Como fazer uma fatura no Word, passo a passo
Pode construir uma fatura limpa no Microsoft Word a partir de um documento em branco em cerca de dez minutos. O truque é usar as funcionalidades estruturais do Word - um cabeçalho, uma tabela, tabulações alinhadas à direita - em vez de espaçar tudo com a barra de espaços, o que desmorona no momento em que o texto muda de comprimento.
- Comece a partir de um documento em branco
- Abra o Word e escolha um documento em branco A4 ou Carta. Defina margens confortáveis (cerca de 2 cm) em Esquema de Página para que a página não pareça apertada.
- Adicione um bloco de cabeçalho
- No topo, coloque o nome da sua empresa, morada, e-mail, telefone e número de contribuinte/IVA. Use um tipo de letra maior para o nome; alinhe o bloco à esquerda, ou insira o seu logótipo através de Inserir › Imagens.
- Escreva a palavra "Fatura" e os campos de identificação
- Adicione um título claro de "Fatura", depois o número da fatura, a data de emissão e a data de vencimento. Alinhe estes à direita para que fiquem em frente ao seu cabeçalho.
- Adicione a secção de destinatário
- Por baixo do cabeçalho, adicione o nome do cliente, a morada e o seu número de contribuinte quando exigido.
- Insira uma tabela para as linhas
- Use Inserir › Tabela com colunas para descrição, quantidade, preço unitário e total da linha. A tabela mantém os valores alinhados por mais comprida que seja uma descrição.
- Some tudo no fundo
- Por baixo da tabela, adicione o subtotal, o imposto e o total geral. Alinhe os números à direita e coloque a negrito o valor final a pagar.
- Adicione as condições de pagamento e guarde como PDF
- Indique o seu banco/IBAN ou link de pagamento e as condições de vencimento, depois use Ficheiro › Guardar Como (ou Exportar) e escolha PDF. Nunca envie o ficheiro .docx editável - o cliente poderia alterá-lo.
Que campos deve incluir uma fatura em Word
Um documento só conta como fatura quando contém os campos certos. O Word dá-lhe uma tela em branco, por isso cabe-lhe a si adicionar cada um deles - não há nenhum formulário a lembrá-lo do que falta. Verifique se cada fatura tem o seguinte antes de a enviar.
- Um número de fatura único
- Uma referência sequencial como FT-0001. Este é o campo em que o Word menos consegue ajudar - escreve-o e incrementa-o à mão de cada vez.
- Data de emissão e data de vencimento
- Quando a fatura foi emitida e quando o pagamento é devido (por exemplo, em 14 ou 30 dias).
- Os dados da sua empresa
- Nome, morada, contacto e número de identificação fiscal/IVA onde estiver registado.
- Os dados do cliente
- O nome legal, a morada e o número de contribuinte quando exigido para vendas B2B ou transfronteiriças.
- Linhas detalhadas
- Uma descrição, quantidade e preço unitário para cada artigo ou serviço, com um total por linha.
- Subtotal, imposto e total
- O subtotal líquido, o imposto (IVA) mostrado em separado à taxa correta, e o total bruto a pagar.
- Dados e condições de pagamento
- Como e até quando pagar - banco/IBAN, link de pagamento, condições de mora e moeda.
Dicas de formatação que mantêm uma fatura em Word organizada
A maioria das faturas feias em Word resulta de um hábito: simular o esquema com espaços e a tecla Enter. A solução é deixar a estrutura do Word fazer o alinhamento. Algumas dicas concretas:
Construa as linhas dentro de uma verdadeira Inserir › Tabela em vez de texto separado por tabulações, para que as colunas permaneçam alinhadas quando uma descrição passa para a linha seguinte. Defina as colunas numéricas para alinhar à direita de modo a que os valores fiquem alinhados na vírgula decimal. Coloque a identidade da sua empresa no cabeçalho da página (Inserir › Cabeçalho) apenas se tiver de repetir-se em faturas de várias páginas - caso contrário, mantenha-a no corpo. Use um rodapé para as condições ou uma nota de agradecimento. Ative Mostrar/Ocultar ¶ para ver espaços e tabulações soltos e remova-os. Escolha um tipo de letra e dois tamanhos (corpo e títulos) - misturar tipos de letra é a forma mais rápida de parecer pouco profissional. Por fim, exporte sempre para PDF: um .docx pode aparecer de forma diferente na versão do Word do cliente, deslocando a sua tabela cuidadosamente posicionada.
As verdadeiras desvantagens de faturar em Word
O Word é um processador de texto, não um sistema de faturação, e a diferença nota-se assim que envia mais do que um punhado de faturas. Nenhum destes problemas é visível num único documento - acumulam-se discretamente até que um contabilista ou um cliente os encontra.
