Sąskaitos faktūros šablonas Excel ir Google Sheets

Kodėl žmonės sąskaitas rašo Excel ar Sheets

Excel ir Google Sheets yra visur, nieko papildomai nekainuoja ir atlieka aritmetiką be skaičiuotuvo. Laisvai samdomam specialistui, kuris retkarčiais išrašo sąskaitą, skaičiuoklė atrodo paprasčiausias kelias: atveri tinklelį, surašai darbus, leidi ląstelėms viską sudėti ir spausdini į PDF. Toks instinktas suprantamas - skaičiavimas yra būtent tai, ką skaičiuoklė daro gerai.

Bėda ta, kad sąskaita faktūra nėra vien suma. Tai eilės numeriu pažymėtas teisinis dokumentas, kuris turi išlikti nuoseklus dešimtyse ar šimtuose dokumentų, atlaikyti auditą ir tyliai nepasikeisti po to, kai jį išsiunčiate. Skaičiuoklė puikiai atlieka aritmetiką, bet prastai tvarko apskaitos dalį. Likusi vadovo dalis rimtai vertina abi puses: pirma formules, kurios skaičiuoklės sąskaitą priverčia veikti, paskui spragas, kurias verta žinoti prieš pasikliaujant ja.

Sąskaitos tinklelio paruošimas

Pradėkite nuo tvarkingo išdėstymo. Įmonės pavadinimą, adresą ir kontaktus įrašykite viršutinėse eilutėse, pirkėjo bloką - žemiau, o sąskaitos numerį ir datas - dešinėje. Palikite kelias eilutes prekių lentelei, o apačioje dešinėje - nedidelį bloką tarpinei sumai, mokesčiui ir bendrai sumai. Excel ir Google Sheets čia veikia vienodai - kitų skyrių formulės abiejose programose tos pačios, su viena ar dviem funkcijų pavadinimų pastabomis.

Antraštės blokas

Jūsų vardas/įmonė, adresas, PVM ar mokesčių mokėtojo kodas, el. paštas ir logotipo ląstelė, jei norite prekės ženklo.

Pirkėjo blokas

Pirkėjo pavadinimas, adresas ir jo PVM kodas, kai jo reikia sandoriui.

Sąskaitos metaduomenys

Sąskaitos numeris, išrašymo data ir mokėjimo terminas - paprastai ląstelės kaip F4, F5, F6.

Prekių lentelė

Stulpeliai Aprašymas, Kiekis, Vieneto kaina ir Eilutės suma (pavyzdžiui, nuo A10 iki D25).

Sumų blokas

Tarpinė suma, PVM/mokestis ir bendra suma, sudėtos apačioje dešinėje, kiekviena valdoma formulės.

1 formulė: eilučių sumos (kiekis x kaina)

Kiekviena prekių lentelės eilutė kiekį padaugina iš vieneto kainos. Jei kiekis yra B stulpelyje, o vieneto kaina - C stulpelyje, eilutės suma ląstelėje D10 yra tiesiog =B10*C10. Nukopijuokite šią formulę į visas lentelės eilutes.

Kad tuščios eilutės nerodytų pasiklydusio 0 ar klaidos, apgaubkite ją taip, kad tuščios eilutės liktų tuščios: =IF(B10="";"";B10*C10). Taip sąskaita lieka tvarkinga, kai užpildote tik tris iš dešimties eilučių. Suformatuokite D stulpelį kaip valiutą (Formatas → Skaičius → Valiuta), kad jis rodytų jūsų simbolį ir du skaitmenis po kablelio, o ne gryną skaičių.

2-4 formulės: tarpinė suma, PVM eilutė ir bendra suma

Kai eilučių sumos sudėtos, apatinis blokas yra trys trumpos formulės. Tarpinė suma sudeda kiekvieną eilutės sumą: =SUM(D10:D25). PVM/mokesčio eilutė tą tarpinę sumą padaugina iš jūsų tarifo - jei tarpinė suma yra D27 ir taikote 21% PVM, mokesčio ląstelė yra =D27*0,21, arba geriau =ROUND(D27*0,21;2), kad ji būtų suapvalinta iki dviejų skaitmenų kaip ir spausdinamas skaičius. Bendra suma tada sudeda abi: =D27+D28.

