Kāpēc cilvēki izraksta rēķinus programmā „Excel“ vai „Sheets“
„Excel“ un „Google Sheets“ ir pazīstamas un spēcīgas aritmētikas jomā. To cena un pieejamība bezsaistē ir atkarīga no produkta un plāna, taču abas programmas spēj pārvērst daudzumus un vienības cenas par kopsummām un eksportēt pārskatāmu PDF failu.
Problēma ir tāda, ka izklājlapas kontrolējamība ir atkarīga tikai no jūsu izveidotās darbgrāmatas un procesa. Tajā var iekļaut reģistru, formulas, aizsargātas šūnas un versiju vēsturi, taču ad hoc failā netiek automātiski piešķirti rēķinu numuri, bloķēta izsniegtā kopija vai veikta maksājumu uzskaite. Aprēķinus un uzskaiti uzskatiet par atsevišķām projektēšanas problēmām.
Rēķina tabulas iestatīšana
Sāciet ar tīru izkārtojumu. Uzrakstiet uzņēmuma nosaukumu, adresi un kontaktinformāciju augšējās rindās, klientu bloku tieši zem tā, bet rēķina numuru un datumus - labajā pusē. Atstājiet vietu pozīciju tabulai, pēc tam - bloku starpsummai, nodoklim un kopējai summai. Zemāk minētās pamata formulas darbojas gan Excel, gan Google Sheets, lai gan valodas iestatījumi var mainīt decimālo zīmju un formulu atdalītāju izskatu.
- Virsraksta bloks
- Jūsu vārds/uzņēmuma nosaukums, adrese, PVN vai nodokļu numurs, e-pasts un šūna ar logotipu, ja vēlaties iekļaut zīmolu.
- Rēķina saņēmēja laukums
- Klienta vārds, uzvārds, adrese un PVN numurs, ja tas nepieciešams darījumam.
- Rēķina metadati
- Rēķina numurs, izsniegšanas datums un maksājuma termiņš - parasti šūnas, piemēram, F4, F5, F6.
- Rindu posteņu tabula
- Kolonnas „Apraksts”, „Daudzums”, „Vienības cena” un „Rindas kopsumma” (piemēram, no A10 līdz D25).
- Kopējo summu bloks
- Starpsumma, PVN/nodoklis un kopējā summa ir izvietotas labajā apakšējā stūrī, un katra no tām tiek aprēķināta pēc formulas.
1. formula: rindu kopsummas (daudzums x cena)
Katrā rindā daudzums tiek reizināts ar vienības cenu. Ja daudzums atrodas B ailē un vienības cena - C ailē, rindas kopsumma D10 šūnā ir =B10*C10. Kopējiet formulu uz leju pa preču diapazonu.
Lai neizmantoto rindu atstātu tukšu, izmantojiet „=IF(B10="","",B10*C10)”. Formatējiet vērtības atbilstoši rēķina valūtai, bet nepieņemiet, ka katram valūtas vai nodokļu aprēķinam tiek izmantotas divas zīmes aiz komata. Iestatiet darījumam nepieciešamo precizitāti un noapaļošanas punktu.
Formula 2-4: starpsumma, PVN rinda un kopējā summa
Ja rindu kopsummas ir D10:D25, =SUM(D10:D25) sniedz starpsummu. Ja visai šai bāzei tiek piemērota viena 21% likme un noteikumi paredz noapaļošanu līdz divām zīmēm aiz komata rēķina līmenī, nodokļa piemērs ir =ROUND(D27*0.21,2). Kopējā summa ir =D27+D28. Mainiet likmi, precizitāti un to, vai nodoklis tiek noapaļots pa rindām vai pa rēķiniem, lai atbilstu piemērojamajiem noteikumiem.
- Starpsumma
=SUM(D10:D25)- summē katru rindu preču tabulā. Identisks programmās Excel un Sheets.- PVN / nodokļu piemērs
=ROUND(D27*0.21,2)- viena likme „21%“ ar noapaļošanu līdz divām zīmēm aiz komata rēķina līmenī. Pielāgojiet abas vērtības.- Vairākas nodokļu likmes
- Grupējiet nodokļu bāzes pēc likmes vai izmantojiet pārbaudītu „Likme” sleju. Pārliecinieties, vai jurisdikcija noapaļo katru rindu, katru likmju grupu vai rēķina kopējo summu.
