Welche Angaben auf eine Handwerkerrechnung gehören
Aus einer Handwerkerrechnung sollte für den Kunden hervorgehen, welche Arbeiten Sie ausgeführt haben und wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt. Weisen Sie Arbeitsleistungen und Teile und Materialien getrennt aus, wenn dies dem Angebot entspricht, und beschreiben Sie jede Tätigkeit in verständlicher Sprache. Hausverwaltungen und Vermieter benötigen möglicherweise außerdem eine Arbeitsauftrags- oder Wohnungsreferenz, bevor sie die Zahlung freigeben können.
Fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum hinzu. Geben Sie die Arbeitsadresse an, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht, sowie das Datum der Arbeiten und eine kurze Beschreibung jeder Tätigkeit. Wenn Sie die Arbeiten vorab angeboten haben, verweisen Sie auf das Angebot oder den Kostenvoranschlag, damit die Rechnung mit der Vereinbarung abgeglichen werden kann.
- Ihre Unternehmensangaben
- Ihr rechtlicher Name oder Geschäftsname, Ihre Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie alle Lizenz- oder Registrierungsnummern, die ein Kunde oder eine Hausverwaltung möglicherweise für die Unterlagen benötigt.
- Kunde und Arbeitsadresse
- Der Rechnungsempfänger sowie die Adresse, an der die Arbeiten ausgeführt wurden, da Vermietern und Hausverwaltungen häufig Leistungen für eine Immobilie in Rechnung gestellt werden, die nicht ihre eigene Anschrift ist.
- Datum und Tätigkeitsbeschreibung
- Das Datum, an dem die Arbeiten ausgeführt wurden, und für jede Tätigkeit eine verständlich formulierte Position, etwa "Küchenarmatur austauschen" oder "drei Innentüren einhängen", damit der Kunde genau weiß, wofür er bezahlt.
- Arbeitskosten
- Die geleisteten Stunden multipliziert mit Ihrem Stundensatz oder ein pauschaler Auftragspreis als eigene Position. Geben Sie den Satz an, damit der Kunde die Berechnung prüfen kann.
- Teile und Materialien
- Jedes von Ihnen gelieferte Teil oder Material mit Menge und Preis, getrennt von der Arbeitsleistung, damit der Kunde nachvollziehen kann, was für den Auftrag verwendet wurde.
- Anfahrt, Gesamtbetrag und Bedingungen
- Eine etwaige Anfahrts- oder Mindestpauschale, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsart (Überweisung, Karte oder Bargeld) sowie eine Position für eine gegebenenfalls im Voraus geleistete Anzahlung.
So rechnen Handwerksbetriebe ab: nach Stunden, pauschal und mit Anfahrt
Handwerkerleistungen werden häufig nach Stunden oder pauschal berechnet. Legen Sie bei stundenweise abgerechneten Arbeiten vor Beginn etwaige Mindestbeträge oder Abrechnungseinheiten offen. Bei der Pauschalabrechnung gilt ein vereinbarter Preis für eine festgelegte Tätigkeit. Die Rechnung sollte dem Angebot entsprechen, sofern keine Änderung genehmigt wurde.
Weisen Sie jede vereinbarte Anfahrtspauschale, jeden Zuschlag für Arbeiten außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, Materialkosten oder Anzahlungen als gesonderte Position aus. Werden Teile über dem Einstandspreis verkauft, sollte der berechnete Preis dennoch dem Angebot und den geltenden Verbraucherschutzvorschriften entsprechen. Erfassen Sie jede Anzahlung als Gutschrift auf den endgültigen Restbetrag.
Beispiele für Positionen auf einer Handwerkerrechnung
Verwenden Sie Rechnungspositionen, die dem angenommenen Angebot oder Arbeitsauftrag entsprechen. Arbeitsleistungen können als Zeitaufwand multipliziert mit einem Satz oder als Festbetrag für eine festgelegte Tätigkeit ausgewiesen werden. Stellen Sie Teile, Materialien, Anfahrtskosten, Geräte oder Arbeiten außerhalb der üblichen Geschäftszeiten nur dann gesondert in Rechnung, wenn der Kunde ihnen zugestimmt hat.
Wenn es sich um eine Restrechnung handelt, rechnen Sie jede Vorauszahlung auf den aktuell fälligen Betrag an. Wenden Sie die bestätigte steuerliche Behandlung an, statt davon auszugehen, dass für Arbeitsleistungen und Materialien dieselbe Regel gilt. Bewahren Sie die Rechnung sowie das zugehörige Angebot, Genehmigungen, Belege und Korrekturunterlagen für den Zeitraum auf, der für Ihr Unternehmen gilt.
- Arbeitsleistung
- Die geleisteten Stunden multipliziert mit Ihrem Stundensatz oder ein vereinbarter Pauschalpreis für den Auftrag, wobei der Satz angegeben wird, damit der Kunde ihn überprüfen kann.
- Teile und Materialien
- Jeder von Ihnen gelieferte Artikel (Armaturen, Scharniere, Farbe, Befestigungsmaterial) mit Menge und Stückpreis, zum Einstandspreis oder mit Ihrem angegebenen Aufschlag.
