Πριν στείλετε: ένας γρήγορος έλεγχος πριν από την αποστολή
Ελέγξτε το έγγραφο πριν το στείλετε. Επιβεβαιώστε ότι το αναγνωριστικό του τιμολογίου ακολουθεί τους κανόνες που ισχύουν για εσάς, ότι οι ημερομηνίες έκδοσης και λήξης είναι σωστές, ότι τα ποσά και η φορολογική μεταχείριση συμφωνούν, ότι τα στοιχεία πληρωμής είναι ακριβή και ότι το τιμολόγιο αναφέρει τη σωστή νομική οντότητα. Αν χρειαστεί διόρθωση αργότερα, ακολουθήστε τη διαδικασία που απαιτεί η δικαιοδοσία σας αντί να αντικαταστήσετε σιωπηρά ένα ήδη εκδοθέν αρχείο.
Ρωτήστε εκ των προτέρων τον πελάτη ποια διεύθυνση τιμολόγησης ή πύλη πρέπει να χρησιμοποιήσετε, αν είναι υποχρεωτική η αναφορά εντολής αγοράς και αν απαιτείται δομημένη μορφή. Το άτομο που ανέθεσε την εργασία μπορεί να μην είναι ο αρμόδιος για τους πληρωτέους λογαριασμούς. Η τήρηση της διαδικασίας υποβολής που δέχεται ο αγοραστής μειώνει τις περιττές ερωτήσεις και καθυστερήσεις.
Email, πύλη πελάτη ή ταχυδρομείο: ποιο να χρησιμοποιήσετε;
Το σωστό κανάλι εξαρτάται από τον αγοραστή και τον νόμο. Το email είναι κατάλληλο όταν ο αγοραστής δέχεται συνημμένο που μπορεί να διαβαστεί από άνθρωπο. Οι πύλες προμηθευτών συγκεντρώνουν τα πεδία και τις αναφορές που χρειάζεται ένας μεγαλύτερος οργανισμός. Η δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση στέλνει μηχανικά αναγνώσιμα δεδομένα μέσω δικτύου ή πλατφόρμας και μπορεί να είναι υποχρεωτική ακόμη και όταν ένα PDF φαίνεται πλήρες. Το ταχυδρομείο παραμένει χρήσιμο όταν μια σύμβαση ή διαδικασία απαιτεί έντυπο έγγραφο.
Χρησιμοποιήστε το απαιτούμενο κανάλι και κρατήστε την επιβεβαίωση υποβολής. Μια εγγραφή στα απεσταλμένα αποδεικνύει ότι στείλατε μήνυμα, όχι ότι το σωστό άτομο παρέλαβε ή αποδέχτηκε το τιμολόγιο. Οι επιβεβαιώσεις μιας πύλης και οι καταστάσεις ενός δικτύου μπορούν να παρέχουν ισχυρότερα λειτουργικά αποδεικτικά στοιχεία, αλλά η νομική τους ισχύς διαφέρει.
| Μέθοδος | Χρήσιμη όταν | Αποδεικτικά που πρέπει να κρατήσετε | Προσέξτε |
|---|---|---|---|
| Email με PDF | Ο αγοραστής δέχεται συνημμένα | Απεσταλμένο μήνυμα και κάθε επιβεβαίωση | Λάθος διεύθυνση, ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή όρια μεγέθους συνημμένων |
| Πύλη ή δίκτυο ηλεκτρονικής τιμολόγησης | Ο αγοραστής ή ο νόμος απαιτεί δομημένη διαδικασία | Κατάσταση μεταφόρτωσης, επικύρωσης και παράδοσης | Απαιτούμενη εντολή αγοράς, αναγνωριστικά και μορφή δεδομένων |
| Ταχυδρομείο | Ζητείται έντυπο έγγραφο | Αντίγραφο και κάθε αποδεικτικό αποστολής με παρακολούθηση | Χρόνο μεταφοράς και λάθη στη διεύθυνση |
Τι πρέπει να γράψετε στο συνοδευτικό email;
Κρατήστε το συνοδευτικό email σύντομο και συμπεριλάβετε τα στοιχεία που χρειάζονται για να δρομολογηθεί το τιμολόγιο: τον εκδότη, τον αριθμό τιμολογίου, το ποσό και την ημερομηνία λήξης. Μια περιγραφική γραμμή θέματος διευκολύνει και τη μετέπειτα αναζήτηση του μηνύματος.
Χρησιμοποιήστε άμεσο και ευγενικό τόνο. Προσαρμόστε, για παράδειγμα, το παρακάτω πρότυπο:
Θέμα: Τιμολόγιο INV-2026-014 από [Η επιχείρησή σας] - λήξη στις 2026-09-10
Γεια σας [Όνομα],
Σας επισυνάπτω το τιμολόγιο INV-2026-014 για [σύντομη περιγραφή εργασίας], συνολικού ποσού 1.200 EUR, με ημερομηνία λήξης στις 2026-09-10.
