Quando inviare una fattura
Invia una fattura non appena il lavoro o la fase è completata, oppure secondo la cadenza concordata con il cliente. Prima la fattura arriva, prima parte l'orologio del pagamento, quindi non lasciarla in sospeso per giorni. Per i progetti una tantum, fattura alla consegna o quando raggiungi una fase concordata. Per i lavori continuativi, scegli un ritmo e mantienilo: un giorno fisso ogni mese, oppure dopo un determinato numero di ore.
Se un progetto è grande, concorda in anticipo un acconto o pagamenti a stati di avanzamento così da non finanziare l'intero lavoro di tasca tua. Uno schema comune è una percentuale alla firma, una percentuale a metà e il saldo al completamento. Conferma sempre l'importo, l'ambito e la scadenza prima di iniziare, poi la fattura si limita a documentare ciò che è già stato concordato.
Come numerare le fatture in modo progressivo
Ogni fattura ha bisogno di un numero univoco e progressivo. Nella maggior parte dei paesi non è facoltativo: le amministrazioni fiscali si aspettano una sequenza ininterrotta senza salti né duplicati, perché i salti suggeriscono una fattura nascosta o eliminata. Lo schema più semplice è un numero progressivo che aumenta di uno ogni volta. Molti liberi professionisti aggiungono come prefisso l'anno o un codice cliente, per esempio 2026-001, 2026-002 e così via.
Scegli uno schema e mantienilo coerente per tutto l'anno fiscale. Non azzerare il contatore a metà anno, non saltare numeri e non riutilizzare un numero di una fattura annullata. Se annulli una fattura, lascia il suo numero ritirato ed emetti una nota di credito invece di eliminarla. Un generatore che assegna automaticamente il numero successivo elimina il rischio principale: salti e duplicati accidentali dovuti alla numerazione manuale.
Cosa inserire in una fattura da libero professionista
Una fattura valida deve identificare chi sta addebitando a chi, per cosa e quanto. La formulazione esatta varia da paese a paese, ma i campi fondamentali qui sotto sono richiesti quasi ovunque. Se sei registrato all'IVA, aggiungi gli elementi specifici dell'IVA descritti nella sezione successiva.
- La parola "Fattura"
- Etichetta chiaramente il documento così da non confonderlo con un preventivo, una stima o una proforma.
- Numero e data della fattura
- Un numero univoco e progressivo e la data in cui la fattura viene emessa.
- I tuoi dati
- Il tuo nome commerciale o legale, l'indirizzo e qualsiasi numero di registrazione aziendale o fiscale applicabile.
- Dati del cliente
- Il nome del cliente (o la ragione sociale) e l'indirizzo, e la sua partita IVA dove si applica il reverse charge.
- Descrizione del lavoro
- Una riga per ciascun servizio o prodotto consegnato, con quantità o ore, la tariffa unitaria e il totale di riga.
- Importi
- Il subtotale, l'eventuale imposta, l'eventuale sconto e il totale dovuto nella valuta concordata.
- Condizioni di pagamento e scadenza
- Quando è dovuto il pagamento (per esempio a 14 o 30 giorni) e come pagare, compresi i dati bancari o di bonifico.
- Un riferimento, se il cliente ne ha bisogno
- Un ordine d'acquisto o un riferimento di progetto che permetta al cliente di inoltrare la fattura per l'approvazione.
Gestire IVA e imposte da libero professionista
Se addebiti l'imposta dipende dal fatto che tu sia registrato. Se non sei registrato all'IVA o a un'imposta sulle vendite, fatturi semplicemente il tuo compenso senza alcuna riga d'imposta, e il totale della fattura è l'importo che il cliente paga. Molti liberi professionisti operano sotto una soglia nazionale di registrazione e non addebitano mai l'IVA. Resti comunque responsabile di dichiarare questo reddito come utile nella tua dichiarazione, quindi conserva ogni fattura.
Se sei registrato all'IVA, devi mostrare la tua partita IVA, l'importo netto, l'aliquota IVA e l'importo dell'IVA, e il totale lordo. Per il lavoro transfrontaliero tra imprese all'interno dell'UE si applica di solito il reverse charge (inversione contabile): fatturi senza IVA, mostri le partite IVA di entrambe le parti e aggiungi una dicitura «Inversione contabile» così il cliente contabilizza l'imposta nel proprio paese. Verifica la partita IVA del cliente prima di applicare l'aliquota zero, e ricorda che l'imposta sul reddito sul tuo utile è separata dall'eventuale IVA che incassi e versi.
