Warum Rechnungen in Excel oder Sheets erstellt werden
Excel und Google Sheets sind vertraute Werkzeuge und eignen sich gut für Berechnungen. Preis und Offline-Verfügbarkeit hängen vom jeweiligen Produkt und Tarif ab, doch beide können aus Mengen und Einzelpreisen Gesamtbeträge berechnen und eine ansprechende PDF-Datei exportieren.
Der Haken: Eine Tabellenkalkulation ist nur so kontrolliert wie die Arbeitsmappe und der Prozess, die Sie einrichten. Sie kann ein Register, Formeln, geschützte Zellen und einen Versionsverlauf enthalten. Eine spontan erstellte Datei vergibt jedoch nicht automatisch Rechnungsnummern, sperrt keine ausgestellte Fassung und verfolgt keine Zahlungen. Behandeln Sie Berechnung und Aufbewahrung der Unterlagen als zwei getrennte Gestaltungsaufgaben.
Das Rechnungsraster einrichten
Beginnen Sie mit einem übersichtlichen Layout. Tragen Sie Ihren Unternehmensnamen, Ihre Anschrift und Ihre Kontaktdaten in die oberen Zeilen ein, platzieren Sie den Kundenblock direkt darunter und die Rechnungsnummer sowie die Datumsangaben rechts daneben. Lassen Sie Platz für die Positionstabelle und anschließend für einen Block mit Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag. Die folgenden Grundformeln funktionieren in Excel und Google Sheets, wobei die Gebietsschemaeinstellungen Dezimalzeichen und Formeltrennzeichen verändern können.
- Kopfbereich
- Ihr Name oder Unternehmen, Ihre Anschrift, Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer, Ihre E-Mail-Adresse und bei gewünschter Markenkennzeichnung eine Zelle für das Logo.
- Rechnungsempfänger
- Name und Anschrift des Kunden sowie dessen Umsatzsteuer-ID, sofern sie für die Transaktion erforderlich ist.
- Rechnungsdaten
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum - üblicherweise in Zellen wie F4, F5 und F6.
- Positionstabelle
- Spalten für Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Positionssumme, beispielsweise A10 bis D25.
- Summenblock
- Zwischensumme, Umsatzsteuer/Steuer und Gesamtbetrag untereinander rechts unten, jeweils durch eine Formel berechnet.
Formel 1: Positionssummen (Menge x Preis)
In jeder Zeile wird die Menge mit dem Einzelpreis multipliziert. Steht die Menge in Spalte B und der Einzelpreis in Spalte C, lautet die Formel für die Positionssumme in D10 =B10*C10. Kopieren Sie die Formel über den gesamten Positionsbereich nach unten.
Damit eine ungenutzte Zeile leer bleibt, verwenden Sie =IF(B10="","",B10*C10). Formatieren Sie die Werte in der Rechnungswährung, gehen Sie jedoch nicht davon aus, dass jede Währung oder Steuerberechnung zwei Dezimalstellen verwendet. Legen Sie die für die Transaktion erforderliche Genauigkeit und den vorgeschriebenen Rundungszeitpunkt fest.
Formeln 2-4: Zwischensumme, Umsatzsteuerzeile und Gesamtbetrag
Wenn die Positionssummen in D10:D25 stehen, ergibt =SUM(D10:D25) die Zwischensumme. Gilt für die gesamte Bemessungsgrundlage ein Satz von 21 % und verlangen die Vorschriften eine Rundung auf Rechnungsebene mit zwei Dezimalstellen, lautet ein Steuerbeispiel =ROUND(D27*0.21,2). Der Gesamtbetrag wird mit =D27+D28 berechnet. Passen Sie den Satz, die Genauigkeit und die Rundung pro Position oder pro Rechnung an die geltenden Vorschriften an.
- Zwischensumme
- <code>=SUM(D10:D25)</code> - summiert alle Zeilen der Positionstabelle. In Excel und Sheets identisch.
- Beispiel für Umsatzsteuer / Steuer
- <code>=ROUND(D27*0.21,2)</code> - ein Satz von 21 % mit Rundung auf Rechnungsebene auf zwei Dezimalstellen. Passen Sie beide Werte an.
- Mehrere Steuersätze
- Gruppieren Sie die Bemessungsgrundlagen nach Steuersatz oder verwenden Sie eine geprüfte Spalte für den Steuersatz. Prüfen Sie, ob im jeweiligen Rechtsgebiet jede Position, jede Steuersatzgruppe oder der Rechnungsbetrag gerundet wird.
