Πρότυπο τιμολογίου για το Google Docs

Γιατί χρησιμοποιείται το Google Docs για τιμολόγια;

Το Google Docs λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησης, αποθηκεύει έγγραφα στο Drive και προσφέρει κοινή χρήση και ιστορικό εκδόσεων. Έτσι είναι βολικό για σύνταξη και έλεγχο εγγράφων σε υποστηριζόμενες συσκευές. Ο τύπος λογαριασμού, οι ρυθμίσεις διαχειριστή και η κατάσταση σύνδεσης μπορούν να επηρεάζουν τις διαθέσιμες λειτουργίες. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο έχει αποθηκευτεί πριν βασιστείτε σε αυτό.

Το Docs είναι επεξεργαστής κειμένου, όχι αρχείο τιμολόγησης. Δεν αποδίδει αριθμούς από σειρά τιμολογίων, δεν υπολογίζει φόρο στους συνηθισμένους πίνακες εγγράφων και δεν παρακολουθεί αν ένα τιμολόγιο πληρώθηκε. Για αυτούς τους ελέγχους χρειάζεται ξεχωριστό μητρώο ή σύστημα τιμολόγησης.

Ξεκινήστε από κενό έγγραφο ή ελεγμένο πρότυπο

Το Google Docs διαθέτει συλλογή προτύπων, αλλά η Google δεν υπόσχεται το ίδιο πρότυπο τιμολογίου για κάθε λογαριασμό, γλώσσα ή έκδοση Workspace. Αν βλέπετε κατάλληλο πρότυπο, ανοίξτε ένα νέο αντίγραφο και ελέγξτε κάθε πεδίο. Διαφορετικά, δημιουργήστε έναν απλό πίνακα σε κενό έγγραφο ή εισαγάγετε ένα αρχείο από αξιόπιστη πηγή.

Ελέγξτε τη συλλογή προτύπων

Στο docs.google.com, ανοίξτε τη Συλλογή προτύπων αν εμφανίζεται στον λογαριασμό σας. Τα διαθέσιμα πρότυπα μπορεί να διαφέρουν.

Ελέγξτε πριν από την επαναχρησιμοποίηση

Βεβαιωθείτε ότι το πρότυπο έχει όλα τα πεδία που χρειάζεστε και δεν περιέχει δείγματα, ισχυρισμούς για τύπους ή φορολογικό κείμενο που δεν σας αφορά.

Δημιουργήστε απλό πίνακα

Σε ένα κενό έγγραφο, χρησιμοποιήστε Εισαγωγή › Πίνακας για την περιγραφή, την ποσότητα, την τιμή μονάδας και το ποσό, με ξεχωριστές ενότητες για τα μέρη και τα σύνολα.

Κάντε εισαγωγή με προσοχή

Αν ανεβάσετε πρότυπο .docx, ελέγξτε την πηγή, την άδεια, τη διάταξη μετά τη μετατροπή και τυχόν τύπους ή πεδία πριν εισαγάγετε πραγματικά δεδομένα πελατών.

Προσαρμόστε το πρότυπο

Όταν ανοίξει το πρότυπο, αντικαταστήστε το ενδεικτικό περιεχόμενο με το δικό σας. Προχωρήστε από πάνω προς τα κάτω ώστε να μην παραλείψετε τίποτα και ελέγξτε προσεκτικά τα ποσά. Σε αυτό το σημείο το Google Docs δεν παρέχει δίχτυ ασφαλείας.

Κεφαλίδα και λογότυπο

Αντικαταστήστε το ενδεικτικό όνομα επιχείρησης με το δικό σας. Για να προσθέσετε λογότυπο, χρησιμοποιήστε Εισαγωγή › Εικόνα › Μεταφόρτωση από υπολογιστή και προσαρμόστε το μέγεθος στην κεφαλίδα.

Τα στοιχεία σας και ο πελάτης

Συμπληρώστε το πλήρες όνομα ή την επωνυμία, τη διεύθυνση, το email και τον αριθμό φορολογικού μητρώου ή ΦΠΑ. Προσθέστε ξεχωριστή ενότητα με τα στοιχεία χρέωσης του πελάτη.