- Kopējā summa
=D27+D28- starpsumma plus nodoklis. Šī ir maksājamā summa, ko norādiet lieliem burtiem.- Summa vārdos (pēc izvēles)
- Excel programmā nav iebūvētas funkcijas; dažos paraugos tiek izmantota gara, savstarpēji saistīta formula vai neliels makro. Programmā „Sheets“ ir nepieciešams skripts.
Gadījumi, kad izklājlapas patiešām palīdz
Matemātikas uzdevumiem izklājlapa ir elastīga. Mainiet ievadi, un atkarīgās šūnas pārrēķināsies. Jūs varat modelēt procentuālo atlaidi, piegādes izmaksas, iemaksas un dažādas tarifu grupas, ja vien formulas un noapaļošanas metode ir pārbaudītas.
Elektroniskā tabula var būt arī reģistrācijas sistēma, ja tā ir apzināti izstrādāta un kontrolēta. Risks rodas, ja kopētu ad hoc failu apstrādā tā, it kā šie kontroles mehānismi jau pastāvētu.
Gadījumos, kad ad hoc izstrādātai izklājlapai nepieciešama papildu kontrole
„Excel“ un „Sheets“ var aizsargāt diapazonus, saglabāt versijas un atbalstīt sarežģītas darba plūsmas. Vienkārši kopēta veidne neko no tā nedara automātiski. Pirms tās izmantošanas izrakstītajiem rēķiniem pārbaudiet šos trūkumus:
- Pēc noklusējuma nav kopīga numuru piešķiršanas mehānisma
- Kopēta darba grāmata nenodrošina juridiskās sērijas saskaņotību starp lietotājiem vai failiem. Izveidojiet vienu kontrolētu reģistru un saskaņojiet katru izsniegšanas kanālu.
- Versiju haoss
- invoice_final.xlsx, invoice_final_v2.xlsx, invoice_FINAL_real.xlsx. Ja nav centrālā reģistra, jūs zaudējat pārskatu par to, kuru versiju faktiski nosūtījāt un par ko tika veikta apmaksa.
- PDF iestatīšana notiek manuāli
- Ar zīmolu apzīmēta izklājlapa var labi izdrukāties, taču ir jākonfigurē un jāpārbauda lappušu diapazoni, atkārtojošās virsrakstu rindas, mērogs un pārtraukumi.
- Versiju vēsture nav dokumenta pabeigšana
- Mākoņversijas var parādīt izmaiņas, taču jums joprojām ir nepieciešams process, kas saglabā precīzu izsniegto kopiju un novērš nemanāmu aizstāšanu.
- Nodokļu noapaļošanas lamatas
- Rādītā precizitāte var atšķirties no saglabātajām vērtībām. Noapaļojiet saskaņā ar piemērojamiem nodokļu un valūtas noteikumiem, pēc tam saskaņojiet parādītos skaitļus.
- Nepareizas formulas
- Rindas, kas pievienotas ārpus atsauktā diapazona, pārrakstītas formulas un kopētas atsauces var izlaist summas. Izmantojiet kontrolētu tabulu vai dinamisko diapazonu un pārbaudiet kopsummas.
- Pēc noklusējuma nav klienta vai statusa modeļa
- Jūs varat izveidot klientu un maksājumu reģistrus, taču vienas lapas rēķina veidne tos nesniedz automātiski.
Alternatīva - bezmaksas ģenerators
Speciāls bezmaksas rēķinu ģenerators var aprēķināt rindu kopsummas, starpsummas, konfigurējamos nodokļus un kopējo summu, balstoties uz jūsu ievadītajām vērtībām, un pēc tam izveidot vienotu PDF failu. Ģenerators viesiem bez konta ir pagaidu uzmetums: jums katru reizi jāievada rēķina numurs un klients, un tas neizveido saglabātu rēķina ierakstu serverī. Ja aktivizējat uzmetuma saglabāšanu, uzmetums var palikt šajā pārlūkprogrammā līdz pat septiņām dienām.
