نموذج فاتورة لبرنامجي Excel و Google Sheets

لماذا يستخدم الناس Excel أو Sheets لإصدار الفواتير

يُعد كل من Excel و Google Sheets برامج مألوفة وقوية في العمليات الحسابية. يعتمد سعرهما وتوافرهما في وضع عدم الاتصال على المنتج والخطة، لكن كلاهما قادر على تحويل الكميات وأسعار الوحدات إلى إجماليات وتصدير ملف PDF جاهز للعرض.

لكن المشكلة تكمن في أن مستوى التحكم في جدول البيانات يقتصر على مستوى التحكم في المصنف والعملية التي تقوم بإنشائها. يمكن أن يحتوي الجدول على سجل وصيغ وخلايا محمية وسجل الإصدارات، ومع ذلك فإن الملف المؤقت لا يقوم تلقائيًا بتخصيص أرقام الفواتير أو قفل النسخة الصادرة أو تتبع الدفع. تعامل مع الحساب وحفظ السجلات كمشكلتين تصميميتين منفصلتين.

إعداد شبكة الفاتورة

ابدأ بتصميم نظيف. ضع اسم شركتك وعنوانها وتفاصيل الاتصال بها في الصفوف العلوية، وقسم العميل أسفلها مباشرةً، ورقم الفاتورة والتواريخ على اليمين. اترك مساحة لجدول بنود الفاتورة، ثم قسمًا للمجموع الفرعي والضريبة والإجمالي. تعمل الصيغ الأساسية أدناه في Excel وGoogle Sheets، على الرغم من أن إعدادات اللغة قد تغير العلامات العشرية وفواصل الصيغ.

كتلة العنوان

اسمك/شركتك، وعنوانك، ورقم ضريبة القيمة المضافة أو الرقم الضريبي، والبريد الإلكتروني، وخلية للشعار إذا كنت ترغب في وضع العلامة التجارية.

قسم الفوترة (بيانات العميل)

اسم العميل وعنوانه ورقم ضريبة القيمة المضافة الخاص به حيثما تتطلب المعاملة ذلك.

بيانات تعريف الفاتورة

رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق - عادةً ما تكون خلايا مثل F4 وF5 وF6.

جدول بنود الأسطر

أعمدة «الوصف» و«الكمية» و«سعر الوحدة» و«إجمالي السطر» (على سبيل المثال من A10 إلى D25).

كتلة الإجماليات

يتم تجميع المجموع الفرعي وضريبة القيمة المضافة/الضريبة والمجموع الكلي في الجزء السفلي الأيمن، ويخضع كل منها لصيغة حسابية.

الصيغة 1: إجماليات الأسطر (الكمية × السعر)

يضرب كل صف الكمية في سعر الوحدة. إذا كانت الكمية في العمود B وسعر الوحدة في العمود C، فإن إجمالي السطر في D10 هو =B10*C10. انسخ الصيغة لأسفل نطاق العناصر.

لترك صف غير مستخدم فارغًا، استخدم =IF(B10="","",B10*C10). قم بتنسيق القيم لعملة الفاتورة، ولكن لا تفترض أن كل عملة أو حساب ضريبي يستخدم منزلتين عشريتين. اضبط الدقة ونقطة التقريب المطلوبة للمعاملة.

الصيغة 2-4: المجموع الفرعي، صف ضريبة القيمة المضافة، والمجموع الكلي

مع إجماليات الأسطر في D10:D25، فإن =SUM(D10:D25) تعطي المجموع الفرعي. إذا كان معدل ضريبة 21% واحدًا ينطبق على تلك القاعدة بأكملها وكانت القواعد تتطلب تقريبًا على مستوى الفاتورة إلى رقمين عشريين، فإن مثالًا ضريبيًّا هو =ROUND(D27*0.21,2). المجموع الكلي هو =D27+D28. قم بتغيير المعدل والدقة وما إذا كان التقريب الضريبي يتم لكل سطر أو لكل فاتورة لتتوافق مع القواعد المعمول بها.

المجموع الفرعي

<code>=SUM(D10:D25)</code> - يحسب إجمالي كل سطر في جدول العناصر. متطابق في Excel و Sheets.

