Πώς να φτιάξετε τιμολόγιο στο Word βήμα προς βήμα
Μπορείτε να φτιάξετε ένα καθαρό τιμολόγιο στο Microsoft Word από κενό έγγραφο σε περίπου δέκα λεπτά. Χρησιμοποιήστε τα δομικά εργαλεία του Word, όπως κεφαλίδα, πίνακα και δεξιά στοιχισμένους στηλοθέτες, αντί να δημιουργείτε κενά με το πλήκτρο διαστήματος. Τα κενά χαλούν μόλις αλλάξει το μήκος του κειμένου.
- Ξεκινήστε από κενό έγγραφο
- Ανοίξτε το Word και επιλέξτε κενό έγγραφο A4 ή Letter. Ορίστε άνετα περιθώρια, περίπου 2 εκ., στην επιλογή Διάταξη, ώστε η σελίδα να μην είναι στριμωγμένη.
- Προσθέστε ενότητα κεφαλίδας
- Στην κορυφή, βάλτε την επωνυμία, τη διεύθυνση, το email, το τηλέφωνο και τον αριθμό φορολογικού μητρώου ή ΦΠΑ. Χρησιμοποιήστε μεγαλύτερη γραμματοσειρά για το όνομα και στοιχίστε την ενότητα αριστερά ή εισαγάγετε το λογότυπό σας από Εισαγωγή › Εικόνες.
- Γράψτε «Τιμολόγιο» και τα βασικά πεδία
- Προσθέστε σαφή τίτλο «Τιμολόγιο» και έπειτα τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία λήξης. Στοιχίστε τα δεξιά, απέναντι από την κεφαλίδα.
- Προσθέστε την ενότητα χρέωσης
- Κάτω από την κεφαλίδα, προσθέστε το όνομα και τη διεύθυνση του πελάτη και τον φορολογικό αριθμό του όπου απαιτείται.
- Εισαγάγετε πίνακα για τις γραμμές
- Χρησιμοποιήστε Εισαγωγή › Πίνακας με στήλες για περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας και σύνολο γραμμής. Ο πίνακας κρατά τα ποσά στοιχισμένα όταν μια περιγραφή αναδιπλώνεται.
- Προσθέστε τα σύνολα στο κάτω μέρος
- Κάτω από τον πίνακα, προσθέστε το υποσύνολο, τον φόρο και το τελικό σύνολο. Στοιχίστε τους αριθμούς δεξιά και βάλτε έντονα το τελικό πληρωτέο ποσό.
- Προσθέστε όρους και εξαγάγετε PDF
- Αναφέρετε τις συμφωνημένες οδηγίες πληρωμής και την ημερομηνία λήξης. Έπειτα επιλέξτε Αρχείο › Αποθήκευση ως ή Εξαγωγή και διαλέξτε PDF, όταν αυτή είναι η αποδεκτή μορφή.
Ποια πεδία πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο Word;
Το Word σας δίνει μια κενή σελίδα και δεν επικυρώνει το περιεχόμενο του τιμολογίου. Ξεκινήστε με τα συνηθισμένα πεδία παρακάτω και έπειτα προσθέστε τα εταιρικά, φορολογικά, διασυνοριακά και δομημένα στοιχεία που απαιτούνται για τη συγκεκριμένη συναλλαγή.
- Μοναδικό αναγνωριστικό τιμολογίου
- Χρησιμοποιήστε αριθμό και σειρά, όπως INV-0001, όταν αυτή η δομή καλύπτει τους ισχύοντες κανόνες. Συντονίστε την έξω από τα ξεχωριστά αρχεία Word.
- Ημερομηνία έκδοσης και λήξης
- Πότε εκδόθηκε το τιμολόγιο και πότε πρέπει να γίνει η πληρωμή, για παράδειγμα μέσα σε 14 ή 30 ημέρες.
- Τα στοιχεία της επιχείρησής σας
- Όνομα, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας και εταιρικά ή φορολογικά αναγνωριστικά που απαιτούνται για τη συναλλαγή.
- Τα στοιχεία του πελάτη
- Η νόμιμη επωνυμία, η διεύθυνση και ο φορολογικός αριθμός του, όταν απαιτούνται για πωλήσεις B2B ή διασυνοριακές συναλλαγές.
- Αναλυτικές γραμμές
- Περιγραφή, ποσότητα και τιμή μονάδας για κάθε είδος ή υπηρεσία, με σύνολο ανά γραμμή.
- Υποσύνολο, φόρος και σύνολο
- Εμφανίστε τις βάσεις, τους συντελεστές, τις προσαρμογές, τα ποσά φόρου και το σύνολο στο επίπεδο που απαιτεί ο ισχύων κανόνας.
