Greita patikra prieš siunčiant
Prieš siųsdami patikrinkite dokumentą. Įsitikinkite, kad sąskaitos numeris atitinka Jums taikomas taisykles, išrašymo data ir apmokėjimo terminas yra teisingi, sumos ir mokesčiai apskaičiuoti tinkamai, mokėjimo duomenys tikslūs, o sąskaitoje faktūroje nurodytas tinkamas juridinis subjektas. Jei vėliau reikia taisymo, vadovaukitės taikytinais teisės aktais nustatyta tvarka, o ne tiesiog pakeiskite jau išrašytą dokumentą.
Iš anksto paklauskite kliento, kurį atsiskaitymų adresą ar portalą naudoti, ar privalomas pirkimo užsakymo numeris ir ar reikia struktūrinio formato. Darbą užsakęs žmogus gali būti ne tas asmuo, kuris atsakingas už sąskaitų apmokėjimą. Laikantis pirkėjo priimto pateikimo proceso kyla mažiau nereikalingų klausimų ir vėlavimų.
El. paštas, klientų portalas ar paštas: ką pasirinkti?
Tinkamas kanalas priklauso nuo pirkėjo ir teisės aktų. El. paštas tinka, kai pirkėjas priima įprastą failo priedą. Tiekėjų portalai surenka didesnei organizacijai reikalingus laukus ir rekvizitus. Struktūrinė e. sąskaita perduoda mašininiu būdu skaitomus duomenis per tinklą ar platformą ir gali būti privaloma net tada, kai PDF atrodo išsamus. Paštas tebėra aktualus, jei sutartyje ar procedūroje prašoma popierinio dokumento.
Naudokite privalomą kanalą ir saugokite jo pateikimo patvirtinimą. Išsiųsto el. laiško įrašas įrodo, kad išsiuntėte žinutę, bet ne tai, kad ją gavo tinkamas žmogus ar sąskaita faktūra buvo priimta. Portalo patvirtinimai ir tinklo būsenos gali būti tvirtesni veiklos įrodymai, tačiau jų teisinė reikšmė skiriasi.
| Būdas | Kada naudingas | Kokį įrodymą saugoti | Į ką atkreipti dėmesį |
|---|---|---|---|
| El. laiškas su PDF | Pirkėjas priima priedus | Išsiųstą laišką ir gautą patvirtinimą | Neteisingas adresas, šlamštas ar priedų dydžio ribos |
| Portalas arba e. sąskaitų tinklas | Pirkėjas ar teisės aktai reikalauja struktūrinio proceso | Įkėlimo, patikros ir pristatymo būseną | Privalomas pirkimo užsakymo numeris, identifikatoriai ir duomenų formatas |
| Paštas | Prašoma popierinio dokumento | Kopiją ir sekamo pristatymo įrašą, jei yra | Siuntimo trukmė ir adreso klaidos |
Ką parašyti lydimajame el. laiške?
Lydimasis el. laiškas turi būti trumpas ir jame turi būti faktai, reikalingi sąskaitai faktūrai tinkamai nukreipti: išrašytojas, sąskaitos numeris, suma ir apmokėjimo terminas. Informatyvi temos eilutė taip pat padeda vėliau rasti laišką.
Rašykite dalykiškai ir mandagiai. Galite pritaikyti šį šabloną:
Tema: [Jūsų įmonės] sąskaita faktūra INV-2026-014, apmokėti iki 2026-09-10
Sveiki, [Vardas],
pridedu sąskaitą faktūrą INV-2026-014 už [trumpą darbo aprašymą]. Bendra suma yra 1 200 €, apmokėjimo terminas 2026-09-10.
Naudokite sąskaitoje pateiktus patikrintus mokėjimo rekvizitus ir kaip paskirtį nurodykite INV-2026-014. Jei reikia pirkimo užsakymo numerio ar taisymo, parašykite man.
Pagarbiai, [Jūsų vardas]
- Aiški temos eilutė
- Nurodykite savo įmonės pavadinimą, sąskaitos numerį ir apmokėjimo terminą, kad laišką būtų lengva pastebėti bei vėliau rasti.
- Sąskaitos numeris ir suma
- Abu duomenis parašykite laiške, kad klientas svarbiausią informaciją matytų neatidaręs priedo.
- Aiškiai nurodytas apmokėjimo terminas
- Nurodykite tikrą kalendorinę datą, o ne tik „Net 14“, kad nekiltų abejonių, kada tikimasi apmokėjimo.
- Mokėjimo būdas ir paskirtis
- Nukreipkite į sąskaitoje pateiktus banko rekvizitus ir paprašykite mokėjimo paskirtyje įrašyti sąskaitos numerį.
- Mandagus kvietimas pranešti apie klausimus
- Paprašykite kliento pranešti apie trūkstamą pirkimo užsakymo numerį ar reikiamą taisymą, kad išvengtumėte vėlavimų be paaiškinimų.
Kaip pridėti sąskaitą faktūrą PDF formatu
Kai priimamas el. paštas, PDF išsaugo numatytą puslapio maketą ir, palyginti su redaguojamu pradiniu failu, sumažina atsitiktinio pakeitimo tikimybę. Jis nėra apsaugotas nuo pakeitimų ir nepakeičia privalomos struktūrinės e. sąskaitos.
Naudokite atpažįstamą failo pavadinimą, pavyzdžiui, Invoice-INV-2026-014-YourBusiness.pdf. Prieš pridėdami peržiūrėkite sugeneruotus puslapius, sumas ir mokėjimo duomenis. FreeBillGen pagal užpildytą juodraštį sukuria PDF, tačiau už įvestus duomenis ir pristatymo kanalą atsako siuntėjas.
