Niyə insanlar Excel və ya Sheets-də faktura tərtib edir
Excel və Google Sheets tanışdır və hesablamada güclüdür. Qiyməti və oflayn istifadə imkanı məhsul və plana bağlıdır, lakin hər ikisi miqdar və vahid qiymətləri cəmlərə çevirə və təqdimata uyğun PDF ixrac edə bilər.
Məsələ burasındadır ki, cədvəl yalnız sizin qurduğunuz iş kitabı və proses qədər nəzarətlidir. O, reyestr, düsturlar, qorunan xanalar və versiya tarixçəsi saxlaya bilər, lakin təsadüfi bir fayl avtomatik olaraq faktura nömrələri ayırmır, buraxılmış kopiyanı kilidləmir və ya ödənişi izləmir. Hesablamanı və qeydiyyatı ayrı dizayn məsələləri kimi nəzərdən keçirin.
Faktura cədvəlinin qurulması
Təmiz bir düzümlə başlayın. İş adınızı, ünvanınızı və əlaqə məlumatlarınızı yuxarı sətrlərə, müştəri blokunu onun altına, faktura nömrəsini və tarixləri sağ tərəfə yerləşdirin. Sətir elementləri cədvəli üçün yer ayırın, sonra ara cəm, vergi və yekun cəm üçün bir blok qoyun. Aşağıdakı əsas düsturlar həm Excel, həm də Google Sheets-də işləyir, lakin lokal parametrlər onluq ayırıcıları və düstur ayırıcılarını dəyişə bilər.
- Başlıq bloku
- Adınız/şirkətiniz, ünvan, ƏDV və ya vergi nömrəsi, e-poçt və brendləşdirmə istəyirsinizsə loqo xanası.
- Alıcı bloku
- Müştərinin adı, ünvanı və əməliyyat tələb etdikdə ƏDV nömrəsi.
- Faktura məlumatları
- Faktura nömrəsi, tərtib tarixi və son ödəniş tarixi - adətən F4, F5, F6 kimi xanalar.
- Sətir elementləri cədvəli
- Təsvir, Miqdar, Vahid qiymət və Sətir cəmi sütunları (məsələn, A10-dan D25-ə).
- Cəm bloku
- Ara cəm, ƏDV/vergi və yekun cəm sağ alt hissədə ardıcıl yerləşir, hər biri düsturla hesablanır.
Düstur 1: sətir cəmləri (miqdar × qiymət)
Hər sətir miqdarı vahid qiymətə vurur. Miqdar B sütununda, vahid qiymət C sütunundadırsa, D10-da sətir cəmi =B10*C10 olur. Düsturu element diapazonu boyunca aşağıya kopyalayın.
İstifadə olunmayan sətri boş buraxmaq üçün =IF(B10="","",B10*C10) düsturundan istifadə edin. Dəyərləri faktura valyutasına uyğun formatlayın, lakin hər valyuta və ya vergi hesablamasının iki onluq mərtəbədən istifadə etdiyini güman etməyin. Əməliyyat üçün tələb olunan dəqiqliyi və yuvarlaqlaşdırma nöqtəsini təyin edin.
Düstur 2-4: ara cəm, ƏDV sətri və yekun cəm
Sətir cəmləri D10:D25-də olduqda, =SUM(D10:D25) ara cəmi verir. Həmin bütün bazaya bir 21% dərəcə tətbiq olunursa və qaydalar faktura səviyyəsində iki onluq yuvarlaqlaşdırma tələb edirsə, vergi nümunəsi =ROUND(D27*0.21,2) ola bilər. Yekun cəm =D27+D28-dir. Dərəcəni, dəqiqliyi və verginin sətir üzrə, yoxsa faktura üzrə yuvarlaqlaşdırılmasını tətbiq olunan qaydalara uyğun dəyişin.
- Aralıq cəm
=SUM(D10:D25)- element cədvəlindəki hər bir sətri toplayır. Excel və Sheets-də eynidir.- ƏDV / vergi nümunəsi
=ROUND(D27*0.21,2)- faktura səviyyəsində iki onluq yuvarlaqlaşdırma ilə 21% dərəcə. Hər iki qiyməti uyğunlaşdırın.- Çoxsaylı vergi dərəcələri
- Vergi bazalarını dərəcəyə görə qruplaşdırın və ya sınaqdan keçirilmiş Dərəcə sütunundan istifadə edin. Yurisdiksiyanın hər sətri, hər dərəcə qrupunu, yoxsa faktura yekununu yuvarlaqlaşdırdığını dəqiqləşdirin.
