Πριν την αποστολή: γρήγορος προληπτικός έλεγχος
Ελέγξτε το έγγραφο πριν σταλεί. Επιβεβαιώστε ότι το αναγνωριστικό του τιμολογίου ακολουθεί τους εφαρμοστέους κανόνες, ότι οι ημερομηνίες έκδοσης και λήξης είναι σωστές, ότι τα ποσά και η φορολογική μεταχείριση είναι ορθά, ότι τα στοιχεία πληρωμής είναι ακριβή και ότι το τιμολόγιο αναγράφει τη σωστή νομική οντότητα. Εάν χρειαστεί διόρθωση αργότερα, ακολουθήστε τη διαδικασία που απαιτεί η δικαιοδοσία σας αντί να αντικαταστήσετε σιωπηρά ένα εκδοθέν παραστατικό.
Ρωτήστε τον πελάτη εκ των προτέρων ποια διεύθυνση χρέωσης ή πύλη πρέπει να χρησιμοποιηθεί, εάν η αναφορά εντολής αγοράς είναι υποχρεωτική και εάν απαιτείται δομημένη μορφή. Το πρόσωπο που ανέθεσε την εργασία ενδέχεται να μην είναι η επαφή του λογιστηρίου πληρωμών. Η τήρηση της αποδεκτής διαδικασίας υποβολής του αγοραστή μειώνει τα αποφευκτέα ερωτήματα και τις καθυστερήσεις.
Email, πύλη πελάτη ή ταχυδρομείο: ποιο πρέπει να χρησιμοποιήσετε;
Το κατάλληλο κανάλι εξαρτάται από τον αγοραστή και τη νομοθεσία. Το email λειτουργεί όταν ο αγοραστής αποδέχεται ένα αναγνώσιμο από άνθρωπο συνημμένο. Οι πύλες προμηθευτών συγκεντρώνουν τα πεδία και τις αναφορές που χρειάζεται ένας μεγαλύτερος οργανισμός. Η δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση αποστέλλει μηχανικά αναγνώσιμα δεδομένα μέσω δικτύου ή πλατφόρμας και μπορεί να είναι υποχρεωτική ακόμη και όταν ένα PDF φαίνεται πλήρες. Το ταχυδρομείο παραμένει σχετικό όταν μια σύμβαση ή διαδικασία απαιτεί έντυπο έγγραφο.
Χρησιμοποιήστε το απαιτούμενο κανάλι και φυλάξτε την επιβεβαίωση υποβολής του. Μια καταχώριση απεσταλμένου email αποδεικνύει ότι στείλατε ένα μήνυμα, όχι ότι το αρμόδιο πρόσωπο παρέλαβε ή αποδέχθηκε το τιμολόγιο. Οι επιβεβαιώσεις πύλης και οι καταστάσεις δικτύου μπορούν να παρέχουν ισχυρότερα λειτουργικά αποδεικτικά, αλλά η νομική τους ισχύς ποικίλλει.
| Μέθοδος | Χρήσιμη όταν | Αποδεικτικά για φύλαξη | Προσοχή σε |
|---|---|---|---|
| Email με PDF | Ο αγοραστής αποδέχεται συνημμένα | Απεσταλμένο μήνυμα και τυχόν επιβεβαίωση παραλαβής | Λανθασμένη διεύθυνση, ανεπιθύμητα ή όρια συνημμένων |
| Πύλη ή δίκτυο ηλεκτρονικού τιμολογίου | Ο αγοραστής ή ο νόμος απαιτεί δομημένη διαδικασία | Κατάσταση μεταφόρτωσης, επικύρωσης και παράδοσης | Απαιτούμενη εντολή αγοράς, αναγνωριστικά και μορφή δεδομένων |
| Ταχυδρομείο | Ζητείται έγγραφο σε χαρτί | Αντίγραφο και τυχόν απόδειξη παρακολούθησης παράδοσης | Χρόνος μεταφοράς και σφάλματα διεύθυνσης |
Τι πρέπει να γράψετε στο συνοδευτικό email;
Κρατήστε το συνοδευτικό email σύντομο και συμπεριλάβετε τα στοιχεία που χρειάζονται για τη δρομολόγηση του τιμολογίου: εκδότης, αριθμός τιμολογίου, ποσό και ημερομηνία λήξης. Ένα περιγραφικό θέμα διευκολύνει επίσης την εύρεση του μηνύματος.
Χρησιμοποιήστε άμεσο, ευγενικό τόνο. Ακολουθεί ένα πρότυπο προς προσαρμογή:
Θέμα: Τιμολόγιο INV-2026-014 από [Η Επιχείρησή σας] - λήξη 10 Σεπτεμβρίου 2026
Αγαπητέ/ή [Όνομα],
Σας αποστέλλω συνημμένα το τιμολόγιο INV-2026-014 για [σύντομη περιγραφή εργασίας], συνολικού ποσού 1.200 EUR, με ημερομηνία λήξης την 10η Σεπτεμβρίου 2026.
