Prieš siunčiant: greitas patikrinimas prieš siuntimą
Patikrinkite dokumentą prieš jį išsiųsdami. Patvirtinkite, kad sąskaitos faktūros identifikatorius atitinka jūsų taikomas taisykles, išrašymo data ir mokėjimo terminas yra teisingi, sumos ir apmokestinimo tvarka dera, mokėjimo duomenys yra tikslūs, o sąskaitoje faktūroje nurodytas teisingas juridinis asmuo. Jei vėliau prireiks pataisymų, naudokitės jūsų jurisdikcijoje nustatyta tvarka, užuot tyliai pakeitę išrašytą įrašą.
Iš anksto paklauskite kliento, kokį sąskaitos pateikimo adresą ar portalą naudoti, ar privaloma nurodyti pirkimo užsakymo numerį ir ar reikalaujama struktūrizuoto formato. Asmuo, užsakęs darbą, gali nebūti atsakingas už sąskaitų apmokėjimą. Laikantis pirkėjo patvirtintos pateikimo tvarkos, sumažėja išvengiamų užklausų ir vėlavimų.
El. paštas, klientų portalas ar paštas: ką rinktis?
Tinkamas kanalas priklauso nuo pirkėjo ir teisės aktų. El. paštas tinka, kai pirkėjas priima žmogui suprantamą priedą. Tiekėjų portalai surenka laukus ir nuorodas, kurių reikia didesnei organizacijai. Struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros siunčia kompiuteriui suprantamus duomenis per tinklą ar platformą ir gali būti privalomos net tada, kai PDF atrodo išsamus. Paštas išlieka aktualus tais atvejais, kai sutartyje ar procedūroje reikalaujama popierinio dokumento.
Naudokite reikalaujamą kanalą ir išsaugokite jo pateikimo patvirtinimą. Įrašas apie išsiųstą el. laišką įrodo, kad jūs išsiuntėte pranešimą, o ne tai, kad tinkamas asmuo gavo ar priėmė sąskaitą faktūrą. Portalo patvirtinimai ir tinklo būsenos gali suteikti tvirtesnius operacinius įrodymus, tačiau jų teisinis poveikis skiriasi.
| Metodas | Naudinga, kai | Įrodymai, kuriuos reikia saugoti | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|---|---|
| El. laiškas su PDF | Pirkėjas priima priedus | Išsiųstas pranešimas ir bet koks patvirtinimas | Neteisingas adresas, šlamštas arba priedų apribojimai |
| Portalas arba elektroninių sąskaitų faktūrų tinklas | Pirkėjas arba įstatymai reikalauja struktūrizuoto proceso | Įkėlimas, patvirtinimas ir pristatymo būsena | Reikalingas užsakymas, identifikatoriai ir duomenų formatas |
| Paštas | Reikalaujamas popierinis dokumentas | Kopija ir bet koks siuntimo sekimo įrašas | Pristatymo trukmė ir adresų klaidos |
Ką reikėtų parašyti lydimajame el. laiške?
Lydintysis el. laiškas turėtų būti trumpas, jame pateikite faktus, reikalingus sąskaitai faktūrai nukreipti: išrašytoją, sąskaitos faktūros numerį, sumą ir mokėjimo terminą. Aiškus temos laukelis taip pat padeda lengviau rasti pranešimą.
Naudokite tiesų, mandagų toną. Štai šablonas, kurį galite pritaikyti:
Tema: Sąskaita faktūra INV-2026-014 iš [Jūsų įmonė] - apmokėti iki 2026 m. rugsėjo 10 d.
Sveiki, [Vardas],
Prisegu sąskaitą faktūrą INV-2026-014 už [trumpas darbų aprašymas], kurios bendra suma - 1 200 EUR, apmokėti iki 2026 m. rugsėjo 10 d.
Mokėjimą atlikite pagal sąskaitoje faktūroje nurodytus rekvizitus, o mokėjimo paskirtyje nurodykite INV-2026-014. Jei reikia pirkimo užsakymo numerio ar pataisymo, praneškite.
