Was auf einer Handwerker-Rechnung stehen sollte
Eine Handwerker-Rechnung sollte dem Kunden mitteilen, was Sie gemacht haben und wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt. Trennen Sie die Arbeitsleistung von den Teilen und Materialien, wenn dies dem Angebot entspricht, und beschreiben Sie jede Aufgabe in verständlichen Worten. Hausverwalter und Vermieter benötigen möglicherweise zusätzlich einen Auftrags- oder Objektbezug, bevor sie die Zahlung freigeben.
Fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum hinzu. Geben Sie die Einsatzadresse an, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht, das Datum der Arbeiten und eine kurze Beschreibung jeder Aufgabe. Wenn Sie die Arbeit vorab angeboten haben, verweisen Sie auf das Angebot oder die Kostenschätzung, damit die Rechnung mit der Vereinbarung abgeglichen werden kann.
- Ihre Unternehmensdaten
- Ihr Rechts- oder Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail und etwaige Lizenz- oder Registrierungsnummern, die ein Kunde oder Hausverwalter möglicherweise in seinen Unterlagen benötigen könnte.
- Kunden- und Einsatzadresse
- Der Rechnungsempfänger und die Adresse, an der die Arbeiten ausgeführt wurden - Vermieter und Verwalter erhalten häufig Rechnungen für ein Objekt, das ihnen nicht selbst gehört.
- Datum und Aufgabenbeschreibung
- Das Datum der Ausführung und eine verständliche Zeile für jede Aufgabe, z. B. „Küchenarmatur ersetzen“ oder „drei Innentüren einhängen“, damit der Kunde genau weiß, wofür er zahlt.
- Arbeitskosten
- Geleistete Stunden mal Stundensatz oder ein Pauschalpreis für die Arbeit, auf einer eigenen Zeile. Geben Sie den Satz an, damit der Kunde die Berechnung prüfen kann.
- Teile und Materialien
- Jedes bereitgestellte Teil oder Material, mit Menge und Preis, getrennt von der Arbeitsleistung, damit der Kunde sieht, was in die Arbeit geflossen ist.
- Anfahrt, Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen
- Eine etwaige Anfahrts- oder Mindestgebühr, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsart (Überweisung, Karte oder Barzahlung) sowie eine Anzahlungszeile, falls Sie eine Vorauszahlung erhalten haben.
Wie Handwerkerbetriebe abrechnen: Stundensatz, Pauschalpreis und Anfahrtspauschale
Handwerkerarbeiten werden häufig nach Stunde oder zum Pauschalpreis abgerechnet. Bei Arbeiten nach Stunde geben Sie eine Mindestgebühr oder einen Abrechnungsschritt vor Beginn an. Ein Pauschalpreis ist ein vereinbarter Festpreis für einen klar umrissenen Auftrag; die Rechnung sollte dem Angebot entsprechen, sofern keine Änderung genehmigt wurde.
Weisen Sie eine Anfahrtspauschale, einen Zuschlag für Arbeiten außerhalb der üblichen Zeiten, eine Materialpauschale oder eine Anzahlung als separate, vereinbarte Position aus. Werden Teile über dem Einkaufspreis verkauft, sollte der berechnete Preis weiterhin dem Angebot und den geltenden Verbraucherschutzvorschriften entsprechen. Buchen Sie eine Anzahlung als Gutschrift gegen den Restbetrag der Schlussrechnung.
Beispiele für Positionen auf einer Handwerker-Rechnung
Verwenden Sie Positionen, die dem angenommenen Angebot oder Arbeitsauftrag entsprechen. Die Arbeit kann als geleistete Stunden mal Satz oder als Festbetrag für einen klar umrissenen Auftrag ausgewiesen werden. Teile, Materialien, Anfahrtskosten, Geräte oder Arbeiten außerhalb der üblichen Zeiten berechnen Sie nur separat, wenn der Kunde ihnen zugestimmt hat.
Ist das Dokument eine Schlussrechnung, verrechnen Sie eine geleistete Vorauszahlung mit dem aktuellen fälligen Betrag. Wenden Sie die Steuer auf Grundlage der bestätigten Behandlung an, statt anzunehmen, dass für Arbeit und Material dieselbe Regel gilt. Bewahren Sie die Rechnung zusammen mit dem zugrunde liegenden Angebot, den Genehmigungen, Quittungen und Korrekturbelegen für die für Ihr Unternehmen geltende Aufbewahrungsfrist auf.
- Arbeitsleistung
- Geleistete Stunden mal Ihr Stundensatz oder ein vereinbarter Pauschalpreis für den Auftrag, wobei der Satz ausgewiesen wird, damit der Kunde ihn prüfen kann.
- Teile und Materialien
- Jeder von Ihnen gelieferte Artikel (Wasserhähne, Scharniere, Farbe, Befestigungsmittel) mit Menge und Stückpreis, zum Einkaufspreis oder mit Ihrem angegebenen Aufschlag.
