Quando inviare una fattura
Emetti la fattura nel momento previsto dal contratto, dalle norme fiscali e dall'eventuale procedura di acquisto del cliente. Per un incarico singolo può essere la consegna o l'accettazione; per un progetto a fasi, l'approvazione di ogni fase; per un lavoro continuativo, una data fissa del mese. Inviare subito aiuta, ma il termine di pagamento legale o contrattuale non decorre sempre dalla data di invio. Può dipendere dalla ricezione, dalla consegna o dall'accettazione.
Per un progetto importante, valuta un acconto o pagamenti a stato di avanzamento concordati prima di iniziare. Metti per iscritto importo, ambito, condizione di maturazione e scadenza. Se il pagamento anticipato modifica il momento impositivo o richiede una fattura fiscale nella tua giurisdizione, applica quella regola e non trattare l'acconto come un accordo informale.
Come numerare le fatture in sequenza
Usa un riferimento univoco per ogni fattura. Alcuni sistemi, comprese le norme IVA dell'UE, richiedono un numero progressivo basato su una o più serie; altre giurisdizioni definiscono gli identificativi in modo diverso. Un semplice contatore progressivo è facile da controllare. Anche un prefisso per anno o cliente può funzionare, purché ogni serie resti univoca e le norme locali lo consentano.
Documenta annullamenti e correzioni invece di eliminare in silenzio una fattura o riutilizzarne il numero. Un salto non dimostra un reddito occultato, ma se non è spiegato rende i registri più difficili da seguire. Gli utenti ospiti di FreeBillGen inseriscono il numero manualmente. In un'area di lavoro con accesso, il sistema può suggerire il numero successivo in base alle fatture salvate e rifiutare numeri completi duplicati tra i documenti salvati, ma devi comunque riconciliare gli annullamenti e le fatture create altrove.
Cosa inserire nella fattura di un freelance
Una fattura utile identifica chi fattura a chi, cosa è stato fornito, gli importi e i termini di pagamento. I dati obbligatori dipendono dal fornitore, dal cliente, dall'operazione e dalla giurisdizione. Considera quindi l'elenco seguente come una base pratica, non come un modello universale. Un generatore di fatture gratuito organizza i campi comuni, ma devi aggiungere gli eventuali requisiti locali.
- La parola "Fattura"
- Identifica chiaramente il documento, così non viene confuso con un preventivo, una stima o una proforma.
- Identificativo e data della fattura
- Un numero o riferimento univoco, secondo la sequenza o la serie richiesta a livello locale, e la data di emissione.
- I tuoi dati
- Nome commerciale o ragione sociale, indirizzo ed eventuali numeri di registrazione aziendale o fiscale applicabili.
- Dati del cliente
- Nome o ragione sociale e indirizzo del cliente, più il suo numero IVA quando si applica il reverse charge.
- Descrizione del lavoro
- Una riga per ogni servizio o risultato consegnato, con quantità o ore, prezzo unitario e totale di riga.
- Importi
- Subtotale, eventuali imposte e sconti, e totale dovuto nella valuta concordata.
- Termini e scadenza di pagamento
- Quando è dovuto il pagamento, per esempio net 14 o net 30, e come pagare, compresi i dati bancari o del bonifico.
- Un riferimento, se richiesto dal cliente
- Un ordine di acquisto o un riferimento di progetto che consenta al cliente di inoltrare la fattura per l'approvazione.
Un freelance deve addebitare l'IVA?
Il trattamento fiscale non dipende soltanto dalla registrazione. Se puoi legittimamente restare fuori dal sistema ordinario IVA o GST, non presentare una parte del prezzo come tale imposta. Se sei registrato, applica il trattamento della specifica operazione: aliquota positiva, aliquota zero, esenzione o reverse charge. I sistemi di imposta sulle vendite possono prevedere regole diverse per registrazione, territorialità e fatturazione.
Per molti servizi forniti da un'impresa UE a un'impresa di un altro Stato membro, il cliente assolve l'IVA con il reverse charge. Alcuni servizi seguono regole speciali sul luogo della prestazione. Prima di non addebitare l'IVA, verifica quindi lo status del cliente e la natura del lavoro. Usa diciture e identificativi richiesti dalle norme applicabili. L'imposta sul reddito derivante dall'utile d'impresa resta distinta dall'imposta sulla singola operazione.
