Kaip sukurti sąskaitą Word žingsnis po žingsnio
Tvarkingą sąskaitą faktūrą Microsoft Word galite sukurti iš tuščio dokumento maždaug per dešimt minučių. Esmė - naudoti Word struktūrines funkcijas: antraštę, lentelę, į dešinę lygiuojamus tabuliavimus, o ne ištampyti elementus tarpais, kurie subyra vos pasikeitus teksto ilgiui.
- Pradėkite nuo tuščio dokumento
- Atverkite Word ir pasirinkite tuščią A4 arba Letter dokumentą. Skiltyje „Maketas" nustatykite patogias paraštes (apie 2 cm), kad puslapis neatrodytų ankštas.
- Pridėkite antraštės bloką
- Viršuje nurodykite savo įmonės pavadinimą, adresą, el. paštą, telefoną ir PVM/mokesčių mokėtojo kodą. Pavadinimui naudokite didesnį šriftą; lygiuokite bloką į kairę arba įterpkite logotipą per „Įterpti ’ Paveikslėliai".
- Įrašykite žodį „Sąskaita" ir pagrindinius laukus
- Pridėkite aiškią „Sąskaita faktūra" antraštę, tada sąskaitos numerį, išrašymo datą ir apmokėjimo terminą. Lygiuokite juos į dešinę, kad būtų priešais jūsų antraštę.
- Pridėkite pirkėjo skiltį
- Po antrašte pridėkite kliento pavadinimą, adresą ir jo mokesčių kodą, kai to reikalaujama.
- Įterpkite lentelę prekių eilutėms
- Naudokite „Įterpti ’ Lentelė" su stulpeliais aprašymui, kiekiui, vieneto kainai ir eilutės sumai. Lentelė išlaiko skaičius sulygiuotus, kad ir koks ilgas būtų aprašymas.
- Apačioje suskaičiuokite sumas
- Po lentele pridėkite tarpinę sumą, mokestį ir bendrą sumą. Skaičius lygiuokite į dešinę, o galutinę mokėtiną sumą paryškinkite.
- Pridėkite mokėjimo sąlygas ir įrašykite kaip PDF
- Nurodykite savo banką/IBAN ar mokėjimo nuorodą bei apmokėjimo terminą, tada per „Failas ’ Įrašyti kaip" (arba „Eksportuoti") pasirinkite PDF. Niekada nesiųskite redaguojamo .docx - klientas galėtų jį pakeisti.
Kokie laukai privalo būti Word sąskaitoje
Dokumentas laikomas sąskaita faktūra tik tada, kai jame yra teisingi laukai. Word suteikia tuščią drobę, todėl tik nuo jūsų priklauso pridėti kiekvieną iš jų - nėra formos, kuri primintų, ko trūksta. Prieš siųsdami patikrinkite, ar kiekvienoje sąskaitoje yra šie laukai.
- Unikalus sąskaitos numeris
- Eilės nuoroda, pavyzdžiui, INV-0001. Tai laukas, kuriam Word gali padėti mažiausiai - kiekvieną kartą jį įrašote ir padidinate ranka.
- Išrašymo data ir apmokėjimo terminas
- Kada sąskaita išrašyta ir kada turi būti apmokėta (pavyzdžiui, per 14 ar 30 dienų).
- Jūsų verslo duomenys
- Pavadinimas, adresas, kontaktai ir PVM/mokesčių mokėtojo kodas, jei esate registruoti.
- Kliento duomenys
- Jo teisinis pavadinimas, adresas ir mokesčių kodas, kai to reikia B2B ar tarpvalstybiniams pardavimams.
- Detalizuotos eilutės
- Aprašymas, kiekis ir vieneto kaina kiekvienai prekei ar paslaugai su eilutės suma.
- Tarpinė suma, mokestis ir bendra suma
- Grynoji tarpinė suma, atskirai pagal teisingą tarifą nurodytas mokestis (PVM) ir bendra mokėtina suma.