Pagarbiai [Jūsų vardas]
- Aprašomoji laiško antraštė
- Įtraukite savo įmonės pavadinimą, sąskaitos faktūros numerį ir mokėjimo terminą, kad el. laišką būtų lengva atpažinti ir vėliau surasti.
- Sąskaitos faktūros numeris ir suma
- Abu faktus nurodykite tekste, kad klientas matytų svarbiausią informaciją neatidarydamas priedo.
- Mokėjimo terminas paprastais žodžiais
- Nurodykite konkrečią kalendorinę datą, o ne tik „net 14“, kad nekiltų abejonių dėl to, kada tikimasi gauti mokėjimą.
- Kaip sumokėti ir mokėjimo nuoroda
- Nurodykite sąskaitoje faktūroje pateiktus banko duomenis ir paprašykite kliento mokėjimo nuorodoje nurodyti sąskaitos faktūros numerį.
- Mandagus tekstas, skirtas užklausoms
- Paprašykite kliento pranešti apie trūkstamą užsakymo numerį ar bet kokius pataisymus, kad būtų išvengta tylių vėlavimų.
Kaip pridėti sąskaitą faktūrą PDF formatu
Kai elektroninis paštas yra priimtinas kanalas, PDF failas išsaugo numatytą puslapio išdėstymą ir sumažina atsitiktinio redagavimo tikimybę, palyginti su redaguojamu šaltinio failu. Jis nėra apsaugotas nuo klastojimo ir nepakeičia struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros, jei tokia yra privaloma.
Naudokite atpažįstamą failo pavadinimą, pvz., Invoice-INV-2026-014-YourBusiness.pdf. Prieš pridėdami failą, patikrinkite sugeneruotus puslapius, sumas ir mokėjimo duomenis. „FreeBillGen“ sukuria PDF failą iš užpildyto projekto, tačiau siuntėjas lieka atsakingas už įvestus duomenis ir pristatymo kanalą.
Išsaugokite išrašytą versiją ir pateikimo įrašą laikotarpiui, kurio reikalauja taikomos mokesčių ir įmonių taisyklės. Siųsta tiksli kopija taip pat padeda vėliau atlikti pataisymus ir suderinimus.
Kaip imtis tolesnių veiksmų dėl neapmokėtos sąskaitos faktūros?
Pirmiausia patikrinkite, ar sąskaita faktūra buvo gauta reikiamu kanalu, ar praėjo patikrinimą, ar nurodyti teisingi nuorodos numeriai ir ar dėl jos kyla tikras ginčas. Remkitės sutartyje, pirkėjo procese ir galiojančiuose teisės aktuose numatytais priminimų ir eskalavimo terminais, o ne manykite, kad vienodas dažnumas tinka kiekvienam klientui.
Priminimai turi būti pagrįsti faktais. Pakartokite sąskaitos faktūros numerį, likutį ir mokėjimo terminą, pridėkite arba pateikite nuorodą į išduotą kopiją ir paklauskite apie mokėjimo būklę arba priežastį, dėl kurios mokėjimas yra sustabdytas. Nurodykite tik tuos delspinigius, mokesčius, sustabdymus ar išieškojimo veiksmus, kuriuos numato sutartis ir teisės aktai. Išsaugokite kiekvieną pranešimą ir atsakymą.
- Prieš mokėjimo terminą, jei tinka
- Priminimą prieš mokėjimo terminą naudokite tik tada, kai tai atitinka sutartį ir santykius; patvirtinkite nuorodą, sumą ir mokėjimo terminą.
- Pasibaigus mokėjimo terminui
- Patikrinkite priėmimą ir per sutartą kanalą išsiųskite faktais pagrįstą pranešimą apie vėlavimą, kartu pateikdami išrašytą kopiją.
- Jei mokėjimas vis dar blokuojamas
- Paklauskite priežasties, atsakingo asmens ir numatomos mokėjimo datos, o pagrįstą maršruto ar dokumento problemą išspręskite laikydamiesi tinkamos procedūros.
