Zašto ljudi izdaju račune u Excelu ili Sheetsu
Excel i Google tablice su poznati i snažni u aritmetici. Njihova cijena i dostupnost izvan mreže ovise o proizvodu i planu, ali oba mogu zbrojiti količine i jedinične cijene te izvesti pregledan PDF.
Caka je u tome što je proračunska tablica kontrolirana samo onoliko koliko su kontrolirani radna knjiga i proces koji izradite. Može sadržavati registar, formule, zaštićene ćelije i povijest verzija, no ad hoc datoteka ne dodjeljuje automatski brojeve računa, ne zaključava izdanu kopiju niti prati plaćanja. Smatrajte izračun i vođenje evidencije odvojenim problemima dizajna.
Postavljanje mreže računa
Počnite s čistim izgledom. Stavite naziv svoje tvrtke, adresu i kontaktne podatke u gornje retke, blok za klijenta odmah ispod, a broj računa i datume s desne strane. Ostavite prostor za tablicu stavki računa, zatim blok za međuzbroj, porez i ukupan iznos. Osnovne formule u nastavku rade u Excelu i Google tablicama, iako postavke lokalizacije mogu mijenjati decimalne oznake i razdjelnike formula.
- Glavni blok
- Vaše ime/naziv tvrtke, adresa, PDV ili porezni broj, e-pošta i ćelija za logotip ako želite brendiranje.
- Blok za fakturiranje
- Naziv/ime klijenta, adresa i njegov PDV identifikacijski broj gdje je to potrebno za transakciju.
- Metapodaci računa
- Broj računa, datum izdavanja i rok dospijeća - obično ćelije poput F4, F5, F6.
- Tablica stavki
- Stupci za opis, količinu, jediničnu cijenu i ukupni iznos retka (na primjer A10 do D25).
- Blok zbrojeva
- Međuzbroj, PDV/porez i ukupan zbroj složeni su u donjem desnom kutu, a svaki se temelji na formuli.
Formula 1: ukupno po retku (količina x cijena)
Svaki redak množi količinu s jediničnom cijenom. Ako je količina u stupcu B, a jedinična cijena u stupcu C, ukupan iznos u retku u D10 izračunava se formulom =B10*C10. Kopirajte formulu na raspon stavki.
Da biste neiskorišteni redak ostavili praznim, upotrijebite =IF(B10="","",B10*C10). Formatirajte vrijednosti za valutu računa, ali nemojte pretpostavljati da svaka valuta ili porezni izračun koristi dva decimalna mjesta. Postavite preciznost i točku zaokruživanja potrebnu za transakciju.
Formula 2-4: međuzbroj, redak PDV-a i ukupan iznos
S ukupnim iznosima po redovima u D10:D25, =SUM(D10:D25) daje međuzbroj. Ako se jedna stopa od 21 % primjenjuje na cijelu osnovicu i pravila zaokruživanja na razini računa zahtijevaju dvije decimalne znamenke, primjer za porez je =ROUND(D27*0.21,2). Konačni iznos je =D27+D28. Promijenite stopu, preciznost i način zaokruživanja poreza po redovima ili po računu kako bi odgovarali primjenjivim pravilima.
- Međuzbroj
=SUM(D10:D25)- zbraja svaki redak u tablici stavki. Identično u Excelu i Sheetsu.- Porez na dodanu vrijednost / porezni primjer
=ROUND(D27*0.21,2)- jedna stopa od 21 % sa zaokruživanjem na razini računa na dvije decimale. Prilagodite obje vrijednosti.- Više poreznih stopa
- Grupirajte porezne osnovice po stopi ili upotrijebite provjereni stupac Stopa. Provjerite zaokružuju li se prema propisima pojedini redci, pojedine grupe stopa ili ukupni iznos računa.
- Konačni iznos
=D27+D28- iznos prije poreza plus porez. Ovo je iznos na naplatu koji ističete većim fontom.- Iznos riječima (po želji)
- Excel nema ugrađenu funkciju; neki predlošci koriste dugu ugniježđenu formulu ili mali makro. Sheets treba skriptu.
Gdje proračunske tablice zaista pomažu
Što se tiče matematike, proračunska tablica je fleksibilna. Promijenite unos i ovisne ćelije se ponovno izračunavaju. Možete modelirati postotni popust, troškove dostave, pologe i različite grupe stopa, pod uvjetom da su formule i metoda zaokruživanja testirane.
Proračunska tablica također može biti sustav evidencije ako je namjerno osmišljena i kontrolirana. Rizik proizlazi iz tretiranja kopirane ad hoc datoteke kao da te kontrole već postoje.
Gdje ad hoc proračunskoj tablici trebaju dodatne kontrole
Excel i Sheets mogu zaštititi raspone, čuvati verzije i podržavati sofisticirane tijekove rada. Osnovni kopirani predložak ništa od toga ne radi automatski. Provjerite ove praznine prije nego što ga upotrijebite za izdane račune:
- Po zadanom nema zajedničkog alokatora brojeva
- Kopirana radna knjiga ne usklađuje pravnu seriju među korisnicima ili datotekama. Izradite jedan kontrolirani registar i uskladite svaki kanal izdavanja.
- Kaos s verzijama
- invoice_final.xlsx, invoice_final_v2.xlsx, invoice_FINAL_real.xlsx. Bez središnje evidencije gubite pregled koje ste verzije zapravo poslali i što je plaćeno.