- Mokėjimo duomenys ir sąlygos
- Kaip ir iki kada mokėti - bankas/IBAN, mokėjimo nuoroda, vėlavimo sąlygos ir valiuta.
Formatavimo patarimai, kad Word sąskaita atrodytų tvarkingai
Daugumos negražių Word sąskaitų priežastis yra vienas įprotis: maketo imitavimas tarpais ir „Enter" klavišu. Sprendimas - leisti Word struktūrai pačiai sulygiuoti elementus. Keli konkretūs patarimai:
Prekių eilutes kurkite tikroje „Įterpti ’ Lentelė", o ne tabuliavimu atskirtame tekste, kad stulpeliai liktų sulygiuoti, kai aprašymas perkeliamas į kitą eilutę. Skaičių stulpelius nustatykite lygiuoti į dešinę, kad valiuta sutaptų pagal kablelį. Savo verslo tapatybę dėkite į puslapio antraštę („Įterpti ’ Antraštė") tik tada, jei ji turi kartotis daugiapuslapėse sąskaitose - kitaip laikykite ją tekste. Sąlygoms ar padėkos žinutei naudokite puslapio poraštę. Įjunkite „Rodyti / slėpti ¶", kad matytumėte pasimetusius tarpus ir tabuliavimus, ir juos pašalinkite. Pasirinkite vieną šriftą ir du dydžius (tekstui ir antraštėms) - šriftų maišymas greičiausiai atrodo neprofesionaliai. Galiausiai visada eksportuokite į PDF: .docx kliento Word versijoje gali atvaizduotis kitaip ir paslinkti jūsų kruopščiai sudėliotą lentelę.
Tikrieji sąskaitų išrašymo Word trūkumai
Word yra teksto redaktorius, o ne sąskaitų išrašymo sistema, ir šis skirtumas išryškėja vos išsiuntus daugiau nei kelias sąskaitas. Nė viena iš šių problemų nematyti viename dokumente - jos tyliai kaupiasi, kol jas randa buhalteris ar klientas.
- Jokios automatinės numeracijos
- Word už jus nepadidins sąskaitos numerio. Kiekvieną kartą jį perrašote, todėl atsiranda pasikartojantys numeriai (dvi sąskaitos su tuo pačiu numeriu INV-0007) arba spragos sekoje - abu šie atvejai trikdo mokesčių apskaitą ir atrodo aplaidžiai.
- Rankinis sumų ir mokesčių skaičiavimas
- Word lentelėje nėra formulių. Tarpinę sumą, PVM ir bendrą sumą skaičiuojate skaičiuotuvu ir įrašote rezultatus. Vienas neteisingas skaičius - ir klientui apskaičiuota per mažai arba per daug, be jokio įspėjimo.
- Jokios apskaitos ar atsarginės kopijos
- Kiekviena sąskaita yra atskiras failas aplanke. Nėra sąrašo, ką išrašėte, kas apmokėta ar kas pradelsta - o ištrynus vieną aplanką visa sąskaitų istorija dingsta.
- Performatavimas kiekvienam klientui
- Pakeitę valiutą, kalbą ar mokesčio tarifą kiekvieną kartą dokumentą redaguojate ranka ir iš naujo tikrinate, ar maketas nesubyrėjo.
- Nėra antros poros akių
- Word niekada neįspės, kad trūksta mokesčio eilutės, data praėjusi ar suma nesueina. Klaidos keliauja tiesiai klientui.
Kaip nemokamas generatorius pašalina Word riziką
Rezultatas, kurio norite iš Word - švarus, profesionalus PDF sąskaitos faktūros dokumentas - yra būtent tai, ką parengia nemokamas generatorius, tik be rankinių žingsnių, kur viskas suklysta. FreeBillGen pateikia tą patį baigtą dokumentą ir tiesiogiai ištaiso kiekvieną Word silpnybę.