- Yekun məbləğ
=D27+D28- aralıq cəm üstəgəl vergi. Bu, iri şriftlə göstərdiyiniz ödənilməli məbləğdir.- Məbləğ sözlə (istəyə bağlı)
- Excel-də daxili funksiya yoxdur; bəzi şablonlar uzun iç-içə düsturdan və ya kiçik makrodan istifadə edir. Sheets üçün skript lazımdır.
Elektron cədvəllərin həqiqətən faydalı olduğu sahələr
Hesablamalar baxımından elektron cədvəl çevikdir. Bir girişi dəyişdikdə asılı xanalar yenidən hesablanır. Faiz endirimi, çatdırılma, ön ödənişlər və müxtəlif dərəcə qruplarını modelləşdirə bilərsiniz, bir şərtlə ki, düsturlar və yuvarlaqlaşdırma üsulu sınaqdan keçirilsin.
Elektron cədvəl, qəsdən mühəndisliklə qurulub nəzarət edildikdə, qeydiyyat sistemi də ola bilər. Risk, köçürülmüş ad hoc faylını elə bu nəzarətlər artıq mövcuddur kimi istifadə etməkdən irəli gəlir.
Ad hoc elektron cədvəlin əlavə nəzarət tələb etdiyi hallar
Excel və Sheets diapazonları qoruya, versiyaları saxlaya və mürəkkəb iş axınlarını dəstəkləyə bilər. Sadə köçürülmüş şablon bunların heç birini avtomatik etməz. Buraxılmış fakturalar üçün istifadə etməzdən əvvəl bu boşluqları yoxlayın:
- Defolt olaraq ortaq nömrə paylayıcısı yoxdur
- Köçürülmüş iş kitabı istifadəçilər və ya fayllar arasında qanuni seriyaları əlaqələndirmir. Bir idarə olunan reyestr qurun və hər buraxılış kanalını uzlaşdırın.
- Versiya qarışıqlığı
- invoice_final.xlsx, invoice_final_v2.xlsx, invoice_FINAL_real.xlsx. Mərkəzi qeydiyyat olmadan hansı versiyanı həqiqətən göndərdiyinizi və nəyin ödənildiyini izləmək mümkün olmur.
- PDF quraşdırması əl ilə aparılır
- Brendləşdirilmiş elektron cədvəl yaxşı çap oluna bilər, lakin səhifə diapazonları, təkrarlanan başlıqlar, miqyaslama və səhifə ayırıcıları konfiqurasiya edilməli və sınaqdan keçirilməlidir.
- Versiya tarixçəsi yekunlaşdırma deyil
- Bulud versiyaları dəyişiklikləri göstərə bilər, lakin buraxılmış dəqiq nüsxəni qoruyan və səssiz əvəzləmənin qarşısını alan bir prosesə yenə ehtiyac var.
- Vergi yuvarlaqlaşdırma tələləri
- Göstərilən dəqiqlik saxlanılan qiymətlərdən fərqlənə bilər. Tətbiq olunan vergi və valyuta qaydalarının tələb etdiyi mərhələdə və miqyasda yuvarlaqlaşdırın, sonra göstərilən rəqəmləri uzlaşdırın.
- Pozulmuş düsturlar
- İstinad diapazonundan kənarda əlavə edilmiş sətirlər, üzərinə yazılmış düsturlar və kopyalanmış istinadlar bəzi məbləğlərin nəzərdən qaçmasına səbəb ola bilər. İdarə olunan cədvəldən və ya dinamik diapazondan istifadə edin və cəmləri yoxlayın.
- Standart olaraq müştəri və ya status modeli yoxdur
- Müştəri və ödəniş reyestrlərini qura bilərsiniz, lakin bir səhifəlik faktura şablonu onları avtomatik təmin etmir.
Pulsuz generator alternativi
Xüsusi pulsuz faktura generatoru daxil etdiyiniz dəyərlərdən sətir cəmlərini, alt cəmi, tənzimlənən vergini və yekun cəmi hesablaya, ardınca vahid PDF yarada bilər. Hesabsız qonaq generatoru müvəqqəti qaralamadır: faktura nömrəsini və müştərini hər dəfə özünüz daxil edirsiniz və serverdə saxlanmış faktura qeydi yaradılmır. Qaralamanın saxlanmasını aktivləşdirsəniz, qaralama həmin brauzerdə yeddi günə qədər qala bilər.
