Miten teet laskun Wordissa vaihe vaiheelta
Voit rakentaa siistin laskun Microsoft Wordissa tyhjästä asiakirjasta noin kymmenessä minuutissa. Kikka on käyttää Wordin rakenteellisia ominaisuuksia - otsikkoa, taulukkoa, oikeaan reunaan tasattuja sarkaimia - sen sijaan että jaottelisit asioita välilyöntinäppäimellä, mikä hajoaa heti kun tekstin pituus muuttuu.
- Aloita tyhjästä asiakirjasta
- Avaa Word ja valitse tyhjä A4- tai Letter-asiakirja. Aseta mukavat marginaalit (noin 2 cm) Asettelu-välilehdeltä, jotta sivu ei näytä ahtaalta.
- Lisää otsikkolohko
- Laita ylälaitaan yrityksesi nimi, osoite, sähköposti, puhelin ja Y-tunnus/ALV-numero. Käytä nimelle suurempaa fonttia; tasaa lohko vasemmalle tai lisää logosi kohdasta Lisää ’ Kuvat.
- Kirjoita sana "Lasku" ja metakentät
- Lisää selkeä "Lasku"-otsikko, sitten laskun numero, laskutuspäivä ja eräpäivä. Tasaa nämä oikealle, jotta ne ovat otsikkotietojesi vastapäätä.
- Lisää laskutettava-osio
- Lisää otsikon alle asiakkaan nimi, osoite ja tarvittaessa hänen verotunnuksensa.
- Lisää taulukko rivierittelyä varten
- Käytä Lisää ’ Taulukko -toimintoa sarakkeilla kuvaukselle, määrälle, yksikköhinnalle ja rivisummalle. Taulukko pitää luvut tasattuina riippumatta siitä, kuinka pitkä kuvaus on.
- Laske loppusumma alalaitaan
- Lisää taulukon alle välisumma, vero ja kokonaissumma. Tasaa luvut oikealle ja lihavoi lopullinen maksettava summa.
- Lisää maksuehdot ja tallenna PDF:nä
- Listaa pankki-/IBAN-tiedot tai maksulinkki sekä maksuehdot, käytä sitten Tiedosto ’ Tallenna nimellä (tai Vie) ja valitse PDF. Älä koskaan lähetä muokattavaa .docx-tiedostoa - asiakas voisi muuttaa sitä.
Mitä kenttiä Word-laskun on sisällettävä
Asiakirja lasketaan laskuksi vasta kun se sisältää oikeat kentät. Word antaa sinulle tyhjän kankaan, joten sinun vastuullasi on lisätä jokainen niistä - ei ole lomaketta, joka muistuttaisi siitä mikä puuttuu. Tarkista, että jokaisessa laskussa on seuraavat ennen kuin lähetät sen.
- Yksilöllinen laskun numero
- Juokseva viite kuten LASKU-0001. Tämä on kenttä, jossa Word osaa auttaa vähiten - kirjoitat ja kasvatat sitä käsin joka kerta.
- Laskutuspäivä ja eräpäivä
- Milloin lasku laadittiin ja milloin maksu erääntyy (esimerkiksi 14 tai 30 päivän kuluessa).
- Yritystietosi
- Nimi, osoite, yhteystiedot ja Y-tunnus/ALV-rekisteröintinumero, jos olet rekisteröitynyt.
- Asiakkaan tiedot
- Hänen virallinen nimensä, osoitteensa ja verotunnus, kun sitä vaaditaan B2B- tai rajat ylittävässä myynnissä.
- Eritellyt rivit
- Kuvaus, määrä ja yksikköhinta jokaiselle tuotteelle tai palvelulle sekä rivikohtainen summa.
- Välisumma, vero ja loppusumma
- Netto-välisumma, erikseen oikealla verokannalla esitetty vero (ALV) ja maksettava bruttosumma.
