Quando inviare una fattura
Emetti la fattura nel momento stabilito dal contratto, dalle norme fiscali e dall'eventuale procedura di acquisto del cliente. Per una prestazione occasionale può trattarsi della consegna o dell'accettazione; per un progetto a fasi può coincidere con ogni tappa approvata; per un lavoro continuativo può essere una data fissa mensile. Inviare tempestivamente è utile, ma il termine di pagamento legale o contrattuale non decorre sempre dalla data di invio: può dipendere dalla ricezione, dalla consegna o dall'accettazione.
Per un progetto di grandi dimensioni, valuta un acconto o pagamenti a stati di avanzamento concordati prima dell'inizio dei lavori. Definisci per iscritto l'importo, l'ambito, l'evento scatenante e la scadenza. Se il pagamento anticipato modifica il momento di esigibilità dell'imposta o richiede una fattura fiscale nella tua giurisdizione, segui tale regola anziché trattare l'acconto in modo informale.
Come numerare le fatture in sequenza
Utilizza un riferimento univoco per ogni fattura. Alcuni sistemi, comprese le norme IVA dell'UE, richiedono un numero progressivo basato su una o più serie; altre giurisdizioni definiscono diversamente gli identificativi delle fatture. Un semplice contatore progressivo è facile da verificare in sede di controllo, e un prefisso per anno o per cliente può funzionare purché ogni serie resti univoca e le norme locali lo consentano.
Documenta annullamenti e rettifiche anziché eliminare o riutilizzare silenziosamente un numero già emesso. Una lacuna non è prova di redditi occulti, ma una lacuna non spiegata rende più difficile seguire i registri. Gli ospiti di FreeBillGen inseriscono il proprio numero. Un'area di lavoro con accesso registrato può suggerire il numero successivo dalle fatture salvate e rifiutare numeri completi duplicati, ma spetta a te riconciliare gli annullamenti e le fatture create altrove.
Cosa inserire in una fattura da libero professionista
Una fattura efficace identifica chi fattura a chi, cosa è stato fornito, gli importi e le condizioni di pagamento. I dati legali dipendono dal fornitore, dal cliente, dalla transazione e dalla giurisdizione, pertanto considera l'elenco seguente come una base pratica e non come un modello universale. Un generatore di fatture gratuito dispone i campi più comuni; resta a te aggiungere eventuali requisiti locali.
- La parola «Fattura»
- Etichetta chiaramente il documento in modo che non venga confuso con un'offerta, un preventivo o una fattura pro forma.
- Identificativo e data della fattura
- Un numero o riferimento univoco, utilizzando la sequenza o serie eventualmente richiesta a livello locale, e la data di emissione.
- I tuoi dati
- Il tuo nome commerciale o la tua denominazione legale, l'indirizzo e l'eventuale numero di registrazione aziendale o fiscale applicabile.
- Dati del cliente
- Il nome del cliente (o la ragione sociale) e l'indirizzo, nonché il numero di partita IVA nei casi in cui si applica l'inversione contabile.
- Descrizione delle prestazioni
- Una riga per ciascun servizio o risultato consegnabile, con quantità o ore, tariffa unitaria e totale di riga.
- Importi
- Il subtotale, eventuali imposte, eventuali sconti e l'importo totale dovuto nella valuta concordata.
- Condizioni di pagamento e data di scadenza
- La scadenza del pagamento (ad esempio, pagamento a 14 o 30 giorni) e le modalità di pagamento, inclusi gli estremi bancari o per il bonifico.
- Un riferimento, se il cliente ne ha bisogno
- Un ordine di acquisto o un riferimento al progetto che consenta al cliente di instradare la fattura per l'approvazione.
I liberi professionisti devono addebitare l'IVA?
Il trattamento fiscale dipende da più fattori rispetto alla sola registrazione. Se si resta legittimamente al di fuori del regime normale dell'IVA o della GST, non si deve presentare una parte del prezzo come tale imposta. Se si è registrati, si applica il trattamento previsto per la specifica operazione: aliquota positiva, aliquota zero, esenzione o inversione contabile. I sistemi di imposta sulle vendite possono prevedere regole diverse in materia di registrazione, individuazione del luogo di tassazione e fatturazione.
Per molti servizi forniti da un'impresa dell'UE a un'impresa di un altro Stato membro, il cliente assolve l'IVA mediante inversione contabile. Regole particolari sul luogo di effettuazione si applicano ad alcuni servizi; è pertanto opportuno verificare lo status del cliente e la natura della prestazione prima di omettere l'IVA. Utilizzare la dicitura in fattura e gli identificativi richiesti dalle norme applicabili. L'imposta sul reddito d'impresa resta distinta dall'imposta sulle transazioni.