Stabilire i termini di pagamento
I termini di pagamento indicano quando il denaro è dovuto. Concordali nel contratto o nel preventivo accettato e riporta sulla fattura la data di calendario esatta. Se usi formule come net 14 o net 30, specifica da quale evento parte il conteggio. Pagamento alla ricezione indica che non concedi un periodo di credito, ma una data precisa è più chiara.
| Termine | Significato | Possibile utilizzo |
|---|---|---|
| Pagamento alla ricezione | Nessun periodo di credito concordato | Piccoli incarichi o pagamento immediato concordato |
| Net 14 | Intero importo dovuto 14 giorni dopo la data iniziale indicata | Credito breve concordato |
| Net 30 | Intero importo dovuto 30 giorni dopo la data iniziale indicata | Clienti con una procedura di 30 giorni |
Indica anche valuta, metodo e riferimento di pagamento. I diritti contrattuali o legali in caso di ritardo variano in base alla giurisdizione e al tipo di operazione. Una clausola scritta dimostra meglio ciò che è stato concordato, ma non rende esigibile un addebito contrario alla legge.
Sollecitare una fattura scaduta e conservare i documenti
Quando una fattura diventa scaduta, verifica prima che sia arrivata al contatto amministrativo corretto e contenga l'eventuale riferimento all'ordine di acquisto. Invia un sollecito concreto con numero, importo e scadenza della fattura. Procedi poi secondo i passaggi consentiti dal contratto e dalla legge locale, registrando ogni contatto e calcolo.
Conserva le fatture emesse e ricevute, l'accordo sottostante, le prove di consegna, le correzioni e i pagamenti per il periodo previsto da ogni norma fiscale e societaria applicabile. Durata e data iniziale del periodo di conservazione variano, quindi consulta il calendario aggiornato dell'autorità competente invece di affidarti a una regola generale.
Domande frequenti
Devo costituire un'impresa per inviare una fattura?
Non è sempre necessario costituire una società, ma le regole su registrazione, licenze, imposte e fatturazione variano. Un lavoratore autonomo può fatturare a proprio nome o con un nome commerciale registrato e dover comunque usare identificativi specifici, presentare dichiarazioni e conservare i ricavi. Verifica le regole del luogo in cui opera l'attività.
Come numero le mie fatture?
Usa un riferimento univoco e rispetta le eventuali regole locali sulle serie progressive. Un numero come 2026-001 è facile da controllare. Conserva i documenti annullati o corretti invece di riutilizzare in silenzio un numero già emesso e usa il documento di correzione richiesto nella tua giurisdizione.
Devo addebitare l'IVA come freelance?
La registrazione è solo una parte della risposta. Applica la regola prevista per luogo e tipo di fornitura, comprese eventuali esenzioni, aliquote zero o reverse charge. Molti servizi B2B transfrontalieri nell'UE usano il reverse charge, ma esistono eccezioni importanti. L'imposta sul reddito derivante dall'utile è distinta dall'IVA.
Quali termini di pagamento dovrei scegliere?
Scegli termini che il cliente accetta e che siano sostenibili per la tua liquidità. Se usi net 14 o net 30, indica l'evento iniziale e la data di calendario della scadenza. Specifica valuta, metodo di pagamento ed eventuale clausola di mora consentita dalla legge prima di iniziare il lavoro.
Cosa posso fare se un cliente paga in ritardo?
Verifica la ricezione e l'eventuale contestazione reale, poi invia un sollecito concreto e procedi secondo il contratto e la procedura locale. Per alcuni crediti possono applicarsi interessi o costi di recupero previsti dal contratto o dalla legge. Prima di aggiungere un addebito, verifica tipo di debitore, tasso, avvisi e regole di recupero.
Per quanto tempo devo conservare le fatture?
Applica le norme di conservazione aggiornate per ogni imposta, soggetto e giurisdizione rilevante. Conserva fatture emesse e ricevute, correzioni, accordo, prova di consegna e registrazioni dei pagamenti in un formato leggibile per tutto il periodo richiesto.