- Maksutiedot ja -ehdot
- Miten ja mihin mennessä maksu suoritetaan - pankki/IBAN, maksulinkki, viivästysmaksuehdot ja valuutta.
Muotoiluvinkit, jotka pitävät Word-laskun siistinä
Useimmat rumat Word-laskut johtuvat yhdestä tavasta: asettelun feikkaamisesta välilyönneillä ja Enter-näppäimellä. Korjaus on antaa Wordin rakenteen hoitaa tasaus. Muutama konkreettinen vinkki:
Rakenna rivierittely oikean Lisää ’ Taulukko -toiminnon sisään sarkaimilla erotellun tekstin sijaan, jotta sarakkeet pysyvät tasattuina kun kuvaus rivittyy. Aseta numerosarakkeet oikealle tasatuiksi, jotta valuutta asettuu desimaalin kohdalle. Laita yritysidentiteettisi sivun ylätunnisteeseen (Lisää ’ Ylätunniste) vain jos sen täytyy toistua monisivuisilla laskuilla - muuten pidä se itse tekstissä. Käytä alatunnistetta ehdoille tai kiitosviestille. Ota Näytä/piilota ¶ käyttöön nähdäksesi ylimääräiset välilyönnit ja sarkaimet, ja poista ne. Valitse yksi fontti ja kaksi kokoa (leipäteksti ja otsikot) - fonttien sekoittaminen on nopein tapa näyttää epäammattimaiselta. Vie lopuksi aina PDF:nä: .docx voi näkyä eri tavalla asiakkaan Word-versiossa, mikä siirtää huolellisesti sijoittamasi taulukon.
Word-laskutuksen todelliset haitat
Word on tekstinkäsittelyohjelma, ei laskutusjärjestelmä, ja ero näkyy heti kun lähetät enemmän kuin kourallisen laskuja. Mikään näistä ongelmista ei näy yksittäisessä asiakirjassa - ne kertyvät huomaamatta, kunnes kirjanpitäjä tai asiakas löytää ne.
- Ei automaattista numerointia
- Word ei kasvata laskun numeroa puolestasi. Kirjoitat sen uudelleen joka kerta, mikä johtaa kaksoisnumeroihin (kaksi laskua, molemmat numerolla LASKU-0007) tai aukkoihin sarjassa - molemmat sekoittavat verokirjanpidon ja näyttävät huolimattomilta.
- Käsin lasketut summat ja veromatematiikka
- Word-taulukossa ei ole kaavoja. Lasket välisumman, ALV:n ja kokonaissumman laskimella ja kirjoitat tulokset. Yksi väärä luku ja olet laskuttanut asiakasta liian vähän tai liikaa, ilman varoitusta.
- Ei kirjaa eikä varmuuskopiota
- Jokainen lasku on irrallinen tiedosto kansiossa. Ei ole listaa siitä mitä olet laatinut, mikä on maksettu tai mikä on erääntynyt - ja yksi poistettu kansio menettää koko laskutushistoriasi.
- Uudelleenmuotoilu jokaiselle asiakkaalle
- Vaihda valuutta, kieli tai verokanta ja muokkaat asiakirjaa käsin joka kerta, tarkistaen ettei asettelu mennyt rikki.
- Ei toista silmäparia
- Word ei koskaan varoita, että verorivi puuttuu, päivämäärä on menneisyydessä tai summa ei täsmää. Virheet menevät suoraan asiakkaalle.
Miten ilmainen generaattori poistaa Word-riskit
Lopputulos, jonka haluat Wordista - siisti, ammattimainen PDF-lasku - on juuri se, mitä ilmainen generaattori tuottaa, mutta ilman manuaalisia vaiheita joissa asiat menevät pieleen. FreeBillGen antaa sinulle saman valmiin asiakirjan ja korjaa jokaisen Wordin heikkouden suoraan.