Stabilire le condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento dicono al cliente esattamente quando è dovuto il denaro. Indicale su ogni fattura e nel tuo contratto. Le condizioni più comuni sono net 14 e net 30, ovvero pagamento dovuto a 14 o 30 giorni dalla data della fattura. Condizioni più brevi ti fanno pagare prima; alcuni liberi professionisti usano pagamento alla ricezione per i piccoli lavori o per i nuovi clienti.
Specifica anche i dettagli pratici: la valuta, i metodi di pagamento accettati e qualsiasi penale o interesse di mora che applicherai se la scadenza passa. Molte giurisdizioni danno il diritto legale di addebitare interessi sulle fatture commerciali scadute, quindi una clausola chiara è al tempo stesso equa e applicabile. Stabilire le condizioni in anticipo evita la conversazione imbarazzante in seguito e ti dà un terreno solido da cui sollecitare.
Sollecitare i pagamenti in ritardo e tenere i registri
Quando una fattura supera la scadenza, agisci con tempestività e professionalità. Un breve sollecito cortese il giorno dopo la scadenza risolve la maggior parte dei casi: molti pagamenti in ritardo sono semplici dimenticanze. Se viene ignorato, procedi per gradi: un sollecito più fermo, una telefonata, poi una diffida formale che richiama le tue condizioni di mora e gli eventuali interessi dovuti. Mantieni un tono professionale; vuoi essere pagato e conservare il cliente.
Conserva una copia di ogni fattura che emetti e ricevi, insieme alla prova di cosa è stato consegnato e di quando è arrivato il pagamento. I periodi di conservazione sono stabiliti a livello nazionale e di solito vanno dai 5 ai 10 anni. Una buona tenuta dei registri rende indolore la tua dichiarazione, ti tutela in qualsiasi controversia e ti permette di vedere a colpo d'occhio quali fatture sono ancora insolute.
Domande frequenti
Devo essere un'impresa registrata per emettere una fattura?
No. Nella maggior parte dei paesi un lavoratore autonomo o un libero professionista può emettere fatture a proprio nome senza costituire una società. Devi però dichiarare il reddito nella tua dichiarazione e potresti aver bisogno di un numero di registrazione fiscale o aziendale sulla fattura, a seconda del tuo paese e del fatturato.
Come numero le mie fatture?
Usa un numero univoco e progressivo che aumenta di uno con ogni fattura, senza salti né duplicati. Un semplice numero progressivo funziona, e molti liberi professionisti aggiungono come prefisso l'anno, come 2026-001. Mantieni la sequenza coerente e non riutilizzare né eliminare mai un numero; annulla con una nota di credito.
Devo addebitare l'IVA da libero professionista?
Solo se sei registrato all'IVA. Molti liberi professionisti restano sotto la soglia di registrazione del proprio paese e fatturano senza alcuna riga d'IVA. Se sei registrato, mostra la tua partita IVA, l'aliquota e l'importo dell'IVA, e applica il reverse charge per il lavoro B2B transfrontaliero all'interno dell'UE. L'imposta sul reddito sul tuo utile è separata dall'IVA.
Quali condizioni di pagamento dovrei stabilire?
Net 14 o net 30 sono le più comuni, ovvero pagamento dovuto a 14 o 30 giorni dalla data della fattura. Condizioni più brevi, o il pagamento alla ricezione, ti fanno pagare prima, soprattutto con i nuovi clienti. Indica chiaramente su ogni fattura la condizione, la valuta, il metodo di pagamento ed eventuali interessi di mora.
Cosa posso fare se un cliente paga in ritardo?
Invia un sollecito cortese il giorno dopo la scadenza, poi procedi con un sollecito più fermo, una telefonata e una diffida formale che richiama le tue condizioni di mora. Molte giurisdizioni ti permettono di addebitare interessi sulle fatture commerciali scadute, quindi richiama quella clausola se ne hai inclusa una nelle tue condizioni.
Per quanto tempo devo conservare le mie fatture?
I periodi di conservazione sono stabiliti da ciascun paese e di solito vanno dai 5 ai 10 anni. Conserva sia le fatture che emetti sia quelle che ricevi, oltre alla prova di consegna e di pagamento, così i tuoi registri supportano la dichiarazione e qualsiasi controversia.