Kaip sukurti sąskaitą faktūrą „Word“ žingsnis po žingsnio
Tvarkingą sąskaitą faktūrą „Microsoft Word“ galite sukurti iš tuščio dokumento maždaug per dešimt minučių. Esmė – naudoti „Word“ struktūrines funkcijas: antraštę, lentelę, į dešinę lygiuojamus tabuliavimus, o ne ištampyti elementus tarpais, kurie subyra vos pasikeitus teksto ilgiui.
- Pradėkite nuo tuščio dokumento
- Atverkite „Word“ ir pasirinkite tuščią A4 arba Letter dokumentą. Skiltyje „Maketas“ nustatykite patogias paraštes (apie 2 cm), kad puslapis neatrodytų ankštas.
- Pridėkite antraštės bloką
- Viršuje įrašykite įmonės pavadinimą, adresą, el. paštą, telefoną ir mokesčių ar PVM mokėtojo numerį. Pavadinimui naudokite didesnį šriftą, bloką lygiuokite kairėje arba logotipą įterpkite per „Įterpti“ › „Paveikslėliai“.
- Įrašykite žodį „Sąskaita“ ir pagrindinius laukus
- Pridėkite aiškią antraštę „Sąskaita faktūra“, tada sąskaitos numerį, išrašymo datą ir apmokėjimo terminą. Lygiuokite juos į dešinę, kad būtų priešais jūsų antraštę.
- Pridėkite pirkėjo skiltį
- Po antrašte pridėkite kliento pavadinimą, adresą ir jo mokesčių kodą, kai to reikalaujama.
- Įterpkite lentelę sąskaitos pozicijoms
- Per „Įterpti“ › „Lentelė“ sukurkite aprašymo, kiekio, vieneto kainos ir eilutės sumos stulpelius. Lentelė išlaiko skaičių lygiavimą, kai aprašymas persikelia į kitą eilutę.
- Apačioje suskaičiuokite sumas
- Po lentele pridėkite sumą be PVM, mokestį ir sumą iš viso. Skaičius lygiuokite į dešinę, o galutinę mokėtiną sumą paryškinkite.
- Pridėkite sąlygas ir eksportuokite PDF
- Nurodykite sutartus mokėjimo rekvizitus ir apmokėjimo terminą, tada, kai PDF yra priimtas formatas, pasirinkite „Failas“ › „Išsaugoti kaip“ arba „Eksportuoti“ ir PDF.
Kokie laukai turi būti „Word“ sąskaitoje faktūroje?
„Word“ suteikia tuščią lapą ir netikrina sąskaitos turinio. Pradėkite nuo toliau išvardytų dažnų laukų, tada pridėkite konkrečiam sandoriui privalomus įmonės, mokesčių, tarpvalstybinius ir struktūrinių duomenų laukus.
- Unikalus sąskaitos numeris
- Naudokite numerį ir seką, pavyzdžiui, INV-0001, kai tokia struktūra atitinka taikomas taisykles. Atskirų „Word“ failų numerius koordinuokite išorėje.
- Išrašymo data ir apmokėjimo terminas
- Kada sąskaita išrašyta ir kada turi būti apmokėta (pavyzdžiui, per 14 ar 30 dienų).
- Jūsų verslo duomenys
- Sandoriui privalomas pavadinimas, adresas, kontaktai ir įmonės ar mokesčių identifikaciniai numeriai.
- Kliento duomenys
- Jo teisinis pavadinimas, adresas ir mokesčių kodas, kai to reikia B2B ar tarpvalstybiniams pardavimams.
- Detalizuotos eilutės
- Aprašymas, kiekis ir vieneto kaina kiekvienai prekei ar paslaugai su eilutės suma.
- Suma be PVM, mokestis ir iš viso
- Pateikite bazes, tarifus, koregavimus, mokesčių sumas ir galutinę sumą tokiu detalumu, kokio reikalauja taikoma taisyklė.
- Mokėjimo duomenys ir sąlygos
- Nurodykite valiutą, sutartą apmokėjimo terminą ir patikrintą mokėjimo būdą bei tik teisėtus delspinigius.
Formatavimo patarimai, kad „Word“ sąskaita faktūra atrodytų tvarkingai
Naudokite „Word“ maketavimo įrankius, o ne kartojamus tarpus. Eilutes dėkite į „Įterpti“ > „Lentelė“, sumų stulpelius lygiuokite dešinėje, o puslapio antraštę naudokite tik turiniui, kuris turi kartotis. Įjunkite Rodyti / slėpti ¶, kad rastumėte nereikalingas tabuliavimo žymas ir pastraipų žymas, ir prieš eksportuodami peržiūrėkite puslapių lūžius.
Kai pirkėjas priima žmogui perskaityti skirtą priedą, PDF paprastai geriau nei .docx išlaiko numatytą maketą. PDF nėra apsaugotas nuo tyčinių pakeitimų ir nepakeičia struktūrinių e. sąskaitos duomenų, kai jų reikalauja įpareigojimas.
Tikrieji sąskaitų išrašymo „Word“ trūkumai
„Word“ siūlo šablonus, lenteles, formules ir debesijos failų istoriją, tačiau nėra sąskaitų registras. Nukopijuotam dokumentui reikia papildomos kontrolės:
- Nėra bendros numerių sekos
- „Word“ nekoordinuoja sąskaitų sekos tarp atskirų failų ir naudotojų. Tvarkykite vieną kontroliuojamą registrą.