- Anfahrtspauschale oder Mindestgebühr
- Eine offengelegte feste oder Mindestgebühr für den Einsatz vor Ort, die - sofern die Vereinbarung dies vorsieht - getrennt von der Arbeitsleistung ausgewiesen wird.
- Zuschlag für Arbeiten außerhalb der üblichen Zeiten oder Notfälle
- Ein zusätzlicher Satz oder eine Gebühr für Einsätze am Abend, am Wochenende oder in dringenden Fällen. Weisen Sie den Zuschlag nur aus, wenn er anfällt und vorab vereinbart wurde.
- Anzahlung oder Vorauszahlung
- Jeder vom Kunden im Voraus gezahlte Betrag, der als Gutschrift ausgewiesen wird und den Restbetrag auf der Schlussrechnung reduziert.
- Steuern und Gesamtsumme
- Verkaufssteuer oder Mehrwertsteuer auf einer eigenen Position, sofern anwendbar, danach der geschuldete Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum.
Zahlungsbedingungen und Belege
Verwenden Sie das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsart, die für den Auftrag oder das Konto vereinbart wurden. Nennen Sie ein Kalenderdatum und nehmen Sie den vom Zahler geforderten Verweis auf den Arbeitsauftrag, das Angebot, die Immobilie oder die Bestellung auf. Senden Sie die Rechnung über den vereinbarten Kanal nach dem in der Vereinbarung definierten Abrechnungsereignis.
Eine Vorauszahlung darf nur unter Bedingungen verwendet werden, die vor dem Einzug der Zahlung vereinbart wurden, sowie im Rahmen der geltenden Verbraucherschutzvorschriften. Weisen Sie sie auf einer späteren Rechnung als Gutschrift aus oder verrechnen Sie sie sonst mit dem fälligen Betrag. Nehmen Sie Verzugszinsen, Kartenentgelte oder Inkassobedingungen nur auf, wenn Vereinbarung und geltendes Recht dies zulassen. Bewahren Sie das Angebot, Änderungen des Leistungsumfangs, die Materialunterlagen und die ausgestellte Rechnung gemeinsam auf.
Fragen zu Handwerker-Rechnungen
Was sollte eine Handwerker-Rechnung enthalten?
Nützliche Felder sind Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Angaben zu Anbieter und Kunde, die Adresse des Einsatzorts, jede erbrachte Leistung, die Abrechnungsgrundlage der Arbeit, separat berechnete Teile und Gebühren, frühere Zahlungen, die bestätigte Steuer, der Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsart. Ergänzen Sie alle für den Auftrag erforderlichen Angaben zu Lizenz, Registrierung, Steuer oder Kunde.
Soll ich nach Stunde oder zum Pauschalpreis abrechnen?
Richten Sie sich nach den Grundlagen des akzeptierten Angebots. Die Stundenabrechnung weist Zeit und Stundensatz aus, einschließlich eines Mindestbetrags oder Abrechnungsschritts nur, wenn dieser offengelegt und vereinbart wurde. Die Pauschalabrechnung weist den Betrag für eine fest definierte Leistung aus. Erfassen Sie genehmigte Änderungen des Leistungsumfangs separat.
Wie stelle ich Materialien in Rechnung, die ich für den Auftrag eingekauft habe?
Richten Sie sich nach dem Angebot: Teile können im Festpreis enthalten oder separat mit Menge und Preis aufgeführt sein. Vereinbaren Sie Marge, Beschaffungspauschale oder Vorauszahlung, bevor Sie diese in Rechnung stellen. Führen Sie erforderlichenfalls Lieferantenbelege und gleichen Sie eine frühere Zahlung auf der Schlussrechnung ab.
Kann ich eine Anfahrts- oder Notfallgebühr in Rechnung stellen?
Sie können eine Anfahrts- oder Mindestgebühr oder einen Zuschlag für Einsätze außerhalb der üblichen Arbeitszeiten in Rechnung stellen, sofern die jeweilige Gebühr bzw. der Zuschlag offengelegt, vereinbart und zulässig ist. Nennen Sie nach Möglichkeit den Betrag oder die Berechnung vor dem Einsatz und weisen Sie die Gebühr bzw. den Zuschlag dann separat von Arbeitszeit und Materialien aus.
Muss ich Verkaufssteuer oder Mehrwertsteuer berechnen?
Dies hängt von der Rechtsordnung, der Registrierung, dem Kunden, dem Objekt und der erbrachten Leistung ab. Arbeitszeit, Materialien, Reparaturen und Verbesserungsarbeiten können unterschiedlich behandelt werden. Prüfen Sie Steuersatz, Identifikationsnummern und Rechnungsformulierung für die Transaktion, anstatt sich nur auf einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung zu verlassen.