Så gör du en faktura i Word, steg för steg
Du kan bygga en ren faktura i Microsoft Word från ett tomt dokument på ungefär tio minuter. Tricket är att använda Words strukturfunktioner - ett sidhuvud, en tabell, högerjusterade tabbar - i stället för att placera ut saker med mellanslagstangenten, vilket faller samman i samma stund som texten ändrar längd.
- Börja med ett tomt dokument
- Öppna Word och välj ett tomt dokument i A4 eller Letter. Ställ in bekväma marginaler (cirka 2 cm) under Layout så att sidan inte ser trång ut.
- Lägg till ett sidhuvudsblock
- Längst upp lägger du in ditt företagsnamn, adress, e-post, telefon och organisations-/momsnummer. Använd ett större typsnitt för namnet; vänsterjustera blocket, eller infoga din logotyp via Infoga › Bilder.
- Skriv ordet "Faktura" och metafälten
- Lägg till en tydlig rubrik "Faktura", sedan fakturanumret, fakturadatum och förfallodatum. Högerjustera dessa så att de hamnar mitt emot ditt sidhuvud.
- Lägg till mottagaravsnittet
- Under sidhuvudet lägger du till kundens namn, adress och deras organisationsnummer där det krävs.
- Infoga en tabell för fakturaraderna
- Använd Infoga › Tabell med kolumner för beskrivning, antal, à-pris och radsumma. Tabellen håller siffrorna justerade oavsett hur lång en beskrivning blir.
- Summera längst ner
- Under tabellen lägger du till delsumma, moms och totalsumma. Högerjustera siffrorna och fetmarkera det slutgiltiga beloppet att betala.
- Lägg till betalningsvillkor och spara som PDF
- Ange ditt bankkonto/IBAN eller betalningslänk och förfallovillkoren, använd sedan Arkiv › Spara som (eller Exportera) och välj PDF. Skicka aldrig den redigerbara .docx-filen - kunden skulle kunna ändra den.
Vilka fält en Word-faktura måste innehålla
Ett dokument räknas bara som en faktura när det bär rätt fält. Word ger dig en tom duk, så det är upp till dig att lägga till varje fält - det finns inget formulär som påminner dig om vad som saknas. Kontrollera att varje faktura har följande innan du skickar den.
- Ett unikt fakturanummer
- En löpande referens som FAKT-0001. Detta är fältet Word är minst kapabelt att hjälpa till med - du skriver och räknar upp det för hand varje gång.
- Fakturadatum och förfallodatum
- När fakturan ställdes ut och när betalning ska ske (till exempel inom 14 eller 30 dagar).
- Dina företagsuppgifter
- Namn, adress, kontaktuppgifter och organisations-/momsregistreringsnummer där du är registrerad.
- Kundens uppgifter
- Deras juridiska namn, adress och organisationsnummer när det krävs för B2B eller gränsöverskridande försäljning.
- Specificerade rader
- En beskrivning, antal och à-pris för varje vara eller tjänst, med en radsumma per rad.
- Delsumma, moms och totalsumma
- Nettodelsumman, momsen redovisad separat med rätt skattesats, och bruttototalen att betala.
- Betalningsuppgifter och villkor
- Hur och senast när betalning ska ske - bankkonto/IBAN, betalningslänk, villkor för sen betalning och valuta.
Formateringstips som håller en Word-faktura prydlig
De flesta fula Word-fakturor kommer från en enda vana: att fejka layout med mellanslag och Enter-tangenten. Lösningen är att låta Words struktur sköta justeringen. Några konkreta tips:
Bygg fakturaraderna inuti en riktig Infoga › Tabell i stället för tabbavgränsad text, så att kolumnerna håller sig justerade när en beskrivning radbryts. Ställ in sifferkolumnerna på högerjustering så att valutan radas upp på decimalen. Lägg din företagsidentitet i sidans sidhuvud (Infoga › Sidhuvud) bara om den måste upprepas på fakturor över flera sidor - behåll den annars i brödtexten. Använd en sidfot för villkor eller en tackrad. Slå på Visa/dölj ¶ för att se vilsna mellanslag och tabbar, och ta bort dem. Välj ett typsnitt och två storlekar (brödtext och rubriker) - att blanda typsnitt är det snabbaste sättet att se oprofessionell ut. Slutligen, exportera alltid till PDF: en .docx kan renderas annorlunda i kundens version av Word och förskjuta din noggrant placerade tabell.
De verkliga nackdelarna med att fakturera i Word
Word är ett ordbehandlingsprogram, inte ett faktureringssystem, och glappet visar sig i samma stund som du skickar mer än en handfull fakturor. Inget av dessa problem syns på ett enskilt dokument - de samlas tyst tills en revisor eller en kund hittar dem.
