Modelo de fatura para oficina mecânica

O que incluir em uma fatura de oficina mecânica

Uma boa fatura de reparo permite que o cliente confira se a cobrança final corresponde ao serviço que autorizou. Identifique a oficina e o cliente, mencione o orçamento ou a ordem de serviço, descreva cada operação concluída e cada peça fornecida e mostre o preço final. Quando as regras locais exigirem, registre como e quando o trabalho adicional foi aprovado.

Os dados do veículo normalmente incluem ano, marca, modelo, placa ou registro, VIN e leitura do hodômetro, mas não há um conjunto obrigatório universal. A Califórnia, por exemplo, exige a leitura do hodômetro na ordem de serviço e informações detalhadas sobre peças e autorizações na fatura final. Ontário define seus próprios campos para a fatura por escrito. Consulte as regras do local onde a oficina atua em vez de copiar qualquer um desses exemplos por inteiro.

Dados da oficina e do cliente

Os identificadores da oficina e do cliente exigidos localmente, além de licença, registro ou número fiscal somente quando aplicável.

Identificação do veículo

Ano, marca, modelo, VIN, placa ou registro e leitura do hodômetro exigidos pela ordem de serviço, pelo cliente ou pelas regras locais.

Itens de mão de obra

Cada operação concluída e seu preço, usando o tempo efetivo, um valor fixo acordado ou um método publicado de tempo de mão de obra, conforme aplicável.

Itens de peças

Cada peça fornecida, com quantidade e preço, além da condição de nova, usada, reconstruída ou recondicionada e da classificação OEM ou não OEM quando as regras aplicáveis exigirem.

Materiais e taxas da oficina

Tempo de diagnóstico, materiais específicos e cobranças por descarte ou atendimento móvel somente quando forem legais, autorizados e informados da forma exigida. Evite uma taxa genérica se as regras locais a proibirem.

Totais, imposto e condições

Os subtotais exigidos de peças e mão de obra, o imposto confirmado, o total devido e as condições de pagamento acordadas, além de informações de garantia que correspondam à cobertura por escrito.

Como oficinas mecânicas cobram: por hora, valor fixo ou tabela de tempos

Uma oficina pode cobrar a mão de obra pelo tempo efetivo com uma tarifa acordada, por um valor fixo informado no orçamento ou com base em um guia de tempos de reparo. Um preço fixo de tabela também pode servir para um serviço bem definido. O orçamento e a autorização do cliente devem deixar claro o método escolhido antes do início do trabalho, e a fatura final deve seguir o método permitido pelas regras locais.

Detalhe as peças e outras cobranças autorizadas no nível exigido localmente. Não suponha que um percentual genérico para materiais da oficina, uma taxa de descarte, um crédito de diagnóstico ou um adicional por deslocamento seja permitido em todos os lugares. A Califórnia, por exemplo, proíbe um item genérico de materiais da oficina e exige que os materiais usados no veículo sejam discriminados. Explique qualquer cobrança de diagnóstico ou inspeção no orçamento e na fatura e conceda um crédito somente se isso fizer parte do acordo.

Orçamentos, autorização e garantia

As regras sobre orçamento e autorização variam bastante. A Califórnia exige um orçamento e o registro da autorização do cliente antes dos reparos, além de nova autorização antes de qualquer serviço ou cobrança adicional. Ontário exige um orçamento, a menos que o consumidor recuse a oferta e autorize um valor máximo. Também limita a cobrança final em relação ao orçamento, salvo quando o consumidor autoriza um valor maior. Esses exemplos mostram por que um modelo global não pode definir um limite ou processo de aprovação universal.

Registre o método de autorização, a pessoa, a data, o horário e o valor revisado quando a regra aplicável exigir. Qualquer garantia por escrito deve identificar o fornecedor, as peças e a mão de obra cobertas, a duração, a quilometragem, as exclusões e a solução oferecida, mas garantias legais locais também podem valer. Ontário, por exemplo, considera que peças novas ou recondicionadas qualificadas e a mão de obra de instalação têm garantia mínima de 90 dias ou 5.000 quilômetros, observadas as exceções previstas. Em serviços de garantia ou seguro de terceiros, diferencie o valor aprovado pelo fornecedor da responsabilidade real do cliente. Devolva, guarde ou disponibilize as peças substituídas conforme a regra aplicável e o pedido do cliente exigirem.

Pagamento e entrega dos registros

Combine quando o pagamento vence e quais métodos a oficina aceita antes do início do trabalho. Alguns serviços para consumidores são pagos na retirada do veículo. Serviços para frotas, seguradoras, garantias ou outras empresas podem seguir condições de conta ou um processo de aprovação de terceiros. A fatura deve identificar o veículo e o trabalho autorizado com clareza suficiente para que o pagador os associe ao orçamento, à ordem de serviço ou ao sinistro.

Revise a mão de obra, as peças, as taxas, o imposto, a garantia e o saldo do cliente antes de solicitar o pagamento. Não acrescente juros por atraso, taxas de cartão, cobranças de armazenagem ou condições de cobrança, a menos que o acordo e a lei local permitam e que qualquer informação obrigatória tenha sido fornecida. Entregue ao cliente a fatura exigida e guarde o orçamento, a ordem de serviço, as autorizações, a fatura e os registros relacionados pelo período aplicável.

Perguntas sobre faturas de oficina mecânica

O que uma fatura de oficina mecânica deve incluir?

Não existe um mínimo universal. Os campos comuns identificam a oficina, o cliente, o veículo, o orçamento ou a ordem de serviço, os reparos autorizados, as peças fornecidas, as cobranças finais, o imposto e o total. Identificadores do veículo, categorias de peças, números de licença, registros de autorização e informações de garantia dependem das regras locais. Use a lista oficial do local onde a oficina atua.

Devo cobrar a mão de obra por hora ou por valor fixo?

Use o método descrito no orçamento ou acordo e permitido localmente. A cobrança pelo tempo efetivo multiplica o tempo registrado pela tarifa acordada. A cobrança fixa ou por tempo de tabela usa um valor acordado ou uma estimativa padronizada de tempo de mão de obra. Um preço de tabela pode cobrir um serviço claramente definido. Explique o método antes da autorização e aplique-o de modo consistente na fatura final.

Como cobrar uma taxa de diagnóstico?

Informe o trabalho de diagnóstico e o preço no orçamento ou acordo, obtenha qualquer autorização obrigatória e descreva a cobrança com clareza na fatura. Se a taxa for abatida de um reparo aprovado, declare essa condição antes do diagnóstico. Consulte as regras locais sobre orçamentos que exigem desmontagem, remontagem e informações de diagnóstico.

Preciso fornecer um orçamento antes de emitir a fatura?

Isso depende da jurisdição e da transação. A Califórnia geralmente exige um orçamento e o registro da autorização antes dos reparos. Ontário exige um orçamento, salvo quando o consumidor recusa a oferta e autoriza um valor máximo. Não suponha que qualquer um desses processos ou limites se aplique em outro lugar. Consulte as regras do local onde a oficina atua.

Como mostrar as peças e o serviço em garantia?

Descreva cada peça e seu preço e acrescente a condição ou classificação OEM quando as regras locais exigirem. Em um sinistro de garantia ou seguro, mostre apenas os valores respaldados pela aprovação e pelo acordo do fornecedor, inclusive o saldo do cliente. Qualquer garantia do reparo deve corresponder à cobertura por escrito, à duração, à quilometragem, às exclusões e à solução oferecida.