Χρησιμοποιήστε τις επαληθευμένες οδηγίες πληρωμής του τιμολογίου και αναφέρετε το INV-2026-014 ως αιτιολογία. Αν χρειάζεται αναφορά εντολής αγοράς ή κάποια διόρθωση, ενημερώστε με.
Με εκτίμηση, [Το όνομά σας]
- Μια περιγραφική γραμμή θέματος
- Συμπεριλάβετε την επωνυμία της επιχείρησής σας, τον αριθμό του τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης, ώστε το email να είναι εύκολο να εντοπιστεί και να αναζητηθεί αργότερα.
- Ο αριθμός και το ποσό του τιμολογίου
- Αναφέρετε και τα δύο στο κυρίως μήνυμα, ώστε ο πελάτης να βλέπει τα βασικά στοιχεία χωρίς να ανοίξει το συνημμένο.
- Η ημερομηνία λήξης με απλά λόγια
- Δώστε συγκεκριμένη ημερολογιακή ημερομηνία, όχι μόνο την ένδειξη net 14, ώστε να είναι σαφές πότε αναμένεται η πληρωμή.
- Τρόπος πληρωμής και αναφορά
- Παραπέμψτε στα τραπεζικά στοιχεία του τιμολογίου και ζητήστε από τον πελάτη να χρησιμοποιήσει τον αριθμό τιμολογίου ως αιτιολογία πληρωμής.
- Μια ευγενική γραμμή για απορίες
- Ζητήστε από τον πελάτη να σας ενημερώσει αν λείπει αριθμός εντολής αγοράς ή χρειάζεται διόρθωση, ώστε να αποφύγετε καθυστερήσεις χωρίς ενημέρωση.
Πώς να επισυνάψετε το τιμολόγιο ως PDF
Όταν το email είναι αποδεκτό κανάλι, ένα PDF διατηρεί την προβλεπόμενη διάταξη της σελίδας και μειώνει τον κίνδυνο ακούσιας επεξεργασίας σε σύγκριση με ένα επεξεργάσιμο αρχείο προέλευσης. Δεν παρέχει προστασία από αλλοίωση και δεν αντικαθιστά το δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο όπου αυτό απαιτείται.
Χρησιμοποιήστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα αρχείου, όπως Invoice-INV-2026-014-YourBusiness.pdf. Ελέγξτε τις σελίδες που δημιουργήθηκαν, τα σύνολα και τα στοιχεία πληρωμής πριν επισυνάψετε το αρχείο. Το FreeBillGen παράγει ένα PDF από το συμπληρωμένο προσχέδιο, αλλά ο αποστολέας παραμένει υπεύθυνος για τα δεδομένα που εισήγαγε και για το κανάλι παράδοσης.
Κρατήστε την έκδοση που εκδόθηκε και το αποδεικτικό υποβολής για την περίοδο που απαιτούν οι ισχύοντες φορολογικοί και εταιρικοί κανόνες. Το ακριβές αντίγραφο που στάλθηκε βοηθά επίσης σε μεταγενέστερη διόρθωση και συμφωνία των αρχείων.
Πώς επανέρχεστε για ένα απλήρωτο τιμολόγιο;
Αρχίστε ελέγχοντας αν το τιμολόγιο έφτασε στο απαιτούμενο κανάλι, πέρασε την επικύρωση, ανέφερε τις σωστές αναφορές και αποτελεί αντικείμενο πραγματικής αμφισβήτησης. Ακολουθήστε το χρονοδιάγραμμα υπενθυμίσεων και κλιμάκωσης που προβλέπουν η συμφωνία, η διαδικασία του αγοραστή και η ισχύουσα νομοθεσία. Μην υποθέτετε ότι ο ίδιος ρυθμός ταιριάζει σε κάθε πελάτη.
Κρατήστε τις υπενθυμίσεις ουδέτερες και συγκεκριμένες. Επαναλάβετε τον αριθμό τιμολογίου, το υπόλοιπο και την ημερομηνία λήξης, επισυνάψτε το εκδοθέν αντίγραφο ή δώστε σύνδεσμο προς αυτό και ζητήστε ενημέρωση για την πληρωμή ή για τον λόγο που εκκρεμεί. Αναφερθείτε μόνο σε τόκους, χρεώσεις, αναστολή ή ενέργειες είσπραξης που επιτρέπουν η σύμβαση και ο νόμος. Διατηρήστε κάθε μήνυμα και απάντηση.
- Πριν από την ημερομηνία λήξης, εάν χρειάζεται
- Στείλτε υπενθύμιση πριν από τη λήξη μόνο όταν ταιριάζει στη συμφωνία και στη σχέση με τον πελάτη. Επιβεβαιώστε την αναφορά, το ποσό και την ημερομηνία λήξης.
- Μετά την ημερομηνία λήξης
- Επαληθεύστε ότι το τιμολόγιο έγινε αποδεκτό και στείλτε ουδέτερη ειδοποίηση για τη ληξιπρόθεσμη οφειλή μέσω του συμφωνημένου καναλιού, έχοντας διαθέσιμο το εκδοθέν αντίγραφο.
