Cuándo enviar una factura
Envía una factura en cuanto se complete el trabajo o el hito, o según el calendario que hayas acordado con el cliente. Cuanto antes llegue la factura, antes empieza a correr el plazo de pago, así que no la dejes sin enviar durante días. Para proyectos puntuales, factura al entregar o cuando alcances un hito acordado. Para trabajos continuados, elige un ritmo y mantenlo: un día fijo cada mes, o tras un número determinado de horas.
Si un proyecto es grande, acuerda una señal o pagos por fases por adelantado para no financiar tú solo todo el trabajo. Un patrón habitual es un porcentaje a la firma, un porcentaje en la mitad del proyecto y el resto a la finalización. Confirma siempre el importe, el alcance y la fecha de vencimiento antes de empezar; así la factura simplemente documenta lo que ya se había acordado.
Cómo numerar las facturas de forma correlativa
Cada factura necesita un número único y correlativo. Esto no es opcional en la mayoría de los países: las administraciones tributarias esperan una serie ininterrumpida, sin saltos ni duplicados, porque los saltos sugieren una factura oculta o eliminada. El esquema más sencillo es un número correlativo simple que aumenta de uno en uno cada vez. Muchos autónomos le añaden como prefijo el año o un código de cliente, por ejemplo 2026-001, 2026-002, etc.
Elige un esquema y mantenlo coherente durante todo el ejercicio fiscal. No reinicies el contador a mitad de año, no te saltes números ni reutilices un número de una factura anulada. Si anulas una factura, deja su número retirado y emite una factura rectificativa en lugar de eliminarla. Un generador que asigna el siguiente número automáticamente elimina el principal riesgo: los saltos y duplicados accidentales de la numeración manual.
Qué incluir en la factura de un autónomo
Una factura válida tiene que identificar quién factura a quién, por qué y cuánto. La redacción exacta varía según el país, pero los campos básicos de abajo se esperan casi en todas partes. Si estás dado de alta en el IVA, añade los conceptos específicos de IVA que se describen en la siguiente sección.
- La palabra "Factura"
- Etiqueta el documento con claridad para que no se confunda con un presupuesto, una estimación o una proforma.
- Número y fecha de factura
- Un número único y correlativo y la fecha de emisión de la factura.
- Tus datos
- Tu nombre comercial o legal, dirección y cualquier número de registro mercantil o fiscal que corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre del cliente (o el de la empresa) y su dirección, y su número de IVA cuando se aplique la inversión del sujeto pasivo.
- Descripción del trabajo
- Una línea por cada servicio o entregable, con la cantidad o las horas, la tarifa unitaria y el total de la línea.
- Importes
- La base imponible, los impuestos, los descuentos y el importe total a pagar en la divisa acordada.
- Condiciones de pago y fecha de vencimiento
- Cuándo vence el pago (por ejemplo, a 14 o a 30 días) y cómo pagar, incluidos los datos bancarios o de transferencia.
- Una referencia, si el cliente la necesita
- Un número de pedido o de proyecto que permita al cliente tramitar la factura para su aprobación.
Gestionar el IVA y los impuestos como autónomo
Que repercutas impuestos depende de si estás dado de alta. Si no estás dado de alta en el IVA ni en un impuesto sobre las ventas, simplemente facturas tu honorario sin línea de impuesto, y el total de tu factura es el importe que paga el cliente. Muchos autónomos operan por debajo de un umbral nacional de registro y nunca repercuten IVA. Aun así, sigues teniendo la obligación de declarar estos ingresos como beneficio en tu propia declaración de la renta, así que conserva todas las facturas.
Si sí estás dado de alta en el IVA, debes mostrar tu número de IVA, el importe neto, el tipo de IVA y la cuota de IVA, y el total bruto. Para el trabajo transfronterizo entre empresas dentro de la UE, suele aplicarse la inversión del sujeto pasivo: facturas sin IVA, muestras los números de IVA de ambas partes y añades la mención „Inversión del sujeto pasivo“ para que el cliente liquide el impuesto en su propio país. Verifica el número de IVA del cliente antes de aplicar el tipo cero, y recuerda que el impuesto sobre la renta de tu beneficio es independiente del IVA que recaudas y repercutes.