Definire le condizioni di pagamento
Le condizioni di pagamento indicano quando è dovuto il corrispettivo. Vanno concordate nel contratto o nel preventivo accettato e la scadenza esatta va riportata in fattura. Se si usa una formula abbreviata come pagamento a 14 giorni o pagamento a 30 giorni, è bene specificare da quale evento decorre il conteggio. Pagamento alla ricezione indica che non si concede un periodo di credito, ma una data precisa è più chiara.
| Condizione | Significato | Possibile utilizzo |
|---|---|---|
| Pagamento alla ricezione | Nessun periodo di credito concordato | Piccoli incarichi o fatturazione immediata già concordata |
| Pagamento a 14 giorni | Importo totale dovuto entro 14 giorni dalla data di decorrenza indicata | Breve credito concordato |
| Pagamento a 30 giorni | Importo totale dovuto entro 30 giorni dalla data di decorrenza indicata | Clienti con procedura di pagamento a 30 giorni |
Indicare inoltre la valuta, il metodo di pagamento e il riferimento. I diritti contrattuali o di legge in caso di ritardo nel pagamento variano a seconda della giurisdizione e del tipo di operazione. Una clausola scritta aiuta a dimostrare quanto concordato, ma non rende esigibile un addebito illegittimo.
Sollecitare i pagamenti in ritardo e conservare la documentazione
Quando una fattura risulta scaduta, verificare innanzitutto che sia giunta al corretto referente per la fatturazione e che contenga l'eventuale riferimento all'ordine di acquisto richiesto. Inviare un sollecito puntuale con il numero della fattura, l'importo e la data di scadenza. Procedere con i passaggi consentiti dal contratto e dalla normativa locale, annotando ogni contatto e ogni calcolo.
Conservare le fatture emesse e ricevute, il contratto sottostante, la prova di consegna, le rettifiche e le registrazioni dei pagamenti per il periodo previsto da ciascuna norma fiscale e societaria applicabile. I termini di conservazione e l'evento da cui decorrono variano; è pertanto opportuno fare riferimento al calendario aggiornato dell'autorità competente anziché a una regola generica.
Domande frequenti
Devo essere un'impresa registrata per emettere una fattura?
La costituzione di una società non è sempre obbligatoria, ma le norme in materia di registrazione dell'attività, licenze, fiscalità e fatturazione variano. Un lavoratore autonomo può fatturare con il proprio nome o con una denominazione commerciale registrata, pur necessitando di specifici identificativi, adempimenti e registri dei redditi. Verificare le norme vigenti nel luogo in cui si opera.
Come si numerano le fatture?
Utilizzare un riferimento univoco e rispettare eventuali norme locali sulla numerazione progressiva. Una numerazione sequenziale come 2026-001 facilita il controllo. Conservare i documenti annullati o rettificati anziché riutilizzare silenziosamente un numero già emesso e adottare il documento di rettifica previsto dalla normativa applicabile.
Devo addebitare l'IVA come libero professionista?
La registrazione è solo una parte della risposta. Si applica la normativa relativa al luogo e al tipo di prestazione, comprese eventuali esenzioni, aliquote zero o il meccanismo di inversione contabile (reverse charge). Molti servizi B2B transfrontalieri nell'UE utilizzano il reverse charge, ma esistono eccezioni importanti. L'imposta sul reddito è distinta dall'IVA.
Quali condizioni di pagamento dovrei stabilire?
Scegli condizioni che il cliente accetti e che il tuo flusso di cassa possa sostenere. Se utilizzi il pagamento a 14 o 30 giorni, indica l'evento da cui decorre il termine e mostra la data di scadenza. Specifica la valuta, il metodo di pagamento e qualsiasi clausola lecita per il ritardo di pagamento prima dell'inizio del lavoro.
Cosa posso fare se un cliente paga in ritardo?
Verifica la ricezione e l'eventuale contestazione legittima, quindi invia un sollecito oggettivo e procedi secondo il contratto e la procedura locale. Interessi o costi di recupero possono derivare da una clausola contrattuale o da una norma di legge per i crediti che ne soddisfano i requisiti. Verifica il tipo di debitore, il tasso, le modalità di messa in mora e le norme di esecuzione forzata prima di aggiungere un addebito.
Per quanto tempo devo conservare le mie fatture?
Utilizza le norme di conservazione vigenti per ciascuna imposta, soggetto e giurisdizione applicabile. Conserva le fatture emesse e ricevute, le rettifiche, il contratto, la prova di consegna e le registrazioni dei pagamenti in un formato che rimanga leggibile per il periodo richiesto.