- Sem numeração automática
- O Word não incrementa o número da fatura por si. Escreve-o de cada vez, o que leva a números duplicados (duas faturas ambas com o número FT-0007) ou a falhas na sequência - e ambos prejudicam os registos fiscais e parecem descuidados.
- Totais e cálculos de imposto manuais
- Não há fórmulas numa tabela do Word. Calcula o subtotal, o IVA e o total geral numa calculadora e escreve os resultados. Um valor errado e cobrou a mais ou a menos ao cliente, sem qualquer aviso.
- Sem registo nem cópia de segurança
- Cada fatura é um ficheiro solto numa pasta. Não há nenhuma lista do que emitiu, do que está pago ou em atraso - e uma pasta apagada perde todo o seu histórico de faturação.
- Reformatação para cada cliente
- Mude a moeda, o idioma ou a taxa de imposto e está a editar o documento à mão de cada vez, a verificar de novo se o esquema não se partiu.
- Sem um segundo par de olhos
- O Word nunca o avisa de que falta a linha do imposto, de que a data está no passado, ou de que o total não bate certo. Os erros seguem direto para o cliente.
Como um gerador gratuito elimina os riscos do Word
O resultado que quer do Word - um PDF de fatura limpo e profissional - é exatamente o que um gerador gratuito produz, mas sem os passos manuais onde as coisas correm mal. O FreeBillGen dá-lhe o mesmo documento final e corrige diretamente cada fraqueza do Word.
O número da fatura é incrementado automaticamente, por isso nunca tem duplicados nem falhas. O subtotal, o imposto e o total são calculados por si à medida que escreve as linhas - o cálculo do IVA é feito e refeito instantaneamente, sem calculadora. Cada fatura é guardada e listada, para que veja o que está pago e o que está em atraso em vez de procurar por pastas. Mudar de moeda, taxa de imposto ou o idioma do cliente é uma lista pendente, não uma reformatação manual - o PDF pode ser gerado em 80 idiomas. E continua a ter aquilo que o Word lhe dava: um PDF apresentável que pode enviar por e-mail ou descarregar, sem nenhum .docx que um cliente pudesse editar discretamente.
Perguntas sobre faturas em Word
O Microsoft Word tem um modelo de fatura integrado?
O Word inclui alguns modelos de fatura que pode encontrar em Ficheiro, depois Novo, e pesquisando "fatura". Dão-lhe um esquema de partida, mas continuam a ser documentos estáticos: escreve o número da fatura, faz o cálculo do imposto à mão, e não há registo do que enviou. Resolvem a formatação, não a faturação.
Como adiciono numeração automática de faturas no Word?
O Word não tem verdadeira numeração automática de faturas. Pode escrever e incrementar o número à mão, ou montar uma frágil impressão em série ou macro, mas nenhuma das opções controla os números que já usou. Esta é a maior razão pela qual o Word causa números de fatura duplicados e em falta, algo que um gerador dedicado evita ao incrementar a sequência por si.
O Word consegue calcular os totais e o IVA da fatura?
Uma tabela do Word não calcula como uma folha de cálculo, por isso, na prática, calcula você o subtotal, o IVA e o total geral e escreve-os. É fácil errar um valor ou aplicar a taxa de imposto errada, e o Word não o assinala. Se quer totais sempre corretos, faça as linhas num gerador ou numa folha de cálculo e passe apenas o documento final para PDF.
Devo enviar a fatura como .docx ou como PDF?
Envie sempre um PDF. Um .docx pode deslocar o esquema na versão do Word do destinatário e, pior, o cliente pode editar os valores antes de pagar ou arquivar. Use Ficheiro, depois Guardar Como ou Exportar, e escolha PDF. Um gerador produz diretamente um PDF bloqueado, por isso este passo é automático.
Uma fatura em Word é legalmente válida?
Sim - um documento é uma fatura válida se contiver os campos exigidos (os seus dados, os dados do cliente, um número único, datas, linhas detalhadas e o imposto correto), quer a faça no Word ou em qualquer outra coisa. O risco do Word não é a legalidade mas a exatidão: faltar um campo ou duplicar um número é o que causa problemas, e o Word nada faz para o evitar.
Como faço uma fatura em Word noutro idioma?
No Word teria de traduzir cada rótulo à mão e voltar a verificar o esquema, o que é lento e propenso a erros para cada cliente. Um gerador gratuito como o FreeBillGen permite-lhe escolher o idioma do cliente numa lista pendente e produz o PDF em 80 idiomas com os rótulos corretos, enquanto os números e o imposto permanecem iguais.