Tarpinė suma

<code>=SUM(D10:D25)</code> - sudeda kiekvieną prekių lentelės eilutę. Vienoda Excel ir Sheets.

PVM / mokestis

<code>=ROUND(D27*0,21;2)</code> - tarpinė suma padauginta iš tarifo, suapvalinta iki 2 skaitmenų. Pakeiskite 0,21 savo tarifu.

Keli mokesčių tarifai

Jei eilutėms taikomi skirtingi tarifai, pridėkite Tarifo stulpelį ir naudokite <code>=ROUND(SUMPRODUCT(D10:D25;E10:E25);2)</code>.

Bendra suma

<code>=D27+D28</code> - tarpinė suma plius mokestis. Tai mokėtina suma, kurią rodote dideliu šriftu.

Suma žodžiais (pasirinktinai)

Excel neturi įmontuotos funkcijos; kai kurie šablonai naudoja ilgą įdėtinę formulę arba mažą makrokomandą. Sheets reikia scenarijaus.

Kur skaičiuoklės tikrai padeda

Būkime sąžiningi įrankiui: skaičiavimui skaičiuoklė yra puiki ir verta naudoti. Pakeiskite kiekį ir kiekviena priklausoma ląstelė akimirksniu perskaičiuojama. Galite modeliuoti nuolaidas (=D27*0,9 10% nuolaidai), pristatymo eilutes, dalinius avansus ir apvalinimo taisykles be įsivelančių klaidų. Vienkartiniam vidiniam įvertinimui, apsiskaičiuojant, kiek imti, ar patikrinant sudėtingą kelių tarifų sąskaitą prieš išrašant tikrąjį dokumentą, greita lentelė yra visiškai geras skaičiuotuvas.

Riba tarp „naudingo skaičiuotuvo“ ir „rizikingo apskaitos dokumento“ yra ta akimirka, kai pradedate tas lenteles siųsti klientams kaip tikras sąskaitas ir jomis pasikliauti mokesčiams. Štai kur svarbus kitas skyrius.

Kur skaičiuoklės nepakanka sąskaitoms

Tas pats lankstumas, dėl kurio skaičiuoklė yra puikus skaičiuotuvas, paverčia ją prasta sąskaitų išrašymo sistema. Kiekviena ląstelė redaguojama, niekas neužrakinta ir nėra priverstinės struktūros - tai tinka juodraščiui ir pavojinga teisiniam sąskaitos dokumentui.

Nėra eilės numeracijos

Daugumoje jurisdikcijų reikalaujama nuoseklaus, be tarpų sąskaitos numerio. Skaičiuoklė jo nepriskirs - jį surašote ranka, tad pakartojate INV-014 arba praleidžiate INV-015 ir pastebite tik mokesčių metu.

Versijų chaosas

saskaita_galutine.xlsx, saskaita_galutine_v2.xlsx, saskaita_TIKRAI_galutine.xlsx. Be centrinio registro pasimetate, kurią versiją iš tikrųjų išsiuntėte ir kas buvo apmokėta.

Nėra tikro prekės ženklo ar švaraus PDF

Spausdinimas į PDF nukerpa stulpelius, suskaido lenteles per puslapius ir sukreivina sumų bloką. Logotipai nuplaukia ne į vietą. Tvarkingą, firminį PVM kiekvieną kartą gauti yra varginama.

Nėra audito sekos

Išsiųsta sąskaita turėtų būti nekeičiama. Skaičiuoklę galima redaguoti vėliau be jokios istorijos, tad suma gali tyliai pasikeisti - būtent tai, kuo nepasitiki auditoriai ir klientai.

Mokesčių apvalinimo spąstai

Ląstelės saugo pilną tikslumą, o rodo du skaitmenis, tad suapvalintai atrodančių skaičių stulpelis gali susumuotis į sumą, kuri skiriasi centu. Be <code>ROUND()</code> kiekvienoje mokesčio eilutėje jūsų PVM nesusiderins.

Sugriuvusios formulės

Įterpkite eilutę lentelės viduje ir jūsų <code>=SUM(D10:D25)</code> diapazonas gali jos neapimti, tad nauja eilutė tyliai liks neįtraukta į bendrą sumą.

