Kodėl žmonės sąskaitas faktūras išrašo „Excel“ ar „Sheets“
„Excel“ ir „Google Sheets“ yra įprasti įrankiai ir puikiai tinka skaičiavimams. Kaina bei galimybė dirbti neprisijungus priklauso nuo produkto ir plano, tačiau abiem galima kiekius bei vieneto kainas paversti sumomis ir eksportuoti tvarkingą PDF.
Svarbu tai, kad skaičiuoklė kontroliuojama tik tiek, kiek kontroliuojama jūsų sukurta darbaknygė ir procesas. Joje galima turėti registrą, formules, apsaugotus langelius ir versijų istoriją, tačiau paprastas failas automatiškai nepaskiria sąskaitos numerio, neužrakina išrašytos kopijos ir neseka apmokėjimo. Skaičiavimus ir įrašų saugojimą laikykite atskiromis užduotimis.
Sąskaitos lentelės paruošimas
Pradėkite nuo tvarkingo išdėstymo. Viršutinėse eilutėse įrašykite įmonės pavadinimą, adresą ir kontaktus, žemiau pirkėjo bloką, o dešinėje sąskaitos numerį bei datas. Palikite vietos eilučių lentelei, tada sumos be PVM, mokesčio ir bendrosios sumos blokui. Toliau pateiktos pagrindinės formulės veikia „Excel“ ir „Google Sheets“, tačiau lokalės nustatymai gali pakeisti dešimtainį ženklą ir formulių skirtukus.
- Antraštės blokas
- Jūsų vardas / įmonė, adresas, PVM ar mokesčių mokėtojo kodas, el. paštas ir logotipo langelis, jei norite rodyti savo logotipą.
- Pirkėjo blokas
- Pirkėjo pavadinimas, adresas ir jo PVM kodas, kai jo reikia sandoriui.
- Sąskaitos metaduomenys
- Sąskaitos numeris, išrašymo data ir apmokėjimo terminas – paprastai langeliai, tokie kaip F4, F5, F6.
- Eilučių lentelė
- Stulpeliai „Aprašymas“, „Kiekis“, „Vieneto kaina“ ir „Eilutės suma“ (pavyzdžiui, nuo A10 iki D25).
- Sumų blokas
- Suma be PVM, PVM / mokestis ir bendroji suma, išdėstytos apačioje dešinėje, kiekviena skaičiuojama pagal formulę.
1 formulė: eilučių sumos (kiekis x kaina)
Kiekvienoje eilutėje kiekis dauginamas iš vieneto kainos. Jei kiekis yra B, o vieneto kaina C stulpelyje, D10 eilutės suma skaičiuojama formule =B10*C10. Nukopijuokite formulę per visą prekių diapazoną.
Kad nenaudojama eilutė liktų tuščia, naudokite =IF(B10="","",B10*C10). Reikšmes formatuokite sąskaitos valiuta, tačiau nemanykite, kad visos valiutos ar mokesčių skaičiavimai naudoja du skaitmenis po kablelio. Nustatykite sandoriui privalomą tikslumą ir apvalinimo momentą.
2-4 formulės: suma be PVM, PVM eilutė ir bendroji suma
Kai eilučių sumos yra D10:D25, formulė =SUM(D10:D25) pateikia sumą be PVM. Jei visai bazei taikomas vienas 21 % tarifas ir taisyklės reikalauja visos sąskaitos lygmens apvalinimo iki dviejų ženklų, mokesčio pavyzdys yra =ROUND(D27*0.21,2). Bendroji suma skaičiuojama =D27+D28. Pakeiskite tarifą, tikslumą ir apvalinimo būdą (kiekvienai eilutei ar visai sąskaitai) pagal galiojančias taisykles.
- Suma be PVM
- <code>=SUM(D10:D25)</code> – sudeda kiekvieną prekių lentelės eilutę. Vienoda „Excel“ ir „Sheets“.
- PVM / mokesčio pavyzdys
- <code>=ROUND(D27*0.21,2)</code> – vienas 21 % tarifas ir visos sąskaitos apvalinimas iki dviejų ženklų. Pritaikykite abi reikšmes.
