Word'de adım adım fatura nasıl yapılır
Microsoft Word'de boş bir belgeden yaklaşık on dakikada temiz bir fatura oluşturabilirsiniz. İşin püf noktası, metnin uzunluğu değiştiği anda dağılan boşluk tuşuyla aralık vermek yerine, Word’ün yapısal özelliklerini (başlık, tablo, sağa hizalı sekmeler) kullanmaktır.
- Boş bir belgeyle başlayın
- Word'ü açın ve boş bir A4 veya Letter belgesi seçin. Sayfa dar görünmesin diye Düzen altında rahat kenar boşlukları (yaklaşık 2 cm) ayarlayın.
- Bir başlık bloğu ekleyin
- Üst kısma işletme adınızı, adresinizi, e-postanızı, telefonunuzu ve vergi/KDV numaranızı koyun. Ad için daha büyük bir yazı tipi kullanın; bloğu sola hizalayın ya da logonuzu Ekle ’ Resimler ile yerleştirin.
- "Fatura" kelimesini ve meta alanları yazın
- Net bir "Fatura" başlığı ekleyin, ardından fatura numarasını, düzenleme tarihini ve son ödeme tarihini yazın. Bunları, başlığınızın karşısına gelecek şekilde sağa hizalayın.
- Alıcı (bill-to) bölümünü ekleyin
- Başlığın altına müşterinin adını, adresini ve gerekli olduğu yerde vergi numarasını ekleyin.
- Kalemler için bir tablo ekleyin
- Açıklama, miktar, birim fiyat ve satır toplamı sütunlarıyla Ekle ’ Tablo kullanın. Tablo, açıklama ne kadar uzun olursa olsun rakamları hizalı tutar.
- Altta toplamı çıkarın
- Tablonun altına ara toplamı, vergiyi ve genel toplamı ekleyin. Sayıları sağa hizalayın ve ödenecek son tutarı koyu yapın.
- Ödeme koşullarını ekleyin ve PDF olarak kaydedin
- Banka/IBAN veya ödeme bağlantınızı ve ödeme koşullarını listeleyin, ardından Dosya ’ Farklı Kaydet (ya da Dışa Aktar) kullanarak PDF'yi seçin. Düzenlenebilir .docx dosyasını asla göndermeyin; müşteri üzerinde değişiklik yapabilir.
Bir Word faturası hangi alanları içermelidir
Bir belge ancak doğru alanları taşıdığında fatura sayılır. Word size boş bir tuval verir, dolayısıyla her birini eklemek size kalmıştır; neyin eksik olduğunu hatırlatan bir form yoktur. Göndermeden önce her faturanın aşağıdakileri içerdiğinden emin olun.
- Benzersiz bir fatura numarası
- INV-0001 gibi sıralı bir referans. Word'ün en az yardımcı olabildiği alan budur; her seferinde elle yazıp artırırsınız.
- Düzenleme tarihi ve son ödeme tarihi
- Faturanın düzenlendiği tarih ve ödemenin yapılması gereken tarih (örneğin 14 veya 30 gün içinde).
- İşletme bilgileriniz
- Kayıtlı olduğunuz yerde ad, adres, iletişim ve vergi/KDV kayıt numarası.
- Müşterinin bilgileri
- B2B veya sınır ötesi satışlarda gerektiğinde yasal adı, adresi ve vergi numarası.
- Kalemlere ayrılmış satırlar
- Her ürün veya hizmet için açıklama, miktar ve birim fiyat ile satır başına bir toplam.
- Ara toplam, vergi ve toplam
- Net ara toplam, doğru oranda ayrı gösterilen vergi (KDV/GST) ve ödenecek brüt toplam.
- Ödeme bilgileri ve koşulları
- Nasıl ve ne zamana kadar ödeneceği: banka/IBAN, ödeme bağlantısı, gecikme koşulları ve para birimi.