Nėra klientų sąrašo ar būsenos

Skaičiuoklės neseka, kas apmokėjo, kas pradelsta, ir nesaugo daugkartinių pirkėjo duomenų - viską perrašote kiekvieną kartą.

Nemokamo generatoriaus alternatyva

Jei norite ir skaičiavimo, ir apskaitos, specializuotas sąskaitų generatorius suteikia abu be skaičiuoklės trūkumų. Jis automatiškai apskaičiuoja eilučių sumas, tarpinę sumą, PVM ir bendrą sumą - ta pati aritmetika, bet su teisingai sutvarkytu ROUND(), kad mokesčiai visada susiderintų - ir prideda tai, ko skaičiuoklė negali: automatinį eilės numerį, švarų firminį PDF kiekvieną kartą ir daugkartinius pirkėjo duomenis.

FreeBillGen yra nemokamas, nereikalauja paskyros ir veikia jūsų naršyklėje. Užpildote eilutes, jis apskaičiuoja sumas ir mokestį, priskiria kitą numerį ir parengia tvarkingą PDF 80 kalbų. Jei norite, pasilikite skaičiuoklę greitiems vidiniams skaičiavimams, bet tikrąją sąskaitą išrašykite iš įrankio, sukurto būti apskaitos dokumentu, o ne tinklelio, kurį bet kas gali tyliai perrašyti.

Klausimai apie Excel sąskaitos šabloną

Kokia yra sąskaitos eilutės sumos formulė Excel programoje?

Padauginkite kiekį iš vieneto kainos. Jei kiekis yra B10, o vieneto kaina - C10, eilutės suma yra =B10*C10. Kad tuščios eilutės liktų tuščios, naudokite =IF(B10="";"";B10*C10). Tada visas eilutes sudėkite su =SUM(D10:D25) tarpinei sumai gauti.

Kaip pridėti PVM ar pardavimo mokestį skaičiuoklės sąskaitoje?

Padauginkite tarpinę sumą iš savo tarifo ir suapvalinkite iki dviejų skaitmenų. Jei tarpinė suma yra D27, o tarifas 21%, mokesčio ląstelė yra =ROUND(D27*0,21;2). Bendra suma tada yra =D27+D28. Visada naudokite ROUND(), kad rodomi skaičiai susiderintų su bendra suma iki cento.

Ar formulės skiriasi tarp Excel ir Google Sheets?

Sąskaitoms - ne. SUM, IF, ROUND ir SUMPRODUCT abiejose veikia vienodai. Skirtumai atsiranda pažangiuose prieduose - makrokomandos (Excel VBA) prieš Apps Script (Sheets) tokiems dalykams kaip sumos vertimas žodžiais - bet pagrindinės sąskaitos formulės yra tos pačios.

Kodėl mano skaičiuoklės PVM suma išeina centu neteisinga?

Ląstelės saugo pilną tikslumą, bet rodo tik du skaitmenis, tad suapvalintai atrodantys skaičiai gali susidėti į šiek tiek kitokią sumą. Apgaubkite kiekvieną mokesčio skaičiavimą ROUND(...;2), kad kiekvienas skaičius būtų saugomas tokiu tikslumu, kokį iš tikrųjų rodote. Tai dažniausia skaičiuoklės sąskaitų klaida.

Ar skaičiuoklė gali tvarkyti eilės sąskaitų numerius?

Ne patikimai. Nėra įmontuoto mechanizmo, priskiriančio kitą be tarpų numerį per failus, tad rašote jį ranka ir rizikuojate dublikatais ar tarpais - ko daugelis mokesčių institucijų neleidžia. Specializuotas generatorius eilės numerį priskiria automatiškai.

Ar skaičiuoklės sąskaita yra teisiškai galiojanti?

Gali būti, jei joje yra visi privalomi laukai ir teisingas eilės numeris, bet skaičiuoklės apsunkina atitiktį: jos neturi audito sekos, gali būti redaguojamos po išsiuntimo ir priklauso nuo to, kad numeruosite rankiniu būdu. Patikimam, nekeičiamam dokumentui dauguma verslų naudoja specializuotą sąskaitų įrankį.