مثال على ضريبة القيمة المضافة / الضرائب

<code>=ROUND(D27*0.21,2)</code> - معدل ضريبة واحد لـ«21%» مع تقريب على مستوى الفاتورة إلى رقمين عشريين. قم بتكييف كلتا القيمتين.

معدلات ضريبية متعددة

قم بتجميع القواعد الضريبية حسب المعدل أو استخدم عمود «المعدل» الذي تم اختباره. تأكد مما إذا كانت الولاية القضائية تقوم بتقريب كل سطر، أو كل مجموعة معدلات، أو إجمالي الفاتورة.

المجموع الكلي

<code>=D27+D28</code> - المجموع الفرعي بالإضافة إلى الضريبة. هذا هو المبلغ المستحق الذي تضعه بخط كبير.

المبلغ بالكلمات (اختياري)

لا يحتوي Excel على دالة مدمجة؛ تستخدم بعض القوالب صيغة طويلة متداخلة أو ماكرو صغير. يحتاج Sheets إلى برنامج نصي.

حيث تساعد جداول البيانات حقًّا

من الناحية الحسابية، يتميز جدول البيانات بالمرونة. فبمجرد تغيير قيمة مدخلة، يُعاد حساب الخلايا التابعة لها تلقائيًا. يمكنك نمذجة نسبة الخصم وتكاليف الشحن والمدفوعات المقدمة وفئات الأسعار المختلفة، شريطة اختبار الصيغ وطريقة التقريب.

يمكن أن يكون جدول البيانات أيضًا نظامًا للتسجيل إذا تم تصميمه وضبطه بشكل محكم. ويكمن الخطر في التعامل مع ملف منسوخ غير منظم كما لو أن تلك الضوابط موجودة بالفعل.

المواضع التي يحتاج فيها جدول البيانات المخصص إلى ضوابط إضافية

يمكن لبرنامجي Excel و Sheets حماية النطاقات، والاحتفاظ بالإصدارات، ودعم سير العمل المتطور. أما القالب الأساسي المنسوخ فلا يقوم بأي من ذلك تلقائيًا. تحقق من هذه الثغرات قبل استخدامه للفواتير الصادرة:

لا يوجد مخصص أرقام مشترك بشكل افتراضي

لا يضمن مصنف منسوخ التنسيق بين السلاسل القانونية عبر المستخدمين أو الملفات. قم بإنشاء سجل واحد خاضع للرقابة وقم بمطابقة كل قناة إصدار.

فوضى الإصدارات

invoice_final.xlsx، invoice_final_v2.xlsx، invoice_FINAL_real.xlsx. في حالة عدم وجود سجل مركزي، تفقد القدرة على تتبع الإصدار الذي أرسلته فعليًّا والمبلغ الذي تم دفعه.

يتم إعداد ملف PDF يدويًّا

يمكن طباعة جدول البيانات الذي يحمل العلامة التجارية بشكل جيد، ولكن يجب تكوين نطاقات الصفحات والعناوين المتكررة وتغيير الحجم والفواصل واختبارها.

سجل الإصدارات ليس نهائيًا

يمكن للإصدارات السحابية إظهار التغييرات، لكنك لا تزال بحاجة إلى عملية تحافظ على النسخة الصادرة بالضبط وتمنع الاستبدال الخفي.

مخاطر تقريب الضرائب

قد تختلف الدقة المعروضة عن القيم المخزنة. قم بالتقريب وفقًا للرقم العشري والمقياس المطلوبين بموجب قواعد الضرائب والعملات المعمول بها، ثم قم بمطابقة الأرقام المعروضة.

الصيغ المعطلة

قد تؤدي الصفوف المضافة خارج النطاق المشار إليه، والصيغ التي تم استبدالها، والمراجع المنسوخة إلى حذف بعض المبالغ. استخدم جدولًا خاضعًا للرقابة أو نطاقًا ديناميكيًا واختبر الإجماليات.

لا يوجد نموذج للعميل أو الحالة بشكل افتراضي

يمكنك إنشاء سجلات العملاء والدفعات، لكن نموذج الفاتورة المكون من صفحة واحدة لا يوفرها تلقائيًا.

