İnsanlar neden Excel veya Sheets'te fatura keser
Excel ve Google Sheets her yerde, ekstra hiçbir maliyetleri yok ve hesap makinesine uzanmanıza gerek kalmadan aritmetiği hallediyorlar. Ara sıra fatura gönderen bir serbest çalışan için bir elektronik tablo en az direnç gösteren yol gibi gelir: bir ızgara açın, işi yazın, hücrelerin toplamasına izin verin ve PDF'e yazdırın. Bu içgüdü makuldür; hesaplama tam da bir elektronik tablonun iyi olduğu şeydir.
Aksilik şu ki bir fatura sadece bir toplam değildir. Onlarca ya da yüzlerce belge boyunca tutarlı kalması, bir denetimden geçmesi ve siz gönderdikten sonra sessizce değişmemesi gereken, sıralı olarak numaralandırılmış yasal bir kayıttır. Bir elektronik tablo aritmetiği harika yapar ama kayıt tutma kısmını kötü yapar. Bu rehberin geri kalanı her iki yarımı da ciddiye alır: önce bir elektronik tablo faturasını çalıştıran formüller, sonra ona güvenmeden önce bilmeniz gereken boşluklar.
Fatura ızgarasını kurma
Temiz bir düzenle başlayın. İşletme adınızı, adresinizi ve iletişim bilgilerinizi üst satırlara, müşteri bloğunu hemen altına ve fatura numarası ile tarihleri sağa koyun. Kalem tablosu için birkaç satır bırakın, ardından alt sağda ara toplam, vergi ve toplam için küçük bir blok ayırın. Excel ve Google Sheets burada aynı şekilde çalışır; sonraki bölümlerdeki formüller, bir iki işlev adı notu dışında her ikisinde de aynıdır.
- Başlık bloğu
- Adınız/şirketiniz, adres, KDV veya vergi numarası, e-posta ve marka istiyorsanız bir logo hücresi.
- Alıcı (bill-to) bloğu
- Müşteri adı, adresi ve işlemin gerektirdiği yerde KDV numarası.
- Fatura meta bilgisi
- Fatura numarası, düzenleme tarihi ve son ödeme tarihi; tipik olarak F4, F5, F6 gibi hücreler.
- Kalem tablosu
- Açıklama, Miktar, Birim fiyat ve Satır toplamı için sütunlar (örneğin A10 ile D25 arası).
- Toplamlar bloğu
- Alt sağda üst üste dizilen ara toplam, KDV/vergi ve genel toplam; her biri bir formülle yürütülür.
Formül 1: satır toplamları (miktar x fiyat)
Kalem tablosundaki her satır miktarı birim fiyatla çarpar. Miktar B sütununda ve birim fiyat C sütunundaysa, D10'daki satır toplamı basitçe =B10*C10'dur. Bu formülü tablonun her satırına kopyalayın.
Boş satırların başıboş bir 0 ya da bir hata göstermesini engellemek için, boş satırlar boş kalsın diye onu sarın: =IF(B10="","",B10*C10). Bu, on satırdan yalnızca üçünü doldurduğunuzda faturayı derli toplu tutar. D sütununu para birimi olarak biçimlendirin (Biçim → Sayı → Para Birimi) ki ham bir sayı yerine simgeniz ve iki ondalıkla görünsün.
Formül 2-4: ara toplam, KDV satırı ve genel toplam
Satır toplamları yerindeyken, alt blok üç kısa formülden ibarettir. Ara toplam her satır toplamını ekler: =SUM(D10:D25). KDV/vergi satırı bu ara toplamı oranınızla çarpar; ara toplam D27'de ise ve %21 KDV alıyorsanız vergi hücresi =D27*0.21 ya da daha iyisi, basılan rakam gibi iki ondalığa yuvarlaması için =ROUND(D27*0.21,2)'dir. Genel toplam ise ikisini ekler: =D27+D28.
- Ara toplam
- <code>=SUM(D10:D25)</code> - kalem tablosundaki her satırı toplar. Excel ve Sheets'te aynıdır.
