Word-də faktura necə hazırlanır: addım-addım
Microsoft Word-də boş sənəddən təxminən on dəqiqəyə səliqəli faktura hazırlamaq mümkündür. Əsas məsələ Word-ün struktur imkanlarından - başlıq, cədvəl, sağa düzülmüş tablar - istifadə etməkdir; boşluq düyməsi ilə aralıq yaratmaq mətnin uzunluğu dəyişən kimi pozulur.
- Boş sənədlə başlayın
- Word-ü açın və boş A4 və ya Letter sənədi seçin. Səhifənin sıx görünməməsi üçün Layout bölməsində rahat kənar boşluqları (təxminən 2 sm) təyin edin.
- Başlıq bloku əlavə edin
- Yuxarıda şirkətinizin adını, ünvanını, e-poçtunu, telefonunu və vergi/ƏDV nömrəsini yerləşdirin. Ad üçün daha böyük şriftdən istifadə edin; bloku sola hizalayın və ya Insert › Pictures vasitəsilə loqotipinizi əlavə edin.
- "Faktura" sözünü və meta sahələri yazın
- Aydın bir "Faktura" başlığı, daha sonra faktura nömrəsi, buraxılış tarixi və ödəniş tarixini əlavə edin. Bunları sağa hizalayın ki, başlığınızın qarşısında yerləşsin.
- Ödəyici bölməsini əlavə edin
- Başlığın altında müştərinin adını, ünvanını və tələb olunduqda vergi nömrəsini əlavə edin.
- Sətir elementləri üçün cədvəl daxil edin
- Təsvir, miqdar, vahid qiyməti və sətir cəmi sütunları ilə Insert › Table seçimindən istifadə edin. Cədvəl təsvir bir neçə sətirə keçdikdə rəqəmlərin hizalanmasını qoruyur.
- Aşağıda cəmi hesablayın
- Cədvəlin altında aralıq cəm, vergi və yekun cəm əlavə edin. Rəqəmləri sağa hizalayın və ödəniləcək yekun məbləği qalın yazın.
- Şərtləri əlavə edin və PDF ixrac edin
- Razılaşdırılmış ödəniş təlimatlarını və ödəniş tarixini qeyd edin, sonra File › Save As və ya Export seçimindən istifadə edərək qəbul edilmiş format olduqda PDF seçin.
Word fakturasında hansı sahələr olmalıdır?
Word sizə boş səhifə verir və faktura məzmununu yoxlamır. Aşağıdakı ümumi sahələrlə başlayın, sonra real əməliyyat üçün tələb olunan şirkət, vergi, transsərhəd və strukturlaşdırılmış məlumat detallarını əlavə edin.
- Fakturanın unikal identifikatoru
- Bu struktur tətbiq olunan qaydalara uyğun gəldikdə, INV-0001 kimi nömrə və seriyadan istifadə edin. Onu ayrı-ayrı Word fayllarından kənarda əlaqələndirin.
- Buraxılış tarixi və ödəniş müddəti
- Fakturanın buraxıldığı tarix və ödənişin son müddəti (məsələn, 14 və ya 30 gün ərzində).
- Şirkətinizin məlumatları
- Əməliyyat üçün tələb olunan ad, ünvan, əlaqə məlumatları və şirkət və ya vergi identifikatorları.
- Müştərinin məlumatları
- B2B və ya transsərhəd satışlar üçün tələb olunduqda onların hüquqi adı, ünvanı və vergi nömrəsi.
- Maddələr üzrə sətirlər
- Hər bir məhsul və ya xidmət üçün təsvir, miqdar və vahid qiymət, həmçinin hər sətir üzrə cəm.
- Ara cəm, vergi və ümumi məbləğ
- Tətbiq olunan qaydanın tələb etdiyi səviyyədə əsasları, dərəcələri, düzəlişləri, vergi məbləğlərini və ümumi məbləği göstərin.
- Ödəniş məlumatları və şərtləri
- Valyutanı, razılaşdırılmış ödəniş müddətini və təsdiqlənmiş ödəniş üsulunu, habelə yalnız qanuni gecikmə şərtlərini göstərin.
Word fakturasını səliqəli saxlayan formatlaşdırma məsləhətləri
Təkrarlanan boşluqlar əvəzinə Word-ün düzüm alətlərindən istifadə edin. Sətir elementlərini Insert › Table bölməsinə yerləşdirin, məbləğ sütunlarını sağa hizalayın və səhifə başlığından yalnız təkrarlanmalı məzmun üçün istifadə edin. Artıq tabulyasiya və abzas işarələrini tapmaq üçün Show/Hide ¶ funksiyasını aktivləşdirin və ixrac etməzdən əvvəl səhifə sonlarını önizləyin.
Alıcı insan tərəfindən oxunaqlı əlavəni qəbul etdikdə, PDF adətən nəzərdə tutulan düzümü .docx formatından daha yaxşı qoruyur. PDF təhrif edilməyə qarşı qorunmur və mandat tələb etdikdə strukturlaşdırılmış e-faktura məlumatlarını əvəz etmir.
Word-də fakturalaşdırmanın əsl çatışmazlıqları
Word şablonlar, cədvəllər, formullar və bulud fayl tarixçəsi təqdim edir, lakin o, hesablaşma reyestri deyil. Kopyalanmış sənəd ətrafında nəzarət mexanizmləri tələb olunur:
- Ortaq nömrə paylayıcısı yoxdur
- Word faktura seriyasını ayrı-ayrı fayllar və istifadəçilər arasında əlaqələndirmir. Bir nəzarət olunan reyestr saxlayın.
- Məhdud cədvəl formulları
- Word SUM və PRODUCT kimi formullardan istifadə edə bilər, lakin formula sahələri əl ilə yenilənmə tələb edə bilər və fakturaya xas vergi məntiqi təmin etmir. İxrac etməzdən əvvəl göstərilən nəticəni yenidən yoxlayın.
