Cuándo enviar una factura
Facturá en el momento que establezcan el contrato, las normas fiscales y cualquier proceso de compra del cliente. En un trabajo puntual puede ser la entrega o la aceptación; en un proyecto por hitos, cada fase aprobada; y en un servicio continuo, una fecha mensual fija. Emitir la factura con rapidez ayuda, pero el plazo legal o contractual de pago no siempre comienza en la fecha de envío. Puede depender de la recepción, la entrega o la aceptación.
En un proyecto grande, podés acordar un anticipo o pagos por etapas antes de empezar. Definí por escrito el importe, el alcance, el hecho que activa el cobro y la fecha de vencimiento. Si el pago anticipado cambia el momento de devengamiento o exige una factura fiscal en tu jurisdicción, aplicá esa regla en vez de tratarlo como algo informal.
Cómo numerar las facturas de forma correlativa
Usá una referencia única para cada factura. Algunos sistemas, incluidas las normas del IVA de la UE, exigen un número secuencial basado en una o varias series. Otras jurisdicciones definen los identificadores de otra forma. Un contador correlativo sencillo es fácil de auditar, y un prefijo por año o cliente puede funcionar si cada serie sigue siendo única y las reglas locales lo permiten.
Documentá las anulaciones y correcciones en vez de eliminar o reutilizar sin explicación un número ya emitido. Un salto no demuestra que existan ingresos ocultos, pero si no se explica dificulta el seguimiento de los registros. Los usuarios invitados de FreeBillGen ingresan su propio número. Un espacio de trabajo con sesión iniciada puede sugerir el siguiente a partir de las facturas guardadas y rechazar números completos duplicados que ya estén registrados, pero vos debés conciliar las anulaciones y las facturas creadas en otros sistemas.
Qué poner en una factura de freelancer
Una factura útil identifica quién factura a quién, qué se suministró, los importes y las condiciones de pago. Los datos legales dependen del proveedor, el cliente, la operación y la jurisdicción, por lo que la lista siguiente es una base práctica, no un formulario universal. Un generador de facturas gratuito presenta campos habituales, pero vos debés agregar cualquier requisito local.
- La palabra "Factura"
- Rotulá el documento con claridad para que no se confunda con un presupuesto, una estimación o una proforma.
- Número y fecha de factura
- Un número o una referencia únicos, con la secuencia o serie que se exija localmente, y la fecha de emisión.
- Tus datos
- Tu nombre comercial o razón social, domicilio y cualquier número de inscripción comercial o fiscal que corresponda.
- Datos del cliente
- El nombre del cliente (o razón social) y su domicilio, y su número de IVA donde aplique la inversión del sujeto pasivo.
- Descripción del trabajo
- Una línea por cada servicio o entregable, con la cantidad u horas, la tarifa unitaria y el total de línea.
- Importes
- El subtotal, cualquier impuesto, cualquier descuento y el importe total a pagar en la moneda acordada.
- Condiciones de pago y fecha de vencimiento
- Cuándo vence el pago (por ejemplo, a 14 o a 30 días) y cómo pagar, incluyendo los datos bancarios o de transferencia.
- Una referencia, si el cliente la necesita
- Una orden de compra o referencia de proyecto que le permita al cliente derivar la factura para su aprobación.
Manejar el IVA y los impuestos como freelancer
El tratamiento fiscal no depende solo de la inscripción. Si permanecés legítimamente fuera del sistema ordinario de IVA o GST, no presentes una parte del precio como ese impuesto. Si estás inscripto, aplicá el tratamiento correspondiente a la operación concreta: una tasa positiva, una tasa cero, una exención o la inversión del sujeto pasivo. Los sistemas de impuesto sobre las ventas pueden usar reglas distintas de inscripción, localización y facturación.
En muchos servicios prestados por una empresa de la UE a otra empresa de un Estado miembro distinto, el cliente contabiliza el IVA mediante la inversión del sujeto pasivo. Algunos servicios están sujetos a reglas especiales sobre el lugar de prestación, por lo que debés comprobar la condición del cliente y la naturaleza del trabajo antes de omitir el IVA. Usá los identificadores y la mención exigidos por las normas aplicables. El impuesto a las ganancias sobre la utilidad empresarial es independiente del impuesto sobre la operación.