Bir Word faturasını derli toplu tutan biçimlendirme ipuçları
Çirkin Word faturalarının çoğu tek bir alışkanlıktan kaynaklanır: boşluk ve Enter tuşlarıyla sahte düzen oluşturmak. Çözüm, hizalamayı Word’ün yapısının yapmasına izin vermektir. Birkaç somut ipucu:
Kalemleri sekmeyle ayrılmış metin yerine gerçek bir Ekle ’ Tablo içinde oluşturun; böylece bir açıklama satıra sığmadığında sütunlar hizalı kalır. Sayı sütunlarını sağa hizalı yapın ki para birimi ondalıkta hizalansın. İşletme kimliğinizi yalnızca çok sayfalı faturalarda tekrar etmesi gerekiyorsa sayfa başlığına (Ekle ’ Üstbilgi) koyun, aksi takdirde gövdede tutun. Koşullar veya bir teşekkür notu için sayfa altbilgisi kullanın. Başıboş boşlukları ve sekmeleri görmek için Göster/Gizle ¶ seçeneğini açın ve bunları kaldırın. Bir yazı tipi ve iki boyut (gövde ve başlıklar) seçin; yazı tiplerini karıştırmak, profesyonellikten en hızlı uzaklaşma yoludur. Son olarak, daima PDF'e aktarın: bir .docx, müşterinin Word sürümünde farklı görünebilir ve özenle yerleştirdiğiniz tabloyu kaydırabilir.
Word ile faturalandırmanın gerçek dezavantajları
Word bir kelime işlemcisidir, bir faturalandırma sistemi değil ve birkaç fatura gönderdiğiniz anda bu fark ortaya çıkar. Bu sorunların hiçbiri tek bir belgede görünmez; bir muhasebeci ya da bir müşteri onları bulana kadar sessizce birikirler.
- Otomatik numaralandırma yok
- Word fatura numarasını sizin için artırmaz. Her seferinde yeniden yazarsınız; bu da yinelenen numaralara (ikisi de INV-0007 numaralı iki fatura) ya da sıradaki boşluklara yol açar; her ikisi de vergi kayıtlarını sekteye uğratır ve özensiz görünür.
- Manuel toplamlar ve vergi hesabı
- Word tablosunda formül yoktur. Ara toplamı, KDV'yi ve genel toplamı hesap makinesiyle hesaplayıp sonuçları yazarsınız. Yanlış bir rakam ve müşteriye eksik ya da fazla fatura kesmiş olursunuz, hiçbir uyarı olmadan.
- Kayıt veya yedek yok
- Her fatura bir klasörde dağınık bir dosyadır. Ne kestiğinize, neyin ödendiğine ya da neyin geciktiğine dair bir liste yoktur ve silinen bir klasör tüm faturalandırma geçmişinizi kaybettirir.
- Her müşteri için yeniden biçimlendirme
- Para birimini, dili ya da vergi oranını değiştirirsiniz ve her seferinde belgeyi elle düzenler, düzenin bozulmadığını yeniden kontrol edersiniz.
- İkinci bir çift göz yok
- Word, vergi satırının eksik olduğunu, tarihin geçmişte kaldığını ya da toplamın tutmadığını asla uyarmaz. Hatalar doğrudan müşteriye gider.
Ücretsiz bir oluşturucu Word risklerini nasıl ortadan kaldırır
Word'den istediğiniz çıktı (temiz, profesyonel bir PDF fatura), ücretsiz bir oluşturucunun ürettiği şeyin ta kendisidir; ama işlerin ters gittiği manuel adımlar olmadan. FreeBillGen size aynı bitmiş belgeyi verir ve her Word zaafını doğrudan giderir.
