Jak vytvořit fakturu ve Wordu krok za krokem
Čistou fakturu v Microsoft Wordu sestavíte z prázdného dokumentu asi za deset minut. Trik spočívá v tom, že použijete strukturální funkce Wordu - hlavičku, tabulku, zarovnávací tabulátory - místo abyste věci rozmísťovali mezerníkem, což se rozpadne ve chvíli, kdy se změní délka textu.
- Začněte s prázdným dokumentem
- Otevřete Word a zvolte prázdný dokument formátu A4 nebo Letter. V nabídce Rozložení nastavte pohodlné okraje (kolem 2 cm), aby stránka nepůsobila stísněně.
- Přidejte blok hlavičky
- Nahoru umístěte název své firmy, adresu, e-mail, telefon a daňové/DIČ číslo. Pro název použijte větší písmo; blok zarovnejte vlevo nebo vložte logo přes Vložení › Obrázky.
- Napište slovo „Faktura" a metadata
- Přidejte zřetelný nadpis „Faktura", poté číslo faktury, datum vystavení a datum splatnosti. Zarovnejte je vpravo, aby seděly proti vaší hlavičce.
- Přidejte sekci s odběratelem
- Pod hlavičku doplňte jméno klienta, adresu a jeho daňové číslo tam, kde je vyžadováno.
- Vložte tabulku pro položky
- Použijte Vložení › Tabulka se sloupci pro popis, množství, jednotkovou cenu a cenu za řádek. Tabulka udrží čísla zarovnaná bez ohledu na délku popisu.
- Sečtěte vše dole
- Pod tabulku přidejte mezisoučet, daň a celkovou částku. Čísla zarovnejte vpravo a konečnou splatnou částku zvýrazněte tučně.
- Přidejte platební podmínky a uložte jako PDF
- Uveďte své bankovní spojení/IBAN nebo platební odkaz a podmínky splatnosti, poté použijte Soubor › Uložit jako (nebo Exportovat) a zvolte PDF. Nikdy neposílejte editovatelný .docx - klient by jej mohl změnit.
Jaká pole musí faktura ve Wordu obsahovat
Dokument se počítá za fakturu pouze tehdy, když nese správná pole. Word vám dává prázdné plátno, takže je na vás přidat každé z nich - není tu žádný formulář, který by připomínal, co chybí. Než fakturu odešlete, zkontrolujte, že obsahuje následující.
- Jedinečné číslo faktury
- Pořadová reference jako FAK-0001. To je pole, se kterým vám Word umí pomoci nejméně - pokaždé jej píšete a navyšujete ručně.
- Datum vystavení a datum splatnosti
- Kdy byla faktura vystavena a kdy je platba splatná (například do 14 nebo 30 dnů).
- Údaje o vaší firmě
- Název, adresa, kontakt a daňové/DIČ číslo tam, kde jste registrováni.
- Údaje o klientovi
- Jeho právní název, adresa a daňové číslo, je-li vyžadováno u B2B nebo přeshraničních prodejů.
- Položkové řádky
- Popis, množství a jednotková cena u každé položky či služby, se součtem za řádek.
- Mezisoučet, daň a celkem
- Čistý mezisoučet, daň (DPH) uvedená zvlášť ve správné sazbě a hrubá celková splatná částka.
- Platební údaje a podmínky
- Jak a do kdy zaplatit - banka/IBAN, platební odkaz, podmínky úroků z prodlení a měna.
Tipy na formátování, které udrží fakturu ve Wordu úhlednou
Většina ošklivých faktur ve Wordu pochází z jednoho zlozvyku: předstírání rozložení pomocí mezer a klávesy Enter. Řešením je nechat zarovnání na struktuře Wordu. Pár konkrétních tipů:
Položky sestavte uvnitř skutečné Vložení › Tabulka namísto textu odděleného tabulátory, aby sloupce zůstaly zarovnané, když se popis zalomí. Číselné sloupce nastavte na zarovnání vpravo, aby měna seděla na desetinné čárce. Identitu své firmy umístěte do záhlaví stránky (Vložení › Záhlaví) jen tehdy, musí-li se opakovat na vícestránkových fakturách - jinak ji ponechte v těle. Pro podmínky nebo poděkování použijte zápatí stránky. Zapněte Zobrazit/skrýt ¶, abyste viděli zatoulané mezery a tabulátory, a odstraňte je. Vyberte jedno písmo a dvě velikosti (text a nadpisy) - míchání písem je nejrychlejší cesta, jak působit neprofesionálně. A nakonec vždy exportujte do PDF: .docx se může v klientově verzi Wordu vykreslit jinak a posunout vaši pečlivě umístěnou tabulku.
Skutečné nevýhody fakturace ve Wordu
Word je textový procesor, nikoli fakturační systém, a ten rozdíl se ukáže ve chvíli, kdy odešlete více než pár faktur. Žádný z těchto problémů není na jednom dokumentu vidět - hromadí se potichu, dokud je nenajde účetní nebo klient.