Piesakoties FreeBillGen darba vidē, rēķinus un klientus var saglabāt, un nākamo numuru var ieteikt no saglabātās secības; jūs joprojām saglabājat anulētos rēķinus un saskaņojat citur izveidotos rēķinus. Izmantojiet viesu ģeneratoru, ja jums nepieciešams tikai aprēķins un PDF fails, un piesakieties, ja jums nepieciešami atkārtoti izmantojami ieraksti.
| Funkcionalitāte | Elektroniskā tabula | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Rindu un nodokļu aprēķini | Jā, jūs veidojat formulas | Aprēķināts, pamatojoties uz jūsu ievadītajiem datiem |
| Secīga numerācija | Ierakstīts ar rokām | Ievadīti kā viesis; ieteikti no saglabātajiem ierakstiem, kad esat pieteicies |
| Tīrs PDF | Nepieciešama drukāšanas konfigurācija | Izveidots no aizpildītā uzmetuma |
| Saglabāts rēķina ieraksts | Rediģējams fails | Nav servera ieraksta kā viesim; pēc izvēles pārlūka uzmetums līdz septiņām dienām; saglabāts darba vidē pēc pieteikšanās |
| Atkārtoti izmantojams klientu saraksts | Nav iebūvēts | Pieejams pēc pieteikšanās |
Jautājumi par Excel rēķina veidni
Kāda ir formula rēķina rindas kopsummai programmā Excel?
Reiziniet daudzumu ar vienības cenu. Ja daudzums atrodas B10 un vienības cena - C10, rindas kopējā summa ir =B10*C10. Lai tukšas rindas paliktu tukšas, izmantojiet =IF(B10="","",B10*C10). Tad saskaitiet visas rindas, izmantojot =SUM(D10:D25), lai iegūtu starpsummu.
Kā pievienot PVN vai tirdzniecības nodokli rēķinam, kas izveidots izklājlapā?
Piemērs, ja tiek izmantota viena likme „21%” un noapaļošana rēķina līmenī ar divām zīmēm aiz komata, ir =ROUND(D27*0.21,2), kam seko =D27+D28. Tas ir tikai piemērs. Izmantojiet likmi, precizitāti un noapaļošanas metodi „rinda pret rēķinu”, kas nepieciešama jūsu valūtai un nodokļu sistēmai.
Vai formulas atšķiras starp Excel un Google Sheets?
Abās programmās ir pieejamas pamata funkcijas SUM, IF, ROUND un SUMPRODUCT. Reģionālie iestatījumi var mainīt atdalītājus, un atšķiras arī papildu automatizācijas iespējas, piemēram, Excel VBA salīdzinājumā ar Apps Script. Pārbaudiet darbgrāmatu tajā produktā un reģionālajos iestatījumos, kuros tā tiks izmantota.
Kāpēc manā izklājlapā PVN kopējā summa atšķiras par vienu centu?
Šūnas var uzglabāt precīzākus datus, nekā tās parāda. Noapaļojiet saskaņā ar likumā noteikto aprēķina punktu, nevis mehāniski katrā šūnā, un izmantojiet rēķinā norādīto valūtas mērogu. Pēc tam pārliecinieties, ka parādītās rindas, nodokļu grupas un kopsummas saskan.
Vai izklājlapā var apstrādāt secīgus rēķinu numurus?
Pēc noklusējuma tas nedarbojas starp atsevišķiem failiem. Jūs varat izveidot kopīgu piešķiršanas mehānismu vai kontrolētu reģistru, taču kopēta veidne to nenodrošina. FreeBillGen viesi ievada savu numuru; pierakstoties darba vidē, var tikt ieteikts nākamais numurs no saglabātajiem ierakstiem, kamēr jūs joprojām saskaņojat ārējos dokumentus un saglabājat anulētos rēķinus.
Vai rēķins, kas izveidots, izmantojot izklājlapu, ir juridiski spēkā?
Programmatūra nenosaka derīgumu. Rēķins, kas izveidots izklājlapā, var būt derīgs, ja tajā ir iekļauti nepieciešamie dati un formāts, aprēķini ir pareizi un tiek saglabāta izsniegtā versija. Daži e-rēķinu izrakstīšanas noteikumi prasa strukturētus datus, kurus PDF fails vai parasta izklājlapa nenodrošina.