Slik lager du en faktura i Word, steg for steg
Du kan bygge en ryddig faktura i Microsoft Word fra et tomt dokument pa rundt ti minutter. Trikset er a bruke Words strukturelle funksjoner - en topptekst, en tabell, hoyrejusterte tabulatorer - i stedet for a fordele ting med mellomromstasten, noe som faller fra hverandre i det oyeblikket teksten endrer lengde.
- Start fra et tomt dokument
- Apne Word og velg et tomt A4- eller Letter-dokument. Sett behagelige marger (rundt 2 cm) under Oppsett slik at siden ikke ser trang ut.
- Legg til en topptekstblokk
- Oppe legger du inn firmanavnet, adressen, e-posten, telefonen og organisasjons-/MVA-nummeret ditt. Bruk en storre skrift for navnet; venstrejuster blokken, eller sett inn logoen din via Sett inn ’ Bilder.
- Skriv ordet "Faktura" og metafeltene
- Legg til en tydelig "Faktura"-overskrift, deretter fakturanummer, utstedelsesdato og forfallsdato. Hoyrejuster disse slik at de star pa motsatt side av toppteksten din.
- Legg til mottakerseksjonen
- Under toppteksten legger du inn kundens navn, adresse og organisasjonsnummer der det kreves.
- Sett inn en tabell for fakturalinjene
- Bruk Sett inn ’ Tabell med kolonner for beskrivelse, antall, enhetspris og linjesum. Tabellen holder tallene justert uansett hvor lang en beskrivelse er.
- Summer det opp nederst
- Under tabellen legger du til delsum, MVA og totalsum. Hoyrejuster tallene og uthev det endelige belopet som skal betales.
- Legg til betalingsvilkar og lagre som PDF
- List opp bankkonto/IBAN eller betalingslenke og forfallsvilkarene, bruk deretter Fil ’ Lagre som (eller Eksporter) og velg PDF. Send aldri den redigerbare .docx-filen - kunden kan endre den.
Hvilke felter en Word-faktura ma inneholde
Et dokument teller bare som en faktura nar det baerer de riktige feltene. Word gir deg et blankt lerret, sa det er ditt ansvar a legge til hvert enkelt - det er ingen formular som minner deg om hva som mangler. Sjekk at hver faktura har folgende for du sender den.
- Et unikt fakturanummer
- En fortlopende referanse slik som INV-0001. Dette er feltet Word er minst i stand til a hjelpe med - du skriver og oker det manuelt hver gang.
- Utstedelsesdato og forfallsdato
- Nar fakturaen ble utstedt og nar betaling forfaller (for eksempel innen 14 eller 30 dager).
- Forretningsopplysningene dine
- Navn, adresse, kontakt og organisasjons-/MVA-registreringsnummer der du er registrert.
- Kundens opplysninger
- Deres juridiske navn, adresse og organisasjonsnummer nar det kreves for B2B eller grensekryssende salg.
- Spesifiserte linjer
- En beskrivelse, antall og enhetspris for hver vare eller tjeneste, med en sum per linje.
- Delsum, MVA og total
- Nettodelsummen, MVA-en (merverdiavgift) vist separat med riktig sats, og bruttototalen som skal betales.
- Betalingsopplysninger og vilkar
- Hvordan og innen nar det skal betales - bankkonto/IBAN, betalingslenke, vilkar for forsinket betaling og valuta.
Formateringstips som holder en Word-faktura ryddig
De fleste stygge Word-fakturaer kommer av en vane: a fingere oppsett med mellomrom og Enter-taster. Losningen er a la Words struktur sta for justeringen. Noen konkrete tips:
Bygg fakturalinjene inne i en ekte Sett inn ’ Tabell i stedet for tabulatorseparert tekst, slik at kolonnene holder seg justert nar en beskrivelse bryter over flere linjer. Sett tallkolonnene til hoyrejustert slik at valuta star pa linje pa desimalen. Plasser forretningsidentiteten din i sidens topptekst (Sett inn ’ Topptekst) bare hvis den ma gjentas pa flersidige fakturaer - ellers behold den i brodteksten. Bruk en bunntekst til vilkar eller en takkemelding. Sla pa Vis/skjul ¶ for a se overflodige mellomrom og tabulatorer, og fjern dem. Velg en skrifttype og to storrelser (brodtekst og overskrifter) - a blande skrifttyper er den raskeste maten a se uprofesjonell ut pa. Til slutt: eksporter alltid til PDF: en .docx kan vises annerledes pa kundens versjon av Word, og forskyve den noye plasserte tabellen din.
De reelle ulempene ved a fakturere i Word
Word er et tekstbehandlingsprogram, ikke et faktureringssystem, og gapet viser seg i det oyeblikket du sender mer enn en handfull fakturaer. Ingen av disse problemene er synlige pa et enkelt dokument - de hoper seg stille opp til en regnskapsforer eller en kunde finner dem.