Sąskaitos numeris didinamas automatiškai, todėl niekada negausite pasikartojimų ar spragų. Tarpinė suma, mokestis ir bendra suma apskaičiuojami už jus, jums vedant prekių eilutes - PVM skaičiavimas atliekamas ir perskaičiuojamas akimirksniu, be skaičiuotuvo. Kiekviena sąskaita įrašoma ir įtraukiama į sąrašą, todėl matote, kas apmokėta ir kas pradelsta, užuot naršę aplankus. Valiutos, mokesčio tarifo ar kliento kalbos pakeitimas yra išskleidžiamasis sąrašas, o ne rankinis performatavimas - PDF galima parengti 80 kalbų. Ir vis tiek gaunate tai, ką davė Word: nušlifuotą PDF, kurį galite išsiųsti el. paštu ar atsisiųsti, be .docx, kurį klientas galėtų tyliai redaguoti.
Klausimai apie Word sąskaitą
Ar Microsoft Word turi integruotą sąskaitos šabloną?
Word turi keletą sąskaitos šablonų, kuriuos rasite per „Failas", tada „Naujas" ir paieškoje įrašę „sąskaita". Jie suteikia maketą, nuo kurio pradėti, tačiau tai vis tiek statiški dokumentai: sąskaitos numerį įrašote patys, mokesčius skaičiuojate ranka, o apie tai, ką išsiuntėte, nelieka jokio įrašo. Jie išsprendžia formatavimą, bet ne sąskaitų išrašymą.
Kaip pridėti automatinę sąskaitų numeraciją Word?
Word neturi tikros automatinės sąskaitų numeracijos. Numerį galite įrašyti ir didinti ranka arba sukurti trapų laiškų suliejimą ar makrokomandą, tačiau nei vienas iš jų nesako, kuriuos numerius jau panaudojote. Tai pati didžiausia priežastis, kodėl Word sukelia pasikartojančius ir trūkstamus sąskaitų numerius, o specializuotas generatorius to išvengia, didindamas seką už jus.
Ar Word gali apskaičiuoti sąskaitos sumas ir PVM?
Word lentelė neskaičiuoja kaip skaičiuoklė, todėl praktiškai tarpinę sumą, PVM ir bendrą sumą apskaičiuojate patys ir įrašote. Lengva neteisingai įvesti skaičių ar pritaikyti netinkamą mokesčio tarifą, o Word to nepažymės. Jei norite, kad sumos visada būtų teisingos, prekių eilutes tvarkykite generatoriuje ar skaičiuoklėje ir į PDF perkelkite tik baigtą dokumentą.
Ar sąskaitą siųsti kaip .docx, ar kaip PDF?
Visada siųskite PDF. .docx gali paslinkti maketą gavėjo Word versijoje, o dar blogiau - klientas gali pakeisti sumas prieš apmokėdamas ar įtraukdamas į apskaitą. Naudokite „Failas", tada „Įrašyti kaip" ar „Eksportuoti" ir pasirinkite PDF. Generatorius išveda užrakintą PDF iškart, todėl šis žingsnis atliekamas automatiškai.
Ar Word sąskaita teisiškai galiojanti?
Taip - dokumentas yra galiojanti sąskaita faktūra, jei jame yra privalomi laukai (jūsų duomenys, kliento duomenys, unikalus numeris, datos, detalizuotos eilutės ir teisingas mokestis), nesvarbu, ar ją kuriate Word, ar bet kuo kitu. Rizika su Word yra ne teisėtumas, o tikslumas: lauko praleidimas ar numerio pasikartojimas sukelia problemų, o Word nieko nedaro, kad to išvengtų.
Kaip sukurti Word sąskaitą kita kalba?
Word kiekvieną etiketę verstumėte ranka ir iš naujo tikrintumėte maketą, o tai lėta ir klaidoms imlu kiekvienam klientui. Nemokamas generatorius, pavyzdžiui, FreeBillGen, leidžia pasirinkti kliento kalbą iš išskleidžiamojo sąrašo ir parengia PDF 80 kalbų su teisingomis etiketėmis, o skaičiai ir mokestis lieka tie patys.