- Fayllar ödəniş reyestri deyil
- OneDrive və ya başqa bir ehtiyat nüsxə faylları və versiyaları qoruya bilər, lakin sizin hələ də buraxılmış, düzəldilmiş, ödənilmiş və vaxtı keçmiş fakturaların siyahısına ehtiyacınız var.
- Hər müştəri üçün yenidən formatlandırma
- Valyutanı, dili və ya vergi dərəcəsini dəyişdirdikdə hər dəfə sənədi əl ilə redaktə edirsiniz və düzülüşün pozulmadığını yenidən yoxlayırsınız.
- Faktura üçün xüsusi doğrulama yoxdur
- Adi Word şablonu əməliyyat üçün vergi sahəsinin, identifikatorun, ödəniş tarixinin və ya strukturlaşdırılmış formatın tələb olub-olmadığını bilmir.
Pulsuz generator Word risklərini necə aradan qaldırır
Word-dən istədiyiniz nəticə - səliqəli PDF fakturası - pulsuz faktura generatorunun strukturlaşdırılmış formadan yaratdığı məhsuldur. Qonaq olaraq faktura nömrəsini və tərəf məlumatlarını daxil edirsiniz, dəstəklənən cəmlər sətrlərinizdən hesablanır və PDF-ni endirirsiniz. Server tərəfində faktura qeydi yaradılmır; istəyə bağlı yeddi günlük brauzer qaralaması aktivləşdirilə bilər. Daxil olunmuş iş sahəsində fakturalar və müştərilər saxlanıla, növbəti saxlanmış nömrə təklif oluna və təkrarlanan saxlanmış tam nömrələr bloklana bilər. Ləğvləri saxlamaq və başqa yerdə yaradılmış sənədləri uzlaşdırmaq hələ də sizin öhdənizdədir.
| Tapşırıq | Word sənədi | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Faktura nömrələməsi | Sizin prosesiniz tərəfindən yazılır və izlənilir | Qonaq olaraq sizin tərəfinizdən daxil edilir; daxil olduqda saxlanmış qeydlərdən təklif olunur |
| Cəmlər və ƏDV | Word formul sahələri və ya ayrıca hesablama | Daxil etdiyiniz məlumatlardan hesablanır |
| Göndərilənlərin qeydi | Sizin prosesiniz tərəfindən idarə olunan fayllar | Qonaq olaraq server qeydi yoxdur; hesabda saxlandıqda siyahıda göstərilir |
| Başqa dil | Yoxlanılmış etiketləri saxlayın | Mövcud sənəd etiketlərindən seçin |
| Yekun nəticə | PDF-ə əl ilə ixrac edin | Qaralamadan yaradılan PDF |
Word fakturası ilə bağlı suallar
Microsoft Word-də daxili faktura şablonu varmı?
Microsoft şablon axtarışı vasitəsilə tapıla bilən və Word və ya Excel-də istifadə oluna bilən faktura şablonları təqdim edir. Mövcudluq versiyadan və hesabdan asılı olaraq dəyişə bilər. Word şablonu düzülüş təmin edir, lakin nömrələmə, formul yeniləmələri, vergi yoxlaması, yekunlaşdırma və ödəniş reyestri hələ də sizin nəzarətinizdədir.
Word-də avtomatik faktura nömrələməsini necə əlavə edim?
Word-də ayrı-ayrı fayllar arasında paylaşılan daxili ardıcıllıq yoxdur. Nömrəni əl ilə yazıb artıra və ya makro qura bilərsiniz, lakin bunu özünüz əlaqələndirməlisiniz. FreeBillGen qonaqları da öz nömrələrini daxil edirlər; daxil olunmuş iş sahəsi saxlanmış ardıcıllıqdan növbəti nömrəni təklif edə və təkrarlanan saxlanmış tam nömrələri bloklaya bilər.
Word faktura cəmlərini hesablaya bilərmi?
Bəli, Word cədvəlləri SUM və PRODUCT kimi formulları dəstəkləyir. Bunlar tam elektron cədvəl modeli deyil, sahə kodlarıdır və nəticələr əl ilə yenilənməli ola bilər. Vergi və yuvarlaqlaşdırma məntiqini qurub test etməli, bütün formul sahələrini yeniləməli və ixrac edilmiş rəqəmləri yoxlamalısınız.
Fakturanı .docx, yoxsa PDF formatında göndərməliyəm?
Alıcının və tətbiq olunan qaydaların qəbul etdiyi formatdan istifadə edin. E-poçt əlavəsi üçün PDF adətən düzülüşü qoruyur və .docx ilə müqayisədə təsadüfi redaktəni azaldır, lakin qəsdən edilən dəyişikliklərdən qorunmur. Bunun əvəzinə strukturlaşdırılmış e-faktura tələb oluna bilər.
Word fakturası hüquqi cəhətdən etibarlıdırmı?
Word özü etibarlılığı müəyyən etmir. Sənəd əməliyyat üçün məzmun, vergi, həqiqilik, saxlama və format qaydalarına cavab verməlidir. Word-də hazırlanmış PDF bir vəziyyətdə qəbul edilə bilər, digərində isə strukturlaşdırılmış e-faktura məcburidir.
Word fakturasını başqa dildə necə hazırlayım?
Word-də hər dil üçün ayrıca yoxlanılmış şablon saxlaya və düzülüşü yenidən yoxlaya bilərsiniz. FreeBillGen sənəd etiketləri üçün çoxsaylı faktura dili variantları təqdim edir. Dil seçimi yurisdiksiyaya xas formatın və ya vergi yanaşmasının düzgün olduğunu sübut etmir.