Sådan laver du en faktura i Word, trin for trin
Du kan opbygge en pæn faktura i Microsoft Word ud fra et tomt dokument på cirka ti minutter. Tricket er at bruge Words strukturelle funktioner - et sidehoved, en tabel, højrejusterede tabulatorstop - i stedet for at fordele tingene med mellemrumstasten, som falder fra hinanden i det øjeblik teksten skifter længde.
- Start fra et tomt dokument
- Åbn Word og vælg et tomt A4- eller Letter-dokument. Indstil behagelige margener (omkring 2 cm) under Layout, så siden ikke ser klemt ud.
- Tilføj en sidehovedblok
- Øverst skal du angive dit virksomhedsnavn, adresse, e-mail, telefon og skatte- eller momsnummer. Brug en større skrifttype til navnet; juster blokken til venstre, eller indsæt dit logo via Indsæt › Billeder.
- Skriv ordet "Faktura" og metafelterne
- Tilføj en tydelig overskrift "Faktura", derefter fakturanummer, udstedelsesdato og forfaldsdato. Højrejuster disse, så de står over for dit sidehoved.
- Tilføj modtagerafsnittet
- Under sidehovedet tilføjer du kundens navn, adresse og kundens skattenummer, hvor det kræves.
- Indsæt en tabel til varelinjerne
- Brug Indsæt › tabel med kolonner til beskrivelse, mængde, enhedspris og linjetotal. Tabellen holder tallene på linje, når en beskrivelse ombrydes.
- Lav totalen i bunden
- Under tabellen tilføjer du delsum, moms og det samlede beløb. Højrejuster tallene og gør det endelige skyldige beløb fed.
- Tilføj vilkår og eksporter en PDF
- Angiv de aftalte betalingsinstruktioner og forfaldsdato, brug derefter Fil › Gem som eller Eksporter, og vælg PDF, når det er det accepterede format.
Hvilke felter skal en Word-faktura indeholde?
Word giver dig et tomt lærred og validerer ikke fakturaindhold. Start med de almindelige felter nedenfor, og tilføj derefter de oplysninger om selskab, skat, grænseoverskridende og strukturerede data, der kræves for den faktiske transaktion.
- Et unikt faktura-id
- Brug et nummer og en serie som f.eks. INV-0001, når denne struktur opfylder de gældende regler. Koordiner det uden for separate Word-filer.
- Udstedelsesdato og forfaldsdato
- Hvornår fakturaen blev udstedt, og hvornår betalingen forfalder (for eksempel inden for 14 eller 30 dage).
- Dine virksomhedsoplysninger
- Navn, adresse, kontaktperson og de firma- eller skatte-id'er, der kræves til transaktionen.
- Kundens oplysninger
- Deres juridiske navn, adresse og skattenummer, når det kræves ved B2B- eller grænseoverskridende salg.
- Specificerede linjer
- En beskrivelse, antal og enhedspris for hver vare eller tjeneste, med en total pr. linje.
- Delsum, moms og total
- Vis grundlag, satser, justeringer, afgiftsbeløb og total på det niveau, der kræves af den gældende regel.
- Betalingsoplysninger og betingelser
- Angiv valuta, aftalt forfaldsdato og en bekræftet betalingsmetode, plus kun lovlige betingelser for forsinket betaling.
Formateringstips, der holder en Word-faktura ryddelig
Brug Words layoutværktøjer i stedet for gentagne mellemrum. Placer linjeposter i Indsæt › Tabel, højrejuster beløbskolonner, og brug kun et sidehoved til indhold, der skal gentages. Slå Vis/skjul ¶ til for at finde løse tabulatorer og afsnitsmærker, og kontroller sideskift før eksport.
Når køberen accepterer en vedhæftet fil, der kan læses af mennesker, bevarer en PDF normalt det ønskede layout bedre end en .docx-fil. En PDF er ikke sikret mod manipulation, og den erstatter ikke strukturerede e-fakturadata, hvor et krav foreskriver dem.
De reelle ulemper ved at fakturere i Word
Word leverer skabeloner, tabeller, formler og cloud-filhistorik, men det er ikke en fakturaregister. Et kopieret dokument har brug for kontroller omkring det:
- Ingen fælles nummerstyring
- Word koordinerer ikke en fakturaserie på tværs af separate filer og brugere. Før ét kontrolleret register.