- Tolesnis eskalavimas
- Prieš paminėdami palūkanas, mokesčius, paslaugų sustabdymą ar oficialų reikalavimą, laikykitės sutarties ir vietinių pranešimų taisyklių.
- Skolos išieškojimo veiksmai
- Teisinį, teismo ar išieškojimo kelią rinkitės tik patikrinę taikytiną teisę, įrodymus, sumą ir privalomus pranešimus.
Sąskaitos faktūros siuntimas: dažnai užduodami klausimai
Koks yra geriausias būdas išsiųsti sąskaitą faktūrą?
Naudokite kanalą, kurį priima klientas ir kurį leidžia taikytinos taisyklės. Daugeliui pirkėjų patogu gauti el. laišką su PDF failu, o didesnės organizacijos ir viešosios įstaigos gali reikalauti tiekėjo portalo arba struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros. Paklauskite prieš išrašydami sąskaitą ir išsaugokite patvirtinimą apie jos pateikimą.
Ar sąskaitą faktūrą turėčiau siųsti PDF ar „Word“ formatu?
Jei pirkėjas priima el. laiško priedą, PDF išsaugo numatytą puslapių išdėstymą ir, palyginti su redaguojamu šaltinio failu, sumažina netyčinio redagavimo tikimybę. Jis nėra apsaugotas nuo klastojimo ir nepakeičia privalomos struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros. Redaguojamą šaltinio failą siųskite tik tada, kai to reikalauja sutartas procesas.
Ką rašyti el. laiške siunčiant sąskaitą faktūrą?
Rašykite trumpai ir išsamiai. Laiško temoje nurodykite savo įmonės pavadinimą, sąskaitos faktūros numerį ir mokėjimo terminą, o laiško tekste padėkokite klientui, aiškia kalba nurodykite sąskaitos faktūros numerį, sumą ir mokėjimo terminą, paaiškinkite, kaip sumokėti ir kokį nuorodos numerį nurodyti, bei paprašykite pranešti apie bet kokį trūkstamą pirkimo užsakymo numerį ar klausimą.
Kam turėčiau siųsti sąskaitos faktūros el. laišką?
Siųskite sąskaitą per kontaktinį asmenį ar kanalą, kurį klientas nurodė mokėtinoms sąskaitoms, - tai gali būti kitas asmuo nei tas, kuris jus pasamdė. Iš anksto pasiteiraukite, kas tvarko sąskaitas faktūras ir ar reikalingas pirkimo užsakymo numeris. Trūkstama privaloma nuoroda arba neteisingas gavėjas gali užvilkinti priėmimą ir apmokėjimą.
Kaip greitai turėčiau imtis veiksmų dėl neapmokėtos sąskaitos faktūros?
Laikykitės sutartyje, pirkėjo procese ir taikytinoje teisėje numatytų terminų. Pasibaigus mokėjimo terminui, pirmiausia patikrinkite, ar sąskaita faktūra buvo priimta ir ar dėl jos nėra pagrįsto ginčo. Tada išsiųskite faktinį priminimą, nurodydami sąskaitos faktūros numerį, likutį, mokėjimo terminą ir pridėdami išrašytos sąskaitos kopiją, bei paprašykite pateikti mokėjimo būklę arba priežastį, dėl kurios mokėjimas yra sulaikytas.
Ar galiu skaičiuoti delspinigius už pavėluotai apmokėtą sąskaitą?
Sutartis ar įstatymas gali leisti skaičiuoti delspinigius ar išieškojimo išlaidas už atitinkamą pradelstą skolą. Dėl sutartinių mokesčių paprastai reikia išankstinio susitarimo, o įstatyminės teisės gali turėti savo taikymo sritį ir sąlygas. Prieš taikydami mokesčius, patikrinkite taikytiną teisę, skolininko tipą, palūkanų normą ir pranešimo taisykles.