- Keli mokesčių tarifai
- Mokesčio bazes grupuokite pagal tarifą arba naudokite išbandytą tarifo stulpelį. Patikrinkite, ar pagal vietos teisės aktus apvalinama kiekviena eilutė, tarifo grupė ar visa sąskaita.
- Iš viso
- <code>=D27+D28</code> – suma be PVM plius mokestis. Tai mokėtina suma, kurią rodote dideliu šriftu.
- Suma žodžiais (pasirinktinai)
- „Excel“ neturi įmontuotos funkcijos; kai kurie šablonai naudoja ilgą įdėtinę formulę arba mažą makrokomandą. „Sheets“ reikia scenarijaus.
Kur skaičiuoklės tikrai padeda
Atliekant skaičiavimus, skaičiuoklė yra lanksti. Pakeitus įvestį perskaičiuojami priklausomi langeliai. Galite modeliuoti procentinę nuolaidą, pristatymą, avansus ir skirtingų tarifų grupes, jei formulės bei apvalinimo metodas išbandyti.
Skaičiuoklė taip pat gali būti pagrindinė apskaitos sistema, jei ji sąmoningai suprojektuota ir kontroliuojama. Rizika kyla tada, kai nukopijuotas paprastas failas laikomas jau turinčiu tokią kontrolę.
Kur paprastam šablonui reikia papildomos kontrolės
„Excel“ ir „Sheets“ gali apsaugoti diapazonus, saugoti versijas ir palaikyti sudėtingus procesus. Paprastas nukopijuotas šablonas to automatiškai nedaro. Prieš naudodami jį išrašytoms sąskaitoms patikrinkite šias spragas:
- Nėra bendro automatinio numerių skirstymo
- Nukopijuota darbaknygė nekoordinuoja teisės reikalaujamos sekos tarp naudotojų ar failų. Sukurkite vieną kontroliuojamą registrą ir suderinkite visus išrašymo kanalus.
- Versijų chaosas
- sąskaita_galutine.xlsx, sąskaita_galutine_v2.xlsx, sąskaita_TIKRAI_galutine.xlsx. Be centrinio registro pasimetate, kurią versiją iš tikrųjų išsiuntėte ir kas buvo apmokėta.
- PDF formatavimas atliekamas rankiniu būdu
- Firminė skaičiuoklė gali būti gražiai spausdinama, tačiau reikia nustatyti bei išbandyti spausdinimo sritis, kartojamas antraštes, mastelį ir puslapių lūžius.
- Versijų istorija nėra galutinis išrašymas
- Debesijos versijos gali rodyti pakeitimus, tačiau vis tiek reikia proceso, kuris išsaugo tikslią išrašytą kopiją ir neleidžia jos nepastebimai pakeisti.
- Mokesčių apvalinimo spąstai
- Rodomas tikslumas gali skirtis nuo saugomų reikšmių. Apvalinkite taikomose mokesčių ir valiutos taisyklėse nustatytu momentu bei skale, tada suderinkite rodomus skaičius.
- Sugadintos formulės
- Už nurodyto diapazono pridėtos eilutės, perrašytos formulės ir nukopijuotos nuorodos gali lemti, kad sumos nebūtų įtrauktos. Naudokite kontroliuojamą lentelę ar dinaminį diapazoną ir išbandykite sumas.
- Nėra numatyto kliento ar būsenos modelio
- Galite sukurti klientų ir mokėjimų registrus, tačiau vieno puslapio sąskaitos šablonas jų automatiškai nesuteikia.
Nemokamos sąskaitų išrašymo programos alternatyva
Specializuota nemokama sąskaitų išrašymo programa pagal jūsų įvestus duomenis apskaičiuoja eilučių sumas, sumą be PVM, nustatomą mokestį ir bendrąją sumą, tada parengia vienodo formato PDF. Programa be paskyros kuria laikiną juodraštį: sąskaitos numerį ir klientą kaskart įvedate patys, o serveryje sąskaitos įrašas nesukuriamas. Jei įjungsite šią parinktį, juodraštis šioje naršyklėje gali būti saugomas iki septynių dienų.