Παρακαλώ χρησιμοποιήστε τις επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής που αναγράφονται στο τιμολόγιο και αναφέρετε τον αριθμό INV-2026-014 ως αιτιολογία. Εάν χρειάζεται αναφορά εντολής αγοράς ή διόρθωση, παρακαλώ ενημερώστε με.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
- Περιγραφικό θέμα
- Συμπεριλάβετε το όνομα της επιχείρησής σας, τον αριθμό τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης, ώστε το email να εντοπίζεται και να αναζητείται εύκολα αργότερα.
- Ο αριθμός τιμολογίου και το ποσό
- Αναγράψτε και τα δύο στο σώμα του μηνύματος, ώστε ο πελάτης να έχει τα βασικά στοιχεία χωρίς να χρειαστεί να ανοίξει το συνημμένο.
- Η ημερομηνία λήξης με απλά λόγια
- Αναφέρετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ημερολογίου και όχι απλώς «net 14», ώστε να μην υπάρχει ασάφεια σχετικά με το πότε αναμένεται η πληρωμή.
- Τρόπος πληρωμής και αριθμός αναφοράς
- Παραπέμψτε στα τραπεζικά στοιχεία που αναγράφονται στο τιμολόγιο και ζητήστε από τον πελάτη να αναγράψει τον αριθμό τιμολογίου ως αιτιολογία πληρωμής.
- Μια ευγενική φράση για απορίες
- Προτρέψτε τον πελάτη να επισημάνει τυχόν ελλείποντα αριθμό παραγγελίας (PO) ή οποιαδήποτε διόρθωση, ώστε να αποφευχθούν σιωπηρές καθυστερήσεις.
Πώς να επισυνάψετε το τιμολόγιο ως PDF
Όταν το email αποτελεί το αποδεκτό κανάλι αποστολής, ένα PDF διατηρεί την προβλεπόμενη διάταξη σελίδας και μειώνει τον κίνδυνο ακούσιας επεξεργασίας σε σχέση με ένα επεξεργάσιμο αρχείο προέλευσης. Δεν είναι απαραβίαστο και δεν αντικαθιστά ένα δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο όπου αυτό απαιτείται.
Χρησιμοποιήστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα αρχείου, όπως Invoice-INV-2026-014-YourBusiness.pdf. Ελέγξτε τις σελίδες, τα σύνολα και τα στοιχεία πληρωμής πριν τα επισυνάψετε. Το FreeBillGen δημιουργεί ένα PDF από το συμπληρωμένο προσχέδιο, αλλά ο αποστολέας παραμένει υπεύθυνος για τα δεδομένα και το κανάλι παράδοσης.
Διατηρήστε την εκδοθείσα έκδοση και το αρχείο υποβολής για το χρονικό διάστημα που ορίζουν οι ισχύοντες φορολογικοί και εταιρικοί κανόνες. Το ακριβές αντίγραφο που εστάλη υποστηρίζει επίσης μεταγενέστερη διόρθωση και συμφιλίωση.
Πώς παρακολουθείτε ένα απλήρωτο τιμολόγιο;
Ξεκινήστε ελέγχοντας αν το τιμολόγιο έφτασε στο απαιτούμενο κανάλι, πέρασε την επικύρωση, περιλαμβάνει τις σωστές αναφορές και αν αποτελεί αντικείμενο πραγματικής διαφωνίας. Χρησιμοποιήστε τον χρόνο υπενθύμισης και κλιμάκωσης που προβλέπεται στη σύμβαση, στη διαδικασία του αγοραστή και στην ισχύουσα νομοθεσία, αντί να υποθέτετε ότι ένας ρυθμός ταιριάζει σε κάθε πελάτη.
Κρατήστε τις υπενθυμίσεις αντικειμενικές. Αναφέρετε ξανά τον αριθμό τιμολογίου, το υπόλοιπο και την ημερομηνία λήξης, επισυνάψτε ή παραπέμψτε στο εκδοθέν αντίγραφο και ζητήστε την κατάσταση πληρωμής ή τον λόγο που έχει μπλοκαριστεί. Αναφερθείτε μόνο σε τόκους, χρεώσεις, αναστολή υπηρεσιών ή μέτρα είσπραξης που η σύμβαση και ο νόμος επιτρέπουν. Φυλάξτε κάθε μήνυμα και απάντηση.
- Πριν από την ημερομηνία λήξης, εφόσον κρίνεται σκόπιμο
- Χρησιμοποιήστε μια υπενθύμιση πριν από τη λήξη μόνο όταν συνάδει με τη σύμβαση και τη σχέση συνεργασίας· επιβεβαιώστε την αναφορά, το ποσό και την ημερομηνία λήξης.
- Μετά την ημερομηνία λήξης
- Επαληθεύστε την αποδοχή και στείλτε μια αντικειμενική ειδοποίηση καθυστέρησης μέσω του συμφωνημένου καναλιού, έχοντας διαθέσιμο το εκδοθέν αντίγραφο.