Fijar las condiciones de pago
Las condiciones de pago indican al cliente exactamente cuándo vence el dinero. Indícalas en cada factura y en tu contrato. Las condiciones más habituales son a 14 días y a 30 días, lo que significa que el pago vence 14 o 30 días después de la fecha de la factura. Los plazos más cortos te hacen cobrar más rápido; algunos autónomos usan pago al recibir para trabajos pequeños o clientes nuevos.
Detalla también los aspectos prácticos: la divisa, las formas de pago aceptadas y cualquier recargo o interés por demora que apliques si pasa la fecha de vencimiento. Muchas jurisdicciones reconocen el derecho legal a cobrar intereses sobre facturas comerciales vencidas, así que una cláusula clara es a la vez justa y exigible. Fijar las condiciones por adelantado evita la conversación incómoda más adelante y te da una base firme desde la que reclamar.
Reclamar impagos y conservar los registros
Cuando una factura vence sin pagarse, haz el seguimiento con prontitud y profesionalidad. Un recordatorio breve y cordial el día después del vencimiento resuelve la mayoría de los casos: muchos impagos son simples descuidos. Si lo ignoran, escala por fases: un recordatorio más firme, una llamada y, después, un requerimiento formal que cite tus condiciones por demora y los intereses adeudados. Mantén un tono profesional; quieres cobrar y conservar al cliente.
Conserva una copia de cada factura que emites y recibes, junto con la prueba de lo que se entregó y de cuándo llegó el pago. Los plazos de conservación se fijan a nivel nacional y suelen estar entre 5 y 10 años. Unos buenos registros hacen que tu declaración de la renta sea indolora, te respaldan en cualquier disputa y te permiten ver de un vistazo qué facturas siguen pendientes.
Preguntas frecuentes
¿Necesito ser una empresa registrada para enviar una factura?
No. En la mayoría de los países un trabajador por cuenta propia o autónomo puede emitir facturas a su propio nombre sin constituir una empresa. Sí debes declarar los ingresos en tu declaración de la renta, y puede que necesites un número de registro fiscal o mercantil en la factura según tu país y tu volumen de negocio.
¿Cómo numero mis facturas?
Usa un número único y correlativo que aumente de uno en uno con cada factura, sin saltos ni duplicados. Un número correlativo simple funciona, y muchos autónomos le añaden como prefijo el año, como 2026-001. Mantén la serie coherente y nunca reutilices ni elimines un número; anula con una factura rectificativa en su lugar.
¿Tengo que repercutir IVA como autónomo?
Solo si estás dado de alta en el IVA. Muchos autónomos se mantienen por debajo del umbral de registro de su país y facturan sin línea de IVA. Si estás dado de alta, muestra tu número de IVA, el tipo y la cuota de IVA, y aplica la inversión del sujeto pasivo para el trabajo B2B transfronterizo dentro de la UE. El impuesto sobre la renta de tu beneficio es independiente del IVA.
¿Qué condiciones de pago debo fijar?
A 14 o a 30 días son las más habituales, lo que significa que el pago vence 14 o 30 días después de la fecha de la factura. Los plazos más cortos, o el pago al recibir, te hacen cobrar más rápido, sobre todo con clientes nuevos. Indica con claridad el plazo, la divisa, la forma de pago y cualquier interés por demora en cada factura.
¿Qué puedo hacer si un cliente paga tarde?
Envía un recordatorio cordial el día después del vencimiento, y luego escala con un recordatorio más firme, una llamada y un requerimiento formal que cite tus condiciones por demora. Muchas jurisdicciones te permiten cobrar intereses sobre facturas comerciales vencidas, así que cita esa cláusula si la incluiste en tus condiciones.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas?
Los plazos de conservación los fija cada país y suelen estar entre 5 y 10 años. Conserva tanto las facturas que emites como las que recibes, además de la prueba de entrega y de pago, para que tus registros respalden tu declaración de la renta y cualquier disputa.