請求書を送るタイミング
作業やマイルストーンが完了したらすぐ、またはクライアントと合意したスケジュールで請求書を送りましょう。請求書が届くのが早いほど支払いの時計も早く動き出すので、何日も寝かせてはいけません。単発のプロジェクトなら、納品時または合意したマイルストーンに達したときに請求します。継続的な作業なら、毎月の決まった日や一定の時間数の後など、リズムを決めて守りましょう。
プロジェクトが大きい場合は、案件全体を自分で資金繰りせずに済むよう、手付金や分割払いを事前に取り決めます。よくあるパターンは、契約時に一定割合、中間時点で一定割合、完了時に残額を支払う方式です。金額、作業範囲、支払期限は必ず作業を始める前に確認し、請求書はすでに合意した内容を記録するだけにしましょう。
請求書に連番を付ける方法
すべての請求書には固有の連番が必要です。ほとんどの国でこれは任意ではありません。税務当局は欠番も重複もない途切れない連番を求めます。欠番は隠された請求書や削除された請求書を示唆するからです。もっとも単純な方式は、毎回1ずつ増える普通の連番です。多くのフリーランサーは年やクライアントコードを接頭辞に付けます。たとえば2026-001、2026-002のようにです。
ひとつの方式を選び、その税務年度を通じて一貫して使います。年度の途中でカウンターをリセットしたり、番号を飛ばしたり、取り消した請求書の番号を再利用したりしてはいけません。請求書を無効にする場合は、その番号は退役させたままにし、削除する代わりに貸方票（クレジットノート）を発行します。次の番号を自動で割り当てるジェネレーターを使えば、手作業の番号付けによる欠番や重複という主なリスクを取り除けます。
フリーランスの請求書に記載する内容
有効な請求書は、誰が誰に、何に対して、いくらを請求するのかを示さなければなりません。正確な表現は国によって異なりますが、以下の中心的な項目はほぼどこでも求められます。消費税（VAT）の登録をしている場合は、次のセクションで説明する消費税固有の項目を加えます。
- 「請求書（Invoice）」という語
- 見積書、概算見積、プロフォーマと取り違えられないよう、書類に明確に名称を付けます。
- 請求書番号と日付
- 固有の連番と、請求書を発行する日付。
- あなたの情報
- あなたの屋号または正式名称、住所、該当する事業者番号や税の登録番号。
- クライアントの情報
- クライアントの氏名（または会社名）と住所、リバースチャージが適用される場合はその消費税（VAT）番号。
- 作業内容
- 各サービスや成果物ごとの行で、数量または時間数、単価、行の合計を記載します。
- 金額
- 小計、税額、割引額、そして合意した通貨での支払総額。
- 支払条件と支払期限
- 支払いの期限（例：14日後払い、30日後払い）と支払い方法（銀行口座や振込先の情報を含む）。
- 必要な場合は参照番号
- クライアントが請求書を承認に回すための発注書番号やプロジェクト参照。
フリーランサーとしての消費税（VAT）と税の扱い
税を課すかどうかは、あなたが登録しているかどうかによります。消費税（VAT）や売上税の登録をしていない場合は、税の行なしで報酬を請求するだけで、請求書の合計がクライアントの支払う金額になります。多くのフリーランサーは各国の登録基準額を下回って活動し、消費税を一切課しません。それでもこの収入を自分の確定申告で利益として申告する責任はあるので、すべての請求書を保管してください。
消費税（VAT）の登録をしている場合は、消費税番号、正味額、税率と税額、そして税込の合計を示さなければなりません。EU内での国境を越えた事業者間（B2B）の作業では、通常リバースチャージが適用されます。消費税なしで請求し、両当事者の消費税番号を示し、「リバースチャージ」の注記を加えて、クライアントが自国で税を申告するようにします。非課税（ゼロ税率）にする前にクライアントの消費税番号を確認し、利益にかかる所得税は、あなたが徴収して納める消費税とは別であることを忘れないでください。
支払条件の設定
支払条件は、いつ入金が期限を迎えるのかをクライアントに正確に伝えます。すべての請求書と契約書に記載しましょう。もっとも一般的な条件は14日後払い（net 14）と30日後払い（net 30）で、請求書の日付から14日または30日後に支払いが期限を迎えることを意味します。期間が短いほど早く支払われます。小さな案件や新規クライアントには受領後即時払い（due on receipt）を使うフリーランサーもいます。
実務的な詳細も明記しましょう。通貨、対応する支払方法、そして支払期限を過ぎた場合に適用する遅延損害金や利息です。多くの法域では延滞した商業請求書に利息を課す法的権利が認められているため、明確な条項は公正であり、かつ執行可能でもあります。条件を事前に設定しておくことで、後で気まずい話をせずに済み、督促するための確かな根拠が得られます。
延滞の督促と記録の保管
請求書が支払期限を過ぎたら、速やかかつ丁寧にフォローしましょう。支払期限の翌日に短く礼儀正しいリマインダーを送れば、ほとんどの場合は解決します。多くの延滞は単なる見落としだからです。それが無視された場合は、段階的にエスカレートします。より強めのリマインダー、電話、それから遅延支払条件や未払いの利息に言及した正式な通知です。口調はあくまで業務的に保ちましょう。支払いを受け、かつクライアントとの関係も維持したいのですから。
発行した請求書と受け取った請求書のすべてのコピーを、納品した内容と時期、入金の到着時期の証拠とともに保管します。保管期間は各国で定められており、一般に5年から10年です。良い記録は確定申告を楽にし、紛争の際にあなたを裏付け、どの請求書がまだ未回収かを一目で把握できるようにします。
よくある質問
請求書を送るには登録事業者である必要がありますか？
いいえ。ほとんどの国で、個人事業主やフリーランサーは会社を設立せずに自分の名前で請求書を発行できます。収入は確定申告で申告する必要があり、国や売上高によっては請求書に税番号や事業者登録番号が必要になる場合があります。
請求書にどう番号を付ければよいですか？
欠番も重複もなく、請求書ごとに1ずつ増える固有の連番を使います。単純な連番でよく、多くのフリーランサーは2026-001のように年を接頭辞に付けます。連番を一貫して保ち、番号を決して再利用したり削除したりせず、無効にする場合は貸方票（クレジットノート）で行います。
フリーランサーは消費税（VAT）を課さなければなりませんか？
消費税（VAT）の登録をしている場合のみです。多くのフリーランサーは自国の登録基準額を下回ったままで、消費税の行なしで請求します。登録している場合は、消費税番号、税率、税額を示し、EU内の国境を越えたB2B作業にはリバースチャージを適用します。利益にかかる所得税は消費税とは別です。
どんな支払条件を設定すべきですか？
14日後払い（net 14）または30日後払い（net 30）がもっとも一般的で、請求書の日付から14日または30日後に支払いが期限を迎えます。期間が短いものや受領後即時払いは、特に新規クライアントの場合に早く支払われます。条件、通貨、支払方法、遅延損害金をすべての請求書に明確に記載しましょう。
クライアントの支払いが遅れたらどうすればよいですか？
支払期限の翌日に丁寧なリマインダーを送り、その後より強めのリマインダー、電話、遅延支払条件を引用した正式な通知へとエスカレートします。多くの法域では延滞した商業請求書に利息を課せるので、条件に含めていればその条項に言及しましょう。
請求書はどのくらい保管すべきですか？
保管期間は各国で定められており、一般に5年から10年です。発行した請求書と受け取った請求書の両方を、納品と支払いの証拠とともに保管し、記録が確定申告やあらゆる紛争を裏付けるようにします。