Kā soli pa solim izveidot rēķinu programmā Word
Aptuveni desmit minūtēs varat izveidot skaidru rēķinu programmā „Microsoft Word”, izmantojot tukšu dokumentu. Triks ir izmantot „Word” strukturālās funkcijas - galveni, tabulu, pa labi līdzinātas tabulēšanas pieturas - nevis izvietot elementus ar atstarpes taustiņu, jo izkārtojums sabojājas, tiklīdz teksta garums mainās.
- Sāciet ar tukšu dokumentu
- Atveriet programmu „Word“ un izvēlieties tukšu A4 vai Letter formāta dokumentu. Sadaļā „Izklājums“ iestatiet ērtas malu atstarpes (apmēram 2 cm), lai lapa neizskatītos pārblīvēta.
- Pievienojiet galvenes bloku
- Augšā norādiet uzņēmuma nosaukumu, adresi, e-pasta adresi, tālruņa numuru un nodokļu/PVN numuru. Nosaukumam izmantojiet lielāku fontu; izlīdziniet bloku pa kreisi vai ievietojiet savu logotipu, izmantojot „Ievietot › Attēli”.
- Ierakstiet vārdu „Rēķins” un metadatu laukus
- Pievienojiet skaidru virsrakstu „Rēķins”, pēc tam rēķina numuru, izsniegšanas datumu un maksājuma termiņu. Izlīdziniet tos pa labi, lai tie atrastos pretī virsrakstam.
- Pievienojiet sadaļu par rēķina saņēmēju
- Zem virsraksta pievienojiet klienta nosaukumu, adresi un nodokļu numuru, ja tas ir nepieciešams.
- Ievietojiet tabulu pozīcijām
- Izmantojiet funkciju „Ievietot › tabulu” ar kolonnām aprakstam, daudzumam, vienības cenai un rindas kopsummai. Tabula saglabā skaitļu izkārtojumu, ja apraksts tiek pārnests uz nākamo rindu.
- Kopējo summu norādiet apakšā
- Zem tabulas pievienojiet starpsummu, nodokli un kopējo summu. Izlīdziniet skaitļus pa labi un izceliet treknrakstā galīgo maksājamo summu.
- Pievienojiet nosacījumus un eksportējiet PDF failu
- Uzskaitiet saskaņotās maksājuma instrukcijas un maksājuma termiņu, pēc tam izmantojiet „Fails” → „Saglabāt kā” vai „Eksportēt” un izvēlieties PDF, ja tas ir pieņemtais formāts.
Kādi lauki jāiekļauj Word rēķinā?
Word piedāvā tukšu laukumu un nepārbauda rēķina saturu. Sāciet ar zemāk minētajiem vispārējiem laukiem, pēc tam pievienojiet uzņēmuma, nodokļu, pārrobežu un strukturēto datu informāciju, kas nepieciešama konkrētajam darījumam.
- Unikāls rēķina identifikators
- Izmantojiet numuru un sēriju, piemēram, INV-0001, ja šī struktūra atbilst piemērojamajiem noteikumiem. Koordinējiet to ārpus atsevišķiem „Word“ failiem.
- Izrakstīšanas datums un apmaksas termiņš
- Kad rēķins tika izrakstīts un kad ir maksājuma termiņš (piemēram, 14 vai 30 dienu laikā).
- Jūsu uzņēmuma dati
- Nosaukums, adrese, kontaktinformācija un uzņēmuma vai nodokļu identifikatori, kas nepieciešami darījumam.
- Klienta dati
- Juridiskais nosaukums, adrese un nodokļu numurs, ja tas nepieciešams B2B vai pārrobežu pārdošanai.
- Detalizētas pozīcijas
- Apraksts, daudzums un vienības cena katram priekšmetam vai pakalpojumam, norādot kopējo summu katrā rindā.
- Starpsumma, nodoklis un kopējā summa
- Norādiet bāzes, likmes, korekcijas, nodokļu summas un kopējo summu atbilstoši piemērojamajam noteikumam.
- Maksājumu informācija un nosacījumi
- Norādiet valūtu, saskaņotu maksājuma termiņu un pārbaudītu maksājuma veidu, kā arī tikai likumīgus nokavējuma nosacījumus.
Formatēšanas padomi, kas palīdz saglabāt kārtību Word rēķinā
Izmantojiet „Word” izkārtojuma rīkus, nevis atkārtotus atstarpes simbolus. Ievietojiet pozīcijas, izmantojot „Ievietot” → „Tabula”, izlīdziniet summu kolonnas pa labi un izmantojiet lapas galveni tikai satura elementiem, kuriem jāatkārtojas. Ieslēdziet opciju „Rādīt/slēpt ¶”, lai atrastu nejauši ievietotas tabulatoru zīmes un rindkopu atzīmes, kā arī pirms eksportēšanas pārskatiet lappušu pārtraukumus.
Kad pircējs pieņem cilvēkam lasāmu pielikumu, PDF parasti saglabā paredzēto izkārtojumu labāk nekā .docx. PDF nav aizsargāts pret viltošanu, un tas neaizstāj strukturētus e-rēķina datus, ja to prasa normatīvo aktu prasības.
Reālie rēķinu izrakstīšanas trūkumi programmā „Word”
„Word“ piedāvā veidnes, tabulas, formulas un failu vēsturi mākonī, taču tas nav rēķinu reģistrs. Kopējamam dokumentam ir nepieciešama kontrole:
- Nav kopīga numuru piešķīrēja
- Word nesaskaņo rēķinu sērijas starp atsevišķiem failiem un lietotājiem. Uzturiet vienu kontrolētu reģistru.