- KDV / vergi
- <code>=ROUND(D27*0.21,2)</code> - ara toplam çarpı oranınız, 2 ondalığa yuvarlanmış. 0.21 yerine kendi oranınızı koyun.
- Birden fazla vergi oranı
- Satırlar farklı oranlar taşıyorsa, bir Oran sütunu ekleyin ve <code>=ROUND(SUMPRODUCT(D10:D25,E10:E25),2)</code> kullanın.
- Genel toplam
- <code>=D27+D28</code> - ara toplam artı vergi. Büyük puntoyla yazdığınız ödenecek tutar budur.
- Yazıyla tutar (isteğe bağlı)
- Excel'in yerleşik bir işlevi yoktur; bazı şablonlar uzun bir iç içe formül ya da küçük bir makro kullanır. Sheets bir betik gerektirir.
Elektronik tabloların gerçekten yardımcı olduğu yer
Araca hakkını verin: matematik için bir elektronik tablo mükemmeldir ve kullanmaya değer. Bir miktarı değiştirin ve bağımlı her hücre anında yeniden hesaplansın. İndirimleri (%10 indirim için =D27*0.9), nakliye satırlarını, kısmi avansları ve yuvarlama kurallarını hatalar sızmadan modelleyebilirsiniz. Tek seferlik dahili tahminler, ne kadar ücret alacağınızı bulmak ya da gerçek belgeyi düzenlemeden önce karmaşık, çok oranlı bir faturayı sağlamak için hızlı bir sayfa gayet iyi bir hesap makinesidir.
„Faydalı hesap makinesi“ ile „riskli kayıt sistemi“ arasındaki çizgi, bu sayfaları gerçek faturalar olarak müşterilere göndermeye ve vergi için onlara güvenmeye başladığınız andır. Bir sonraki bölümün önemli olduğu yer işte budur.
Elektronik tabloların faturalandırmada başarısız olduğu yer
Bir elektronik tabloyu harika bir hesap makinesi yapan o esneklik, onu kötü bir faturalandırma sistemi yapar. Her hücre düzenlenebilir, hiçbir şey kilitli değildir ve dayatılan bir yapı yoktur; bu bir karalama defteri için sorun değil ama yasal bir faturalandırma kaydı için tehlikelidir.
- Sıralı numaralandırma yok
- Çoğu yargı bölgesi boşluksuz, sıralı bir fatura numarası gerektirir. Bir elektronik tablo bunu atamaz; elle yazarsınız, böylece INV-014'ü yinelersiniz ya da INV-015'i atlarsınız ve bunu ancak vergi zamanında fark edersiniz.
- Sürüm kaosu
- fatura_son.xlsx, fatura_son_v2.xlsx, fatura_SON_gercek.xlsx. Merkezi bir kayıt olmadan, hangi sürümü gerçekten gönderdiğinizi ve neyin ödendiğini takip etmeyi kaybedersiniz.
- Gerçek marka veya temiz PDF yok
- PDF'e yazdırma sütunları keser, tabloları sayfalar arasında bölüp toplamlar bloğunu yanlış hizalar. Logolar yerinden kayar. Her seferinde temiz, markalı bir PDF elde etmek zahmetlidir.
- Denetim izi yok
- Gönderilen bir fatura değiştirilemez olmalıdır. Bir elektronik tablo sonradan, hiçbir geçmiş olmadan düzenlenebilir, dolayısıyla bir tutar sessizce değişebilir; bu tam olarak denetçilerin ve müşterilerin güvenmediği şeydir.
- Vergi yuvarlama tuzakları
- Hücreler iki ondalık gösterirken tam hassasiyeti saklar, dolayısıyla yuvarlanmış görünen bir sayı sütunu bir kuruş eksik bir toplama ulaşabilir. Her vergi satırında <code>ROUND()</code> olmadan KDV'niz uyuşmaz.
- Bozuk formüller
- Tablonun içine bir satır ekleyin ve <code>=SUM(D10:D25)</code> aralığınız ona uzanmayabilir, böylece yeni satır toplamdan sessizce dışarıda kalır.
