發票與收據有甚麼分別？

甚麼是發票，甚麼是收據？

發票識別供應、交易雙方、金額與稅務處理，並通常列出付款期限。按商業及稅務規則，它可在付款前、付款時或收到預付款後開立。雙方權利源自相關合約與供應；發票記錄並要求所申索的金額。

收據確認已收到款項。它應識別付款、日期、金額及所清償的項目。收據可涵蓋按金或部分付款，因此不一定證明整筆交易已結清。

一般賒帳銷售通常先有發票，再有付款及收據或已付款狀態；銷售點交易則可能只有一份面向顧客的稅務收據。

發票與收據並列比較

最清楚的分別是目的：發票記錄並就供應請款，收據記錄付款。時間只是常見情況，並非絕對規則。

方向

發票要求支付賣方應收的款項；收據確認賣方已收到款項。

一般時點

賒帳銷售的發票通常在付款前開立；收據在其確認的付款後開立。

顯示金額

發票顯示應付金額；收據顯示實際已付金額，可能只是按金或部分付款。

法律角色

發票證明申索金額；收據證明一筆付款。相關協議仍然重要。

會計

確認時點取決於會計基礎和稅務規則，單憑文件名稱不能決定入帳日期。

何時應開立發票？

在合約、客戶流程或適用稅務規則要求時開立發票。賒帳銷售、階段付款和預收費用常使用發票，但稅務發票的期限可能與供應、付款或其他稅務時點有關。

在許多增值稅或商品及服務稅制度中，有效稅務發票是進項稅抵扣的重要證明，但仍須符合買方資格。銷售稅制度的運作方式不同，應課稅收入也並非全球都在發票日期確認。免費發票生成器可製作您選定的文件類型與合計，但不會判定法定開票時間。

何時應開立收據？

在法律、客戶要求或您的記錄流程需要時提供收據。對已開票銷售，可用獨立收據或已付款發票確認已結清款項。不要只因轉帳已發起或收到按金，就把整張發票標示為已付款。

收據應清楚列明誰在何日以何種方式收到多少款項，以及款項對應哪項銷售或發票。分期付款應列出已收金額與餘額。退款、保養、開支申索或稅務扣除所需文件各有不同，基本付款收據本身可能不足夠。

兩種文件各應包括甚麼？

發票著重請款內容，收據著重已付款內容。確切法律與稅務欄位各有不同。實用發票會識別交易雙方、發票參考編號、開立與供應日期、明細、貨幣、稅務處理、總額及條款。實用收據會識別發行者、付款日期、已收金額、貨幣、付款方式或安全參考資料、款項用途及任何餘額。

請按實際文件的要求使用編號、買方資料、稅額明細與指定文字。如有發票，將收據連結至該發票；若銷售點交易本來沒有發票，則不要虛構發票參考編號。

發票：請款內容

按要求列出識別碼、日期、交易雙方、逐項金額、稅務處理、應付總額、條款及付款指示。

收據：已付款內容

列出付款日期、已收金額、貨幣、付款方式或安全參考資料、款項用途及任何餘額。

共用資料

兩者都應清楚識別賣方與交易；是否需要買方資料取決於情況與規則。

兩者的連結

如有發票，請在收據引用其識別碼，使供應與付款可以互相配對。

發票與收據如何配合？

在賒帳銷售流程中，發票記錄請款金額，付款會減少未付餘額，而收據或已付款狀態則確認每筆已收金額。將付款記錄連結至發票識別碼，在餘額及任何獲授權調整完成對帳前，不要聲稱已全數結清。

會計確認可能按權責發生制、現金收付制或特別稅務規則處理，因此發票日期與付款日期並非對所有企業都有相同效果。請把已開立發票、更正及付款證明作為互相關聯但獨立的記錄保存。

發票與收據常見問題

發票與收據相同嗎？

不同。發票記錄請款內容並通常要求付款；收據確認已收金額。發票可在供應前、供應中或供應後開立，收據則在其記錄的特定付款後開立。適用規則允許時，一份文件可同時具備兩種功能。

發票和收據哪一份先出現？

一般賒帳銷售通常先有發票，付款後才有收據。預付款、銷售點交易及稅務時點規則可能改變這個次序，或把兩種功能合併在一份已付款文件中。

收據可以當作發票嗎？

付款收據不會就未付金額作出請款。如果合併稅務收據或已付款發票包括所需資料，便可同時記錄銷售和付款。如仍有餘額，請使用該交易要求的發票或其他請款文件。

發票和收據都需要開立嗎？

不一定。賒帳銷售可使用發票加付款證明或收據，零售銷售則可能只使用一份合資格收據。請遵循適用的客戶、稅務及消費者規則，並保存足以連結供應與付款的證據。

可以憑收據申請退回增值稅或稅款嗎？

進項稅抵扣通常要求有效證明及合資格購買。某些交易需要完整稅務發票，另一些制度可能接受簡化稅務發票或合資格收據。一般付款收據不一定足夠。

已付款發票與收據有何分別？

已付款發票是原發票加上已付款狀態；收據是獨立的付款確認。資料準確時，兩者都可支持付款軌跡，但不能推翻銀行證明、部分付款事實或特定司法管轄區的收據要求。