Išrašytą versiją ir pateikimo įrašą saugokite taikomuose mokesčių bei įmonių teisės aktuose nustatytą laiką. Tiksli išsiųsta kopija taip pat padeda vėliau taisyti ir suderinti dokumentą.
Kaip priminti apie neapmokėtą sąskaitą faktūrą?
Pirmiausia patikrinkite, ar sąskaita faktūra pasiekė privalomą kanalą, praėjo patikrą, joje nurodytos teisingos nuorodos ir dėl jos nėra pagrįsto ginčo. Vadovaukitės susitarime, pirkėjo procese ir taikomuose teisės aktuose nustatytu priminimų bei tolesnių veiksmų laiku, o ne visiems klientams taikykite tą pačią tvarką.
Priminimai turi būti dalykiški. Pakartokite sąskaitos numerį, likutį ir apmokėjimo terminą, pridėkite arba pateikite nuorodą į išrašytą kopiją ir paklauskite mokėjimo būsenos ar kliūties priežasties. Palūkanas, mokesčius, paslaugos sustabdymą ar išieškojimo veiksmus minėkite tik tada, kai juos pagrindžia sutartis bei teisės aktai. Saugokite kiekvieną laišką ir atsakymą.
- Prieš apmokėjimo terminą, jei tinkama
- Priminimą prieš apmokėjimo terminą siųskite tik tada, kai jis dera su susitarimu ir santykiais. Patvirtinkite nuorodą, sumą ir apmokėjimo terminą.
- Po apmokėjimo termino
- Patikrinkite priėmimą ir sutartu kanalu nusiųskite dalykišką priminimą apie pradelstą sąskaitą faktūrą, turėdami išrašytą kopiją.
- Jei mokėjimas vis dar sustabdytas
- Paklauskite priežasties, atsakingo asmens ir numatomos mokėjimo datos, o pagrįstą nukreipimo ar dokumento klaidą ištaisykite tinkamu procesu.
- Tolesni veiksmai
- Prieš minėdami palūkanas, mokesčius, paslaugos stabdymą ar oficialų reikalavimą laikykitės sutarties ir vietos pranešimų taisyklių.
- Išieškojimo veiksmai
- Įstatyminį, teisminį ar skolų išieškojimo būdą naudokite tik patikrinę taikomus teisės aktus, įrodymus, sumą ir privalomus pranešimus.
Sąskaitų faktūrų siuntimas: dažni klausimai
Kaip geriausia siųsti sąskaitą faktūrą?
Naudokite kanalą, kurį priima klientas ir taikomi teisės aktai. El. laiškas su PDF priedu patogus daugeliui pirkėjų, tačiau didesnės organizacijos ir viešojo sektoriaus subjektai gali reikalauti tiekėjų portalo arba struktūrinės e. sąskaitos. Paklauskite prieš išrašydami sąskaitą faktūrą ir išsaugokite pateikimo patvirtinimą.
Ar sąskaitą faktūrą siųsti PDF, ar Word dokumentu?
Jei pirkėjas priima el. pašto priedą, PDF formatas išsaugo numatytą puslapio maketą ir sumažina atsitiktinio redagavimo tikimybę, palyginti su redaguojamu pradiniu failu. Jis nėra visiškai apsaugotas nuo pakeitimų ir nepakeičia privalomos struktūrinės e. sąskaitos. Redaguojamą pradinį failą siųskite tik tada, kai to reikalauja sutartas procesas.
Ką rašyti el. laiške siunčiant sąskaitą faktūrą?
Rašykite trumpai, bet išsamiai. Temos eilutėje nurodykite Jūsų įmonės pavadinimą, sąskaitos numerį ir apmokėjimo terminą. Laiške padėkokite klientui, aiškiai nurodykite sąskaitos numerį, sumą ir apmokėjimo terminą, paaiškinkite, kaip apmokėti ir kokią paskirtį nurodyti, bei paprašykite pranešti apie trūkstamą pirkimo užsakymo numerį ar kilusius klausimus.
Kam adresuoti el. laišką su sąskaita faktūra?
Siųskite kliento nurodytam už sąskaitų faktūrų apmokėjimą atsakingam asmeniui ar kanalui. Jis gali skirtis nuo Jus pasamdžiusio žmogaus. Iš anksto paklauskite, kas tvarko sąskaitas faktūras ir ar būtinas pirkimo užsakymo numeris. Dėl trūkstamos privalomos informacijos ar netinkamo gavėjo sąskaitos faktūros priėmimas ir apmokėjimas gali vėluoti.
Kada priminti apie neapmokėtą sąskaitą faktūrą?
Vadovaukitės susitarimo, pirkėjo proceso ir taikomų teisės aktų terminais. Praėjus apmokėjimo terminui, pirmiausia patikrinkite, ar sąskaita faktūra priimta ir dėl jos nėra pagrįsto ginčo. Tada nusiųskite dalykišką priminimą su sąskaitos numeriu, likučiu, apmokėjimo terminu bei išrašyta kopija ir paklauskite atsakingo asmens apie mokėjimo būseną ar kliūties priežastį.
Ar galiu skaičiuoti palūkanas už pradelstą sąskaitą faktūrą?
Sutartis ar įstatymas gali leisti skaičiuoti palūkanas arba išieškojimo išlaidas už reikalavimus atitinkančią pradelstą skolą. Sutartinius mokesčius paprastai reikia sutarti iš anksto, o įstatymų numatytos teisės turi savo apimtį bei sąlygas. Prieš skaičiuodami patikrinkite taikomus teisės aktus, skolininko rūšį, tarifą ir pranešimo taisykles.