Fatura ne zaman gönderilir
İş veya kilometre taşı tamamlanır tamamlanmaz veya müşteriyle kararlaştırdığınız programa göre bir fatura gönderin. Fatura ne kadar erken ulaşırsa, ödeme saati o kadar erken başlar; bu yüzden günlerce bekletmeyin. Tek seferlik projeler için teslimatta veya kararlaştırılan bir kilometre taşına ulaştığınızda fatura kesin. Sürekli işler için bir ritim seçin ve ona bağlı kalın: her ay sabit bir gün veya belirli sayıda saatten sonra.
Bir proje büyükse, tüm işi kendiniz finanse etmemeniz için önceden bir kapora veya aşamalı ödemeler kararlaştırın. Yaygın bir model, imzalamada bir yüzde, orta noktada bir yüzde ve tamamlanmada kalan bakiyedir. Başlamadan önce her zaman tutarı, kapsamı ve vade tarihini teyit edin; o zaman fatura yalnızca zaten kararlaştırılanı belgeler.
Faturalar nasıl sıralı numaralandırılır
Her faturanın benzersiz, sıralı bir numaraya ihtiyacı vardır. Bu çoğu ülkede isteğe bağlı değildir: vergi daireleri boşluk veya yineleme olmayan kesintisiz bir sıra bekler, çünkü boşluklar gizli veya silinmiş bir faturayı düşündürür. En basit şema, her seferinde birer artan düz bir art arda numaradır. Birçok serbest çalışan onu yıl veya bir müşteri koduyla öne ekler, örneğin 2026-001, 2026-002 ve böyle devam eder.
Bir şema seçin ve tüm vergi yılı boyunca tutarlı tutun. Sayacı yıl ortasında sıfırlamayın, numara atlamayın veya iptal edilmiş bir faturadan bir numarayı yeniden kullanmayın. Bir faturayı geçersiz kılarsanız, numarasını emekliye ayrılmış bırakın ve onu silmek yerine bir iade faturası düzenleyin. Bir sonraki numarayı otomatik atayan bir oluşturucu, ana riski ortadan kaldırır: elle numaralandırmadan kaynaklanan kazara boşluklar ve yinelenenler.
Serbest çalışan faturasında neler bulunmalı
Geçerli bir faturanın kimin kime, ne için ve ne kadar fatura kestiğini tanımlaması gerekir. Tam ifade ülkeden ülkeye değişir, ancak aşağıdaki temel alanlar hemen hemen her yerde beklenir. KDV mükellefiyseniz, sonraki bölümde açıklanan KDV'ye özgü kalemleri ekleyin.
- "Fatura" ibaresi
- Belgeyi açıkça etiketleyin, böylece teklif, tahmin veya proforma ile karıştırılmaz.
- Fatura numarası ve tarihi
- Benzersiz bir sıralı numara ve faturanın düzenlendiği tarih.
- Sizin bilgileriniz
- Ticari adınız veya yasal adınız, adresiniz ve geçerli olan herhangi bir işletme veya vergi tescil numarası.
- Müşteri bilgileri
- Müşterinin adı (veya şirket adı) ve adresi ve tersine yükümlülüğün uygulandığı yerde KDV numarası.
- İşin açıklaması
- Her hizmet veya teslimat için bir satır; miktar veya saat, birim oran ve satır toplamı ile.
- Tutarlar
- Ara toplam, varsa vergi, varsa indirim ve kararlaştırılan para biriminde ödenecek toplam tutar.
- Ödeme koşulları ve vade tarihi
- Ödemenin ne zaman yapılacağı (örneğin net 14 veya net 30) ve banka veya havale bilgileri dahil nasıl ödeneceği.
- Müşterinin ihtiyacı varsa bir referans
- Müşterinin faturayı onaya yönlendirmesini sağlayan bir satınalma siparişi veya proje referansı.
Serbest çalışan olarak KDV ve vergiyi ele almak
Vergi tahsil edip etmemeniz, kayıtlı olup olmamanıza bağlıdır. KDV veya satış vergisi mükellefi değilseniz, ücretinizi vergi satırı olmadan faturalandırırsınız ve fatura toplamınız müşterinin ödediği tutardır. Birçok serbest çalışan ulusal bir kayıt eşiğinin altında çalışır ve hiç KDV tahsil etmez. Bu geliri kendi vergi beyannamenizde kâr olarak beyan etmekten yine de siz sorumlusunuz; bu yüzden her faturayı saklayın.
KDV mükellefi iseniz, KDV numaranızı, net tutarı, KDV oranını ve KDV tutarını ve brüt toplamı göstermelisiniz. AB içindeki sınır ötesi işletmeden işletmeye işlerde genellikle tersine yükümlülük uygulanır: KDV olmadan fatura kesersiniz, her iki tarafın da KDV numaralarını gösterirsiniz ve müşterinin vergiyi kendi ülkesinde hesaplaması için bir „Tersine yükümlülük“ notu eklersiniz. Sıfır oranlamadan önce müşterinin KDV numarasını doğrulayın ve kârınız üzerindeki gelir vergisinin, tahsil edip aktardığınız herhangi bir KDV'den ayrı olduğunu unutmayın.