- Εάν η πληρωμή εξακολουθεί να μην έχει πραγματοποιηθεί
- Ζητήστε τον λόγο, το αρμόδιο πρόσωπο επικοινωνίας και την αναμενόμενη ημερομηνία πληρωμής, και διορθώστε τυχόν βάσιμο πρόβλημα δρομολόγησης ή εγγράφου μέσω της κατάλληλης διαδικασίας.
- Περαιτέρω κλιμάκωση
- Τηρήστε τους όρους της σύμβασης και τους τοπικούς κανόνες κοινοποίησης πριν αναφερθείτε σε τόκους, χρεώσεις, αναστολή υπηρεσιών ή επίσημη απαίτηση.
- Μέτρα είσπραξης
- Καταφύγετε σε διαδικασία που προβλέπεται από τον νόμο, σε δικαστική οδό ή σε διαδικασία είσπραξης μόνο αφού ελέγξετε το εφαρμοστέο δίκαιο, τα αποδεικτικά στοιχεία, το ποσό και τις απαιτούμενες κοινοποιήσεις.
Αποστολή τιμολογίου: συχνές ερωτήσεις
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος αποστολής ενός τιμολογίου;
Χρησιμοποιήστε το κανάλι που αποδέχονται ο πελάτης και οι ισχύοντες κανόνες. Η αποστολή μέσω email με συνημμένο PDF είναι βολική για πολλούς αγοραστές, ενώ μεγαλύτεροι οργανισμοί και δημόσιοι φορείς ενδέχεται να απαιτούν πύλη προμηθευτών ή δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Ρωτήστε πριν από την τιμολόγηση και φυλάξτε την επιβεβαίωση υποβολής.
Πρέπει να στείλω το τιμολόγιο ως PDF ή ως έγγραφο Word;
Αν ο αγοραστής αποδέχεται συνημμένο μέσω email, το PDF διατηρεί την προβλεπόμενη διάταξη σελίδας και μειώνει τον κίνδυνο ακούσιας επεξεργασίας σε σύγκριση με ένα επεξεργάσιμο αρχείο προέλευσης. Δεν είναι αμετάβλητο και δεν υποκαθιστά ένα απαιτούμενο δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Στείλτε επεξεργάσιμο αρχείο προέλευσης μόνο όταν η συμφωνημένη διαδικασία το απαιτεί.
Τι γράφω στο email όταν στέλνω ένα τιμολόγιο;
Κρατήστε το σύντομο και πλήρες. Χρησιμοποιήστε γραμμή θέματος με την επωνυμία της επιχείρησής σας, τον αριθμό τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης· στη συνέχεια, στο σώμα του μηνύματος ευχαριστήστε τον πελάτη, αναφέρετε τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης με απλά λόγια, εξηγήστε πώς μπορεί να γίνει η πληρωμή και ποια αναφορά πρέπει να χρησιμοποιηθεί, και προσκαλέστε τον να επισημάνει τυχόν ελλείποντα αριθμό παραγγελίας ή απορία.
Σε ποιον πρέπει να απευθύνω το email του τιμολογίου;
Στείλτε το μέσω της επαφής ή του καναλιού που έχει ορίσει ο πελάτης για τη διαχείριση πληρωμών, η οποία ενδέχεται να διαφέρει από το πρόσωπο που σας ανέθεσε την εργασία. Ρωτήστε εγκαίρως ποιος διαχειρίζεται τα τιμολόγια και αν απαιτείται αριθμός παραγγελίας. Η έλλειψη απαιτούμενης αναφοράς ή ο λάθος παραλήπτης μπορεί να καθυστερήσει την αποδοχή και την πληρωμή.
Πόσο σύντομα πρέπει να κάνω υπενθύμιση για ένα απλήρωτο τιμολόγιο;
Λάβετε υπόψη το χρονοδιάγραμμα της σύμβασης, τη διαδικασία του αγοραστή και την ισχύουσα νομοθεσία. Μετά την ημερομηνία λήξης, βεβαιωθείτε πρώτα ότι το τιμολόγιο έγινε αποδεκτό και δεν υπάρχει πραγματική αμφισβήτηση. Στη συνέχεια στείλτε μια τεκμηριωμένη υπενθύμιση με τον αριθμό τιμολογίου, το υπόλοιπο, την ημερομηνία λήξης και το αντίγραφο που εκδόθηκε, και ρωτήστε για την κατάσταση πληρωμής ή τον λόγο που έχει μπλοκαριστεί.
Μπορώ να χρεώσω τόκους για καθυστερημένο τιμολόγιο;
Μια σύμβαση ή νόμος μπορεί να επιτρέπει τόκους ή έξοδα είσπραξης για επιλέξιμη ληξιπρόθεσμη οφειλή. Οι συμβατικές χρεώσεις συνήθως απαιτούν προηγούμενη συμφωνία, ενώ τα νόμιμα δικαιώματα μπορεί να έχουν δικό τους πεδίο εφαρμογής και προϋποθέσεις. Ελέγξτε το εφαρμοστέο δίκαιο, τον τύπο οφειλέτη, το επιτόκιο και τους κανόνες ειδοποίησης πριν από τη χρέωση.