Αριθμός τιμολογίου και ημερομηνίες

Πληκτρολογήστε έναν μοναδικό αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία λήξης. Το Google Docs δεν αυξάνει τον αριθμό για εσάς. Πρέπει να παρακολουθείτε μόνοι σας τον τελευταίο αριθμό που χρησιμοποιήθηκε.

Γραμμές χρέωσης

Στον πίνακα, γράψτε μία γραμμή ανά προϊόν ή υπηρεσία με περιγραφή, ποσότητα και τιμή μονάδας. Προσθέστε ή αφαιρέστε γραμμές με τα εργαλεία πίνακα.

Σύνολα και φόρος

Πληκτρολογήστε το υποσύνολο, τον φόρο και το τελικό σύνολο με το χέρι. Οι πίνακες του Google Docs δεν κάνουν υπολογισμούς, επομένως κάθε ποσό είναι χειροκίνητο. Ελέγξτε ξανά τους υπολογισμούς πριν από την αποστολή.

Όροι πληρωμής

Προσθέστε τα τραπεζικά στοιχεία ή τον σύνδεσμο πληρωμής και μια σύντομη σημείωση για τους όρους, τις χρεώσεις καθυστέρησης ή τις ευχαριστίες στο τέλος του εγγράφου.

Κοινοποιήστε το και αποκτήστε πρόσβαση από παντού

Η κοινή χρήση στο Drive είναι χρήσιμη για εσωτερικό έλεγχο. Ο κάτοχος μπορεί να παραχωρήσει πρόσβαση προβολής, σχολιασμού ή επεξεργασίας, ανάλογα με τις ρυθμίσεις λογαριασμού και οργανισμού. Χρησιμοποιήστε περιορισμένη κοινή χρήση για δεδομένα τιμολογίων, αντί να θεωρείτε ότι είναι κατάλληλος ένας σύνδεσμος «οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο».

Ένας χρήστης με δικαίωμα προβολής δεν μπορεί να επεξεργαστεί απευθείας το έγγραφο, αλλά ο κάτοχος εξακολουθεί να μπορεί. Άρα, ο σύνδεσμος δείχνει σε ένα έγγραφο που μπορεί να αλλάξει. Διατηρήστε ξεχωριστά την ακριβή έκδοση που εκδόθηκε. Αν το αποδεκτό κανάλι είναι το email, ένα PDF αποτελεί συνήθως σαφέστερο στιγμιότυπο. Όπου απαιτείται δομημένη ηλεκτρονική τιμολόγηση, δεν αρκεί ούτε σύνδεσμος προς το έγγραφο ούτε PDF.

Εξαγάγετε το τιμολόγιο σε PDF

Όταν ο πελάτης δέχεται συνημμένο που διαβάζεται από άνθρωπο, το PDF συνήθως διατηρεί τη διάταξη καλύτερα από ένα επεξεργάσιμο έγγραφο και μειώνει τις τυχαίες αλλαγές. Δεν προστατεύεται από κάθε αλλοίωση και δεν αντικαθιστά ένα απαιτούμενο δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο.

Λήψη ως PDF

Επιλέξτε Αρχείο › Λήψη › Έγγραφο PDF (.pdf). Το αρχείο αποθηκεύεται στις λήψεις σας, έτοιμο να επισυναφθεί σε email.

Ή χρησιμοποιήστε την εκτύπωση σε PDF

Επιλέξτε Αρχείο › Εκτύπωση και έπειτα «Αποθήκευση ως PDF» ως προορισμό, αν θέλετε πρώτα να ρυθμίσετε τα περιθώρια ή το μέγεθος χαρτιού.

Ελέγξτε τις αλλαγές σελίδας

Μια μεγάλη λίστα στοιχείων μπορεί να περάσει σε δεύτερη σελίδα στη μέση του πίνακα. Κάντε προεπισκόπηση πριν από την αποστολή και προσαρμόστε τα διαστήματα ώστε τα σύνολα να μη μείνουν μόνα τους.