- Ingen automatisk numrering
- Word räknar inte upp fakturanumret åt dig. Du skriver om det varje gång, vilket leder till dubbla nummer (två fakturor båda numrerade FAKT-0007) eller luckor i serien - båda ställer till det i skatteredovisningen och ser slarviga ut.
- Manuella summor och momsberäkningar
- Det finns inga formler i en Word-tabell. Du beräknar delsumman, momsen och totalsumman på en miniräknare och skriver in resultaten. En felaktig siffra och du har under- eller överfakturerat kunden, utan någon varning.
- Ingen registrering eller säkerhetskopia
- Varje faktura är en lös fil i en mapp. Det finns ingen lista över vad du har ställt ut, vad som är betalt eller vad som är förfallet - och en raderad mapp förlorar hela din faktureringshistorik.
- Omformatering för varje kund
- Ändra valutan, språket eller skattesatsen och du redigerar dokumentet för hand varje gång, och kontrollerar på nytt att layouten inte gick sönder.
- Inget andra par ögon
- Word varnar dig aldrig för att momsraden saknas, att datumet ligger i det förflutna eller att summan inte stämmer. Felen går rakt ut till kunden.
Hur en gratis generator tar bort Word-riskerna
Det resultat du vill ha från Word - en ren, professionell PDF-faktura - är precis vad en gratis generator skapar, men utan de manuella stegen där saker går fel. FreeBillGen ger dig samma färdiga dokument och åtgärdar varje svaghet i Word direkt.
Fakturanumret räknas upp automatiskt, så du får aldrig dubbletter eller luckor. Delsumman, momsen och totalsumman beräknas åt dig medan du skriver in fakturarader - momsberäkningen görs och görs om direkt, utan miniräknare. Varje faktura sparas och listas, så du kan se vad som är betalt och vad som är förfallet i stället för att leta igenom mappar. Att byta valuta, skattesats eller kundens språk är en rullgardinsmeny, inte en manuell omformatering - PDF:en kan skapas på 80 språk. Och du får fortfarande det Word gav dig: en polerad PDF du kan e-posta eller ladda ner, utan någon .docx som en kund tyst skulle kunna redigera.
Frågor om Word-faktura
Har Microsoft Word en inbyggd fakturamall?
Word levereras med några fakturamallar du hittar under Arkiv och sedan Nytt och söker på "faktura". De ger dig en layout att utgå från, men de är fortfarande statiska dokument: du skriver fakturanumret själv, gör momsberäkningen för hand och det finns ingen registrering av vad du har skickat. De löser formateringen, inte faktureringen.
Hur lägger jag till automatisk fakturanumrering i Word?
Word har ingen riktig automatisk fakturanumrering. Du kan skriva och räkna upp numret för hand, eller bygga en bräcklig kopplad utskrift eller ett makro, men ingetdera håller reda på vilka nummer du redan har använt. Detta är det enskilt största skälet till att Word orsakar dubbla och saknade fakturanummer, vilket en dedikerad generator undviker genom att räkna upp serien åt dig.
Kan Word beräkna fakturasummor och moms?
En Word-tabell beräknar inte som ett kalkylark, så i praktiken räknar du ut delsumman, momsen och totalsumman själv och skriver in dem. Det är lätt att skriva fel siffra eller tillämpa fel skattesats, och Word flaggar inte för det. Om du vill ha summor som alltid är korrekta gör du fakturaraderna i en generator eller ett kalkylark och tar bara med det färdiga dokumentet in i PDF.
Ska jag skicka fakturan som .docx eller PDF?
Skicka alltid en PDF. En .docx kan förskjuta layouten i mottagarens version av Word, och värre, kunden kan redigera beloppen innan de betalar eller bokför den. Använd Arkiv och sedan Spara som eller Exportera och välj PDF. En generator skapar en låst PDF direkt, så detta steg sker automatiskt.
Är en Word-faktura juridiskt giltig?
Ja - ett dokument är en giltig faktura om det bär de obligatoriska fälten (dina uppgifter, kundens uppgifter, ett unikt nummer, datum, specificerade rader och rätt skatt), oavsett om du gör den i Word eller något annat. Risken med Word är inte laglighet utan korrekthet: att missa ett fält eller dubblera ett nummer är vad som orsakar problem, och Word gör inget för att förhindra det.
Hur gör jag en Word-faktura på ett annat språk?
I Word skulle du översätta varje etikett för hand och kontrollera layouten på nytt, vilket är långsamt och felbenäget för varje kund. En gratis generator som FreeBillGen låter dig välja kundens språk från en rullgardinsmeny och skapar PDF:en på 80 språk med korrekta etiketter, medan siffrorna och momsen förblir desamma.