Sådan laver du en faktura i Word, trin for trin
Du kan opbygge en pæn faktura i Microsoft Word ud fra et tomt dokument på cirka ti minutter. Tricket er at bruge Words strukturelle funktioner - et sidehoved, en tabel, højrejusterede tabulatorstop - i stedet for at fordele tingene med mellemrumstasten, som falder fra hinanden i det øjeblik teksten skifter længde.
- Start fra et tomt dokument
- Åbn Word og vælg et tomt A4- eller Letter-dokument. Indstil behagelige margener (omkring 2 cm) under Layout, så siden ikke ser klemt ud.
- Tilføj en sidehovedblok
- Skriv øverst dit firmanavn, adresse, e-mail, telefon og skatte-/momsnummer. Brug en større skriftstørrelse til navnet; venstrejuster blokken, eller indsæt dit logo via Indsæt ’ Billeder.
- Skriv ordet "Faktura" og metafelterne
- Tilføj en tydelig overskrift "Faktura", derefter fakturanummer, udstedelsesdato og forfaldsdato. Højrejuster disse, så de står over for dit sidehoved.
- Tilføj modtagerafsnittet
- Under sidehovedet tilføjer du kundens navn, adresse og deres skattenummer, hvor det kræves.
- Indsæt en tabel til varelinjerne
- Brug Indsæt ’ Tabel med kolonner til beskrivelse, antal, enhedspris og linjetotal. Tabellen holder tallene justeret, uanset hvor lang en beskrivelse bliver.
- Lav totalen i bunden
- Under tabellen tilføjer du subtotal, moms og det samlede beløb. Højrejuster tallene og gør det endelige skyldige beløb fed.
- Tilføj betalingsbetingelser og gem som PDF
- Angiv din bank/IBAN eller betalingslink og forfaldsbetingelserne, brug derefter Filer ’ Gem som (eller Eksportér) og vælg PDF. Send aldrig den redigerbare .docx - kunden kunne ændre den.
Hvilke felter en Word-faktura skal indeholde
Et dokument tæller kun som en faktura, når det bærer de rigtige felter. Word giver dig et tomt lærred, så det er op til dig at tilføje hvert enkelt - der er ingen formular, der minder dig om, hvad der mangler. Kontrollér, at hver faktura har følgende, før du sender den.
- Et unikt fakturanummer
- En fortløbende reference som FAK-0001. Dette er det felt, Word er mindst i stand til at hjælpe med - du indtaster og forhøjer det manuelt hver gang.
- Udstedelsesdato og forfaldsdato
- Hvornår fakturaen blev udstedt, og hvornår betalingen forfalder (for eksempel inden for 14 eller 30 dage).
- Dine virksomhedsoplysninger
- Navn, adresse, kontakt og skatte-/momsregistreringsnummer, hvor du er registreret.
- Kundens oplysninger
- Deres juridiske navn, adresse og skattenummer, når det kræves ved B2B- eller grænseoverskridende salg.
- Specificerede linjer
- En beskrivelse, antal og enhedspris for hver vare eller tjeneste, med en total pr. linje.
- Subtotal, moms og total
- Nettosubtotalen, momsen (moms/afgift) vist separat med den korrekte sats, og det samlede bruttobeløb til betaling.
- Betalingsoplysninger og betingelser
- Hvordan og hvornår der skal betales - bank/IBAN, betalingslink, betingelser for sen betaling og valuta.
Formateringstips, der holder en Word-faktura ryddelig
De fleste grimme Word-fakturaer stammer fra én vane: at efterligne layout med mellemrum og Enter-taster. Løsningen er at lade Words struktur stå for justeringen. Et par konkrete tips:
Opbyg varelinjerne i en rigtig Indsæt ’ Tabel i stedet for tabulatoradskilt tekst, så kolonnerne forbliver justeret, når en beskrivelse ombrydes. Indstil talkolonnerne til højrejustering, så valutaen flugter ved decimaltegnet. Læg din virksomhedsidentitet i sidens sidehoved (Indsæt ’ Sidehoved) kun hvis det skal gentages på flersidede fakturaer - ellers hold det i brødteksten. Brug en sidefod til betingelser eller en takkebesked. Slå Vis/skjul ¶ til for at se vildfarne mellemrum og tabulatorer, og fjern dem. Vælg én skrifttype og to størrelser (brødtekst og overskrifter) - at blande skrifttyper er den hurtigste måde at se uprofessionel ud på. Eksportér til sidst altid til PDF: en .docx kan vises anderledes på kundens version af Word og forskyde din omhyggeligt placerede tabel.
De reelle ulemper ved at fakturere i Word
Word er et tekstbehandlingsprogram, ikke et faktureringssystem, og forskellen viser sig i det øjeblik du sender mere end en håndfuld fakturaer. Ingen af disse problemer er synlige på et enkelt dokument - de hober sig stille og roligt op, indtil en revisor eller en kunde finder dem.
