Πρότυπο τιμολογίου για Excel και Google Sheets

Γιατί χρησιμοποιούνται το Excel ή τα Sheets για τιμολόγια

Το Excel και το Google Sheets είναι οικεία εργαλεία και κατάλληλα για αριθμητικές πράξεις. Η τιμή και η διαθεσιμότητα εκτός σύνδεσης εξαρτώνται από το προϊόν και το πρόγραμμα, αλλά και τα δύο μπορούν να μετατρέψουν ποσότητες και τιμές μονάδας σε σύνολα και να εξαγάγουν ένα ευπαρουσίαστο PDF.

Το μειονέκτημα είναι ότι ένα υπολογιστικό φύλλο έχει μόνο τους ελέγχους που δημιουργείτε στο βιβλίο εργασίας και στη διαδικασία σας. Μπορεί να περιέχει μητρώο, τύπους, προστατευμένα κελιά και ιστορικό εκδόσεων, αλλά ένα πρόχειρο αρχείο δεν αποδίδει αυτόματα αριθμούς τιμολογίων, δεν κλειδώνει το εκδοθέν αντίγραφο και δεν παρακολουθεί την πληρωμή. Αντιμετωπίστε τους υπολογισμούς και την τήρηση αρχείων ως δύο ξεχωριστά ζητήματα σχεδιασμού.

Ρύθμιση του πλέγματος τιμολογίου

Ξεκινήστε με καθαρή διάταξη. Τοποθετήστε το όνομα, τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας της επιχείρησής σας στις επάνω γραμμές, την ενότητα πελάτη ακριβώς από κάτω και τον αριθμό και τις ημερομηνίες του τιμολογίου στα δεξιά. Αφήστε χώρο για τον πίνακα γραμμών και έπειτα για το υποσύνολο, τον φόρο και το σύνολο. Οι βασικοί τύποι παρακάτω λειτουργούν σε Excel και Google Sheets, αν και οι τοπικές ρυθμίσεις μπορεί να αλλάζουν τα δεκαδικά σύμβολα και τα διαχωριστικά τύπων.

Ενότητα κεφαλίδας

Το όνομα ή η επωνυμία σας, η διεύθυνση, ο αριθμός ΦΠΑ ή φορολογικού μητρώου, το email και ένα κελί λογοτύπου αν θέλετε εταιρική ταυτότητα.

Ενότητα χρέωσης

Το όνομα και η διεύθυνση του πελάτη και ο αριθμός ΦΠΑ του, όπου απαιτείται για τη συναλλαγή.

Στοιχεία τιμολογίου

Ο αριθμός τιμολογίου, η ημερομηνία έκδοσης και η ημερομηνία λήξης, συνήθως σε κελιά όπως F4, F5 και F6.

Πίνακας γραμμών

Στήλες για Περιγραφή, Ποσότητα, Τιμή μονάδας και Σύνολο γραμμής, για παράδειγμα από A10 έως D25.

Ενότητα συνόλων

Υποσύνολο, ΦΠΑ ή φόρος και τελικό σύνολο τοποθετημένα κάτω δεξιά, με κάθε τιμή να προκύπτει από τύπο.

Τύπος 1: σύνολα γραμμών (ποσότητα x τιμή)

Κάθε γραμμή πολλαπλασιάζει την ποσότητα με την τιμή μονάδας. Αν η ποσότητα βρίσκεται στη στήλη B και η τιμή μονάδας στη στήλη C, το σύνολο της γραμμής στο D10 είναι =B10*C10. Αντιγράψτε τον τύπο προς τα κάτω στην περιοχή των στοιχείων.

Για να παραμένει κενή μια αχρησιμοποίητη γραμμή, χρησιμοποιήστε =IF(B10="","",B10*C10). Μορφοποιήστε τις τιμές για το νόμισμα του τιμολογίου, αλλά μην υποθέτετε ότι κάθε νόμισμα ή φορολογικός υπολογισμός χρησιμοποιεί δύο δεκαδικά ψηφία. Ορίστε την ακρίβεια και το σημείο στρογγυλοποίησης που απαιτεί η συναλλαγή.