- Gesamtbetrag
- <code>=D27+D28</code> - Zwischensumme zuzüglich Steuer. Dies ist der fällige Betrag, den Sie deutlich hervorheben.
- Betrag in Worten (optional)
- Excel besitzt dafür keine integrierte Funktion. Einige Vorlagen verwenden eine lange verschachtelte Formel oder ein kleines Makro. Sheets benötigt ein Skript.
Wobei Tabellenkalkulationen wirklich hilfreich sind
Für die Berechnungen ist eine Tabellenkalkulation flexibel. Wenn Sie einen Eingabewert ändern, werden die abhängigen Zellen neu berechnet. Sie können prozentuale Rabatte, Versandkosten, Anzahlungen und verschiedene Steuersatzgruppen abbilden, sofern die Formeln und das Rundungsverfahren geprüft wurden.
Eine Tabellenkalkulation kann auch als Aufzeichnungssystem dienen, wenn sie bewusst konzipiert und kontrolliert wird. Das Risiko entsteht, wenn eine kopierte, spontan erstellte Datei so behandelt wird, als wären diese Kontrollen bereits vorhanden.
Wo eine spontan erstellte Tabellenkalkulation zusätzliche Kontrollen benötigt
Excel und Sheets können Bereiche schützen, Versionen aufbewahren und anspruchsvolle Arbeitsabläufe unterstützen. Eine einfache kopierte Vorlage erledigt nichts davon automatisch. Prüfen Sie vor der Verwendung für ausgestellte Rechnungen die folgenden Lücken:
- Standardmäßig keine gemeinsame Nummernvergabe
- Eine kopierte Arbeitsmappe koordiniert keine gesetzeskonforme Nummernfolge über mehrere Benutzer oder Dateien hinweg. Richten Sie ein einziges kontrolliertes Register ein und gleichen Sie jeden Ausstellungskanal damit ab.
- Versionschaos
- rechnung_final.xlsx, rechnung_final_v2.xlsx, rechnung_FINAL_echt.xlsx. Ohne zentrale Aufzeichnung verlieren Sie den Überblick darüber, welche Version Sie tatsächlich versendet haben und was bezahlt wurde.
- PDF-Einrichtung erfolgt manuell
- Eine an Ihre Marke angepasste Tabellenkalkulation kann gut ausgedruckt werden, doch Druckbereiche, wiederholte Kopfzeilen, Skalierung und Seitenumbrüche müssen eingerichtet und geprüft werden.
- Versionsverlauf ist keine Finalisierung
- Cloud-Versionen können Änderungen sichtbar machen, dennoch benötigen Sie einen Prozess, der die genaue ausgestellte Fassung bewahrt und einen unbemerkten Austausch verhindert.
- Fallstricke bei der Steuerrundung
- Die angezeigte Genauigkeit kann von den gespeicherten Werten abweichen. Runden Sie an der Stelle und mit der Anzahl von Dezimalstellen, die nach den geltenden Steuer- und Währungsvorschriften erforderlich sind, und gleichen Sie anschließend die angezeigten Zahlen ab.
- Fehlerhafte Formeln
- Zeilen, die außerhalb eines referenzierten Bereichs eingefügt werden, überschriebene Formeln und kopierte Bezüge können dazu führen, dass Beträge fehlen. Verwenden Sie eine kontrollierte Tabelle oder einen dynamischen Bereich und prüfen Sie die Summen.
- Standardmäßig kein Kunden- oder Statusmodell
- Sie können Kunden- und Zahlungsregister erstellen, doch eine einseitige Rechnungsvorlage stellt diese nicht automatisch bereit.
Die Alternative: ein kostenloser Generator
Ein spezieller kostenloser Rechnungsgenerator kann anhand Ihrer Eingaben Positionssummen, Zwischensumme, konfigurierbare Steuer und Gesamtbetrag berechnen und anschließend eine einheitliche PDF-Datei erzeugen. Der Gastgenerator ohne Konto dient als vorübergehender Entwurf: Sie geben Rechnungsnummer und Kundendaten jedes Mal neu ein, und es wird kein Rechnungsdatensatz auf dem Server gespeichert. Wenn Sie die Option aktivieren, kann ein Entwurf bis zu sieben Tage in diesem Browser verbleiben.