- Ingen automatisk nummerering
- Word forhøjer ikke fakturanummeret for dig. Du genindtaster det hver gang, hvilket fører til dobbelte numre (to fakturaer med samme nummer FAK-0007) eller huller i rækkefølgen - begge dele giver problemer i skatteregnskabet og ser sjusket ud.
- Manuelle totaler og momsberegning
- Der er ingen formler i en Word-tabel. Du beregner subtotalen, momsen og det samlede beløb på en lommeregner og indtaster resultaterne. Et forkert tal og du har under- eller overfaktureret kunden uden nogen advarsel.
- Ingen oversigt eller backup
- Hver faktura er en løs fil i en mappe. Der er ingen liste over, hvad du har udstedt, hvad der er betalt, eller hvad der er forfaldent - og én slettet mappe mister hele din faktureringshistorik.
- Omformatering for hver kunde
- Ændr valuta, sprog eller momssats, og du redigerer dokumentet manuelt hver gang og kontrollerer igen, at layoutet ikke gik i stykker.
- Intet ekstra par øjne
- Word advarer dig aldrig om, at momslinjen mangler, datoen er fortid, eller totalen ikke går op. Fejl sendes direkte til kunden.
Sådan fjerner en gratis generator Word-risiciene
Det resultat, du ønsker fra Word - en pæn, professionel PDF-faktura - er præcis, hvad en gratis generator producerer, men uden de manuelle trin, hvor tingene går galt. FreeBillGen giver dig det samme færdige dokument og retter hver Word-svaghed direkte.
Fakturanummeret forhøjes automatisk, så du aldrig får dubletter eller huller. Subtotal, moms og total beregnes for dig, mens du indtaster varelinjer - momsberegningen udføres og genberegnes øjeblikkeligt uden lommeregner. Hver faktura gemmes og opføres, så du kan se, hvad der er betalt, og hvad der er forfaldent, i stedet for at lede i mapper. At skifte valuta, momssats eller kundens sprog er en rullemenu, ikke en manuel omformatering - PDF'en kan genereres på 80 sprog. Og du får stadig det, Word gav dig: en poleret PDF, du kan e-maile eller downloade, uden en .docx, som en kunde stille kunne redigere.
Spørgsmål om Word-fakturaer
Har Microsoft Word en indbygget fakturaskabelon?
Word leveres med et par fakturaskabeloner, som du kan finde under Filer, derefter Ny, og ved at søge efter "faktura". De giver dig et layout at starte fra, men de er stadig statiske dokumenter: du indtaster selv fakturanummeret, laver momsberegningen manuelt, og der er ingen oversigt over, hvad du har sendt. De løser formateringen, ikke faktureringen.
Hvordan tilføjer jeg automatisk fakturanummerering i Word?
Word har ingen reel automatisk fakturanummerering. Du kan indtaste og forhøje nummeret manuelt eller opbygge en skrøbelig brevfletning eller makro, men ingen af dem holder styr på, hvilke numre du allerede har brugt. Dette er den største enkeltstående grund til, at Word forårsager dobbelte og manglende fakturanumre, hvilket en dedikeret generator undgår ved at forhøje rækkefølgen for dig.
Kan Word beregne fakturatotaler og moms?
En Word-tabel beregner ikke som et regneark, så i praksis beregner du selv subtotalen, momsen og det samlede beløb og indtaster dem. Det er nemt at fejlindtaste et tal eller anvende den forkerte momssats, og Word vil ikke markere det. Hvis du vil have totaler, der altid er korrekte, så lav varelinjerne i en generator eller et regneark og medbring kun det færdige dokument til PDF.
Skal jeg sende fakturaen som en .docx eller en PDF?
Send altid en PDF. En .docx kan forskyde layoutet på modtagerens version af Word, og endnu værre kan kunden redigere beløbene, før de betaler eller bogfører den. Brug Filer, derefter Gem som eller Eksportér, og vælg PDF. En generator udsender en låst PDF direkte, så dette trin er automatisk.
Er en Word-faktura juridisk gyldig?
Ja - et dokument er en gyldig faktura, hvis det bærer de påkrævede felter (dine oplysninger, kundens oplysninger, et unikt nummer, datoer, specificerede linjer og den korrekte moms), uanset om du laver den i Word eller noget andet. Risikoen ved Word er ikke lovligheden, men nøjagtigheden: at mangle et felt eller duplikere et nummer er det, der skaber problemer, og Word gør intet for at forhindre det.
Hvordan laver jeg en Word-faktura på et andet sprog?
I Word ville du oversætte hver etiket manuelt og kontrollere layoutet igen, hvilket er langsomt og fejlbehæftet for hver kunde. En gratis generator som FreeBillGen lader dig vælge kundens sprog fra en rullemenu og producerer PDF'en på 80 sprog med de korrekte etiketter, mens tallene og momsen forbliver de samme.