- Αν η πληρωμή εξακολουθεί να εκκρεμεί
- Ζητήστε τον λόγο, το αρμόδιο πρόσωπο και την αναμενόμενη ημερομηνία πληρωμής. Διορθώστε κάθε υπαρκτό πρόβλημα δρομολόγησης ή εγγράφου μέσω της κατάλληλης διαδικασίας.
- Περαιτέρω κλιμάκωση
- Ακολουθήστε τη σύμβαση και τους τοπικούς κανόνες κοινοποίησης προτού αναφερθείτε σε τόκους, χρεώσεις, αναστολή υπηρεσίας ή επίσημη απαίτηση.
- Ενέργειες είσπραξης
- Ακολουθήστε διαδικασία που προβλέπει ο νόμος, δικαστική οδό ή οδό είσπραξης μόνο αφού ελέγξετε το εφαρμοστέο δίκαιο, τα αποδεικτικά στοιχεία, το ποσό και τις απαιτούμενες ειδοποιήσεις.
Αποστολή τιμολογίου: συνήθεις ερωτήσεις
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος αποστολής τιμολογίου;
Χρησιμοποιήστε το κανάλι που αποδέχεται ο πελάτης και επιτρέπουν οι ισχύοντες κανόνες. Το email με PDF είναι πρακτικό για πολλούς αγοραστές, ενώ μεγαλύτεροι οργανισμοί και δημόσιοι φορείς ενδέχεται να απαιτούν πύλη προμηθευτών ή δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Ρωτήστε πριν από την τιμολόγηση και κρατήστε την επιβεβαίωση υποβολής.
Πρέπει να στείλω ένα τιμολόγιο ως έγγραφο PDF ή Word;
Αν ο αγοραστής δέχεται συνημμένα email, το PDF διατηρεί την προβλεπόμενη διάταξη της σελίδας και μειώνει τον κίνδυνο ακούσιας επεξεργασίας σε σύγκριση με ένα επεξεργάσιμο αρχείο προέλευσης. Δεν παρέχει προστασία από αλλοίωση και δεν υποκαθιστά ένα απαιτούμενο δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Στείλτε επεξεργάσιμο αρχείο προέλευσης μόνο όταν το απαιτεί η συμφωνημένη διαδικασία.
Τι γράφω στο email όταν στέλνω ένα τιμολόγιο;
Κρατήστε το σύντομο και πλήρες. Στη γραμμή θέματος αναφέρετε την επωνυμία της επιχείρησής σας, τον αριθμό τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης. Στο κυρίως μήνυμα ευχαριστήστε τον πελάτη, επαναλάβετε τον αριθμό, το ποσό και την ημερομηνία λήξης με απλά λόγια, εξηγήστε πώς θα πληρώσει και ποια αναφορά θα χρησιμοποιήσει και ζητήστε να σας ενημερώσει αν λείπει αριθμός εντολής αγοράς ή υπάρχει απορία.
Σε ποιον πρέπει να απευθύνω το email του τιμολογίου;
Στείλτε το στον υπεύθυνο ή μέσω του καναλιού που έχει ορίσει ο πελάτης για τους πληρωτέους λογαριασμούς. Αυτό μπορεί να διαφέρει από το άτομο που σας προσέλαβε. Ρωτήστε έγκαιρα ποιος επεξεργάζεται τα τιμολόγια και αν απαιτείται αριθμός εντολής αγοράς. Μια απαιτούμενη αναφορά που λείπει ή ένας λάθος παραλήπτης μπορεί να καθυστερήσει την αποδοχή και την πληρωμή.
Πόσο σύντομα πρέπει να επανέλθω για ένα απλήρωτο τιμολόγιο;
Ακολουθήστε το χρονοδιάγραμμα της συμφωνίας, τη διαδικασία του αγοραστή και την ισχύουσα νομοθεσία. Μετά την ημερομηνία λήξης, βεβαιωθείτε πρώτα ότι το τιμολόγιο έγινε αποδεκτό και δεν υπάρχει πραγματική αμφισβήτηση. Έπειτα στείλτε μια ουδέτερη υπενθύμιση με τον αριθμό τιμολογίου, το υπόλοιπο, την ημερομηνία λήξης και το εκδοθέν αντίγραφο και ζητήστε ενημέρωση για την πληρωμή ή για τον λόγο που εκκρεμεί.
Μπορώ να χρεώσω τόκους για εκπρόθεσμο τιμολόγιο;
Μια σύμβαση ή ο νόμος μπορεί να επιτρέπει τόκους ή έξοδα είσπραξης για ληξιπρόθεσμη οφειλή που πληροί τις προϋποθέσεις. Οι συμβατικές χρεώσεις συνήθως χρειάζονται εκ των προτέρων συμφωνία, ενώ τα εκ του νόμου δικαιώματα μπορεί να έχουν δικό τους πεδίο εφαρμογής και προϋποθέσεις. Πριν από τη χρέωση, ελέγξτε το εφαρμοστέο δίκαιο, τον τύπο του οφειλέτη, το επιτόκιο και τους κανόνες ειδοποίησης.