In einem angemeldeten FreeBillGen-Arbeitsbereich können Rechnungen und Kunden gespeichert werden. Außerdem kann anhand der gespeicherten Nummernfolge die nächste Nummer vorgeschlagen werden. Stornierte Nummern müssen Sie dennoch aufbewahren und andernorts erstellte Rechnungen abgleichen. Verwenden Sie den Gastgenerator, wenn Sie lediglich eine Berechnung und eine PDF-Datei benötigen, und melden Sie sich an, wenn Sie wiederverwendbare Datensätze brauchen.
| Funktion | Tabellenkalkulation | FreeBillGen |
|---|---|---|
| Berechnung von Positionen und Steuer | Ja, Sie erstellen die Formeln | Wird anhand Ihrer Eingaben berechnet |
| Fortlaufende Nummerierung | Manuelle Eingabe | Als Gast von Ihnen eingegeben; nach der Anmeldung anhand gespeicherter Datensätze vorgeschlagen |
| Saubere PDF-Datei | Druckeinrichtung erforderlich | Wird aus dem ausgefüllten Entwurf erzeugt |
| Gespeicherter Rechnungsdatensatz | Bearbeitbare Datei | Als Gast kein Datensatz auf dem Server; optionaler Browserentwurf für bis zu sieben Tage; in einem angemeldeten Arbeitsbereich gespeichert |
| Wiederverwendbare Kundenliste | Nicht integriert | Nach der Anmeldung verfügbar |
Fragen zu Rechnungsvorlagen für Excel
Wie lautet die Formel für die Positionssumme einer Rechnung in Excel?
Multiplizieren Sie die Menge mit dem Einzelpreis. Steht die Menge in B10 und der Einzelpreis in C10, lautet die Positionssumme =B10*C10. Damit leere Zeilen leer bleiben, verwenden Sie =IF(B10="","",B10*C10). Summieren Sie anschließend alle Positionen mit =SUM(D10:D25), um die Zwischensumme zu erhalten.
Wie füge ich Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer in einer Tabellenrechnung hinzu?
Bei einem Satz von 21 % und einer Rundung auf Rechnungsebene auf zwei Dezimalstellen lautet ein Beispiel =ROUND(D27*0.21,2), gefolgt von =D27+D28. Dies ist lediglich ein Beispiel. Verwenden Sie den Steuersatz, die Genauigkeit und das für Ihre Währung und Ihr Steuersystem vorgeschriebene Rundungsverfahren pro Position oder pro Rechnung.
Unterscheiden sich die Formeln in Excel und Google Sheets?
Die grundlegenden Funktionen SUM, IF, ROUND und SUMPRODUCT sind in beiden verfügbar. Gebietsschemaeinstellungen können die Trennzeichen verändern, und die erweiterte Automatisierung unterscheidet sich, etwa Excel VBA gegenüber Apps Script. Prüfen Sie die Arbeitsmappe in dem Produkt und Gebietsschema, mit dem sie ausgestellt wird.
Warum weicht der Umsatzsteuerbetrag meiner Tabellenkalkulation um einen Cent ab?
Zellen können Werte mit höherer Genauigkeit speichern, als sie anzeigen. Runden Sie am gesetzlich vorgeschriebenen Berechnungspunkt und nicht mechanisch in jeder Zelle, und verwenden Sie die für die Rechnung erforderliche Anzahl von Währungsdezimalstellen. Prüfen Sie anschließend, ob die angezeigten Positionssummen, Steuersatzgruppensummen und der Gesamtbetrag übereinstimmen.
Kann eine Tabellenkalkulation fortlaufende Rechnungsnummern verwalten?
Standardmäßig nicht über mehrere getrennte Dateien hinweg. Sie können eine gemeinsame Nummernvergabe oder ein kontrolliertes Register einrichten, doch eine kopierte Vorlage bietet dies nicht. Gäste von FreeBillGen geben ihre eigene Nummer ein. Ein angemeldeter Arbeitsbereich kann anhand gespeicherter Datensätze die nächste Nummer vorschlagen. Sie müssen externe Dokumente dennoch abgleichen und stornierte Nummern aufbewahren.
Ist eine Rechnung aus einer Tabellenkalkulation rechtsgültig?
Die Software entscheidet nicht über die Gültigkeit. Eine Rechnung aus einer Tabellenkalkulation kann geeignet sein, wenn sie die erforderlichen Angaben und das vorgeschriebene Format enthält, die Berechnungen korrekt sind und die ausgestellte Fassung aufbewahrt wird. Bestimmte Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung verlangen strukturierte Daten, die eine PDF-Datei oder eine gewöhnliche Tabelle nicht bereitstellt.