Prisijungus prie FreeBillGen darbo aplinkos galima išsaugoti sąskaitas bei klientus, o kitą numerį sistema gali pasiūlyti pagal išsaugotą seką. Vis tiek turite saugoti anuliuotų sąskaitų įrašus ir suderinti kitur sukurtas sąskaitas. Programa be paskyros naudokitės, kai reikia tik skaičiavimų ir PDF, o prisijunkite, kai norite pakartotinai naudoti išsaugotus duomenis.
| Galimybė | Skaičiuoklė | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Eilučių sumų ir mokesčių skaičiavimas | Taip, formules sukuriate patys | Apskaičiuojama pagal jūsų įrašus |
| Nuoseklus numeravimas | Įvedama ranka | Be paskyros įvedate patys, o prisijungus siūlomas numeris pagal išsaugotus įrašus |
| Tvarkingas PDF | Reikia parengti spausdinimo nuostatas | Sukuriamas iš užpildyto juodraščio |
| Išsaugotas sąskaitos įrašas | Redaguojamas failas | Be paskyros serveryje įrašas nesukuriamas; galima įjungti juodraščio saugojimą naršyklėje iki septynių dienų; prisijungus įrašas išsaugomas darbo aplinkoje |
| Pakartotinai naudojamas klientų sąrašas | Nėra integruotas | Pasiekiamas prisijungus |
Klausimai apie „Excel“ sąskaitos šabloną
Kokia yra sąskaitos faktūros eilutės sumos formulė „Excel“ programoje?
Padauginkite kiekį iš vieneto kainos. Jei kiekis yra B10, o vieneto kaina – C10, eilutės suma yra =B10*C10. Kad tuščios eilutės liktų tuščios, naudokite =IF(B10="","",B10*C10). Tada visas eilutes sudėkite su =SUM(D10:D25) sumai be PVM gauti.
Kaip pridėti PVM ar pardavimo mokestį skaičiuoklės sąskaitoje?
Vienam 21 % tarifui ir visos sąskaitos apvalinimui iki dviejų ženklų tinka pavyzdys =ROUND(D27*0.21,2), po jo =D27+D28. Tai tik pavyzdys. Naudokite jūsų valiutai ir mokesčių sistemai privalomą tarifą, tikslumą bei apvalinimo kiekvienoje eilutėje ar visoje sąskaitoje metodą.
Ar formulės skiriasi tarp „Excel“ ir „Google Sheets“?
Pagrindinės SUM, IF, ROUND ir SUMPRODUCT funkcijos veikia abiejuose produktuose. Lokalės nustatymai gali pakeisti skirtukus, o sudėtingas automatizavimas skiriasi, pavyzdžiui, „Excel“ VBA ir „Apps Script“. Darbaknygę išbandykite konkrečiame produkte ir lokalėje, kur bus išrašoma sąskaita.
Kodėl mano skaičiuoklės PVM suma išeina centu neteisinga?
Langeliuose gali būti saugoma daugiau skaitmenų, nei rodoma. Apvalinkite teisėje nustatytu skaičiavimo momentu, o ne automatiškai kiekviename langelyje, ir naudokite sąskaitai privalomą valiutos skalę. Tada patikrinkite, ar sutampa rodomos eilučių, mokesčio grupių ir bendrosios sumos.
Ar skaičiuoklė gali tvarkyti nuoseklius sąskaitų numerius?
Atskiruose failuose automatiškai neveikia. Galite sukurti bendrą numerių skirstymą ar kontroliuojamą registrą, tačiau nukopijuotas šablonas jo neturi. FreeBillGen svečio režimo naudotojai numerį įveda patys, o prisijungusi darbo erdvė gali pasiūlyti kitą numerį pagal išsaugotus įrašus. Išorinius dokumentus ir anuliavimus vis tiek turite suderinti patys.
Ar skaičiuoklės sąskaita yra teisiškai galiojanti?
Teisinio galiojimo nenulemia programinė įranga. Skaičiuoklės sąskaita gali tikti, jei joje yra privalomi duomenys bei formatas, skaičiavimai teisingi ir išrašyta versija išsaugota. Kai kurie e. sąskaitų reikalavimai numato struktūrinius duomenis, kurių PDF ar įprasta lentelė nesuteikia.