Fijar las condiciones de pago
Las condiciones de pago indican cuándo vence el pago. Acordalas en el contrato o presupuesto aceptado y repetí en la factura la fecha de vencimiento concreta. Si usás abreviaturas como neto 14 o neto 30, indicá qué hecho inicia el cómputo. Pago al recibir señala que no ofrecés un período de crédito, pero una fecha concreta resulta más clara.
| Condición | Significado claro | Uso posible |
|---|---|---|
| Pago al recibir | No se acordó un período de crédito | Trabajos pequeños o facturación inmediata acordada de antemano |
| Neto 14 | El importe total vence 14 días después de la fecha de inicio indicada | Período de crédito corto acordado |
| Neto 30 | El importe total vence 30 días después de la fecha de inicio indicada | Clientes con un proceso de pago de 30 días |
Indicá también la moneda, el medio de pago y la referencia. Los derechos contractuales o legales en caso de demora dependen de la jurisdicción y del tipo de operación. Una cláusula escrita ayuda a demostrar lo acordado, pero no hace exigible un cargo ilegal.
Reclamar pagos atrasados y llevar registros
Cuando venza una factura, confirmá primero que llegó al contacto de facturación correcto y que contiene cualquier referencia de orden de compra exigida. Enviá un recordatorio objetivo con el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento. Seguí los pasos de reclamo permitidos por el contrato y la legislación local, y registrá cada contacto y cálculo.
Conservá las facturas que emitas y recibas, el acuerdo subyacente, las pruebas de entrega, las correcciones y los registros de pago durante el plazo exigido por cada norma fiscal y comercial aplicable. Los períodos de conservación y el hecho desde el que se cuentan varían, así que consultá el calendario vigente de la autoridad correspondiente en vez de aplicar una regla general mundial.
Preguntas frecuentes
¿Necesito ser un negocio inscripto para enviar una factura?
No siempre hace falta constituir una sociedad, pero las reglas de registro comercial, licencias, impuestos y facturación varían. Un trabajador por cuenta propia puede facturar con su nombre personal o con un nombre comercial registrado y aun así necesitar identificadores, presentaciones y registros de ingresos específicos. Revisá las reglas del lugar donde opera el negocio.
¿Cómo numero mis facturas?
Usá una referencia única y respetá cualquier regla local sobre series secuenciales. Un número consecutivo como 2026-001 es fácil de auditar. Conservá los registros cancelados o corregidos en lugar de reutilizar en silencio un número ya emitido, y usá el documento de corrección que exija tu jurisdicción.
¿Tengo que cobrar IVA como freelancer?
La inscripción es una parte de la respuesta. Aplicá la regla del lugar y del tipo de suministro, incluida cualquier exención, tasa cero o inversión del sujeto pasivo. Muchos servicios B2B transfronterizos de la UE usan la inversión del sujeto pasivo, pero existen excepciones importantes. El impuesto a las ganancias sobre la utilidad es independiente del IVA.
¿Qué condiciones de pago debería fijar?
Elegí condiciones que el cliente acepte y que tu flujo de caja pueda sostener. Si usás 14 o 30 días netos, identificá el hecho inicial y mostrá la fecha calendario de vencimiento. Indicá la moneda, el medio de pago y cualquier cláusula legal por mora antes de comenzar el trabajo.
¿Qué puedo hacer si un cliente paga tarde?
Confirmá la recepción y cualquier impugnación legítima, después enviá un recordatorio objetivo y escalá según el contrato y el procedimiento local. Los intereses o costos de cobro pueden surgir de una cláusula acordada o de una norma para las deudas que reúnan los requisitos. Antes de agregar un cargo, verificá el tipo de deudor, la tasa, el aviso y las reglas de ejecución.
¿Cuánto tiempo debería conservar mis facturas?
Los plazos de conservación dependen del país, del impuesto y del tipo de registro. Consultá el plazo vigente de la autoridad correspondiente. Guardá las facturas que emitís y recibís, el acuerdo, las correcciones y las pruebas de entrega y pago durante todo el período exigido.