Δώστε σαφές όνομα στο αρχείο

Μετονομάστε το αρχείο σε κάτι όπως Invoice-2026-014-ClientName.pdf, ώστε να μπορείτε να το βρείτε αργότερα τόσο εσείς όσο και ο πελάτης.

Πότε παύει να αρκεί το Google Docs

Το Google Docs μπορεί να διαμορφώσει ένα τιμολόγιο, αλλά οι συνηθισμένοι πίνακες εγγράφων δεν παρέχουν υπολογισμούς τιμολογίου ή μητρώο τιμολόγησης. Όσο αυξάνεται ο όγκος, γίνονται σημαντικότεροι οι ξεχωριστοί χειροκίνητοι έλεγχοι για την αρίθμηση, τα σύνολα, τους πελάτες και την κατάσταση πληρωμής.

Χειροκίνητη αρίθμηση

Το Docs δεν αποδίδει ούτε επικυρώνει μια σειρά τιμολογίων. Διατηρήστε σε ξεχωριστό μητρώο τα μοναδικά ή διαδοχικά αναγνωριστικά που απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες.

Χωρίς υπολογισμό φόρου

Οι πίνακες στο Google Docs δεν κάνουν υπολογισμούς. Κάθε υποσύνολο, γραμμή ΦΠΑ και σύνολο πληκτρολογείται με το χέρι, επομένως ένα μόνο λάθος μπορεί να δημιουργήσει τιμολόγιο που δεν συμφωνεί.

Χωρίς βάση δεδομένων πελατών

Δεν υπάρχει αποθηκευμένη λίστα πελατών. Σε κάθε τιμολόγιο πρέπει να πληκτρολογείτε ξανά ή να αντιγράφετε τα ίδια στοιχεία διεύθυνσης και να ελέγχετε ότι παραμένουν ενημερωμένα.

Χωρίς παρακολούθηση πληρωμών

Ένα έγγραφο δεν μπορεί να σας πει τι έχει πληρωθεί, τι είναι ληξιπρόθεσμο ή τι εκκρεμεί. Χρειάζεστε ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο ή άλλη διαδικασία για την είσπραξη.

Χωρίς κανόνες πολλών νομισμάτων ή στρογγυλοποίησης

Τα σύμβολα νομισμάτων και η στρογγυλοποίηση είναι απλώς κείμενο. Δεν υπάρχει μηχανισμός για την εφαρμογή φορολογικών κανόνων ή τη σωστή μετατροπή ποσών.

Το ιστορικό κάθε αρχείου δεν είναι μητρώο

Το Drive μπορεί να διατηρεί εκδόσεις κάθε εγγράφου, αλλά από μόνο του δεν δίνει στα αντίγραφα τιμολογίων μία ελεγχόμενη έκδοση προτύπου ούτε μητρώο συναλλαγών.

Μια ταχύτερη δωρεάν επιλογή

Ένα πρότυπο Docs μπορεί να αρκεί για ένα περιστασιακό έγγραφο, αν διατηρείτε ξεχωριστό μητρώο αριθμών και πληρωμών. Ένας ειδικός δημιουργός παρέχει τους υπολογισμούς γραμμών και μια επαναλήψιμη διάταξη, ενώ οι λειτουργίες συνδεδεμένου χρήστη μπορούν να προσθέσουν αποθηκευμένα αρχεία.

Ο δημιουργός επισκέπτη του FreeBillGen δεν χρειάζεται λογαριασμό ή κάρτα. Εισάγετε τον αριθμό τιμολογίου και τα στοιχεία των μερών, υπολογίζει τα σύνολα από τα δεδομένα σας και εξάγει PDF με πολλές επιλογές γλώσσας τιμολογίου. Δεν δημιουργεί αρχείο τιμολογίου στον διακομιστή. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε προαιρετικό πρόχειρο επτά ημερών στο πρόγραμμα περιήγησης. Μετά τη σύνδεση, τα αποθηκευμένα τιμολόγια μπορούν να προτείνουν τον επόμενο αποθηκευμένο αριθμό, να επαναχρησιμοποιούν αποθηκευμένους πελάτες και να έχουν κατάσταση. Εσείς εξακολουθείτε να διατηρείτε τις ακυρώσεις και να συμφωνείτε έγγραφα που δημιουργήθηκαν αλλού.