Τύποι 2 έως 4: υποσύνολο, γραμμή ΦΠΑ και τελικό σύνολο

Με τα σύνολα γραμμών στην περιοχή D10:D25, ο τύπος =SUM(D10:D25) δίνει το υποσύνολο. Αν εφαρμόζεται ένας συντελεστής 21% σε ολόκληρη τη βάση και οι κανόνες απαιτούν στρογγυλοποίηση τιμολογίου σε δύο δεκαδικά, ένα παράδειγμα φόρου είναι =ROUND(D27*0.21,2). Το τελικό σύνολο είναι =D27+D28. Αλλάξτε τον συντελεστή, την ακρίβεια και το αν ο φόρος στρογγυλοποιείται ανά γραμμή ή ανά τιμολόγιο ώστε να συμφωνούν με τους ισχύοντες κανόνες.

Υποσύνολο

<code>=SUM(D10:D25)</code> - αθροίζει κάθε γραμμή στον πίνακα στοιχείων. Είναι ίδιο σε Excel και Sheets.

Παράδειγμα ΦΠΑ ή φόρου

<code>=ROUND(D27*0.21,2)</code> - ένας συντελεστής 21% με στρογγυλοποίηση τιμολογίου σε δύο δεκαδικά. Προσαρμόστε και τις δύο τιμές.

Πολλοί φορολογικοί συντελεστές

Ομαδοποιήστε τις φορολογικές βάσεις ανά συντελεστή ή χρησιμοποιήστε μια δοκιμασμένη στήλη Συντελεστή. Επιβεβαιώστε αν η δικαιοδοσία στρογγυλοποιεί κάθε γραμμή, κάθε ομάδα συντελεστή ή το σύνολο του τιμολογίου.

Τελικό σύνολο

<code>=D27+D28</code> - υποσύνολο συν φόρος. Αυτό είναι το πληρωτέο ποσό που εμφανίζετε με μεγάλα στοιχεία.

Ποσό ολογράφως (προαιρετικό)

Το Excel δεν έχει ενσωματωμένη συνάρτηση. Ορισμένα πρότυπα χρησιμοποιούν έναν μεγάλο ένθετο τύπο ή μια μικρή μακροεντολή. Τα Sheets χρειάζονται δέσμη ενεργειών.

Πού βοηθούν πραγματικά τα υπολογιστικά φύλλα

Για τους υπολογισμούς, ένα υπολογιστικό φύλλο είναι ευέλικτο. Αν αλλάξετε μια τιμή εισόδου, τα εξαρτώμενα κελιά επανυπολογίζονται. Μπορείτε να μοντελοποιήσετε ποσοστιαία έκπτωση, μεταφορικά, προκαταβολές και διαφορετικές ομάδες συντελεστών, εφόσον έχουν δοκιμαστεί οι τύποι και η μέθοδος στρογγυλοποίησης.

Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί επίσης να αποτελέσει σύστημα αρχείων, αν έχει σχεδιαστεί και ελέγχεται σκόπιμα. Ο κίνδυνος προκύπτει όταν αντιμετωπίζετε ένα πρόχειρο αντίγραφο αρχείου σαν να διαθέτει ήδη αυτούς τους ελέγχους.

Πού ένα πρόχειρο υπολογιστικό φύλλο χρειάζεται επιπλέον ελέγχους

Το Excel και τα Sheets μπορούν να προστατεύουν περιοχές, να διατηρούν εκδόσεις και να υποστηρίζουν σύνθετες ροές εργασίας. Ένα βασικό αντιγραμμένο πρότυπο δεν κάνει τίποτα από αυτά αυτόματα. Ελέγξτε τα παρακάτω κενά πριν το χρησιμοποιήσετε για εκδοθέντα τιμολόγια:

Χωρίς κοινό μηχανισμό αρίθμησης από προεπιλογή

Ένα αντίγραφο βιβλίου εργασίας δεν συντονίζει μια νόμιμη σειρά ανάμεσα σε χρήστες ή αρχεία. Δημιουργήστε ένα ελεγχόμενο μητρώο και συμφωνείτε όλα τα κανάλια έκδοσης.