Ödeme koşullarını belirlemek
Ödeme koşulları müşteriye paranın tam olarak ne zaman ödeneceğini söyler. Bunları her faturada ve sözleşmenizde belirtin. En yaygın koşullar net 14 ve net 30'dur; yani ödeme fatura tarihinden 14 veya 30 gün sonra yapılır. Daha kısa koşullar sizi daha hızlı öder; bazı serbest çalışanlar küçük işler veya yeni müşteriler için tahsilatta ödeme kullanır.
Pratik ayrıntıları da açıklayın: para birimi, kabul edilen ödeme yöntemleri ve vade tarihi geçerse uygulayacağınız herhangi bir gecikme ücreti veya faizi. Birçok yargı bölgesi vadesi geçmiş ticari faturalara faiz uygulama hususunda yasal bir hak verir; bu yüzden açık bir madde hem adil hem de icra edilebilirdir. Koşulları önceden belirlemek, daha sonraki zorlu konuşmayı önler ve takip etmeniz için sağlam bir zemin verir.
Gecikmeli ödemenin takibi ve kayıtların tutulması
Bir faturanın vadesi geçtiğinde, hızlı ve profesyonel biçimde takip edin. Vade tarihinin ertesi günü kısa, nazik bir hatırlatma çoğu durumu çözer: birçok gecikmeli ödeme basit gözden kaçırmalardır. Bu görmezden gelinirse, aşamalı olarak yükseltin: daha sert bir hatırlatma, bir telefon görüşmesi, ardından gecikme koşullarınıza ve ödenmesi gereken faize atıfta bulunan resmi bir bildirim. Tonu ölçülü tutun; hem ödenmek hem de müşteriyi elde tutmak istiyorsunuz.
Düzenlediğiniz ve aldığınız her faturanın bir kopyasını, neyin ne zaman teslim edildiğine ve ödemenin ne zaman geldiğine dair kanıtla birlikte saklayın. Saklama süreleri ulusal olarak belirlenir ve genellikle 5 ile 10 yıl arasındadır. İyi kayıtlar vergi beyannamenizi sorunsuz kılar, herhangi bir anlaşmazlıkta sizi destekler ve hangi faturaların hâlâ ödenmediğini bir bakışta görmenizi sağlar.
Sıkça sorulan sorular
Fatura göndermek için kayıtlı bir işletme olmam gerekir mi?
Hayır. Çoğu ülkede bir şahıs işletmesi veya serbest çalışan, bir şirket kurmadan kendi adı altında fatura düzenleyebilir. Geliri vergi beyannamenizde beyan etmeniz gerekir ve ülkenize ve cironuza bağlı olarak faturada bir vergi veya işletme tescil numarasına ihtiyacınız olabilir.
Faturalarımı nasıl numaralandırırım?
Her faturada birer artan, boşluk veya yineleme olmayan benzersiz, sıralı bir numara kullanın. Basit bir art arda numara işe yarar ve birçok serbest çalışan onu 2026-001 gibi yılla öne ekler. Sırayı tutarlı tutun ve bir numarayı asla yeniden kullanmayın veya silmeyin; bunun yerine bir iade faturasıyla geçersiz kılın.
Serbest çalışan olarak KDV tahsil etmek zorunda mıyım?
Yalnızca KDV mükellefiyseniz. Birçok serbest çalışan ülkesinin kayıt eşiğinin altında kalır ve KDV satırı olmadan fatura keser. Kayıtlıysanız KDV numaranızı, oranı ve KDV tutarını gösterin ve AB içindeki sınır ötesi B2B işlerde tersine yükümlülüğü uygulayın. Kârınız üzerindeki gelir vergisi KDV'den ayrıdır.
Hangi ödeme koşullarını belirlemeliyim?
Net 14 veya net 30 en yaygınlardır; yani ödeme fatura tarihinden 14 veya 30 gün sonra yapılır. Daha kısa koşullar veya tahsilatta ödeme, özellikle yeni müşterilerde sizi daha hızlı öder. Süreyi, para birimini, ödeme yöntemini ve herhangi bir gecikme faizini her faturada açıkça belirtin.
Bir müşteri geç öderse ne yapabilirim?
Vade tarihinin ertesi günü nazik bir hatırlatma gönderin, ardından daha sert bir hatırlatma, bir arama ve gecikme koşullarınıza atıfta bulunan resmi bir bildirimle yükseltin. Birçok yargı bölgesi vadesi geçmiş ticari faturalara faiz uygulamanıza izin verir; bu yüzden koşullarınıza bir madde eklediyseniz ona atıfta bulunun.
Faturalarımı ne kadar süre saklamalıyım?
Saklama süreleri her ülke tarafından belirlenir ve genellikle 5 ile 10 yıl arasındadır. Hem düzenlediğiniz hem de aldığınız faturaları, ayrıca teslimat ve ödeme kanıtını saklayın, böylece kayıtlarınız vergi beyannamenizi ve herhangi bir anlaşmazlığı destekler.