- Ribotos lentelių formulės
- „Word“ gali naudoti SUM ir PRODUCT tipo formules, tačiau jų laukus gali reikėti atnaujinti ranka, o sąskaitoms skirtos mokesčių logikos jos nesuteikia. Prieš eksportuodami dar kartą patikrinkite rodomą rezultatą.
- Failai nėra mokėjimų registras
- OneDrive ar kita atsarginė kopija gali apsaugoti failus ir versijas, tačiau vis tiek reikia išrašytų, taisytų, apmokėtų ir pradelstų sąskaitų sąrašo.
- Performatavimas kiekvienam klientui
- Pakeitę valiutą, kalbą ar mokesčio tarifą kiekvieną kartą dokumentą redaguojate ranka ir iš naujo tikrinate, ar maketas nesubyrėjo.
- Nėra specialaus sąskaitų faktūrų tikrinimo
- Įprastas „Word“ šablonas nežino, ar sandoriui privalomas mokesčio laukas, identifikatorius, apmokėjimo terminas ar struktūrinis formatas.
Kaip nemokama sąskaitų išrašymo programa pašalina „Word“ riziką
Norimą „Word“ rezultatą, tvarkingą PDF sąskaitą faktūrą, nemokama sąskaitų faktūrų išrašymo programa sukuria iš struktūrinės formos. Svečio režimu įrašomas sąskaitos numeris ir sandorio šalių duomenys, palaikomos sumos apskaičiuojamos pagal eilutes ir atsisiunčiamas PDF. Serveryje sąskaitos faktūros įrašas nesukuriamas, tačiau galima įjungti pasirinktinį septynių dienų naršyklės juodraštį. Prisijungus galima išsaugoti sąskaitas faktūras ir klientus, sistema pasiūlo kitą numerį ir neleidžia išsaugoti to paties sąskaitos numerio. Anuliuotas sąskaitas ir kitur sukurtus dokumentus vis tiek turite suderinti patys.
| Užduotis | „Word“ dokumentas | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Sąskaitos numeravimas | Įrašomas ir sekamas pagal jūsų procesą | Svečio režimu įvedamas ranka, prisijungus siūloma pagal išsaugotus įrašus |
| Sumos ir PVM | „Word“ formulių laukai arba atskiras skaičiavimas | Apskaičiuojama pagal jūsų įrašus |
| Išsiųsto dokumento įrašas | Failai valdomi pagal jūsų procesą | Svečio režimu serveryje įrašo nėra, išsaugotos sąskaitos faktūros rodomos paskyroje |
| Kita kalba | Prižiūrite patikrintas žymas | Renkatės iš siūlomų dokumento žymų |
| Galutinis rezultatas | PDF eksportuojamas ranka | PDF sukuriamas iš juodraščio |
Klausimai apie „Word“ sąskaitas faktūras
Ar „Microsoft Word“ turi integruotą sąskaitos šabloną?
„Microsoft“ pateikia sąskaitų šablonus, kuriuos galima rasti per šablonų paiešką ir naudoti „Word“ ar „Excel“. Jų prieinamumas gali priklausyti nuo versijos bei paskyros. „Word“ šablonas suteikia maketą, tačiau numeravimą, formulių atnaujinimą, mokesčių patikrą, dokumento užbaigimą ir mokėjimų registrą valdote patys.
Kaip pridėti automatinę sąskaitų numeraciją „Word“?
„Word“ neturi atskiruose failuose bendrai naudojamos integruotos numerių sekos. Numerį galite įrašyti ir didinti ranka arba sukurti makrokomandą, tačiau seką turite derinti patys. FreeBillGen svečiai numerį taip pat įveda patys, o prisijungus darbo aplinka gali pasiūlyti kitą numerį iš išsaugotos sekos ir neleisti antrą kartą išsaugoti tokio paties sąskaitos numerio.
Ar „Word“ gali apskaičiuoti sąskaitos faktūros sumas?
Taip, „Word“ lentelės palaiko SUM ir PRODUCT tipo formules. Tai laukų kodai, o ne visas skaičiuoklės modelis, todėl rezultatus gali reikėti atnaujinti ranka. Turite sukurti ir išbandyti mokesčio bei apvalinimo logiką, atnaujinti visus formulių laukus ir patikrinti eksportuotus skaičius.
Ar sąskaitą faktūrą siųsti kaip .docx, ar kaip PDF?
Naudokite pirkėjo ir taikomų taisyklių priimamą formatą. El. pašto priedui PDF paprastai išlaiko maketą ir sumažina atsitiktinį redagavimą geriau nei .docx, tačiau nėra apsaugotas nuo tyčinių pakeitimų. Vietoje jo gali būti privaloma struktūrinė e. sąskaita.
Ar „Word“ sąskaita faktūra teisiškai galiojanti?
„Word“ pats nenustato galiojimo. Dokumentas turi atitikti sandorio turinio, mokesčių, autentiškumo, saugojimo ir formato taisykles. „Word“ sukurtas PDF vienu atveju gali būti priimtinas, o kitu privaloma struktūrinė e. sąskaita.
Kaip sukurti „Word“ sąskaitą faktūrą kita kalba?
„Word“ galite prižiūrėti atskirą patikrintą kiekvienos kalbos šabloną ir iš naujo patikrinti maketą. FreeBillGen dokumento žymoms siūlo daug kalbų variantų. Kalbos pasirinkimas neįrodo, kad jurisdikcijai pritaikytas formatas ar mokestinis režimas yra teisingas.