontalieri, l'identificativo fiscale del cliente è obbligatorio; in altri casi non serve. Convalidalo quando lo impongono le regole applicabili.
Passaggio 3: assegna un numero univoco e le date
Assegna alla fattura un identificativo univoco. In molte giurisdizioni, le regole fiscali richiedono un numero progressivo basato su una o più serie, ma non esiste ovunque una regola assoluta senza salti. Uno schema come 2026-001, 2026-002 è facile da riconciliare. Non riutilizzare mai un numero; conserva la traccia di documenti annullati, invalidati o corretti come richiesto.
Aggiungi data di emissione e, se richiesta, data della fornitura o momento impositivo. Indica la scadenza derivante dal contratto e dalle regole locali sui pagamenti. Una data di calendario è più chiara di "Net 30" da solo.
Passaggio 4: descrivi il lavoro per voci
Elenca ogni prodotto o servizio con una descrizione abbastanza specifica da identificare la fornitura. Aggiungi quantità o estensione, prezzo unitario e importo di riga quando applicabili. "Riprogettazione home page - 12 ore" è più facile da approvare di "lavoro di progettazione". Mostra con chiarezza sconti e aggiunte, poi riconcilia le righe con il subtotale.
Un generatore di fatture gratuito può calcolare totali di riga e aliquota inserita. Non può decidere se la fornitura sia imponibile, esente, ad aliquota zero o soggetta a reverse charge, quindi verifica separatamente il trattamento.
Passaggio 5: aggiungi le imposte
Determina il trattamento fiscale prima di calcolare il totale. La registrazione non significa che ogni fornitura usi l'aliquota ordinaria. Il risultato può essere ad aliquota ordinaria, ridotta o ad aliquota zero, esente, fuori campo, soggetto a reverse charge o coperto da un regime speciale. Gli obblighi sull'imposta sulle vendite possono dipendere anche da luogo, nexus, prodotto e cliente.
Mostra numeri di registrazione, importi imponibili, aliquote, imposte e note legali richiesti dal trattamento applicabile. Un'operazione in reverse charge non usa un unico insieme universale di campi o una generica etichetta a imposta zero. Se non sei registrato, non addebitare l'imposta o presentarti come registrato, ma controlla se altri obblighi di comunicazione o assolvimento da parte dell'acquirente incidono sulla fattura.
Passaggio 6: mostra totale e termini
Mostra l'importo finale in evidenza e indica la valuta. Ricontrolla subtotale, sconti, imposte e arrotondamento rispetto alle righe. Indica scadenza contrattuale e metodo accettato. Inserisci coordinate bancarie o URL di pagamento soltanto dopo aver verificato che appartengano al fornitore e siano sicuri da condividere.
Cita interessi o costi di recupero per il ritardo soltanto se contratto e legge applicabile li consentono. Una fattura non può creare una nuova penale dopo la conclusione dell'accordo. Mantieni le istruzioni brevi e coerenti con il contratto sottostante.
Passaggio 7: invia e monitora
Invia la fattura attraverso il canale e nel formato accettati dal cliente e dalla giurisdizione. Il PDF è comune, ma non sostituisce una fattura elettronica strutturata o un invio all'autorità fiscale quando richiesti. Conferma il destinatario, soprattutto prima di esporre coordinate bancarie o dati personali.
Registra quando la fattura è stata inviata, consegnata, è scaduta, è stata pagata, annullata o corretta. Conserva fattura e documenti di supporto nella forma originale richiesta per il periodo applicabile. Se il pagamento ritarda, segui contratto e regole locali su solleciti, interessi e recupero.
Domande frequenti
Che cosa deve comparire in fattura?
Non esiste un minimo universale. I campi comuni identificano fornitore e cliente, fattura, date pertinenti, beni o servizi, importi, valuta e termini. Le fatture fiscali possono richiedere anche numeri di registrazione, numero progressivo, data della fornitura, imponibili, aliquote, imposte e note specifiche. Controlla le regole dell'operazione.
Come si numerano le fatture?
Usa un identificativo univoco che non si ripeta. Molti sistemi fiscali richiedono un numero progressivo di una o più serie, per esempio 2026-001 e 2026-002. Non presumere che ogni giurisdizione applichi la stessa regola sui salti. Conserva la traccia richiesta di fatture invalidate, annullate e corrette.
Devo applicare imposte in fattura?
La registrazione è soltanto una parte della decisione. Fornitore, cliente, luogo, prodotto o servizio ed eventuale regime speciale determinano se l'operazione è imponibile e quale aliquota o nota si applica. Non addebitare imposte o mostrare un numero di registrazione che non hai diritto di usare. Verifica trattamento transfrontaliero e reverse charge prima dell'emissione.
Quali termini di pagamento devo scegliere?
Usa i termini concordati con il cliente e consentiti dalla legge locale. Indica una data di calendario, il metodo accettato e istruzioni verificate. Cita interessi o costi di recupero soltanto quando accordo e legge li sostengono.
Qual è la differenza tra fattura e ricevuta?
La fattura registra ciò che viene addebitato e spesso richiede il pagamento. Può essere emessa prima, durante o dopo il pagamento secondo operazione e regole. La ricevuta registra il denaro ricevuto. La stessa operazione può produrre entrambi, ma ordine e contenuto dipendono dalle circostanze.
Come si invia una fattura?
Usa destinatario, canale e formato concordati con il cliente e accettati dalla giurisdizione. Un PDF può essere adatto, ma alcune operazioni richiedono una fattura strutturata o il canale dell'autorità fiscale. Conserva il documento originale e segui la procedura di sollecito applicabile in caso di ritardo.