- Postavljanje PDF-a je ručno
- Brendirani proračunski list može se dobro ispisati, ali raspone stranica, ponavljajuća zaglavlja, skaliranje i prijelome stranica potrebno je konfigurirati i testirati.
- Povijest verzija nije finalizacija
- Cloud verzije mogu prikazati promjene, ali vam je i dalje potreban postupak koji čuva točnu izdanu kopiju i sprječava tiho zamjenjivanje.
- Zamke pri zaokruživanju poreza
- Prikazana preciznost može se razlikovati od pohranjenih vrijednosti. Zaokružite na razini i skali koje zahtijevaju važeća porezna i valutna pravila, a zatim uskladite prikazane brojke.
- Neispravne formule
- Redci dodani izvan referenciranog raspona, prebrisane formule i kopirane reference mogu izostaviti iznose. Upotrijebite kontroliranu tablicu ili dinamički raspon i provjerite ukupne iznose.
- Po zadanom nema modela klijenta ili statusa
- Možete izraditi registre klijenata i plaćanja, ali ih predložak računa na jednoj stranici ne osigurava automatski.
Alternativa u obliku besplatnog generatora
Namjenski besplatni generator računa može obrađivati ukupne iznose po stavkama, međuzbroj, prilagodljivi porez i ukupan iznos na temelju vrijednosti koje unesete, a zatim izraditi dosljedan PDF. Generator za goste bez računa privremeni je nacrt: svaki put unosite broj računa i klijenta te se na poslužitelju ne pohranjuje zapis o naplati. Ako omogućite spremanje nacrta, nacrt može ostati u tom pregledniku do sedam dana.
U radnom prostoru FreeBillGena s prijavom, računi i klijenti mogu se spremiti, a sljedeći broj može se predložiti iz spremljenog niza; i dalje zadržavate poništenja i usklađujete račune izrađene drugdje. Koristite generator za goste kada vam je potrebna samo kalkulacija i PDF, a prijavite se kada su vam potrebni ponovno upotrebljivi zapisi.
| Mogućnost | Proračunska tablica | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Izračun redaka i poreza | Da, vi sami izrađujete formule | Izračunato na temelju vaših unosa |
| Sekvencijalno numeriranje | Uneseno ručno | Unosite sami kao gost; predloženo iz spremljenih zapisa kada ste prijavljeni |
| Čisti PDF | Potrebna je postavka ispisa | Generirano iz dovršenog nacrta |
| Spremljen zapis o računu | Datoteka koja se može uređivati | Nema zapisa na poslužitelju kao gost; neobavezni nacrt u pregledniku do sedam dana; spremljeno u radnom prostoru nakon prijave |
| Ponovno upotrebljiva lista klijenata | Nije ugrađeno | Dostupno nakon prijave |
Pitanja o predlošku računa u Excelu
Koja je formula za zbroj stavki računa u Excelu?
Pomnožite količinu s jediničnom cijenom. Ako je količina u B10, a jedinična cijena u C10, ukupno po retku izračunava se kao =B10*C10. Da biste prazne retke ostavili praznima, upotrijebite =IF(B10="","",B10*C10). Zatim zbrojite sve retke pomoću =SUM(D10:D25) za međuzbroj.
Kako dodati PDV ili porez na promet u račun u proračunskoj tablici?
Za jednu stopu od 21 % i zaokruživanje na razini računa s dvije decimalne znamenke, primjer je =ROUND(D27*0.21,2), nakon čega slijedi =D27+D28. To je samo primjer. Koristite stopu, preciznost i metodu zaokruživanja po retku ili računu potrebnu za vašu valutu i porezni sustav.
Razlikuju li se formule između Excela i Google tablica?
Osnovne funkcije SUM, IF, ROUND i SUMPRODUCT dostupne su u oba. Postavke lokalizacije mogu mijenjati razdjelnike, a napredna automatizacija se razlikuje, kao što su Excel VBA u odnosu na Apps Script. Testirajte radnu knjigu u proizvodu i lokalizaciji u kojoj će biti izdana.
Zašto moj ukupni PDV u proračunskoj tablici izlazi s pogreškom od jednog centa?
Ćelije mogu pohranjivati veću preciznost nego što je prikazuju. Zaokružite na zakonski propisanoj točki izračuna, a ne mehanički u svakoj ćeliji, i upotrijebite broj decimalnih mjesta valute koji račun zahtijeva. Zatim provjerite jesu li prikazani iznosi stavki, ukupni iznosi po poreznim skupinama i sveukupni iznos međusobno usklađeni.
Može li proračunska tablica podržati uzastopne brojeve računa?
Ne automatski među odvojenim datotekama. Možete implementirati zajednički alokator ili kontrolirani registar, ali kopirani predložak to ne osigurava. Korisnici FreeBillGen-a unose vlastiti broj; radni prostor s prijavom može predložiti sljedeći broj iz spremljenih zapisa, dok istovremeno usklađujete vanjske dokumente i zadržavate poništenja.
Je li račun u elektroničkoj tablici pravno valjan?
Softver ne odlučuje o valjanosti. Račun u proračunskoj tablici može funkcionirati ako sadrži potrebne pojedinosti i format, izračuni su točni i sačuvana je izdana verzija. Neka obvezna e-fakturiranja zahtijevaju strukturirane podatke koje PDF ili običan list ne pružaju.