Fatura numarası otomatik olarak artar, böylece asla yineleme veya boşluk yaşamazsınız. Ara toplam, vergi ve toplam, kalemleri yazdıkça sizin için hesaplanır; KDV hesabı hesap makinesi olmadan anında yapılır ve yenilenir. Her fatura kaydedilir ve listelenir, böylece klasörler arasında aramak yerine neyin ödendiğini ve neyin geciktiğini görürsünüz. Para birimini, vergi oranını ya da müşterinin dilini değiştirmek manuel bir yeniden biçimlendirme değil, bir açılır menüdür; PDF 80 dilde oluşturulabilir. Üstelik Word'ün size verdiği şeyi de elde edersiniz: e-postayla gönderebileceğiniz ya da indirebileceğiniz cilalı bir PDF, müşterinin sessizce düzenleyebileceği bir .docx olmadan.
Word faturası soruları
Microsoft Word'de yerleşik bir fatura şablonu var mı?
Word, Dosya ardından Yeni'ye gidip "invoice" araması yaparak bulabileceğiniz birkaç fatura şablonuyla gelir. Bunlar başlamanız için bir düzen verir, ama yine de statik belgelerdir: fatura numarasını kendiniz yazarsınız, vergi hesabını elle yaparsınız ve gönderdiğinize dair bir kayıt yoktur. Faturalandırmayı değil, yalnızca biçimlendirmeyi çözerler.
Word'de otomatik fatura numaralandırmayı nasıl eklerim?
Word'de gerçek bir otomatik fatura numaralandırma yoktur. Numarayı elle yazıp artırabilir ya da kırılgan bir adres mektup birleştirme ya da makro oluşturabilirsiniz, ama hiçbiri hangi numaraları zaten kullandığınızı izlemez. Word'ün yinelenen ve eksik fatura numaralarına yol açmasının en büyük nedeni budur; özel bir oluşturucu, diziyi sizin için artırarak bundan kaçınır.
Word fatura toplamlarını ve KDV'yi hesaplayabilir mi?
Bir Word tablosu bir elektronik tablo gibi hesaplama yapmaz, dolayısıyla pratikte ara toplamı, KDV'yi ve genel toplamı kendiniz hesaplayıp yazarsınız. Bir rakamı yanlış yazmak ya da yanlış vergi oranı uygulamak kolaydır ve Word bunu işaretlemez. Her zaman doğru toplamlar istiyorsanız, kalemleri bir oluşturucuda ya da elektronik tabloda yapın ve PDF'e yalnızca bitmiş belgeyi getirin.
Faturayı .docx olarak mı yoksa PDF olarak mı göndermeliyim?
Her zaman bir PDF gönderin. Bir .docx, alıcının Word sürümünde düzeni kaydırabilir ve daha kötüsü, müşteri ödemeden ya da kaydetmeden önce tutarları düzenleyebilir. Dosya ardından Farklı Kaydet ya da Dışa Aktar kullanın ve PDF'yi seçin. Bir oluşturucu doğrudan kilitli bir PDF çıkarır, dolayısıyla bu adım otomatiktir.
Word faturası yasal olarak geçerli midir?
Evet; bir belge, gerekli alanları (bilgileriniz, müşterinin bilgileri, benzersiz bir numara, tarihler, kalemlere ayrılmış satırlar ve doğru vergi) taşıyorsa geçerli bir faturadır, ister Word'de ister başka bir şeyle yapın. Word'deki risk yasallık değil, doğruluktur: bir alanı atlamak ya da bir numarayı yinelemek sorunlara yol açar ve Word bunu önlemek için hiçbir şey yapmaz.
Başka bir dilde Word faturasını nasıl yaparım?
Word'de her etiketi elle çevirir ve düzeni yeniden kontrol edersiniz; bu da her müşteri için yavaş ve hataya açıktır. FreeBillGen gibi ücretsiz bir oluşturucu, müşterinin dilini bir açılır menüden seçmenize olanak tanır ve PDF'yi doğru etiketlerle 80 dilde üretir; sayılar ve vergi aynı kalır.