Χάος εκδόσεων

invoice_final.xlsx, invoice_final_v2.xlsx, invoice_FINAL_real.xlsx. Χωρίς κεντρικό αρχείο, χάνετε ποια έκδοση στείλατε και τι πληρώθηκε.

Η ρύθμιση PDF είναι χειροκίνητη

Ένα υπολογιστικό φύλλο με εταιρική ταυτότητα μπορεί να εκτυπώνεται σωστά, αλλά πρέπει να ρυθμίσετε και να δοκιμάσετε τις περιοχές σελίδας, τις επαναλαμβανόμενες κεφαλίδες, την κλίμακα και τις αλλαγές σελίδας.

Το ιστορικό εκδόσεων δεν είναι οριστικοποίηση

Οι εκδόσεις στο νέφος μπορούν να δείξουν αλλαγές, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε διαδικασία που διατηρεί το ακριβές εκδοθέν αντίγραφο και αποτρέπει τη σιωπηρή αντικατάστασή του.

Παγίδες φορολογικής στρογγυλοποίησης

Η εμφανιζόμενη ακρίβεια μπορεί να διαφέρει από τις αποθηκευμένες τιμές. Στρογγυλοποιήστε στο σημείο και στην κλίμακα που απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες φόρου και νομίσματος και έπειτα συμφωνήστε τα εμφανιζόμενα ποσά.

Σπασμένοι τύποι

Γραμμές που προστέθηκαν έξω από μια περιοχή αναφοράς, τύποι που αντικαταστάθηκαν και αντιγραμμένες αναφορές μπορούν να παραλείψουν ποσά. Χρησιμοποιήστε ελεγχόμενο πίνακα ή δυναμική περιοχή και δοκιμάστε τα σύνολα.

Χωρίς μοντέλο πελατών ή καταστάσεων από προεπιλογή

Μπορείτε να δημιουργήσετε μητρώα πελατών και πληρωμών, αλλά ένα μονοσέλιδο πρότυπο τιμολογίου δεν τα παρέχει αυτόματα.

Η επιλογή του δωρεάν δημιουργού

Ένας ειδικός δωρεάν δημιουργός τιμολογίων μπορεί να χειριστεί τα σύνολα γραμμών, το υποσύνολο, τον παραμετροποιήσιμο φόρο και το τελικό σύνολο από τις τιμές που εισάγετε και έπειτα να παράγει συνεπές PDF. Ο δημιουργός επισκέπτη χωρίς λογαριασμό είναι προσωρινό πρόχειρο. Εισάγετε κάθε φορά τον αριθμό τιμολογίου και τον πελάτη και δεν δημιουργείται αποθηκευμένο αρχείο τιμολόγησης στον διακομιστή. Αν ενεργοποιήσετε την αποθήκευση προχείρου, το πρόχειρο μπορεί να παραμείνει σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης για έως επτά ημέρες.

Σε χώρο εργασίας συνδεδεμένου χρήστη του FreeBillGen, τα τιμολόγια και οι πελάτες μπορούν να αποθηκεύονται και να προτείνεται ο επόμενος αριθμός από την αποθηκευμένη σειρά. Εσείς εξακολουθείτε να διατηρείτε τις ακυρώσεις και να συμφωνείτε τιμολόγια που δημιουργήθηκαν αλλού. Χρησιμοποιήστε τον δημιουργό επισκέπτη όταν χρειάζεστε μόνο υπολογισμούς και PDF και συνδεθείτε όταν χρειάζεστε επαναχρησιμοποιήσιμα αρχεία.

