Cuándo enviar una factura
Factura en el momento que establezcan el contrato, las normas fiscales y cualquier proceso de compra del cliente. En un trabajo puntual puede ser la entrega o la aceptación; en un proyecto por hitos, cada fase aprobada; y en un servicio continuo, una fecha mensual fija. Emitir la factura con rapidez ayuda, pero el plazo legal o contractual de pago no siempre comienza en la fecha de envío. Puede depender de la recepción, la entrega o la aceptación.
En un proyecto grande, puedes acordar un anticipo o pagos por etapas antes de empezar. Define por escrito el importe, el alcance, el hecho que activa el cobro y la fecha de vencimiento. Si el pago anticipado cambia el momento de devengo o exige una factura fiscal en tu jurisdicción, aplica esa regla en vez de tratarlo como algo informal.
Cómo numerar las facturas de forma correlativa
Usa una referencia única para cada factura. Algunos sistemas, incluidas las normas del IVA de la UE, exigen un número secuencial basado en una o varias series. Otras jurisdicciones definen los identificadores de otra forma. Un contador correlativo sencillo es fácil de auditar, y un prefijo por año o cliente puede funcionar si cada serie sigue siendo única y las reglas locales lo permiten.
Documenta las anulaciones y correcciones en vez de eliminar o reutilizar sin explicación un número ya emitido. Un salto no demuestra que existan ingresos ocultos, pero si no se explica dificulta el seguimiento de los registros. Los usuarios invitados de FreeBillGen introducen su propio número. Un espacio de trabajo con sesión iniciada puede sugerir el siguiente a partir de las facturas guardadas y rechazar números completos duplicados que ya estén registrados, pero tú debes conciliar las anulaciones y las facturas creadas en otros sistemas.
Qué incluir en la factura de un autónomo
Una factura útil identifica quién factura a quién, qué se suministró, los importes y las condiciones de pago. Los datos legales dependen del proveedor, el cliente, la operación y la jurisdicción, por lo que la lista siguiente es una base práctica, no un formulario universal. Un generador de facturas gratuito presenta campos habituales, pero tú debes añadir cualquier requisito local.
- La palabra "Factura"
- Etiqueta el documento con claridad para que no se confunda con un presupuesto, una estimación o una proforma.
- Identificador y fecha de la factura
- Un número o una referencia únicos, con cualquier secuencia o serie exigida localmente, y la fecha de emisión.
- Tus datos
- Tu nombre comercial o legal, dirección y cualquier número de registro mercantil o fiscal que corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre del cliente (o el de la empresa) y su dirección, y su número de IVA cuando se aplique la inversión del sujeto pasivo.
- Descripción del trabajo
- Una línea por cada servicio o entregable, con la cantidad o las horas, la tarifa unitaria y el total de la línea.
- Importes
- La base imponible, los impuestos, los descuentos y el importe total a pagar en la divisa acordada.
- Condiciones de pago y fecha de vencimiento
- Cuándo vence el pago (por ejemplo, a 14 o a 30 días) y cómo pagar, incluidos los datos bancarios o de transferencia.
- Una referencia, si el cliente la necesita
- Un número de pedido o de proyecto que permita al cliente tramitar la factura para su aprobación.
¿Deben cobrar IVA los autónomos?
El tratamiento fiscal no depende solo del registro. Si permaneces legítimamente fuera del sistema ordinario de IVA o GST, no presentes una parte del precio como ese impuesto. Si estás registrado, aplica el tratamiento correspondiente a la operación concreta: un tipo positivo, un tipo cero, una exención o la inversión del sujeto pasivo. Los sistemas de impuesto sobre las ventas pueden utilizar reglas distintas de registro, localización y facturación.
En muchos servicios prestados por una empresa de la UE a otra empresa de un Estado miembro distinto, el cliente contabiliza el IVA mediante la inversión del sujeto pasivo. Algunos servicios están sujetos a reglas especiales sobre el lugar de prestación, por lo que debes comprobar la condición del cliente y la naturaleza del trabajo antes de omitir el IVA. Usa los identificadores y la mención exigidos por las normas aplicables. El impuesto sobre la renta de los beneficios empresariales es independiente del impuesto sobre la operación.