البديل المتمثل في أداة الإنشاء المجانية

يمكن لمُنشئ الفواتير المجاني المخصص معالجة إجماليات الأسطر، والإجمالي الفرعي، والضريبة القابلة للتكوين، والإجمالي الكلي بناءً على القيم التي تدخلها، ثم إنتاج ملف PDF متسق. يُعد مُنشئ الفواتير للضيوف غير المسجلين مسودة مؤقتة: حيث تقوم بإدخال رقم الفاتورة واسم العميل في كل مرة، ولا ينشئ سجل فوترة محفوظًا على الخادم. إذا قمت بتمكين حفظ المسودة، فيمكن أن تظل المسودة في ذلك المتصفح لمدة تصل إلى سبعة أيام.

مع مساحة عمل FreeBillGen بعد تسجيل الدخول، يمكن حفظ الفواتير والعملاء ويمكن اقتراح الرقم التالي من التسلسل المحفوظ؛ ولا تزال تحتفظ بالفواتير الملغاة وتقوم بمطابقة الفواتير التي تم إنشاؤها في مكان آخر. استخدم أداة إنشاء الفواتير للضيوف عندما تحتاج فقط إلى الحساب وملف PDF، وقم بتسجيل الدخول عندما تحتاج إلى سجلات قابلة لإعادة الاستخدام.

أسئلة حول نموذج الفاتورة في Excel

ما هي الصيغة لحساب إجمالي سطر الفاتورة في Excel؟

اضرب الكمية في سعر الوحدة. إذا كانت الكمية في الخلية B10 وسعر الوحدة في الخلية C10، فإن إجمالي السطر هو =B10*C10. للحفاظ على الصفوف الفارغة خالية، استخدم الصيغة =IF(B10="","",B10*C10). ثم احسب إجمالي جميع الأسطر باستخدام الصيغة =SUM(D10:D25) للحصول على الإجمالي الفرعي.

كيف أقوم بإضافة ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة المبيعات في فاتورة جدول البيانات؟

بالنسبة لمعدل 21% واحد وتقريب على مستوى الفاتورة إلى رقمين عشريين، فإن المثال هو =ROUND(D27*0.21,2)، يليه =D27+D28. هذا مجرد مثال. استخدم المعدل والدقة وطريقة التقريب بين السطر والفاتورة المطلوبة لعملتك ونظامك الضريبي.

هل تختلف الصيغ بين Excel و Google Sheets؟

تتوفر الدوال الأساسية SUM وIF وROUND وSUMPRODUCT في كلا النظامين. يمكن لإعدادات اللغة والمنطقة تغيير الفواصل، وتختلف الأتمتة المتقدمة، مثل VBA في Excel مقابل Apps Script. اختبر المصنف في المنتج والمنطقة التي سيصدر فيها.

لماذا يظهر إجمالي ضريبة القيمة المضافة في جدول البيانات الخاص بي بفارق سنت واحد؟

قد تخزن الخلايا دقة أكبر مما تعرضه. قم بالتقريب عند نقطة الحساب المطلوبة قانونًا، وليس آليًّا في كل خلية، واستخدم مقياس العملة الذي تتطلبه الفاتورة. ثم تأكد من مطابقة السطر المعروض ومجموع المجموعة الضريبية والإجماليات الكلية.

هل يمكن لجدول البيانات التعامل مع أرقام الفواتير المتسلسلة؟

لا يتم ذلك عبر ملفات منفصلة بشكل افتراضي. يمكنك تصميم مخصص مشترك أو سجل خاضع للرقابة، لكن القالب المنسوخ لا يوفر ذلك. يقوم ضيوف FreeBillGen بإدخال أرقامهم الخاصة؛ ويمكن لمساحة العمل التي تم تسجيل الدخول إليها اقتراح الرقم التالي من السجلات المحفوظة، بينما لا يزال بإمكانك مطابقة المستندات الخارجية والاحتفاظ بالأرقام الملغاة.

هل الفاتورة المُعدة في جدول بيانات صالحة قانونًا؟

لا يقرر البرنامج صحة الفاتورة. يمكن أن تكون الفاتورة في شكل جدول بيانات صالحة إذا كانت تحتوي على التفاصيل والتنسيق المطلوبين، وكانت الحسابات صحيحة، وتم الاحتفاظ بالنسخة الصادرة. تتطلب بعض لوائح الفواتير الإلكترونية بيانات منظمة لا يوفرها ملف PDF أو جدول البيانات العادي.