- Ierobežotas tabulu formulas
- Programma „Word“ var izmantot tādus aprēķinus kā SUM un PRODUCT, taču aprēķinu laukiem var būt nepieciešama manuāla atjaunošana, un tie nenodrošina rēķinam specifisku nodokļu loģiku. Pirms eksportēšanas vēlreiz pārbaudiet parādīto rezultātu.
- Faili nav maksājumu reģistrs
- OneDrive vai cita dublējuma sistēma var aizsargāt failus un to versijas, taču jums joprojām ir nepieciešams saraksts ar izrakstītajiem, labotajiem, apmaksātajiem un nokavētajiem rēķiniem.
- Pārformāta pielāgošana katram klientam
- Mainot valūtu, valodu vai nodokļa likmi, jums katru reizi ir jārediģē dokuments ar rokām, atkārtoti pārbaudot, vai izkārtojums nav sabojāts.
- Nav rēķinam specifiskas validācijas
- Parastajai „Word“ veidnei nav zināms, vai darījumam ir nepieciešams nodokļu lauks, identifikators, maksājuma termiņš vai strukturēts formāts.
Kā bezmaksas ģenerators novērš ar Word saistītos riskus
Vēlamais rezultāts no Word - skaidrs PDF rēķins - ir tas, ko bezmaksas rēķinu ģenerators izveido no strukturētas veidlapas. Kā viesis jūs ievadāt rēķina numuru un pušu datus, atbalstītās kopsummas tiek aprēķinātas no jūsu rindām, un jūs lejupielādējat PDF failu. Netiek izveidots rēķina ieraksts serverī; pēc izvēles var aktivizēt septiņu dienu ilgu rēķina uzmetumu pārlūkprogrammā. Piesakoties darba vidē, var saglabāt rēķinus un klientus, tiek ieteikts nākamais saglabājamais numurs, un tiek bloķēti atkārtoti saglabāti pilni numuri. Jūs joprojām saglabājat anulētos rēķinus un saskaņojat citur izveidotus dokumentus.
| Uzdevums | Word dokuments | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Rēķinu numerācija | Ierakstīts un izsekots saskaņā ar jūsu procesu | Ievadīts kā viesis; ieteikts no saglabātajiem ierakstiem, ja esat pieteicies |
| Kopējās summas un PVN | Word formulas lauki vai atsevišķs aprēķins | Aprēķināts, pamatojoties uz jūsu ievadītajiem datiem |
| Ieraksts par to, kas tika nosūtīts | Faili, kurus pārvalda jūsu process | Nav servera ieraksta kā viesim; tiek uzskaitīts, ja saglabāts kontā |
| Cita valoda | Pārskatīto marķējumu uzturēšana | Izvēlieties no pieejamajām dokumentu etiķetēm |
| Galīgais rezultāts | Eksportēt uz PDF manuāli | No uzmetuma ģenerēts PDF |
Jautājumi par Word rēķiniem
Vai programmā „Microsoft Word“ ir iebūvēts rēķina paraugs?
„Microsoft“ piedāvā rēķinu veidnes, kuras var atrast, izmantojot veidņu meklēšanu, un kuras var izmantot programmās „Word“ vai „Excel“. Pieejamība var atšķirties atkarībā no versijas un konta. „Word“ veidne nodrošina izkārtojumu, taču jūs joprojām kontrolējat numerāciju, formulu atjauninājumus, nodokļu pārskatīšanu, galīgo apstiprināšanu un maksājumu reģistru.
Kā pievienot automātisko rēķinu numerāciju programmā „Word“?
Programmai „Word“ nav iebūvētas secības, kas būtu kopīga atsevišķiem failiem. Jūs varat numuru ievadīt ar rokām un palielināt to vai izveidot makro, bet jums tas jāsaskaņo pašam. Arī „FreeBillGen“ viesi ievada savu numuru; pieteikšanās darba vidē var ieteikt nākamo numuru no saglabātās secības un bloķēt dublētos saglabātos pilnos numurus.
Vai programma „Word“ var aprēķināt rēķinu kopsummas?
Jā, Word tabulās tiek atbalstītas formulas, piemēram, SUM un PRODUCT. Tie ir lauku kodi, nevis pilnvērtīgs izklājlapas modelis, un rezultātus var būt nepieciešams atjaunināt manuāli. Jums ir jāizveido un jāpārbauda nodokļu un noapaļošanas loģika, jāatjaunina visi formulu lauki un jāpārbauda eksportētie skaitļi.
Vai rēķins jānosūta .docx vai PDF formātā?
Izmantojiet formātu, ko pieņem pircējs, un piemērojamos noteikumus. Attiecībā uz e-pasta pielikumu PDF parasti saglabā izkārtojumu un samazina nejaušu rediģēšanu salīdzinājumā ar .docx formātu, taču tas nav aizsargāts pret apzinātām izmaiņām. Tā vietā var būt nepieciešams strukturēts e-rēķins.
Vai „Word“ rēķins ir juridiski spēkā?
„Word“ pats par sevi nenodrošina derīgumu. Dokumentam ir jāatbilst darījuma satura, nodokļu, autentiskuma, glabāšanas un formāta noteikumiem. Vienā situācijā var būt pieņemams ar „Word“ izveidots PDF fails, bet citā situācijā ir obligāti jāizmanto strukturēts e-rēķins.
Kā izveidot rēķinu programmā Word citā valodā?
Programmā „Word“ jūs varat uzturēt atsevišķu pārskatītu veidni katrai valodai un vēlreiz pārbaudīt izkārtojumu. FreeBillGen piedāvā daudzas rēķina valodas opcijas dokumentu apzīmējumiem. Valodas izvēle neliecina par to, ka konkrētajai jurisdikcijai raksturīgais formāts vai nodokļu režīms ir pareizs.