Fijar las condiciones de pago
Las condiciones de pago indican cuándo vence el pago. Acuérdalas en el contrato o presupuesto aceptado y repite en la factura la fecha de vencimiento concreta. Si utilizas abreviaturas como neto 14 o neto 30, indica qué hecho inicia el cómputo. Pago al recibir señala que no ofreces un periodo de crédito, pero una fecha concreta resulta más clara.
| Condición | Significado claro | Uso posible |
|---|---|---|
| Pago al recibir | No se ha acordado un periodo de crédito | Trabajos pequeños o facturación inmediata acordada de antemano |
| Neto 14 | El importe total vence 14 días después de la fecha de inicio indicada | Periodo de crédito corto acordado |
| Neto 30 | El importe total vence 30 días después de la fecha de inicio indicada | Clientes con un proceso de pago de 30 días |
Indica también la moneda, el método de pago y la referencia. Los derechos contractuales o legales en caso de demora dependen de la jurisdicción y del tipo de operación. Una cláusula escrita ayuda a demostrar lo acordado, pero no hace exigible un cargo ilegal.
Reclamar impagos y conservar los registros
Cuando venza una factura, confirma primero que llegó al contacto de facturación correcto y que contiene cualquier referencia de orden de compra exigida. Envía un recordatorio objetivo con el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento. Sigue los pasos de reclamación permitidos por el contrato y la legislación local y registra cada contacto y cálculo.
Conserva las facturas que emitas y recibas, el acuerdo subyacente, las pruebas de entrega, las correcciones y los registros de pago durante el plazo exigido por cada norma fiscal y mercantil aplicable. Los periodos de conservación y el hecho desde el que se cuentan varían, así que consulta el calendario vigente de la autoridad correspondiente en vez de aplicar una regla general mundial.
Preguntas frecuentes
¿Necesito ser una empresa registrada para enviar una factura?
No siempre es necesario constituir una sociedad, pero las normas de registro mercantil, licencias, impuestos y facturación varían. Un autónomo puede facturar con su nombre personal o un nombre comercial registrado y seguir necesitando identificadores, declaraciones y registros de ingresos específicos. Revisa las reglas del lugar donde opera el negocio.
¿Cómo numero mis facturas?
Usa una referencia única y sigue cualquier regla local sobre series secuenciales. Un número correlativo como 2026-001 es fácil de auditar. Conserva los registros anulados o corregidos en vez de reutilizar sin explicación un número emitido, y utiliza el documento de corrección exigido en tu jurisdicción.
¿Tengo que repercutir IVA como autónomo?
El registro es solo una parte de la respuesta. Aplica la regla correspondiente al lugar y al tipo de operación, incluida cualquier exención, tipo cero o inversión del sujeto pasivo. Muchos servicios B2B transfronterizos dentro de la UE aplican la inversión del sujeto pasivo, pero existen excepciones importantes. El impuesto sobre la renta de los beneficios es independiente del IVA.
¿Qué condiciones de pago debo fijar?
Elige condiciones que el cliente acepte y que tu flujo de caja pueda soportar. Si utilizas neto 14 o neto 30, identifica el hecho inicial y muestra la fecha de vencimiento concreta. Establece la moneda, el método de pago y cualquier cláusula válida por demora antes de empezar el trabajo.
¿Qué puedo hacer si un cliente paga tarde?
Confirma la recepción y cualquier controversia real, envía después un recordatorio objetivo y sigue el proceso previsto en el contrato y la normativa local. Los intereses o costes de cobro pueden derivarse de una cláusula acordada o de una ley para determinadas deudas. Comprueba el tipo de deudor, el tipo de interés, el aviso y las reglas de ejecución antes de añadir un cargo.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas?
Aplica las reglas de conservación vigentes para cada impuesto, tipo de entidad y jurisdicción pertinentes. Guarda las facturas emitidas y recibidas, las correcciones, el acuerdo, las pruebas de entrega y los registros de pago en un formato que siga siendo legible durante el plazo exigido.