Ερωτήσεις για πρότυπα τιμολογίων στο Excel

Ποιος είναι ο τύπος για το σύνολο γραμμής τιμολογίου στο Excel;

Πολλαπλασιάστε την ποσότητα με την τιμή μονάδας. Αν η ποσότητα βρίσκεται στο B10 και η τιμή μονάδας στο C10, το σύνολο γραμμής είναι =B10*C10. Για να παραμένουν κενές οι αχρησιμοποίητες γραμμές, χρησιμοποιήστε =IF(B10="","",B10*C10). Έπειτα αθροίστε όλες τις γραμμές με =SUM(D10:D25) για το υποσύνολο.

Πώς προσθέτω ΦΠΑ ή φόρο πωλήσεων σε τιμολόγιο υπολογιστικού φύλλου;

Για έναν συντελεστή 21% και στρογγυλοποίηση τιμολογίου σε δύο δεκαδικά, ένα παράδειγμα είναι =ROUND(D27*0.21,2) και ακολουθεί =D27+D28. Αυτό είναι μόνο παράδειγμα. Χρησιμοποιήστε τον συντελεστή, την ακρίβεια και τη μέθοδο στρογγυλοποίησης ανά γραμμή ή ανά τιμολόγιο που απαιτούν το νόμισμα και το φορολογικό σας σύστημα.

Διαφέρουν οι τύποι ανάμεσα στο Excel και το Google Sheets;

Οι βασικές συναρτήσεις SUM, IF, ROUND και SUMPRODUCT είναι διαθέσιμες και στα δύο. Οι τοπικές ρυθμίσεις μπορούν να αλλάζουν τα διαχωριστικά και η προηγμένη αυτοματοποίηση διαφέρει, όπως το Excel VBA σε σύγκριση με το Apps Script. Δοκιμάστε το βιβλίο εργασίας στο προϊόν και στις τοπικές ρυθμίσεις με τις οποίες θα το εκδώσετε.

Γιατί το σύνολο ΦΠΑ στο υπολογιστικό φύλλο διαφέρει κατά ένα λεπτό;

Τα κελιά μπορεί να αποθηκεύουν περισσότερα δεκαδικά από όσα εμφανίζουν. Στρογγυλοποιήστε στο σημείο υπολογισμού που απαιτεί ο νόμος και όχι μηχανικά σε κάθε κελί και χρησιμοποιήστε την κλίμακα νομίσματος που χρειάζεται το τιμολόγιο. Έπειτα επιβεβαιώστε ότι συμφωνούν οι εμφανιζόμενες γραμμές, οι ομάδες φόρου και το τελικό σύνολο.

Μπορεί ένα υπολογιστικό φύλλο να χειριστεί διαδοχικούς αριθμούς τιμολογίων;

Όχι σε ξεχωριστά αρχεία από προεπιλογή. Μπορείτε να σχεδιάσετε κοινό μηχανισμό αρίθμησης ή ελεγχόμενο μητρώο, αλλά ένα αντιγραμμένο πρότυπο δεν παρέχει κάτι τέτοιο. Οι επισκέπτες του FreeBillGen εισάγουν τον δικό τους αριθμό. Ένας χώρος εργασίας συνδεδεμένου χρήστη μπορεί να προτείνει τον επόμενο αριθμό από τα αποθηκευμένα αρχεία, ενώ εσείς εξακολουθείτε να συμφωνείτε τα εξωτερικά έγγραφα και να διατηρείτε τις ακυρώσεις.

Είναι νομικά έγκυρο ένα τιμολόγιο υπολογιστικού φύλλου;

Το λογισμικό δεν κρίνει την εγκυρότητα. Ένα τιμολόγιο υπολογιστικού φύλλου μπορεί να χρησιμοποιηθεί αν περιέχει τα απαιτούμενα στοιχεία και τη σωστή μορφή, οι υπολογισμοί είναι σωστοί και διατηρείται η έκδοση που εκδόθηκε. Ορισμένες υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης απαιτούν δομημένα δεδομένα που δεν παρέχει ένα PDF ή ένα συνηθισμένο φύλλο.