- Begrænsede tabelformler
- Word kan bruge formler som SUM og PRODUKT, men formelfelter skal muligvis opdateres manuelt og leverer ikke fakturaspecifik skattelogik. Kontroller det viste resultat igen før eksport.
- Filer er ikke et betalingsregister
- OneDrive eller en anden backup kan beskytte filer og versioner, men du har stadig brug for en liste over udstedte, rettede, betalte og forfaldne fakturaer.
- Omformatering for hver kunde
- Ændr valuta, sprog eller momssats, og du redigerer dokumentet manuelt hver gang og kontrollerer igen, at layoutet ikke gik i stykker.
- Ingen fakturaspecifik validering
- En normal Word-skabelon ved ikke, om et skattefelt, identifikator, forfaldsdato eller struktureret format er påkrævet for transaktionen.
Sådan fjerner en gratis generator Word-risiciene
Det ønskede resultat fra Word, en overskuelig PDF-faktura, kan en gratis fakturagenerator oprette fra en struktureret formular. Som gæst indtaster du fakturanummer og partsoplysninger. Understøttede totaler beregnes ud fra fakturalinjerne, og du downloader PDF-filen. Der oprettes ingen fakturapost på serveren, men du kan vælge at gemme en browserkladde i syv dage. I et arbejdsområde med login kan fakturaer og kunder gemmes, det næste gemte nummer kan foreslås, og identiske gemte fakturanumre blokeres. Du skal stadig bevare spor efter annullerede numre og afstemme dokumenter, der er oprettet andre steder.
| Opgave | Word-dokument | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Fakturanummerering | Indtastes og registreres i din egen proces | Indtastes af dig som gæst, eller foreslås ud fra gemte bilag efter login |
| Totaler og moms | Formelfelter i Word eller en særskilt beregning | Beregnes ud fra dine oplysninger |
| Registrering af det sendte | Filer styres i din egen proces | Ingen serverpost som gæst, men bilaget vises, når det gemmes på en konto |
| Et andet sprog | Du vedligeholder gennemgåede betegnelser | Vælg mellem de tilgængelige dokumentbetegnelser |
| Endeligt format | Eksporteres manuelt til PDF | PDF-filen oprettes fra kladden |
Spørgsmål om Word-fakturaer
Har Microsoft Word en indbygget fakturaskabelon?
Microsoft leverer fakturaskabeloner, der kan findes gennem sin skabelonsøgning og bruges i Word eller Excel. Tilgængeligheden kan variere efter version og konto. En Word-skabelon giver dig layout, men du styrer stadig nummerering, formelopdateringer, kontrol af afgiftsbehandlingen, færdiggørelse og registrering af betalinger.
Hvordan tilføjer jeg automatisk fakturanummerering i Word?
Word har ingen indbygget nummerserie, der deles på tværs af separate filer. Du kan selv indtaste og forhøje nummeret eller bygge en makro, men du skal selv koordinere serien. Gæster i FreeBillGen indtaster også deres eget nummer. Et arbejdsområde med login kan foreslå det næste nummer ud fra den gemte serie og blokere identiske fulde numre på gemte fakturaer.
Kan Word beregne fakturatotaler?
Ja, Word-tabeller understøtter formler som SUM og PRODUKT. De er feltkoder snarere end en komplet regnearksmodel, og resultaterne skal muligvis opdateres manuelt. Du skal bygge og teste moms- og afrundingslogikken, opdatere alle formelfelter og kontrollere tallene i eksporten.
Skal jeg sende fakturaen som en .docx eller en PDF?
Brug det format, som køberen og gældende regler accepterer. For en e-mail-vedhæftet fil bevarer PDF normalt layout og reducerer utilsigtet redigering sammenlignet med .docx, men det er ikke låst mod bevidste ændringer. En struktureret e-faktura kan være påkrævet i stedet.
Er en Word-faktura juridisk gyldig?
Selve Word bestemmer ikke gyldigheden. Dokumentet skal opfylde reglerne for indhold, skat, autenticitet, opbevaring og format for transaktionen. En PDF, der er lavet i Word kan være acceptabel i én sammenhæng, mens en struktureret e-faktura er obligatorisk i en anden.
Hvordan laver jeg en Word-faktura på et andet sprog?
I Word kan du vedligeholde en særskilt, gennemgået skabelon for hvert sprog og kontrollere layoutet igen. FreeBillGen tilbyder mange sprogvalg til fakturaetiketter. Et sprogvalg beviser ikke, at et format eller en afgiftsbehandling er korrekt i den pågældende jurisdiktion.