- Müşteri listesi veya durum yok
- Elektronik tablolar kimin ödediğini, neyin geciktiğini izlemez ya da yeniden kullanılabilir müşteri bilgilerini saklamaz; her seferinde her şeyi yeniden yazarsınız.
Ücretsiz oluşturucu alternatifi
Hem matematiği hem de kayıt tutmayı istiyorsanız, özel bir fatura oluşturucu her ikisini de elektronik tablonun dezavantajları olmadan verir. Satır toplamlarını, ara toplamı, KDV'yi ve genel toplamı otomatik yapar (aynı aritmetik, ama verginiz her zaman uyuşsun diye ROUND() doğru ele alınır) ve bir elektronik tablonun yapamadığı şeyleri ekler: otomatik sıralı bir numara, her seferinde temiz markalı bir PDF ve yeniden kullanılabilir müşteri bilgileri.
FreeBillGen ücretsizdir, hesap gerektirmez ve tarayıcınızda çalışır. Satırları doldurursunuz, o toplamları ve vergiyi hesaplar, sıradaki numarayı atar ve 80 dilde derli toplu bir PDF üretir. İsterseniz hızlı dahili hesaplamalar için elektronik tabloyu saklayın, ama gerçek faturayı, herkesin sessizce üzerine yazabileceği bir ızgara değil, bir faturalandırma kaydı olmak için yapılmış bir araçtan kesin.
Excel fatura şablonu soruları
Excel'de bir fatura satır toplamının formülü nedir?
Miktarı birim fiyatla çarpın. Miktar B10'da ve birim fiyat C10'daysa, satır toplamı =B10*C10'dur. Boş satırları boş tutmak için =IF(B10="","",B10*C10) kullanın. Ardından ara toplam için tüm satırları =SUM(D10:D25) ile toplayın.
Elektronik tablo faturasına KDV veya satış vergisini nasıl eklerim?
Ara toplamı oranınızla çarpın ve iki ondalığa yuvarlayın. Ara toplam D27'de ve oran %21 ise, vergi hücresi =ROUND(D27*0.21,2)'dir. Genel toplam ise =D27+D28'dir. Görünen rakamlar toplamla kuruşuna kadar uyuşsun diye her zaman ROUND() kullanın.
Formüller Excel ile Google Sheets arasında farklı mıdır?
Faturalandırma için hayır. SUM, IF, ROUND ve SUMPRODUCT her ikisinde de aynı şekilde çalışır. Farklar gelişmiş ekstralarda görünür; bir tutarı yazıya çevirmek gibi şeyler için makrolar (Excel VBA) ile Apps Script (Sheets) arasında, ama temel fatura formülleri aynıdır.
Elektronik tablo KDV toplamım neden bir kuruş yanlış çıkıyor?
Hücreler tam hassasiyeti saklar ama yalnızca iki ondalık görüntüler, dolayısıyla yuvarlanmış görünen sayılar biraz farklı bir toplama ulaşabilir. Her vergi hesaplamasını ROUND(...,2) ile sarın ki her rakam gerçekte gösterdiğiniz hassasiyette saklansın. Bu, en yaygın elektronik tablo faturalandırma hatasıdır.
Bir elektronik tablo sıralı fatura numaralarını işleyebilir mi?
Güvenilir biçimde değil. Dosyalar arasında bir sonraki boşluksuz numarayı atamak için yerleşik bir mekanizma yoktur, dolayısıyla onu elle yazar ve yineleme ya da boşluk riski alırsınız; bunu birçok vergi otoritesi kabul etmez. Özel bir oluşturucu sıralı numarayı sizin için otomatik atar.
Elektronik tablo faturası yasal olarak geçerli midir?
Gerekli her alanı ve doğru bir sıralı numarayı içeriyorsa geçerli olabilir, ama elektronik tablolar uyumu zorlaştırır: denetim izleri yoktur, gönderildikten sonra düzenlenebilir ve elle numaralandırmanıza dayanırlar. Güvenilir, değiştirilemez bir kayıt için çoğu işletme bunun yerine özel bir fatura aracı kullanır.