- Žádné automatické číslování
- Word vám číslo faktury nenavýší. Přepisujete jej pokaždé, což vede k duplicitním číslům (dvě faktury obě s číslem FAK-0007) nebo mezerám v řadě - obojí komplikuje daňové záznamy a působí ledabyle.
- Ruční součty a výpočet daně
- V tabulce Wordu nejsou žádné vzorce. Mezisoučet, DPH a celkovou částku počítáte na kalkulačce a výsledky přepisujete. Jedno chybné číslo a klientovi naúčtujete méně nebo více, bez jakéhokoli upozornění.
- Žádná evidence ani záloha
- Každá faktura je volný soubor ve složce. Neexistuje žádný seznam toho, co jste vystavili, co je zaplaceno nebo po splatnosti - a jedna smazaná složka zničí celou historii fakturace.
- Přeformátování pro každého klienta
- Změníte měnu, jazyk nebo daňovou sazbu a pokaždé upravujete dokument ručně, znovu kontrolujete, že se rozložení nerozbilo.
- Žádný druhý pár očí
- Word vás nikdy neupozorní, že chybí řádek s daní, datum je v minulosti nebo součet nesedí. Chyby putují rovnou ke klientovi.
Jak generátor zdarma odstraní rizika Wordu
Výstup, který od Wordu chcete - čisté, profesionální PDF faktury - je přesně to, co generátor zdarma vytvoří, avšak bez ručních kroků, kde se věci pokazí. FreeBillGen vám dá tentýž hotový dokument a odstraní každou slabinu Wordu přímo.
Číslo faktury se navyšuje automaticky, takže nikdy nedostanete duplicity ani mezery. Mezisoučet, daň a celkem se počítají za vás, jak píšete položky - výpočet DPH je proveden a okamžitě přepočítán, bez kalkulačky. Každá faktura je uložena a evidována, takže vidíte, co je zaplaceno a co po splatnosti, místo prohledávání složek. Přepnutí měny, daňové sazby nebo jazyka klienta je rozbalovací nabídka, nikoli ruční přeformátování - PDF lze vygenerovat v 80 jazycích. A stále dostanete to, co vám dával Word: vyleštěné PDF, které pošlete e-mailem nebo stáhnete, bez .docx, který by klient mohl potají upravit.
Otázky k faktuře ve Wordu
Má Microsoft Word vestavěnou šablonu faktury?
Word se dodává s několika šablonami faktur, které najdete přes Soubor, poté Nový a vyhledáním „faktura". Dají vám rozložení, z něhož vyjdete, ale stále jsou to statické dokumenty: číslo faktury píšete sami, výpočet daně děláte ručně a neexistuje žádný záznam o tom, co jste odeslali. Řeší formátování, nikoli fakturaci.
Jak přidám automatické číslování faktur ve Wordu?
Word nemá žádné skutečné automatické číslování faktur. Číslo můžete ručně psát a navyšovat nebo sestavit křehké hromadné slučování či makro, ale ani jedno nesleduje, která čísla jste už použili. To je jediný největší důvod, proč Word způsobuje duplicitní a chybějící čísla faktur, čemuž se specializovaný generátor vyhne tím, že řadu navyšuje za vás.
Umí Word vypočítat součty faktury a DPH?
Tabulka Wordu nepočítá jako tabulkový procesor, takže v praxi mezisoučet, DPH a celkovou částku vypočítáte sami a vepíšete je. Snadno přepíšete číslo nebo použijete špatnou daňovou sazbu a Word to neoznačí. Pokud chcete součty, které jsou vždy správné, řešte položky v generátoru nebo tabulkovém procesoru a do PDF přeneste jen hotový dokument.
Mám fakturu poslat jako .docx, nebo PDF?
Vždy posílejte PDF. .docx může v příjemcově verzi Wordu posunout rozložení a co hůř, klient může upravit částky, než zaplatí nebo je založí. Použijte Soubor, poté Uložit jako nebo Exportovat a zvolte PDF. Generátor vytváří uzamčené PDF přímo, takže tento krok je automatický.
Je faktura ve Wordu právně platná?
Ano - dokument je platnou fakturou, pokud nese požadovaná pole (vaše údaje, údaje klienta, jedinečné číslo, data, položkové řádky a správnou daň), ať jej vytvoříte ve Wordu, nebo jinde. Rizikem u Wordu není právní platnost, ale přesnost: problémy způsobí chybějící pole nebo zdvojené číslo, a Word nedělá nic, aby tomu předešel.
Jak vytvořím fakturu ve Wordu v jiném jazyce?
Ve Wordu byste každý popisek překládali ručně a znovu kontrolovali rozložení, což je u každého klienta pomalé a náchylné k chybám. Generátor zdarma jako FreeBillGen vám umožní vybrat jazyk klienta z rozbalovací nabídky a vytvoří PDF v 80 jazycích se správnými popisky, zatímco čísla a daň zůstanou stejné.