- Στοιχεία και όροι πληρωμής
- Αναφέρετε το νόμισμα, τη συμφωνημένη ημερομηνία λήξης και έναν επαληθευμένο τρόπο πληρωμής, μαζί μόνο με νόμιμους όρους καθυστερημένης πληρωμής.
Συμβουλές μορφοποίησης για καθαρό τιμολόγιο Word
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία διάταξης του Word αντί για επαναλαμβανόμενα κενά. Βάλτε τις γραμμές μέσα σε Εισαγωγή › Πίνακας, στοιχίστε δεξιά τις στήλες ποσών και χρησιμοποιήστε κεφαλίδα σελίδας μόνο για περιεχόμενο που πρέπει να επαναλαμβάνεται. Ενεργοποιήστε την επιλογή Εμφάνιση/Απόκρυψη ¶ για να βρείτε περιττούς στηλοθέτες και σημάδια παραγράφου και κάντε προεπισκόπηση των αλλαγών σελίδας πριν από την εξαγωγή.
Όταν ο αγοραστής δέχεται συνημμένο αναγνώσιμο από άνθρωπο, το PDF συνήθως διατηρεί την προβλεπόμενη διάταξη καλύτερα από το .docx. Ένα PDF δεν προστατεύεται από κάθε αλλοίωση και δεν αντικαθιστά τα δομημένα δεδομένα ηλεκτρονικού τιμολογίου όπου αυτά είναι υποχρεωτικά.
Τα πραγματικά μειονεκτήματα της τιμολόγησης στο Word
Το Word παρέχει πρότυπα, πίνακες, τύπους και ιστορικό αρχείων στο νέφος, αλλά δεν είναι μητρώο τιμολόγησης. Ένα αντιγραμμένο έγγραφο χρειάζεται πρόσθετους ελέγχους:
- Χωρίς κοινό μηχανισμό αρίθμησης
- Το Word δεν συντονίζει μια σειρά τιμολογίων ανάμεσα σε ξεχωριστά αρχεία και χρήστες. Διατηρήστε ένα ελεγχόμενο μητρώο.
- Περιορισμένοι τύποι πινάκων
- Το Word μπορεί να χρησιμοποιήσει τύπους όπως SUM και PRODUCT, αλλά τα πεδία τύπων μπορεί να χρειάζονται χειροκίνητη ανανέωση και δεν παρέχουν φορολογική λογική ειδικά για τιμολόγια. Ελέγξτε ξανά το εμφανιζόμενο αποτέλεσμα πριν από την εξαγωγή.
- Τα αρχεία δεν είναι μητρώο πληρωμών
- Το OneDrive ή άλλο αντίγραφο ασφαλείας μπορεί να προστατεύσει αρχεία και εκδόσεις, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε λίστα εκδοθέντων, διορθωμένων, πληρωμένων και ληξιπρόθεσμων τιμολογίων.
- Νέα μορφοποίηση για κάθε πελάτη
- Αν αλλάξετε νόμισμα, γλώσσα ή φορολογικό συντελεστή, επεξεργάζεστε το έγγραφο με το χέρι κάθε φορά και ελέγχετε ξανά ότι δεν χάλασε η διάταξη.
- Χωρίς επικύρωση ειδικά για τιμολόγια
- Ένα συνηθισμένο πρότυπο Word δεν γνωρίζει αν απαιτείται φορολογικό πεδίο, αναγνωριστικό, ημερομηνία λήξης ή δομημένη μορφή για τη συναλλαγή.
Πώς ένας δωρεάν δημιουργός περιορίζει τους κινδύνους του Word
Το αποτέλεσμα που θέλετε από το Word, δηλαδή ένα καθαρό τιμολόγιο PDF, είναι αυτό που παράγει ένας δωρεάν δημιουργός τιμολογίων από δομημένη φόρμα. Ως επισκέπτης, εισάγετε τον αριθμό τιμολογίου και τα στοιχεία των μερών, τα υποστηριζόμενα σύνολα υπολογίζονται από τις γραμμές σας και κατεβάζετε το PDF. Δεν δημιουργείται αρχείο τιμολογίου στον διακομιστή. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε προαιρετικό πρόχειρο επτά ημερών στο πρόγραμμα περιήγησης. Σε χώρο εργασίας συνδεδεμένου χρήστη, τα τιμολόγια και οι πελάτες μπορούν να αποθηκεύονται, να προτείνεται ο επόμενος αποθηκευμένος αριθμός και να αποκλείονται διπλότυποι αποθηκευμένοι πλήρεις αριθμοί. Εσείς εξακολουθείτε να διατηρείτε τις ακυρώσεις και να συμφωνείτε έγγραφα που δημιουργήθηκαν αλλού.