- Ingen automatisk nummerering
- Word oker ikke fakturanummeret for deg. Du skriver det inn pa nytt hver gang, noe som forer til dupliserte numre (to fakturaer begge nummerert INV-0007) eller hull i sekvensen - begge deler skaper rot i skatteregnskapet og ser slurvete ut.
- Manuelle summer og MVA-regning
- Det finnes ingen formler i en Word-tabell. Du regner ut delsummen, MVA-en og totalsummen pa en kalkulator og skriver inn resultatene. Ett feil tall og du har under- eller overfakturert kunden, uten noen advarsel.
- Ingen oversikt eller sikkerhetskopi
- Hver faktura er en los fil i en mappe. Det finnes ingen liste over hva du har utstedt, hva som er betalt eller hva som er forfalt - og en slettet mappe mister hele faktureringshistorikken din.
- Omformatering for hver kunde
- Endre valuta, sprak eller MVA-sats og du redigerer dokumentet for hand hver gang, og sjekker pa nytt at oppsettet ikke brot sammen.
- Ingen ekstra par oyne
- Word advarer deg aldri om at MVA-linjen mangler, datoen er i fortiden eller totalen ikke gar opp. Feil sendes rett til kunden.
Hvordan en gratis generator fjerner Word-risikoene
Resultatet du onsker fra Word - en ryddig, profesjonell PDF-faktura - er akkurat det en gratis generator lager, men uten de manuelle stegene der ting gar galt. FreeBillGen gir deg det samme ferdige dokumentet og fikser hver Word-svakhet direkte.
Fakturanummeret okes automatisk, sa du far aldri dupliseringer eller hull. Delsum, MVA og total beregnes for deg mens du skriver fakturalinjer - MVA-regningen gjores og gjores pa nytt umiddelbart, uten kalkulator. Hver faktura blir lagret og listet opp, sa du kan se hva som er betalt og hva som er forfalt i stedet for a lete gjennom mapper. A bytte valuta, MVA-sats eller kundens sprak er en nedtrekksmeny, ikke en manuell omformatering - PDF-en kan genereres pa 80 sprak. Og du far fortsatt det Word ga deg: en polert PDF du kan e-poste eller laste ned, uten en .docx som en kunde stille kunne redigere.
Sporsmal om Word-faktura
Har Microsoft Word en innebygd fakturamal?
Word leveres med noen fakturamaler du finner under Fil, sa Ny og soker pa "faktura". De gir deg et oppsett a starte fra, men de er fortsatt statiske dokumenter: du skriver fakturanummeret selv, gjor MVA-regningen for hand, og det finnes ingen oversikt over hva du har sendt. De loser formateringen, ikke faktureringen.
Hvordan legger jeg til automatisk fakturanummerering i Word?
Word har ingen reell automatisk fakturanummerering. Du kan skrive inn og oke nummeret for hand, eller bygge en skjor utskriftsfletting eller makro, men ingen av dem holder oversikt over hvilke numre du allerede har brukt. Dette er den storste enkeltarsaken til at Word forarsaker dupliserte og manglende fakturanumre, noe en dedikert generator unngar ved a oke sekvensen for deg.
Kan Word beregne fakturasummer og MVA?
En Word-tabell beregner ikke som et regneark, sa i praksis regner du ut delsummen, MVA-en og totalsummen selv og skriver dem inn. Det er lett a taste feil tall eller bruke feil MVA-sats, og Word vil ikke flagge det. Hvis du vil ha summer som alltid er riktige, gjor fakturalinjene i en generator eller et regneark og ta bare det ferdige dokumentet inn i PDF.
Bor jeg sende fakturaen som en .docx eller en PDF?
Send alltid en PDF. En .docx kan forskyve oppsettet pa mottakerens versjon av Word, og verre: kunden kan redigere belopene for de betaler eller arkiverer den. Bruk Fil, sa Lagre som eller Eksporter og velg PDF. En generator lager en last PDF direkte, sa dette steget er automatisk.
Er en Word-faktura juridisk gyldig?
Ja - et dokument er en gyldig faktura hvis det baerer de pakrevde feltene (dine opplysninger, kundens opplysninger, et unikt nummer, datoer, spesifiserte linjer og riktig MVA), enten du lager den i Word eller noe annet. Risikoen med Word er ikke lovligheten, men noyaktigheten: a glemme et felt eller duplisere et nummer er det som skaper problemer, og Word gjor ingenting for a forhindre det.
Hvordan lager jeg en Word-faktura pa et annet sprak?
I Word matte du oversette hver etikett for hand og sjekke oppsettet pa nytt, noe som er tregt og feilutsatt for hver kunde. En gratis generator som FreeBillGen lar deg velge kundens sprak fra en nedtrekksmeny og lager PDF-en pa 80 sprak med de riktige etikettene, mens tallene og MVA-en forblir de samme.