- Anfahrts- oder Mindestpauschale
- Eine offengelegte feste Gebühr oder Mindestgebühr für den Einsatz, die getrennt von der Arbeitsleistung ausgewiesen wird, sofern sie laut Vereinbarung so behandelt wird.
- Zuschlag für Arbeiten außerhalb der üblichen Geschäftszeiten oder Notfälle
- Ein zusätzlicher Satz oder eine zusätzliche Gebühr für Einsätze am Abend, am Wochenende oder in dringenden Fällen, die nur aufgeführt werden, wenn sie anfällt und vorab vereinbart wurde.
- Anzahlung oder Vorauszahlung
- Jeder Betrag, den der Kunde im Voraus bezahlt hat, ausgewiesen als Gutschrift, die den auf der Schlussrechnung fälligen Restbetrag mindert.
- Steuer und Gesamtbetrag
- Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer als eigene Position, sofern sie anfällt, gefolgt vom fälligen Gesamtbetrag und dem Zahlungsziel.
Zahlungsbedingungen und zugehörige Unterlagen
Verwenden Sie das für den Auftrag oder das Kundenkonto vereinbarte Fälligkeitsdatum und die vereinbarte Zahlungsart. Nennen Sie ein konkretes Kalenderdatum und geben Sie die vom Zahlungspflichtigen benötigte Arbeitsauftrags-, Angebots-, Objekt- oder Bestellreferenz an. Senden Sie die Rechnung nach Eintritt des in der Vereinbarung festgelegten Abrechnungsereignisses über den akzeptierten Kanal.
Eine Vorauszahlung darf nur auf Grundlage von Bedingungen verlangt werden, die vor ihrer Einziehung vereinbart wurden, und unter Beachtung aller geltenden Verbraucherschutzvorschriften. Weisen Sie sie auf einer späteren Rechnung als Gutschrift aus oder rechnen Sie sie anderweitig auf den fälligen Betrag an. Nehmen Sie Verzugszinsen, Kartengebühren oder Inkassobedingungen nur auf, wenn sie von der Vereinbarung und dem geltenden Recht gedeckt sind. Bewahren Sie das Angebot, Änderungen des Leistungsumfangs, Materialnachweise und die ausgestellte Rechnung gemeinsam auf.
Fragen zu Handwerkerrechnungen
Welche Angaben sollte eine Handwerkerrechnung enthalten?
Zu den sinnvollen Angaben gehören die Rechnungskennung und das Rechnungsdatum, die Daten des Leistungserbringers und des Kunden, die Arbeitsadresse, jede abgeschlossene Tätigkeit, die Abrechnungsgrundlage der Arbeitsleistung, gesondert berechnete Teile und Gebühren, frühere Zahlungen, die bestätigte Steuer, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsart. Ergänzen Sie alle für den Auftrag erforderlichen Lizenz-, Registrierungs-, Steuer- oder Kundenreferenzen.
Sollte ich nach Stunden oder pauschal abrechnen?
Verwenden Sie die im angenommenen Angebot festgelegte Grundlage. Bei der Stundenabrechnung werden Zeit und Satz ausgewiesen, einschließlich eines Mindestbetrags oder einer Abrechnungseinheit, jedoch nur, wenn dies offengelegt und vereinbart wurde. Bei der Festpreisabrechnung wird der Betrag für eine festgelegte Tätigkeit ausgewiesen. Erfassen Sie genehmigte Änderungen des Leistungsumfangs gesondert.
Wie berechne ich Materialien, die ich für den Auftrag gekauft habe?
Richten Sie sich nach dem Angebot: Teile können in einem Festpreis enthalten oder mit Menge und Preis gesondert aufgeführt sein. Vereinbaren Sie jede Marge, Beschaffungsgebühr oder Vorauszahlung, bevor Sie diese in Rechnung stellen. Bewahren Sie Lieferantenunterlagen auf, sofern dies vorgeschrieben ist, und rechnen Sie eine frühere Zahlung auf der Restrechnung an.
Kann ich eine Anfahrts- oder Notfallgebühr berechnen?
Sie dürfen eine Anfahrts-, Mindest- oder Gebühr für Arbeiten außerhalb der üblichen Geschäftszeiten berechnen, wenn diese offengelegt und vereinbart wurde und zulässig ist. Nennen Sie den Betrag oder die Berechnung nach Möglichkeit vor dem Einsatz und weisen Sie ihn anschließend getrennt von Arbeitsleistungen und Materialien aus.
Muss ich Verkaufssteuer oder Umsatzsteuer berechnen?
Das hängt von der Rechtsordnung, der Registrierung, dem Kunden, der Immobilie und der erbrachten Leistung ab. Arbeitsleistungen, Materialien, Reparaturen und Verbesserungen können unterschiedlich behandelt werden. Prüfen Sie den Steuersatz, die Kennungen und den erforderlichen Rechnungstext für die jeweilige Transaktion, statt sich ausschließlich auf eine Registrierungsschwelle zu verlassen.