Συχνές ερωτήσεις

Διαθέτει το Google Docs πρότυπο τιμολογίου;

Η Συλλογή προτύπων διαφέρει ανά λογαριασμό, γλώσσα και έκδοση Workspace και δεν είναι εγγυημένο ότι θα υπάρχει ενσωματωμένο πρότυπο με τίτλο Invoice. Ελέγξτε τη συλλογή σας, χρησιμοποιήστε κενό έγγραφο ή εισαγάγετε πρότυπο από αξιόπιστη πηγή. Σε κάθε περίπτωση, ελέγξτε τα απαιτούμενα πεδία και διατηρήστε δικά σας αρχεία αρίθμησης και πληρωμών.

Πώς μετατρέπω ένα τιμολόγιο Google Docs σε PDF;

Ανοίξτε το έγγραφο και επιλέξτε Αρχείο, έπειτα Λήψη και μετά Έγγραφο PDF (.pdf). Το αρχείο αποθηκεύεται στις λήψεις σας. Εναλλακτικά, επιλέξτε Αρχείο και μετά Εκτύπωση και ορίστε ως προορισμό την «Αποθήκευση ως PDF», ώστε να ρυθμίσετε πρώτα τα περιθώρια.

Μπορώ να επεξεργαστώ τιμολόγιο Google Docs στο τηλέφωνό μου;

Ναι, με την εφαρμογή Google Docs για κινητά και την κατάλληλη πρόσβαση στον λογαριασμό. Η επεξεργασία, η λειτουργία εκτός σύνδεσης και η εξαγωγή μπορεί να εξαρτώνται από τη συσκευή, την έκδοση της εφαρμογής και τις ρυθμίσεις διαχειριστή. Κάντε προεπισκόπηση του τελικού αρχείου πριν από την έκδοση.

Θα υπολογίσει το Google Docs τα σύνολα του τιμολογίου μου;

Οι συνηθισμένοι πίνακες του Google Docs δεν παρέχουν τύπους υπολογιστικού φύλλου. Υπολογίστε το υποσύνολο, τον φόρο και το σύνολο σε αξιόπιστο εργαλείο, εισαγάγετε τα αποτελέσματα και βεβαιωθείτε ότι τα εμφανιζόμενα ποσά συμφωνούν πριν από την έκδοση.

Είναι ασφαλής η αποστολή τιμολογίου ως κοινόχρηστου συνδέσμου Google Docs;

Ένας κοινόχρηστος σύνδεσμος δείχνει σε έγγραφο που ο κάτοχος μπορεί ακόμη να αλλάξει. Περιορίστε την πρόσβαση, δώστε στον πελάτη μόνο το απαραίτητο δικαίωμα και διατηρήστε την ακριβή έκδοση που εκδόθηκε. Χρησιμοποιήστε συνημμένο PDF ή δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο όταν αυτό είναι το αποδεκτό ή απαιτούμενο κανάλι.

Είναι καλύτερος ένας ειδικός δημιουργός τιμολογίων από πρότυπο Google Docs;

Για τακτική τιμολόγηση, μπορεί να είναι. Το FreeBillGen υπολογίζει τα σύνολα από τα δεδομένα σας και εξάγει PDF. Στον δημιουργό επισκέπτη χωρίς λογαριασμό εισάγετε κάθε φορά τον αριθμό και τον πελάτη και δεν υπάρχει παρακολούθηση πληρωμής. Για αποθηκευμένους πελάτες, προτάσεις αριθμών και καταστάσεις απαιτείται χώρος εργασίας συνδεδεμένου χρήστη.