Daxil olmuş FreeBillGen iş sahəsində fakturalar və müştərilər saxlana bilər, növbəti nömrə saxlanmış ardıcıllıqdan təklif oluna bilər; ləğv edilmiş fakturaları saxlamaq və başqa yerdə yaradılmış fakturaları uzlaşdırmaq yenə sizin öhdənizdədir. Yalnız hesablama və PDF lazımdırsa qonaq generatorundan istifadə edin, təkrar istifadə olunan qeydlər lazımdırsa daxil olun.
| İmkan | Elektron cədvəl | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Sətir və vergi hesablamaları | Bəli, düsturları özünüz qurursunuz | Daxil etdiyiniz dəyərlərdən hesablanır |
| Ardıcıl nömrələmə | Əl ilə yazılır | Qonaq olaraq siz daxil edirsiniz; daxil olduqda saxlanmış qeydlərdən təklif olunur |
| Səliqəli PDF | Çap parametrləri tələb olunur | Tamamlanmış qaralamadan yaradılır |
| Saxlanmış faktura qeydi | Redaktə oluna bilən fayl | Qonaq kimi server qeydi yoxdur; yeddi günə qədər istəyə bağlı brauzer qaralaması; daxil olmuş iş sahəsində saxlanılır |
| Təkrar istifadə olunan müştəri siyahısı | Daxil edilməyib | Daxil olduqdan sonra mövcuddur |
Excel faktura şablonu ilə bağlı suallar
Excel-də faktura sətir cəminin düsturu necədir?
Miqdarı vahid qiymətə vurun. Miqdar B10, vahid qiymət C10 xanasındadırsa, sətir cəmi =B10*C10 olacaq. Boş sətirlərin boş qalması üçün =IF(B10="","",B10*C10) düsturundan istifadə edin. Sonra alt cəm üçün bütün sətirləri =SUM(D10:D25) ilə cəmləyin.
Elektron cədvəl fakturasına ƏDV və ya satış vergisini necə əlavə edim?
21% dərəcə və iki onluq mərtəbəli faktura səviyyəli yuvarlaqlaşdırma üçün nümunə: =ROUND(D27*0.21,2), ardınca =D27+D28. Bu yalnız nümunədir. Valyutanız və vergi sisteminiz üçün tələb olunan dərəcədən, dəqiqlikdən və sətir-faktura yuvarlaqlaşdırma üsulundan istifadə edin.
Excel ilə Google Sheets arasında düsturlar fərqlənirmi?
Əsas SUM, IF, ROUND və SUMPRODUCT funksiyaları hər ikisində mövcuddur. Regional parametrlər ayırıcıları dəyişə bilər, qabaqcıl avtomatlaşdırma isə fərqlənir, məsələn, Excel VBA ilə Apps Script. İş kitabını onu çıxaracaq məhsul və regional parametr kontekstində yoxlayın.
Elektron cədvəldəki ƏDV cəmi niyə bir qəpik fərqlə çıxır?
Xanalar göstərdiklərindən daha çox dəqiqlik saxlaya bilər. Hüquqi cəhətdən tələb olunan hesablama nöqtəsində yuvarlaqlaşdırın, hər xanada mexaniki yuvarlaqlaşdırma aparmayın və fakturanın tələb etdiyi valyuta miqyasından istifadə edin. Sonra göstərilən sətir, vergi qrupu və yekun cəmlərin uzlaşdığını təsdiqləyin.
Elektron cədvəl ardıcıl faktura nömrələrini idarə edə bilərmi?
Standart olaraq ayrı-ayrı fayllar arasında yox. Ortaq paylayıcı və ya idarə olunan reyestr qura bilərsiniz, lakin kopyalanmış şablon bunu təmin etmir. FreeBillGen qonaqları öz nömrələrini daxil edir; daxil olmuş iş sahəsi saxlanmış qeydlərdən növbəti nömrəni təklif edə bilər, xarici sənədləri uzlaşdırmaq və ləğvləri saxlamaq isə yenə sizin öhdənizdədir.
Elektron cədvəl fakturası hüquqi cəhətdən etibarlıdırmı?
Proqram təminatı etibarlılığı müəyyən etmir. Elektron cədvəl fakturası tələb olunan məlumatları və formatı ehtiva edirsə, hesablamalar düzgündürsə və buraxılmış versiya saxlanılırsa işləyə bilər. Bəzi e-faktura tələbləri PDF-in və ya adi cədvəlin təmin etmədiyi strukturlaşdırılmış məlumat tələb edir.