| Εργασία | Έγγραφο Word | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Αρίθμηση τιμολογίων | Πληκτρολογείται και παρακολουθείται από τη διαδικασία σας | Τον εισάγετε ως επισκέπτης. Προτείνεται από αποθηκευμένα αρχεία όταν έχετε συνδεθεί |
| Σύνολα και ΦΠΑ | Πεδία τύπων Word ή ξεχωριστός υπολογισμός | Υπολογίζονται από τα δεδομένα σας |
| Αρχείο όσων στάλθηκαν | Τα αρχεία διαχειρίζονται από τη διαδικασία σας | Χωρίς αρχείο διακομιστή ως επισκέπτης. Εμφανίζεται στη λίστα όταν αποθηκευτεί σε λογαριασμό |
| Άλλη γλώσσα | Διατήρηση ελεγμένων ενδείξεων | Επιλογή από τις διαθέσιμες ενδείξεις εγγράφου |
| Τελικό αποτέλεσμα | Χειροκίνητη εξαγωγή σε PDF | Το PDF δημιουργείται από το πρόχειρο |
Ερωτήσεις για τιμολόγια στο Word
Διαθέτει το Microsoft Word ενσωματωμένο πρότυπο τιμολογίου;
Η Microsoft παρέχει πρότυπα τιμολογίων που μπορείτε να βρείτε μέσω της αναζήτησης προτύπων και να χρησιμοποιήσετε σε Word ή Excel. Η διαθεσιμότητα μπορεί να διαφέρει ανά έκδοση και λογαριασμό. Ένα πρότυπο Word παρέχει τη διάταξη, αλλά εσείς εξακολουθείτε να ελέγχετε την αρίθμηση, τις ενημερώσεις τύπων, τον φορολογικό έλεγχο, την οριστικοποίηση και το μητρώο πληρωμών.
Πώς προσθέτω αυτόματη αρίθμηση τιμολογίων στο Word;
Το Word δεν διαθέτει ενσωματωμένη σειρά κοινή σε ξεχωριστά αρχεία. Μπορείτε να πληκτρολογείτε και να αυξάνετε τον αριθμό με το χέρι ή να δημιουργήσετε μακροεντολή, αλλά ο συντονισμός παραμένει δική σας ευθύνη. Οι επισκέπτες του FreeBillGen εισάγουν επίσης τον δικό τους αριθμό. Ένας χώρος εργασίας συνδεδεμένου χρήστη μπορεί να προτείνει τον επόμενο αριθμό από την αποθηκευμένη σειρά και να αποκλείει διπλότυπους αποθηκευμένους πλήρεις αριθμούς.
Μπορεί το Word να υπολογίσει τα σύνολα τιμολογίου;
Ναι, οι πίνακες του Word υποστηρίζουν τύπους όπως SUM και PRODUCT. Πρόκειται για κωδικούς πεδίων και όχι για πλήρες μοντέλο υπολογιστικού φύλλου και τα αποτελέσματα μπορεί να χρειάζονται χειροκίνητη ανανέωση. Πρέπει να δημιουργήσετε και να δοκιμάσετε τη λογική φόρου και στρογγυλοποίησης, να ενημερώσετε όλα τα πεδία τύπων και να ελέγξετε τα εξαγόμενα ποσά.
Να στείλω το τιμολόγιο ως .docx ή ως PDF;
Χρησιμοποιήστε τη μορφή που δέχονται ο αγοραστής και οι ισχύοντες κανόνες. Για συνημμένο email, το PDF συνήθως διατηρεί τη διάταξη και μειώνει την τυχαία επεξεργασία σε σύγκριση με το .docx, αλλά δεν εμποδίζει σκόπιμες αλλαγές. Μπορεί να απαιτείται δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο αντί για αυτά.
Είναι νομικά έγκυρο ένα τιμολόγιο Word;
Το ίδιο το Word δεν καθορίζει την εγκυρότητα. Το έγγραφο πρέπει να καλύπτει τους κανόνες περιεχομένου, φόρου, γνησιότητας, διατήρησης και μορφής για τη συναλλαγή. Ένα PDF που δημιουργήθηκε στο Word μπορεί να είναι αποδεκτό σε μία περίπτωση, ενώ σε άλλη να είναι υποχρεωτικό το δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο.
Πώς φτιάχνω τιμολόγιο Word σε άλλη γλώσσα;
Στο Word μπορείτε να διατηρείτε ξεχωριστό ελεγμένο πρότυπο για κάθε γλώσσα και να ελέγχετε ξανά τη διάταξη. Το FreeBillGen προσφέρει πολλές επιλογές γλώσσας για τις ενδείξεις των εγγράφων. Η επιλογή γλώσσας δεν αποδεικνύει ότι η μορφή ή η φορολογική μεταχείριση είναι σωστή για μια συγκεκριμένη δικαιοδοσία.