Qué incluir en una factura de clases particulares
Identificá al proveedor, al pagador y, cuando corresponda, al estudiante, además del período del servicio y los datos de la factura exigidos para la operación. Si el acuerdo factura cada sesión por separado, indicá la fecha, la materia o el programa y la duración de cada clase. Limitá la información personal y educativa del estudiante a lo que necesiten el pagador y el proceso de facturación.
Mostrá el monto acordado por hora, por sesión, por bloque o de forma periódica. Desglosá los materiales, las evaluaciones, los costos de plataforma o los traslados aprobados cuando no estén incluidos en el precio base. Si facturás a varios estudiantes en una sola factura, organizá las líneas con claridad sin exponer información personal innecesaria.
- Datos del docente y del estudiante
- Tu nombre o el nombre de tu emprendimiento y tus datos de contacto, más el nombre del estudiante y el nombre y domicilio del padre o del pagador, para que la factura esté dirigida a quien paga.
- Materia, nivel y fechas
- La materia y el nivel (por ejemplo, Matemática de secundaria o Química preuniversitaria) y la fecha de cada sesión, para que el padre pueda cotejar los cargos con las clases que tuvieron lugar.
- Duración de la sesión y tarifa
- La duración de cada clase y tu tarifa por hora, o un cargo plano por sesión, mostrado con claridad para que las cuentas de la factura sean fáciles de seguir.
- Materiales y recursos
- Cuadernillos impresos, exámenes anteriores, aranceles del organismo examinador o costos de plataformas en línea, listados por separado del cargo de la clase al precio que acordaste.
- Cargos por traslado o ubicación
- Cualquier cargo por traslado para dar clases en el domicilio del estudiante, o una diferencia de tarifa entre sesiones en línea y presenciales, mostrado en su propia línea.
- Total a pagar y condiciones de pago
- El monto total, la fecha de vencimiento, tus métodos de pago aceptados y cualquier seña ya abonada o bloque de horas prepago, para que el saldo sea inequívoco.
Cómo facturan los docentes particulares: por hora, por sesión o bloques prepagos
La facturación por hora muestra el tiempo dictado y la tarifa acordada. La facturación por sesión muestra un monto fijo por una clase de la duración definida. Un bloque prepago o un acuerdo periódico debe respetar las condiciones escritas sobre la cantidad de sesiones, el período de uso, el momento de facturación, los reembolsos, el vencimiento y la cancelación. Mostrá el saldo restante solo cuando puedas verificarlo con tus registros.
Los cargos por cancelación o inasistencia solo deben aparecer si se basan en una política aceptada antes de la reserva y permitida por las normas de consumo aplicables. Identificá la sesión cancelada y el cargo sin presentarlos como una clase dictada. Facturá los materiales, los traslados, las evaluaciones, los costos de plataforma o los descuentos con el precio y el tratamiento acordados con el pagador.
Notas sobre impuestos y registro para docentes particulares
La tributación de las clases particulares depende de la jurisdicción, tu inscripción fiscal, la condición del proveedor, la materia, el estudiante y la forma de prestar el servicio. Una exención educativa puede aplicarse solo a determinados proveedores o enseñanzas, por lo que no debés suponer que todas las clases privadas estén exentas. Verificá si debés inscribirte, cobrar impuestos o incluir una mención de exención en la factura. Declarar los ingresos e inscribirse a efectos de impuestos indirectos son obligaciones distintas.
Conservá un registro de las clases y sus fechas, además de los comprobantes de los materiales. Si trabajás mediante una agencia o plataforma, confirmá si debés facturar a la plataforma, al estudiante o a ninguno de ellos, y si la plataforma emite documentos en tu nombre.
Condiciones de pago y cómo cobrar
Seguí el hecho de facturación y el calendario de pagos aceptados por el pagador. Indicá una fecha de vencimiento concreta y un medio de pago aceptado. La facturación anticipada, el vencimiento, la renovación automática, los reembolsos y la cancelación deben cumplir el acuerdo y las normas locales de consumo.
Indicá las fechas de las clases o el período del programa necesarios para justificar el cargo. Conservá durante el plazo aplicable los registros de asistencia, aprobación, materiales, pagos y correcciones. Mostrá el saldo de un bloque solo cuando puedas conciliarlo con esos registros.
Preguntas sobre la factura de clases particulares
¿Qué debería incluir una factura de clases particulares?
Los campos útiles incluyen el identificador y la fecha de la factura, los datos del proveedor y del pagador, el estudiante cuando corresponda, la materia o programa, las fechas y la duración de las sesiones, la base de cálculo, los adicionales aprobados, el impuesto confirmado, el total adeudado, la fecha de vencimiento y el medio de pago. Agregá cualquier campo escolar, de plataforma, fiscal o de enrutamiento exigido para la operación.
¿Facturo por hora o por sesión?
Usá la base prevista en el acuerdo. La facturación por hora muestra el tiempo de clase y la tarifa. La facturación por sesión muestra el importe fijo de una clase de duración definida. Un bloque prepago o acuerdo periódico identifica la cantidad de sesiones, el período y el hecho que habilita la facturación. Mostrá con claridad el cargo actual y cualquier saldo restante verificado.
¿Puedo cobrar por una clase cancelada o a la que faltaron?
Solo cuando el pagador haya aceptado una política clara y las reglas de consumo aplicables permitan el cargo. Indicá el plazo de aviso y el cargo antes de reservar. Cuando corresponda, mostralo en una línea claramente identificada y separada de las clases que sí se realizaron.
¿Cobro IVA o impuesto a las ventas en las clases particulares?
Depende de la jurisdicción, tu inscripción fiscal, la condición del proveedor, la materia, el estudiante y la forma de prestar el servicio. Una exención educativa puede aplicarse solo a determinados proveedores o enseñanzas. Verificá si debés inscribirte, cobrar impuestos o incluir una mención de exención en la factura. No des por hecho que todas las clases particulares están exentas.
¿Cómo debería facturar materiales como cuadernillos o exámenes anteriores?
Listá los materiales en su propia línea al precio que acordaste, separados del cargo de la clase, y guardá el comprobante. Esto aplica a cuadernillos impresos, exámenes anteriores del organismo examinador, libros de texto o el costo de una plataforma en línea que cubrís en nombre del estudiante. Mantener los materiales separados del cargo de la clase hace que la factura sea fácil de revisar y pagar para un padre.