Laskun numero kasvaa automaattisesti, joten et koskaan saa kaksoiskappaleita tai aukkoja. Välisumma, vero ja loppusumma lasketaan puolestasi sitä mukaa kun kirjoitat rivejä - ALV-matematiikka tehdään ja tehdään uudelleen heti, ilman laskinta. Jokainen lasku tallentuu ja listautuu, joten näet mikä on maksettu ja mikä erääntynyt sen sijaan, että etsisit kansioista. Valuutan, verokannan tai asiakkaan kielen vaihtaminen on alasvetovalikko, ei manuaalinen uudelleenmuotoilu - PDF voidaan luoda 80 kielellä. Ja saat silti sen, mitä Word antoi: viimeistellyn PDF:n, jonka voit lähettää sähköpostilla tai ladata, ilman .docx-tiedostoa jota asiakas voisi huomaamatta muokata.
Word-laskua koskevat kysymykset
Onko Microsoft Wordissa valmis laskupohja?
Wordin mukana tulee muutama laskupohja, jotka löydät kohdasta Tiedosto, sitten Uusi ja hakemalla sanalla "lasku". Ne antavat asettelun, josta aloittaa, mutta ne ovat silti staattisia asiakirjoja: kirjoitat laskun numeron itse, teet veromatematiikan käsin, eikä ole kirjaa siitä mitä olet lähettänyt. Ne ratkaisevat muotoilun, eivät laskutuksen.
Miten lisään automaattisen laskunumeroinnin Wordiin?
Wordissa ei ole oikeaa automaattista laskunumerointia. Voit kirjoittaa ja kasvattaa numeroa käsin tai rakentaa hauraan yhdistämistoiminnon tai makron, mutta kumpikaan ei seuraa mitä numeroita olet jo käyttänyt. Tämä on suurin yksittäinen syy siihen, että Word aiheuttaa kaksois- ja puuttuvia laskunumeroita, jonka erillinen generaattori välttää kasvattamalla sarjaa puolestasi.
Osaako Word laskea laskun summat ja ALV:n?
Word-taulukko ei laske kuten taulukkolaskenta, joten käytännössä lasket välisumman, ALV:n ja kokonaissumman itse ja kirjoitat ne. On helppoa kirjoittaa luku väärin tai soveltaa väärää verokantaa, eikä Word huomauta siitä. Jos haluat summat, jotka ovat aina oikein, tee rivierittely generaattorissa tai taulukkolaskennassa ja tuo vain valmis asiakirja PDF:ksi.
Pitäisikö minun lähettää lasku .docx- vai PDF-muodossa?
Lähetä aina PDF. .docx voi siirtää asettelua vastaanottajan Word-versiossa, ja mikä pahempaa, asiakas voi muokata summia ennen maksamista tai kirjaamista. Käytä Tiedosto, sitten Tallenna nimellä tai Vie ja valitse PDF. Generaattori tuottaa lukitun PDF:n suoraan, joten tämä vaihe on automaattinen.
Onko Word-lasku laillisesti pätevä?
Kyllä - asiakirja on pätevä lasku, jos se sisältää vaaditut kentät (tietosi, asiakkaan tiedot, yksilöllisen numeron, päivämäärät, eritellyt rivit ja oikean veron), olipa se tehty Wordissa tai missä tahansa muualla. Wordin riski ei ole laillisuus vaan tarkkuus: kentän puuttuminen tai numeron toistaminen aiheuttaa ongelmia, eikä Word tee mitään sen estämiseksi.
Miten teen Word-laskun toisella kielellä?
Wordissa kääntäisit jokaisen otsikon käsin ja tarkistaisit asettelun uudelleen, mikä on hidasta ja virhealtista jokaiselle asiakkaalle. FreeBillGenin kaltainen ilmainen generaattori antaa sinun valita asiakkaan kielen alasvetovalikosta ja tuottaa PDF:n 80 kielellä oikeilla otsikoilla, samalla kun luvut ja vero pysyvät samoina.